10 cele mai bune software-uri de timp și de facturare pentru afaceri și freelancing

Facturarea și facturarea pot fi un pas deosebit de stresant în finalizarea proiectelor, mai ales dacă este vorba de relația dintre afacere și client. Cu toții dorim să oferim o estimare corectă și un serviciu simplu care să creeze încredere.

Din fericire pentru noi, acolo intră în joc timpul și software-ul de facturare. Ne putem urmări orele facturabile și putem oferi clienților rapoarte clare.

Acest articol explică pe scurt modul în care funcționează facturarea și prezintă caracteristicile cheie la care trebuie să fiți atenți, precum și enumeră primele 10 programe de timp și de facturare pentru liber profesioniști și alte tipuri de afaceri.

Ce sunt ora și facturarea?

Indiferent dacă sunteți freelancer, proprietar al unei mici afaceri sau CEO al unui startup în creștere, cu toții dorim să avem o perspectivă asupra timpului nostru de lucru. Pentru ca afacerea noastră să supraviețuiască și să prospere, ar trebui să știm întotdeauna cantitatea de timp petrecută la serviciu, cât de mult poate fi facturat și, în cele din urmă, ar trebui să fie prezentat clienților noștri.

Există două tipuri de facturare:

1. Tarif fix – angajat de companii/afaceri care percep o rată fixă ​​pe proiect, indiferent de cât timp s-a petrecut la finalizarea acestuia;
2. Tarif orar – angajat de companii și persoane fizice care taxează pentru timpul petrecut pentru fiecare proiect nou.

Cei care au tendința de a factura pe oră sunt de obicei designeri, scriitori independenți, programatori, contabili, avocați etc.

Și dacă, ca ei, utilizați facturarea pe oră, atunci veți avea nevoie de software de urmărire a timpului și de facturare. Dar de unde vei ști ce să alegi?

Următoarea secțiune ar trebui să vă ajute să identificați ce fel de aplicație de urmărire a timpului și de facturare ar funcționa cel mai bine pentru nevoile dvs. specifice.

Funcții obligatorii pentru fiecare dată și software de facturare

Odată ce începi să cauți o aplicație sau un program de timp și de facturare, cu siguranță vei întâlni un zid: care dintre ele va funcționa cel mai bine pentru tine?

Deși urmărirea timpului va varia în diferite industrii, există câteva casete cheie care trebuie bifate pentru a obține cea mai bună valoare pentru banii tăi. În secțiunea următoare, am dori să vă oferim mai multe informații. Dacă ar fi să enumeram doar o duzină de aplicații și să vă lăsăm să decideți pe baza încercărilor și erorilor, ați pierde mult timp și nu ne-am face cu adevărat treaba. Așa că am decis să defalcăm fiecare aplicație în funcție de ceea ce trebuie să aibă, pentru a vă ajuta să înțelegeți care este cea mai bună soluție pentru dvs.

Un software bun de timp și de facturare ar trebui să aibă aceste caracteristici cheie:

1. Atribuirea sarcinilor (de asemenea, atribuirea proiectului/client)
2. Urmărirea timpului – ore facturabile și nefacturabile
3. Rapoarte de facturare
4. Crearea facturii
5. O versiune mobilă
6. Prețuri accesibile

Acum, să vedem ce face ca fiecare dintre aceste caracteristici să fie atât de importantă.

1. Atribuirea sarcinilor

Software-ul pe care îl alegeți ar trebui să vă permită să vă împărțiți proiectul în sarcini, să le programați și să urmăriți timpul pentru fiecare.

Deoarece nu tot ceea ce faci va fi timp facturabil, vrei să poți face diferența între munca pe care o poți percepe și cea pe care nu o poți percepe (fără legătură cu proiectul sau clientul – răspunsul la e-mailuri, crearea de facturi etc.)

În al doilea rând, dacă gestionați o echipă, veți dori posibilitatea de a stabili tarife diferite pentru fiecare membru al echipei, de a le atribui sarcini și proiecte.

2. Urmărirea timpului

Odată ce ați atribuit sarcinile, software-ul ar trebui să vă permită să urmăriți orele petrecute pe proiect. Dacă are opțiunea de a marca sarcina ca fiind facturabilă sau nefacturabilă, cu atât mai bine. Acest lucru va ajuta doar la crearea rapoartelor finale.

În plus, veți avea nevoie de opțiunea de a urmări aceste ore în mai multe proiecte sau clienți. La urma urmei, foarte puțini dintre noi au un singur proiect la un moment dat și nu este ușor să ținem evidența tuturor simultan. Acum, mai mult ca niciodată, urmărirea timpului este esențială. Se estimează că numai în SUA, companiile au pierdut 37 de miliarde de dolari din cauza întâlnirilor neproductive.

3. Rapoarte de facturare

Singurul scop al urmăririi timpului și al facturării este acela de a putea taxa în mod echitabil pentru timpul dvs. Rapoartele de facturare vă ajută să creați facturi precise și să fiți complet transparent cu clienții dvs.

Orice software bun de facturare va avea opțiunea de a crea un raport de facturare la sfârșitul proiectului. Cu timpii facturabili și nefacturabili afișați printr-un grafic sau o foaie de calcul, va fi mult mai ușor să creați o factură și să obțineți informații suplimentare despre fluxul dvs. de lucru.

În cazul în care un client încearcă să evite plata sau are o problemă cu taxa, puteți folosi rapoartele pentru a-și contesta argumentele. Gândiți-vă la rapoartele de facturare ca la o plasă de siguranță în cazuri extreme.

4. Crearea facturii

După ce creați un raport de facturare, veți avea mult mai ușor să faceți o factură.

Nu toate instrumentele online vor include facturarea și multe dintre aceste companii de software decid să se asocieze cu un serviciu precum PayPal, Payoneer sau Venmo.

5. O versiune mobilă stabilă

Tu și echipa ta (dacă lucrezi cu unul) veți beneficia la maximum de software dacă acesta oferă și o versiune mobilă. Aplicațiile mobile au de obicei o interfață mult mai simplă și sunt mai accesibile, datorită limitărilor smartphone-urilor.

De exemplu, în aplicația mobilă Clockify, o persoană își poate alege sarcina și poate porni urmăritorul timpului atingând un buton de pe ecran. După ce au terminat, pur și simplu îl ating din nou pentru a opri urmărirea. Ușor, nu? Și tocmai de aceea atât de mulți proprietari de afaceri, precum și freelanceri, preferă să aibă o aplicație mobilă care să însoțească software-ul desktop.

Având în vedere modul în care ne petrecem aproximativ 88% din timpul telefonului în aplicații (în timp ce celelalte 12% navighează pe Internet), nu este de mirare că este mai convenabil să avem majoritatea fluxurilor de lucru sub controlul nostru.

6. Trebuie să aibă un preț adecvat

Este firesc să îți dorești cel mai mult „bang pentru banii tăi”.

Când vine vorba de alegerea celui mai bun software pentru afacerea dvs., veți dori să le găsiți pe cele care oferă cel puțin teste gratuite.

Aceste șase caracteristici pot face sau distruge un software de timp și de facturare. Acum că știți puțin mai multe, să ne uităm la 10 programe de timp și de facturare și să vedem cum se descurcă față de caracteristicile enumerate mai sus.

Cel mai bun software de timp și de facturare

Ținând cont de toate caracteristicile cheie, iată cele mai bune alegeri ale noastre pentru cel mai bun software care cuprinde atât timp, cât și facturare. Software-ul de urmărire a timpului și a facturii inclus sunt:

• Clockify
• Comutați urmărirea
• Paymo
• Bill4Time
• Nutcache
• HoneyBook
• Housecall Pro
• TimeLinx
• Factură Zoho
• FreshBooks

1. Clockify

Clockify este un software de timp și de facturare care are o performanță. Vă permite să urmăriți progresul unui proiect și facturabilitatea sarcinii de la început până la sfârșit. Indiferent dacă sunteți un freelancer, o afacere mică sau o întreprindere, Clockify se gândește la nevoile dvs. pe toate fronturile.

2. Comutați pe urmărire

TogglTrack este un software binecunoscut de urmărire a timpului care oferă, de asemenea, managementul salariilor și monitorizarea activității angajaților. Se concentrează mai mult pe partea de productivitate a lucrurilor, ajutând la identificarea timpului pierdut, precum și a oricărui potențial de îmbunătățire.

3. Paymo

În primul rând un instrument de management al proiectelor, Paymo este o soluție pentru problemele multor întreprinderi mici și mijlocii în ceea ce privește păstrarea urmăririi proiectelor și a facturării într-un singur loc. Este un software de timp și de facturare bun pentru freelanceri datorită versiunii gratuite, în timp ce echipele vor trebui să opteze pentru unul dintre planurile plătite.

4. Bill4Time

Bill4Time este un software ideal pentru avocați și orice profesioniști care au nevoie de facturile și cheltuielile lor într-o latură mai aprofundată. Pe lângă faptul că are toate caracteristicile instrumentelor obișnuite de urmărire a timpului, Bill4Time oferă contabilitate de încredere, un portal pentru clienți, management de caz, rapoarte detaliate și multe altele.

5. Nutcache

Un alt instrument de gestionare a proiectelor de pe listă, Nutcache a fost creat având în vedere freelanceri și echipe mici. Are o interfață foarte intuitivă și oferă o funcție integrată de facturare care vizează taxarea pe bază de proiect. De asemenea, puteți crea în avans previziuni privind bugetul proiectului.

6. HoneyBook

HoneyBook este un software excelent de facturare a proiectelor pentru industriile bazate pe servicii.

Cel mai adesea veți găsi freelanceri și antreprenori din industria creativă (fotografi, muzicieni, stilisti, make-up artiști etc.) care garantează pentru această aplicație, deoarece este rapidă, ușoară și la obiect. HoneyBook este destinat persoanelor fizice și proprietarilor de afaceri mici care doresc să evite să se gândească prea mult la birocrație, deoarece conține multe dintre resursele prefabricate necesare.

Aplicația oferă șabloane de factură, urmărire a timpului, șabloane de contract și câteva funcții de gestionare a echipelor - dacă doriți să vă simplificați și mai mult fluxul de lucru.

7. Housecall Pro

Housecall Pro este un favorit în curs de dezvoltare printre programele pentru orele facturabile.

Este popular ca software de livrare a serviciilor pentru inconstrucții și alte industrii de servicii, deoarece oferă caracteristici precum comenzi de lucru, facturare recurentă, programare și management de service pe teren. Housecall Pro este un instrument cu mai multe fațete destinat întreprinderilor mijlocii și mari.

8. TimeLinx

Timelinx este un instrument dezvoltat pentru a ajuta la managementul proiectelor și serviciilor. Pe lângă urmărirea timpului și facturabilitatea, oferă și management de echipă, CRM, management de proiect, integrări contabile, business intelligence și multe altele. Cu o listă atât de robustă de funcții, este un software ideal de urmărire a timpului și de facturare pentru companii și întreprinderi mai mari.

9. Factură Zoho

În cadrul suitei sale de software cloud, Zoho oferă un alt instrument numit Zoho Invoice. Este o soluție online de urmărire a timpului și de facturare. Setul său de instrumente intuitiv subliniază necesitatea de a simplifica procesul de facturare. Se mândrește cu șabloane personalizabile, estimări și urmărirea cheltuielilor care se dovedesc a fi mai potrivite pentru freelanceri și întreprinderile mici decât pentru companiile mai mari.

10. FreshBooks

Freshbooks este un software conceput special pentru cei care desfășoară activități independente. Oferă o gamă largă de opțiuni pentru plățile clienților, managementul proiectelor și funcții de colaborare. Este un instrument all-in-one pentru întreprinderile mici care au nevoie doar de puțin mai multe detalii cu facturile lor (mementouri de plată, rezumate fiscale, rapoarte de cheltuieli etc.).

Acestea sunt doar zece dintre cele mai bune programe de urmărire a timpului și de facturare disponibile în prezent. Și, în ciuda faptului că fac aceeași muncă, ei oferă o experiență complet diferită.

In concluzie

Alegerea celui mai bun program de timp și de facturare va depinde în principal de nevoile afacerii dvs. Va depinde de dimensiunea companiei dvs., de numărul de clienți și de ceea ce are prioritate în timpul facturării și facturării. Acestea fiind spuse, cei care încă nu sunt siguri de software-ul care li s-ar potrivi cel mai bine, o regulă de bază este să obțină unul care să fie accesibil, cu cel mai mare număr de funcții. Și după un timp, vei afla dacă mai vrei ceva din programul orar facturabil.