ไคลเอนต์เอเจนซีที่ปรับขนาดได้ใน 9 ขั้นตอน (อินโฟกราฟิก)

การศึกษาแสดงให้เห็นว่ากระบวนการเริ่มต้นใช้งานลูกค้าเอเจนซี่ที่ดีสามารถปรับปรุงการรักษาลูกค้าได้ (Forbes) การรักษาลูกค้าที่สูงขึ้นสามารถเพิ่มผลกำไรของคุณได้ทุกที่ตั้งแต่ 25 เปอร์เซ็นต์ถึง 95 เปอร์เซ็นต์ (Annex Cloud)

เริ่มต้นใช้งานลูกค้าของเอเจนซีด้วยวิธีที่ปรับขนาดได้และทำซ้ำได้ ดาวน์โหลดคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการเริ่มใช้งานลูกค้าเอเจนซี่และรับรายการตรวจสอบที่ดาวน์โหลดได้

เหตุใดการเริ่มต้นใช้งานจึงมีผลกระทบอย่างมากต่อลูกค้าของคุณ พูดง่ายๆ คือ การเริ่มต้นใช้งานคือความประทับใจแรกของคุณ ทำให้ดี แล้วลูกค้าของคุณจะมั่นใจมากขึ้นว่าพวกเขาเลือกได้ถูกต้องเมื่อเซ็นสัญญากับเอเจนซีของคุณ

แล้วอะไรที่ทำให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานของเอเจนซีนั้น "ดี" รายการตรวจสอบ 9 ขั้นตอนนี้สามารถช่วยคุณสร้างกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่สามารถปรับขนาดได้

1. ลงชื่อลูกค้าหน่วยงานใหม่ของคุณ

ขั้นตอนแรกในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานเอเจนซีคือการลงชื่อลูกค้า ทีมขายของคุณควรจะสร้างข้อเสนอที่เป็นทางการสำหรับลูกค้า

เมื่อส่งข้อเสนอและลงนามข้อตกลงแล้ว ก็ถึงเวลาตั้งค่าลูกค้าในระบบการเรียกเก็บเงิน นี่อาจเป็นงานของทีมขาย หรืออาจเป็นของสมาชิกในทีมคนอื่น เช่น ผู้จัดการบัญชี ทั้งสองวิธี ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยให้กระบวนการราบรื่น

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมขายกำลังสื่อสารกับลูกค้าใหม่เกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป วิธีนี้จะกำหนดโทนเสียงที่เป็นมิตรและเป็นมิตรสำหรับทุกปฏิสัมพันธ์ของคุณ

2. กำหนดงานออนบอร์ดและวันครบกำหนดแบบไดนามิก

งานการเริ่มต้นใช้งานครั้งต่อไปเป็นงานภายในสำหรับทีมเอเจนซีของคุณ หากต้องการสร้างกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ดี คุณจะต้องกำหนดงานการเริ่มต้นใช้งาน สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง:

• ส่งอีเมลชุดต้อนรับ
• ตั้งค่าการเข้าสู่ระบบไคลเอนต์สำหรับพอร์ทัลออนไลน์
• จัดให้มีการประชุมระดับ
• ตั้งค่าการสาธิตพอร์ทัลออนไลน์หรือการฝึกอบรมอื่นๆ

เมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับงานทั้งหมดในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานแล้ว คุณจะมีกรอบการทำงานพื้นฐานที่ต้องปฏิบัติตาม ทีมของคุณไม่จำเป็นต้องสร้างวงล้อใหม่ (หรือเขียนอีเมลต้อนรับใหม่) ทุกครั้งที่คุณลงชื่อลูกค้าใหม่

เมื่อลูกค้าใหม่ลงชื่อเข้าใช้ คุณสามารถมอบหมายงานการเตรียมความพร้อมให้กับสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันได้ คุณจะต้องกำหนดวันครบกำหนดแบบไดนามิกด้วย วันครบกำหนดแบบไดนามิกมีความยืดหยุ่น ดังนั้นจึงง่ายต่อการจัดกำหนดการใหม่หากเกิดความล่าช้าในกระบวนการ แทนที่จะระบุวันที่สำหรับการประชุมการตั้งค่าระดับ วันครบกำหนดแบบไดนามิกอาจกำหนดเวลาการประชุมเป็น "5 วันหลังจากลูกค้าลงนาม"

3. ตั้งค่าชุดอีเมลต้อนรับ

เมื่อไคลเอนต์ของคุณลงชื่อเข้าใช้ คุณสามารถเริ่มต้นชุดอีเมลต้อนรับที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้ ยิ่งคุณเริ่มส่งอีเมลได้เร็วเท่าไรเมื่อดีลปิดลง ก็ยิ่งดีเท่านั้น

ทำไม

นี่คือเวลาที่พวกเขามีแนวโน้มที่จะสำนึกผิดจากผู้ซื้อที่มีศักยภาพมากที่สุด

คุณสามารถระงับความกังวลของพวกเขาด้วยอีเมลที่ทำให้พวกเขาตื่นเต้นว่าการทำงานร่วมกับเอเจนซีของคุณนั้นยอดเยี่ยมเพียงใด

ชุดต้อนรับของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

• อีเมลต้อนรับทั่วไปในโทนเชิงบวกเพื่อช่วยให้ลูกค้าของคุณรู้สึกว่าพวกเขาเลือกถูก ร่างเนื้อหาที่พวกเขาจะได้รับในอีกไม่กี่วันและสัปดาห์ข้างหน้า และแจ้งให้พวกเขาทราบว่าสามารถติดต่อใครได้บ้างที่เอเจนซี่ของคุณ หากต้องการความช่วยเหลือ
• ข้อมูลลอจิสติกส์ที่สำคัญ เช่น วิธีเข้าถึงบัญชีพอร์ทัลลูกค้า
• ลิงก์ไปยังวิดีโอแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีการทำงานของแพลตฟอร์มหรือเครื่องมือของคุณ
• วิธีเตรียมตัวสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวครั้งแรกของคุณ คุณอาจขอข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการจากลูกค้า

4. การส่งมอบการขายและการแนะนำสำหรับลูกค้าเอเจนซีที่เริ่มต้นใช้งาน

ณ จุดนี้ บุคคลเดียวที่ลูกค้าใหม่ของคุณน่าจะพูดคุยด้วยคือตัวแทนฝ่ายขายของพวกเขา พวกเขาอาจจะงุนงงเล็กน้อยเมื่อมีคนใหม่ปรากฏขึ้นในกล่องจดหมาย

แทนที่จะให้ผู้จัดการฝ่ายดูแลลูกค้าติดต่อกับลูกค้ารายใหม่ๆ ให้ทีมขายของคุณจัดการลูกค้าแทน ตัวแทนฝ่ายขายแนะนำบุคคลที่จะจัดการการเริ่มต้นใช้งาน เช่น ผู้จัดการบัญชี คุณควรกำหนดบทบาทนี้และมอบหมายในรายการงานเตรียมความพร้อมของคุณ

สมาชิกในทีมนี้สามารถใช้เวลาในการแนะนำตัวเองและต้อนรับลูกค้าใหม่ อย่าลืมรวมศูนย์การสื่อสาร เช่น ใน CRM การขายของคุณ เมื่อคุณทำเช่นนั้น สมาชิกทุกคนในทีมจะรู้ว่าข้อมูลใดได้รับการแบ่งปัน การสื่อสารแบบรวมศูนย์ทำให้สมาชิกในทีมคนอื่นสามารถเข้าร่วมได้ง่ายขึ้น

5. ส่งแบบสอบถามสำหรับลูกค้าเอเจนซี่ออนบอร์ด

เป้าหมายประการหนึ่งของการเริ่มใช้งานลูกค้าเอเจนซีของคุณคือการทำความรู้จักกับลูกค้ารายใหม่ให้ดียิ่งขึ้น แบบสอบถามเป็นเครื่องมือที่ดีในการช่วยคุณรวบรวมข้อมูลประเภทนี้ ด้วยคำถามที่สร้างสรรค์ คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกค้าใหม่ของคุณ:

• สไตล์การทำงานของพวกเขาคืออะไร?
• คุณควรติดต่อพวกเขาบ่อยแค่ไหน?
• เป้าหมายในการเป็นพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจกับเอเจนซีของคุณคืออะไร
• อะไรคือจุดปวดของพวกเขา?

แบบสอบถามที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถช่วยให้คุณค้นพบบุคลิกภาพของพวกเขาได้มากขึ้น การทำความเข้าใจกับลูกค้าสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณเข้าใจว่าควรทำงานร่วมกับพวกเขาอย่างไรให้ดีที่สุด

6. ให้ลูกค้าคุ้นเคยกับพอร์ทัลออนไลน์ของเอเจนซีของคุณ

การฝึกอบรมเล็กน้อยสามารถไปได้ไกล หากเอเจนซีของคุณมีพอร์ทัลไคลเอนต์หรือเครื่องมืออื่นๆ ให้ใช้เวลาเพื่อให้แน่ใจว่าไคลเอนต์ใหม่รู้วิธีใช้งาน

การฝึกอบรมเกี่ยวกับพอร์ทัลไคลเอนต์ออนไลน์ของคุณมีความสำคัญเป็นพิเศษ เป็นที่ที่ลูกค้าจำนวนมากโต้ตอบกับทีมของคุณ จัดเวลาเพื่อแนะนำลูกค้าผ่านคุณลักษณะต่างๆ ที่พอร์ทัลนำเสนอ

หากคุณมีเครื่องมืออื่นๆ คุณอาจต้องการทำเช่นเดียวกัน บทช่วยสอนที่บันทึกไว้ล่วงหน้าเป็นวิธีที่ดีในการจัดการฝึกอบรมประเภทนี้ในวงกว้าง เนื่องจากลูกค้าสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา (WorldFinancialReview) แน่นอน การฝึกอบรมผ่านวิดีโอทางไกลหรือการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวก็ใช้ได้เช่นกัน

7. รวบรวมทรัพย์สินสำหรับลูกค้าเอเจนซี่ออนบอร์ด

เมื่อคุณได้แนะนำไคลเอ็นต์ให้รู้จักกับพอร์ทัลออนไลน์ของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการเริ่มโครงการ หน่วยงานส่วนใหญ่ต้องการสินทรัพย์เช่น:

• โลโก้
• สรุปโครงการ
• ข้อมูลการเข้าสู่ระบบ

เนื้อหาอื่นๆ อาจรวมถึงสำเนาหรือรูปภาพที่ลูกค้าต้องการใช้ในโครงการ การรวบรวมทรัพย์สินเหล่านี้อาจใช้เวลานาน นอกจากนี้ มีโอกาสเสมอที่บางรายการจะหายไปหากพวกเขาถูกส่งทีละน้อยทางอีเมล

ให้ลูกค้าใหม่ของคุณกรอกแบบฟอร์มการรับลูกค้าและขอให้พวกเขาจัดหาสินทรัพย์เหล่านี้ด้วยแบบฟอร์ม คุณสามารถใช้พอร์ทัลไคลเอ็นต์สำหรับสิ่งนี้ได้ เนื่องจากพอร์ทัลนี้ทำหน้าที่เป็นฮับส่วนกลางอยู่แล้ว ยังดีกว่า ถ้าคุณใช้พอร์ทัล ลูกค้าของคุณไม่จำเป็นต้องจัดเตรียมทุกอย่างพร้อมกัน

8. จัดการประชุมระดับ

เมื่อคุณเข้าใกล้จุดสิ้นสุดของกระบวนการเริ่มต้นใช้งานลูกค้าของเอเจนซีและใกล้จะเริ่มโครงการ ก็ถึงเวลาจัดประชุมกับลูกค้าของคุณ

การประชุมระดับเป็นโอกาสที่จะบรรลุเป้าหมายและระยะเวลาในอุดมคติของพวกเขา นอกจากนี้ คุณยังต้องการทราบว่าคุณและทีมของคุณจะบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้อย่างไร

นี่เป็นเวลาที่ดีที่จะกำหนดว่า "ความสำเร็จ" มีลักษณะอย่างไรสำหรับคุณและลูกค้า รวมถึงวิธีที่คุณจะวัดความสำเร็จนั้นด้วย การประชุมที่กำหนดระดับจะช่วยในการจัดการความคาดหวัง และทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าโครงการจะมีลักษณะอย่างไร

การประชุมระดับอาจไม่จำเป็นสำหรับลูกค้าของคุณทั้งหมด สำหรับลูกค้าที่มีมูลค่าสูงและสัมผัสใกล้ชิด นี่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานลูกค้าเอเจนซี่ที่ช่วยให้คุณส่งมอบคุณค่าที่มากขึ้น

9. สร้างการเช็คอินเป็นประจำกับลูกค้าใหม่ของคุณ

สุดท้าย คุณจะต้องตั้งกำหนดเวลาสำหรับการเช็คอินกับลูกค้าใหม่ ทีมของคุณอาจต้องการทำงาน แต่การสื่อสารยังคงเป็นกุญแจสำคัญในความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับลูกค้า หากทีมของคุณเงียบ ลูกค้าอาจรู้สึกว่าคุณปล่อยให้พวกเขาอยู่ในความมืดเกี่ยวกับความคืบหน้า

การเช็คอินเป็นประจำยังช่วยให้คุณทราบข้อกังวล คำถาม หรือข้อร้องเรียนของลูกค้าก่อนล่วงหน้า สุดท้าย พวกเขาให้โอกาสคุณพิสูจน์คุณค่าของคุณต่อลูกค้าอย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนการต้อนรับลูกค้าของเอเจนซีทำถูกวิธีแล้ว

การเริ่มต้นใช้งานเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ดังเช่นการเช็คอินตามปกติในขั้นตอนที่ 9 พิสูจน์แล้ว ในแต่ละขั้นตอน คุณกำลังวางรากฐานที่ดีขึ้นสำหรับความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับลูกค้า

กระบวนการเริ่มต้นใช้งานไคลเอนต์เอเจนซีที่ดีนั้นสามารถทำซ้ำได้ ซึ่งหมายความว่าสามารถปรับขนาดได้ เครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณดำเนินการส่วนต่างๆ ของกระบวนการโดยอัตโนมัติ และป้องกันข้อผิดพลาดทั่วไป

ในทางกลับกัน ลูกค้าใหม่ของคุณจะอยู่กับคุณนานขึ้น และพวกเขาจะเพิ่มมูลค่าลูกค้าตลอดชีวิตของพวกเขาด้วย