9 adımda ölçeklenebilir ajans müşteri katılımı (İnfografik)

Araştırmalar, iyi bir ajans müşterisi alışma sürecinin müşteriyi elde tutmayı iyileştirebileceğini gösteriyor (Forbes). Daha yüksek elde tutma, kârınızı yüzde 25 ila yüzde 95 arasında herhangi bir oranda artırabilir (Annex Cloud).

Ajans müşterilerini ölçeklenebilir, tekrarlanabilir bir şekilde kullanmaya başlayın. Ajans müşteri katılımı için adım adım kılavuzunuzu indirin ve indirilebilir bir kontrol listesi edinin.

Onboarding'in müşterileriniz üzerinde neden bu kadar büyük bir etkisi var? Basitçe söylemek gerekirse, ilk katılım sizin ilk izleniminizdir. Bunu iyi yapın ve müşterileriniz ajansınızla sözleşme imzaladıklarında doğru seçimi yaptıklarından daha emin olacaklardır.

Peki, bir ajans için işe alım sürecini "iyi" yapan nedir? Bu 9 adımlık kontrol listesi, sizinle birlikte ölçeklenebilecek bir işe alım süreci oluşturmanıza yardımcı olabilir.

1. Yeni ajans müşterinizi imzalayın

Ajans katılım sürecindeki ilk adım, müşteriyi imzalamaktır. Satış ekibiniz müşteri için resmi bir teklif oluşturmalıdır.

Teklif gönderildikten ve sözleşme imzalandıktan sonra, müşteriyi faturalandırma sisteminde ayarlamanın zamanı geldi. Bu, satış ekibinin işi olabilir veya bir hesap yöneticisi gibi başka bir ekip üyesine ait olabilir. Her iki durumda da, doğru yazılım, süreci sorunsuz hale getirmelerine yardımcı olacaktır.

Son olarak, satış ekibinin yeni müşteriyle sonraki adımlar hakkında iletişim kurduğundan emin olun. Bu, tüm etkileşimleriniz için olumlu ve arkadaşça bir hava oluşturur.

2. İlk katılım görevlerini ve dinamik teslim tarihlerini tanımlayın

Bir sonraki katılım görevi, ajans ekibiniz için dahili bir görevdir. Harika bir işe alım süreci oluşturmak için işe alım görevlerini tanımlamanız gerekir. Bunlar şunları içerebilir:

• Karşılama serisi e-postaları gönderin
• Çevrimiçi portal için müşteri oturumunu ayarlama
• Seviye belirleme toplantısı düzenleyin
• Çevrimiçi portalın demosunu veya başka bir eğitimi ayarlayın

Katılım sürecinizdeki tüm görevlere karar verdikten sonra, takip etmeniz gereken temel bir çerçeveye sahip olacaksınız. Her yeni müşteriyle sözleşme imzaladığınızda ekibinizin tekerleği yeniden keşfetmesi (veya hoş geldiniz e-postalarını yeniden yazması) gerekmez.

Yeni bir müşteri oturum açtığında, bu işe alım görevlerini farklı ekip üyelerine atayabilirsiniz. Ayrıca dinamik son tarihler ayarlamak isteyeceksiniz. Dinamik son tarihler esnektir, bu nedenle süreçte gecikmeler olursa yeniden planlamak daha kolaydır. Seviye belirleme toplantısı için bir tarih belirtmek yerine, dinamik bir son tarih, toplantıyı "müşteri imzaladıktan 5 gün sonra" olarak planlayabilir.

3. Bir karşılama e-postası serisi oluşturun

Müşteriniz oturum açtığında, önceden hazırlanmış bir karşılama e-postası dizisi başlatabilirsiniz. Anlaşma tamamlanır tamamlanmaz e-postaları göndermeye ne kadar erken başlarsanız o kadar iyidir.

Neden?

Bu, potansiyel alıcının pişmanlığına en yatkın olacakları zamandır.

Ajansınızla çalışmanın ne kadar harika olacağı konusunda onları heyecanlandıran bir e-posta ile endişelerini giderebilirsiniz.

Karşılama seriniz şöyle görünebilir:

• Müşterinizin doğru seçimi yaptığını hissetmesine yardımcı olmak için çok olumlu bir tonda genel bir karşılama e-postası. Önümüzdeki günlerde ve haftalarda hangi içeriği alacaklarını ana hatlarıyla belirtin ve yardıma ihtiyaç duymaları halinde ajansınızda kiminle iletişime geçebileceklerini bildirin.
• Müşteri portal hesabına nasıl erişileceği gibi önemli lojistik bilgiler.
• Platformunuzun veya araçlarınızın nasıl çalıştığına ilişkin kısa bir video tanıtımına bağlantı.
• İlk bire bir görüşmenize nasıl hazırlanılır? İstemciden ihtiyaç duyduğunuz herhangi bir anahtar bilgiyi talep edebilirsiniz.

4. İşe alım ajansı müşterileri için satış devir teslimi ve tanıtımlar

Bu noktada, yeni müşterinizin muhtemelen konuştuğu tek kişi satış temsilcisidir. Gelen kutularında yeni biri göründüğünde biraz şaşırmış olabilirler.

Hesap yöneticilerinin birdenbire yeni müşterilerle iletişim kurmasını sağlamak yerine, satış ekibinizin müşteriyi teslim etmesini sağlayın. Satış temsilcisi, hesap yöneticisi gibi işe alım sürecini yönetecek kişiyi tanıtır. Bu rolü tanımlamalı ve işe alım görev listenizde atamalısınız.

Bu ekip üyesi daha sonra kendilerini tanıtmak ve yeni müşteriyi karşılamak için zaman ayırabilir. Satış CRM'nizde olduğu gibi iletişimleri merkezileştirmeyi unutmayın. Bunu yaptığınızda, her ekip üyesi hangi bilgilerin paylaşıldığını bilir. Merkezi iletişim, başka bir ekip üyesinin devreye girmesini kolaylaştırır.

5. Ajans müşteri katılımı için bir anket gönderin

Ajans müşteri katılımınızın hedeflerinden biri, yeni müşterinizi biraz daha iyi tanımak olmalıdır. Bir anket, bu tür bilgileri toplamanıza yardımcı olacak harika bir araçtır. Bazı yaratıcı sorularla yeni müşteriniz hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz:

• Çalışma tarzları nedir?
• Onlarla ne sıklıkla iletişim kurmalısınız?
• Ajansınızla ortaklıkları için hedefleri nelerdir?
• Ağrı noktaları nelerdir?

İyi tasarlanmış bir anket, kişilikleri hakkında daha fazla bilgi edinmenize bile yardımcı olabilir. Müşteriyi anlamak, ekip üyelerinizin onlarla en iyi nasıl çalışacaklarını anlamalarına yardımcı olabilir.

6. Müşterilerinizin ajansınızın çevrimiçi portalına aşina olmasını sağlayın

Biraz eğitim uzun bir yol kat edebilir. Ajansınız bir müşteri portalı veya başka araçlar sunuyorsa, yeni müşterinin bunları nasıl kullanacağını bildiğinden emin olmak için zaman ayırın.

Çevrimiçi müşteri portalınızla ilgili eğitim özellikle önemlidir. Müşterinin ekibinizle olan etkileşimlerinin büyük kısmının gerçekleşeceği yer burasıdır. Müşteriyi portalın sunduğu farklı özelliklerde gezdirmek için bir zaman belirleyin.

Başka araçlar sunuyorsanız, aynısını yapmak isteyebilirsiniz. Önceden kaydedilmiş bir öğretici, bu tür bir eğitimi geniş ölçekte sunmanın harika bir yoludur, çünkü müşteriler bunu istedikleri zaman inceleyebilirler (WorldFinancialReview). Elbette uzaktan görüntülü eğitim veya yüz yüze eğitim de işe yarar.

7. Ajans müşteri katılımı için varlıkları toplayın

Artık müşteriyi çevrimiçi portalınızla tanıştırdığınıza göre, projeye başlamak için ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğunuzdan emin olmanın zamanı geldi. Çoğu ajans aşağıdaki gibi varlıklara ihtiyaç duyar:

• logolar
• proje özetleri
• Giriş bilgileri

Diğer varlıklar, müşterinin projede kullanmak istediği kopya veya resimleri içerebilir. Bu varlıkları toplamak zaman alıcı olabilir. Ayrıca, e-posta yoluyla parça parça gönderilirse, bazılarının kaybolma olasılığı her zaman vardır.

Bunun yerine, yeni müşterinizden bir müşteri alım formu doldurmasını ve bu varlıkları formla birlikte vermesini isteyin. Bunun için müşteri portalını kullanabilirsiniz, çünkü zaten merkezi bir merkez görevi görüyor. Daha da iyisi, portalı kullanırsanız, müşterilerinizin her şeyi aynı anda sağlaması gerekmez.

8. Seviye Belirleme Toplantısı Düzenleyin

Ajans müşteri katılım sürecinin sonuna ve projenin başlamasına yaklaştıkça, müşterinizle bir toplantı yapma zamanı.

Seviye belirleme toplantısı, hedeflerini ve ideal zaman çizelgelerini gözden geçirme şansıdır. Ayrıca, sizin ve ekibinizin bu hedeflere nasıl ulaşacağınızı da gözden geçirmek isteyeceksiniz.

Bu, sizin ve müşteriniz için "başarının" nasıl bir şey olduğunu ve bu başarıyı nasıl ölçeceğinizi tanımlamak için iyi bir zamandır. Seviye belirleme toplantısı beklentilerin yönetilmesine yardımcı olur ve projenin nasıl görüneceği konusunda herkesin aynı fikirde olmasını sağlar.

Tüm müşterileriniz için seviye belirleme toplantısı gerekli olmayabilir. Yüksek değere sahip, yüksek düzeyde temasa sahip müşteriler için bu, ajans müşteri kabul sürecinde daha fazla değer sunmanıza yardımcı olan mükemmel bir araçtır.

9. Yeni müşterilerinizle düzenli check-in yapın

Son olarak, yeni müşteriyle check-in yapmak için bir program ayarlamak isteyeceksiniz. Ekibiniz işe koyulmak isteyebilir, ancak müşterinizle olan ilişkinizde iletişim hala çok önemlidir. Ekibiniz telsizi sessize alırsa, müşteri ilerleme konusunda onları karanlıkta bıraktığınızı hissedebilir.

Düzenli check-in'ler ayrıca müşteri endişeleri, soruları veya şikayetlerinden önde olmanıza yardımcı olur. Son olarak, müşteriye değerinizi sürekli olarak kanıtlama fırsatı verirler.

Ajans müşterisi katılım süreci, doğru şekilde yapıldı

9. Adımdaki düzenli check-in'lerin kanıtladığı gibi, katılım devam eden bir süreçtir. Her adımda, müşterilerle daha güçlü ilişkiler için daha iyi bir temel atıyorsunuz.

İyi bir ajans müşterisi alışma süreci de tekrarlanabilir, yani ölçeklenebilir. Doğru araçlar, sürecin bazı kısımlarını otomatikleştirmenize ve yaygın hataları önlemenize yardımcı olacaktır.

Buna karşılık, yeni müşterileriniz sizinle daha uzun süre bağlı kalacak ve aynı zamanda ömür boyu müşteri değerlerini de artıracaktır.