Incorporación escalable de clientes de agencias en 9 pasos (Infografía)

Los estudios muestran que un buen proceso de incorporación de clientes de agencias puede mejorar la retención de clientes (Forbes). Una mayor retención puede aumentar sus ganancias entre un 25 % y un 95 % (Annex Cloud).

Comience a incorporar clientes de agencias de una manera escalable y repetible. Descargue su guía paso a paso para la incorporación de clientes de agencias y obtenga una lista de verificación descargable.

¿Por qué la incorporación tiene un impacto tan grande en sus clientes? En pocas palabras, la incorporación es su primera impresión. Hágalo bien y sus clientes estarán más seguros de haber tomado la decisión correcta cuando firmaron con su agencia.

Entonces, ¿qué hace que un proceso de incorporación sea "bueno" para una agencia? Esta lista de verificación de 9 pasos puede ayudarlo a crear un proceso de incorporación que puede escalar con usted.

1. Firme su nuevo cliente de agencia

El primer paso en el proceso de incorporación de la agencia es firmar al cliente. Su equipo de ventas debe crear una propuesta formal para el cliente.

Una vez que se envía la propuesta y se firma el acuerdo, es hora de configurar el cliente en el sistema de facturación. Este puede ser el trabajo del equipo de ventas o puede pertenecer a otro miembro del equipo, como un administrador de cuentas. De cualquier manera, el software adecuado les ayudará a que el proceso sea fluido.

Finalmente, asegúrese de que el equipo de ventas se comunique con el nuevo cliente sobre los próximos pasos. Esto establece un tono positivo y amigable para todas sus interacciones.

2. Definir tareas de incorporación y fechas de vencimiento dinámicas

La siguiente tarea de incorporación es interna para el equipo de su agencia. Para crear un excelente proceso de incorporación, querrá definir las tareas de incorporación. Estos pueden incluir:

• Enviar correos electrónicos de la serie de bienvenida
• Configurar el inicio de sesión del cliente para el portal en línea
• Organizar una reunión de ajuste de nivel
• Configure una demostración del portal en línea u otra capacitación

Una vez que haya decidido todas las tareas en su proceso de incorporación, tendrá un marco básico a seguir. Su equipo no necesita reinventar la rueda (o reescribir correos electrónicos de bienvenida) cada vez que firma un nuevo cliente.

Cuando un nuevo cliente inicia sesión, puede asignar estas tareas de incorporación a diferentes miembros del equipo. También querrá establecer fechas de vencimiento dinámicas. Las fechas de vencimiento dinámicas son flexibles, por lo que es más fácil reprogramarlas si hay demoras en el proceso. En lugar de especificar una fecha para la reunión de nivelación, una fecha de vencimiento dinámica podría programar la reunión para "5 días después de que el cliente firme".

3. Configure una serie de correos electrónicos de bienvenida

Con su cliente conectado, puede iniciar una serie de correos electrónicos de bienvenida prediseñados. Cuanto antes pueda comenzar a enviar los correos electrónicos una vez que se cierre un trato, mejor.

¿Por qué?

Aquí es cuando serán más propensos al remordimiento del comprador potencial.

Puede disipar sus preocupaciones con un correo electrónico que los entusiasme con lo fantástico que será trabajar con su agencia.

Su serie de bienvenida podría verse así:

• Un correo electrónico de bienvenida general en un tono muy positivo para ayudar a su cliente a sentir que tomó la decisión correcta. Describa qué contenido recibirán en los próximos días y semanas, y hágales saber a quién pueden contactar en su agencia si alguna vez necesitan ayuda.
• Información logística clave, por ejemplo, cómo acceder a su cuenta del portal del cliente.
• Un enlace a un breve video de introducción sobre cómo funcionan su plataforma o sus herramientas.
• Cómo prepararse para su primera reunión uno a uno. Puede solicitar cualquier información clave que necesite del cliente.

4. Entrega de ventas y presentaciones para clientes de agencias de incorporación

En este punto, la única persona con la que probablemente haya hablado su nuevo cliente es su representante de ventas. Pueden estar un poco desconcertados cuando aparece alguien nuevo en su bandeja de entrada.

En lugar de que los gerentes de cuenta se comuniquen con nuevos clientes de la nada, haga que su equipo de ventas entregue al cliente. El representante de ventas presenta a la persona que se encargará de la incorporación, como un administrador de cuentas. Debe definir este rol y asignarlo en su lista de tareas de incorporación.

Este miembro del equipo puede tomarse el tiempo para presentarse y dar la bienvenida al nuevo cliente. Recuerda centralizar las comunicaciones, como en tu CRM de ventas. Cuando lo hace, cada miembro del equipo sabe qué información se ha compartido. La comunicación centralizada facilita la participación de otro miembro del equipo.

5. Envíe un cuestionario para la incorporación de clientes de la agencia.

Uno de los objetivos de la incorporación de clientes de su agencia debe ser conocer un poco mejor a su nuevo cliente. Un cuestionario es una gran herramienta para ayudarlo a recopilar este tipo de información. Con algunas preguntas creativas, puede obtener más información sobre su nuevo cliente:

• ¿Cuál es su estilo de trabajo?
• ¿Con qué frecuencia debe comunicarse con ellos?
• ¿Cuáles son sus objetivos para su asociación con su agencia?
• ¿Cuáles son sus puntos de dolor?

Un cuestionario bien diseñado puede incluso ayudarte a descubrir más sobre su personalidad. Comprender al cliente puede ayudar a los miembros de su equipo a comprender la mejor manera de trabajar con ellos.

6. Familiarice a los clientes con el portal en línea de su agencia

Un poco de entrenamiento puede recorrer un largo camino. Si su agencia ofrece un portal de clientes u otras herramientas, tómese el tiempo para asegurarse de que el nuevo cliente sepa cómo usarlas.

La capacitación en su portal de clientes en línea es particularmente importante. Es donde tendrá lugar la mayor parte de las interacciones del cliente con su equipo. Organice un horario para guiar al cliente a través de las diferentes funciones que ofrece el portal.

Si ofrece otras herramientas, es posible que desee hacer lo mismo. Un tutorial pregrabado es una excelente manera de brindar este tipo de capacitación a escala, ya que los clientes pueden revisarlo en cualquier momento (WorldFinancialReview). Por supuesto, también funcionan las formaciones por vídeo a distancia o las formaciones presenciales.

7. Reúna activos para la incorporación de clientes de la agencia

Ahora que ha presentado al cliente su portal en línea, es hora de asegurarse de que tiene todo lo que necesita para comenzar el proyecto. La mayoría de las agencias necesitan activos como:

• Logotipos
• resúmenes del proyecto
• Información Entrar

Otros activos pueden incluir copias o imágenes que el cliente quiera usar en el proyecto. La recopilación de estos activos puede llevar mucho tiempo. Además, siempre existe la posibilidad de que algunos se pierdan si se envían por correo electrónico.

En su lugar, haga que su nuevo cliente complete un formulario de admisión de clientes y pídale que proporcione estos activos con el formulario. Puede usar el portal del cliente para esto, ya que ya está actuando como un centro centralizado. Mejor aún, si usa el portal, sus clientes no necesitan proporcionar todo a la vez.

8. Organiza una reunión de nivelación

A medida que se acerca al final del proceso de incorporación del cliente de la agencia y al inicio del proyecto, es hora de celebrar una reunión con su cliente.

Una reunión de ajuste de nivel es una oportunidad para repasar sus objetivos y sus plazos ideales. También querrá repasar cómo usted y su equipo lograrán esos objetivos.

Este es un buen momento para definir cómo se ve el "éxito" para usted y el cliente, así como también cómo medirá ese éxito. La reunión de nivelación ayuda a gestionar las expectativas y pone a todos en sintonía sobre cómo será el proyecto.

Una reunión de ajuste de nivel puede no ser necesaria para todos sus clientes. Para clientes de alto valor y alto contacto, esta es una excelente herramienta en el proceso de incorporación de clientes de la agencia que lo ayuda a ofrecer más valor.

9. Establece controles regulares con tus nuevos clientes

Finalmente, querrá configurar un horario para registrarse con el nuevo cliente. Es posible que su equipo quiera ponerse a trabajar, pero la comunicación sigue siendo clave en su relación con su cliente. Si su equipo se queda en silencio por radio, el cliente podría sentir que lo ha dejado en la oscuridad sobre el progreso.

Los controles regulares también lo ayudan a anticiparse a las inquietudes, preguntas o quejas de los clientes. Finalmente, le brindan la oportunidad de demostrar su valor para el cliente de manera continua.

Proceso de incorporación de clientes de la agencia, hecho de la manera correcta

La incorporación es un proceso continuo, como lo demuestran los registros regulares en el Paso 9. En cada paso, está sentando una base mejor para relaciones más sólidas con los clientes.

Un buen proceso de incorporación de clientes de agencia también es repetible, lo que significa que es escalable. Las herramientas adecuadas lo ayudarán a automatizar partes del proceso y evitar errores comunes.

A su vez, sus nuevos clientes permanecerán con usted por más tiempo y también aumentarán su valor de cliente de por vida.