Integrare scalabilă a clienților agenției în 9 pași (Infografic)

Studiile arată că un bun proces de integrare a clienților agenției poate îmbunătăți reținerea clienților (Forbes). O retenție mai mare vă poate crește profiturile cu oriunde de la 25 la 95 la sută (Anexa Cloud).

Începeți înscrierea clienților agenției într-un mod scalabil și repetabil. Descărcați ghidul pas cu pas pentru integrarea clienților agenției și obțineți o listă de verificare care poate fi descărcată.

De ce integrarea are un impact atât de mare asupra clienților tăi? Mai simplu spus, integrarea este prima ta impresie. Fă-o bine, iar clienții tăi vor fi mai încrezători că au făcut alegerea corectă atunci când au semnat cu agenția ta.

Deci, ce face un proces de integrare „bun” pentru o agenție? Această listă de verificare în 9 pași vă poate ajuta să creați un proces de integrare care se poate scala cu dvs.

1. Semnează-ți noul client al agenției

Primul pas în procesul de integrare a agenției este semnarea clientului. Echipa ta de vânzări ar trebui să creeze o propunere oficială pentru client.

Odată ce propunerea este trimisă și acordul semnat, este timpul să setați clientul în sistemul de facturare. Aceasta poate fi treaba echipei de vânzări sau poate aparține unui alt membru al echipei, cum ar fi un manager de cont. În orice caz, software-ul potrivit îi va ajuta să facă procesul fără probleme.

În cele din urmă, asigurați-vă că echipa de vânzări comunică cu noul client despre următorii pași. Acest lucru stabilește un ton pozitiv și prietenos pentru toate interacțiunile tale.

2. Definiți sarcinile de îmbarcare și date scadente dinamice

Această următoare sarcină de integrare este una internă pentru echipa agenției dvs. Pentru a construi un proces grozav de integrare, veți dori să definiți sarcinile de integrare. Acestea pot include:

• Trimiteți e-mailuri cu seria de bun venit
• Configurați autentificarea clientului pentru portalul online
• Aranjați o întâlnire de stabilire a nivelului
• Configurați o demonstrație a portalului online sau alt training

După ce te-ai hotărât asupra tuturor sarcinilor din procesul de îmbarcare, vei avea un cadru de bază de urmat. Echipa ta nu trebuie să reinventeze roata (sau să rescrie e-mailurile de bun venit) de fiecare dată când semnezi un nou client.

Când un client nou se conectează, puteți atribui aceste sarcini de îmbarcare diferiților membri ai echipei. De asemenea, veți dori să setați date scadente dinamice. Datele scadente dinamice sunt flexibile, astfel încât este mai ușor să reprogramați dacă există întârzieri în proces. În loc să specifice o dată pentru întâlnirea de stabilire a nivelului, o dată scadentă dinamică ar putea programa întâlnirea pentru „5 zile după ce clientul semnează”.

3. Configurați o serie de e-mailuri de bun venit

Cu clientul conectat, puteți iniția o serie de e-mailuri de bun venit predefinite. Cu cât poți începe mai devreme să trimiți e-mailurile odată ce o afacere este încheiată, cu atât mai bine.

De ce?

Acesta este momentul în care vor fi cei mai predispuși la remuşcările potenţialului cumpărător.

Le puteți alina preocupările printr-un e-mail care îi încântă cât de minunat va fi să lucreze cu agenția dvs.

Seria dvs. de bun venit ar putea arăta cam așa:

• Un e-mail general de bun venit pe un ton foarte pozitiv pentru a ajuta clientul să simtă că a făcut alegerea corectă. Subliniați ce conținut vor primi în următoarele zile și săptămâni și spuneți-le pe cine pot contacta la agenția dvs. dacă au nevoie vreodată de ajutor.
• Informații logistice esențiale, cum ar fi cum să acceseze contul lor de portal pentru clienți.
• Un link către o scurtă introducere video a modului în care funcționează platforma sau instrumentele dvs.
• Cum să vă pregătiți pentru prima întâlnire unu-la-unu. Puteți solicita orice informații cheie de care aveți nevoie de la client.

4. Predarea vânzărilor și introduceri pentru clienții agenției de onboarding

În acest moment, singura persoană cu care noul dvs. client a vorbit probabil este reprezentantul său de vânzări. S-ar putea să fie puțin nedumeriți când cineva nou apare în căsuța lor de e-mail.

În loc să îi pună pe managerii de cont să contacteze noi clienți din senin, solicitați echipei dvs. de vânzări să predea clientul. Reprezentantul de vânzări prezintă persoana care se va ocupa de onboarding, cum ar fi un manager de cont. Ar trebui să definiți acest rol și să-l atribuiți pe lista de sarcini de integrare.

Acest membru al echipei își poate face apoi timp să se prezinte și să-i ureze bun venit noului client. Nu uitați să centralizați comunicațiile, cum ar fi în CRM-ul dvs. de vânzări. Când o faci, fiecare membru al echipei știe ce informații au fost partajate. Comunicarea centralizată facilitează accesul unui alt membru al echipei.

5. Trimiteți un chestionar pentru integrarea clienților agenției

Unul dintre obiectivele integrării clienților agenției dvs. ar trebui să fie să vă cunoașteți puțin mai bine noul client. Un chestionar este un instrument excelent pentru a vă ajuta să culegeți acest tip de informații. Cu câteva întrebări creative, puteți afla mai multe despre noul dvs. client:

• Care este stilul lor de lucru?
• Cât de des ar trebui să-i contactați?
• Care sunt obiectivele lor pentru parteneriatul cu agenția dvs.?
• Care sunt punctele lor dureroase?

Un chestionar bine conceput te poate ajuta chiar să descoperi mai multe despre personalitatea lor. Înțelegerea clientului îi poate ajuta pe membrii echipei să înțeleagă cum să lucreze cel mai bine cu ei.

6. Familiarizați-vă clienții cu portalul online al agenției dvs

Un pic de antrenament poate merge mult. Dacă agenția dvs. oferă un portal pentru clienți sau alte instrumente, acordați-vă timp pentru a vă asigura că noul client știe cum să le folosească.

Instruirea pe portalul dvs. de clienți online este deosebit de importantă. Acolo vor avea loc cea mai mare parte a interacțiunilor clientului cu echipa ta. Aranjați un timp pentru a ghida clientul prin diferitele caracteristici oferite de portal.

Dacă oferiți alte instrumente, poate doriți să faceți același lucru. Un tutorial pre-înregistrat este o modalitate excelentă de a oferi acest tip de instruire la scară, deoarece clienții îl pot revizui oricând (WorldFinancialReview). Desigur, funcționează și instruirea video de la distanță sau instruirea în persoană.

7. Adunați active pentru integrarea clienților agenției

Acum că ați introdus clientul în portalul dvs. online, este timpul să vă asigurați că aveți tot ce aveți nevoie pentru a începe proiectul. Majoritatea agențiilor au nevoie de active precum:

• Logos
• Rezumate ale proiectului
• Informații de conectare

Alte active ar putea include copii sau imagini pe care clientul dorește să le folosească în proiect. Colectarea acestor bunuri poate dura mult timp. În plus, există întotdeauna șansa că unii vor dispărea dacă sunt trimiși fragmentar prin e-mail.

În schimb, cereți noului dvs. client să completeze un formular de admitere a clienților și cereți-i să furnizeze aceste active împreună cu formularul. Puteți utiliza portalul client pentru aceasta, deoarece acționează deja ca un hub centralizat. Mai bine, dacă folosești portalul, clienții tăi nu trebuie să ofere totul deodată.

8. Organizați o întâlnire de stabilire a nivelului

Pe măsură ce vă apropiați de sfârșitul procesului de integrare a clienților agenției și mai aproape de lansarea proiectului, este timpul să țineți o întâlnire cu clientul dvs.

O întâlnire de stabilire a nivelului este o șansă de a le trece peste obiectivele și cronologia lor ideală. De asemenea, veți dori să analizați modul în care dvs. și echipa dvs. veți atinge aceste obiective.

Acesta este un moment bun pentru a defini cum arată „succesul” pentru tine și client, precum și cum vei măsura acel succes. Întâlnirea de stabilire a nivelului ajută la gestionarea așteptărilor și îi pune pe toți pe aceeași pagină despre cum va arăta proiectul.

O întâlnire de stabilire a nivelului poate să nu fie necesară pentru toți clienții dvs. Pentru clienții de înaltă valoare, de mare atingere, acesta este un instrument excelent în procesul de integrare a clienților agenției care vă ajută să oferiți mai multă valoare.

9. Stabiliți check-in-uri regulate cu noii dvs. clienți

În cele din urmă, veți dori să configurați un program pentru înregistrarea cu noul client. Echipa ta poate dori să se apuce de treabă, dar comunicarea este totuși cheia în relația cu clientul tău. Dacă echipa ta tace, clientul ar putea simți că i-ai lăsat în întuneric despre progres.

Înregistrările regulate vă ajută, de asemenea, să fiți înaintea preocupărilor, întrebărilor sau reclamațiilor clienților. În cele din urmă, îți oferă oportunitatea de a-ți demonstra valoarea clientului în mod continuu.

Procesul de integrare a clienților agenției, făcut în mod corect

Integrarea este un proces continuu, așa cum demonstrează check-in-urile regulate de la Pasul 9. La fiecare pas, pui o bază mai bună pentru relații mai puternice cu clienții.

Un bun proces de integrare a clienților agenției este, de asemenea, repetabil, ceea ce înseamnă că este scalabil. Instrumentele potrivite vă vor ajuta să automatizați părți ale procesului și să preveniți greșelile comune.

La rândul lor, noii tăi clienți vor rămâne alături de tine mai mult timp – și își vor crește și valoarea clienților pe viață.