9 つのステップで拡張可能な代理店クライアントのオンボーディング (インフォグラフィック)

公開: 2023-01-11

調査によると、優れたエージェンシークライアントのオンボーディングプロセスにより、クライアントの維持率が向上することが示されています (Forbes)。リテンションが高いと、利益が 25% から 95% 増加します (Annex Cloud)。

スケーラブルで反復可能な方法で、代理店クライアントのオンボーディングを開始します。代理店クライアントオンボーディングのステップバイステップガイドをダウンロードし、ダウンロード可能なチェックリストを入手してください。

オンボーディングがクライアントに大きな影響を与えるのはなぜですか? 簡単に言えば、オンボーディングはあなたの第一印象です。うまくやれば、クライアントはあなたの代理店と契約したときに正しい選択をしたと確信するようになります.

では、代理店にとって「優れた」オンボーディングプロセスとはどのようなものでしょうか? この 9 段階のチェックリストは、拡張可能なオンボーディングプロセスを作成するのに役立ちます。

1. 新しい代理店クライアントに署名する

代理店のオンボーディングプロセスの最初のステップは、クライアントに署名することです。営業チームは、クライアントに対して正式な提案を作成する必要があります。

提案が送信され、契約書が署名されたら、請求システムでクライアントをセットアップします。これは営業チームの仕事である場合もあれば、アカウントマネージャーなどの別のチームメンバーが担当している場合もあります。いずれにせよ、適切なソフトウェアはプロセスをスムーズにするのに役立ちます.

最後に、営業チームが次のステップについて新しいクライアントと連絡を取り合っていることを確認してください。これにより、すべてのやり取りにポジティブでフレンドリーなトーンが設定されます。

2. オンボーディングタスクと動的期日を定義する

この次のオンボーディングタスクは、代理店チームの内部タスクです。優れたオンボーディングプロセスを構築するには、オンボーディングタスクを定義する必要があります。これらには次のものが含まれます。

ウェルカムシリーズのメールを送信する
オンラインポータルのクライアントログインを設定する
レベル設定ミーティングを手配する
オンラインポータルのデモまたはその他のトレーニングをセットアップする

オンボーディングプロセスのすべてのタスクを決定したら、従うべき基本的なフレームワークができあがります。新しいクライアントと契約するたびに、チームが一からやり直す (またはウェルカムメールを書き直す) 必要はありません。

新しいクライアントがサインオンすると、これらのオンボーディングタスクを別のチームメンバーに割り当てることができます。また、動的な期日を設定することもできます。動的な期日は柔軟であるため、プロセスに遅れが生じた場合にスケジュールを変更しやすくなります。レベル設定会議の日付を指定する代わりに、動的期日により、「クライアントが署名してから 5 日後」に会議をスケジュールできます。

3.ウェルカムメールシリーズを設定する

クライアントがサインオンすると、事前に作成された一連のウェルカムメールを開始できます。商談が成立したら、メールの送信を開始できるのは早ければ早いほどよいでしょう。

なぜ？

これは、潜在的な購入者の後悔が最も起こりやすい時期です。

あなたの代理店と協力することがどれほど素晴らしいかについて彼らを興奮させる電子メールで彼らの懸念を和らげることができます.

ウェルカムシリーズは次のようになります。

クライアントが正しい選択をしたと感じられるように、非常にポジティブな口調で一般的なウェルカムメールを送信します。今後数日または数週間で受け取るコンテンツの概要を説明し、サポートが必要な場合に代理店の誰に連絡できるかを伝えます。
クライアントポータルアカウントへのアクセス方法など、主要な物流情報。
プラットフォームまたはツールの仕組みを紹介する短いビデオへのリンク。
初めての 1 対 1 ミーティングの準備方法。クライアントから必要なキー情報を要求する場合があります。

4. オンボーディングエージェンシークライアントへの営業引き継ぎと紹介

この時点で、あなたの新しいクライアントが話している可能性が高いのは、その営業担当者だけです。新しい人が受信トレイに表示されると、少し戸惑うかもしれません。

アカウントマネージャーが突然新しいクライアントに連絡するのではなく、営業チームにクライアントを引き渡してもらいます. 営業担当者は、アカウントマネージャーなど、オンボーディングを担当する人物を紹介します。このロールを定義して、オンボーディングタスクリストに割り当てる必要があります。

このチームメンバーは、時間をかけて自己紹介を行い、新しいクライアントを歓迎します。営業 CRM などで、コミュニケーションを一元化することを忘れないでください。そうすれば、すべてのチームメンバーがどのような情報が共有されたかを知ることができます。一元化されたコミュニケーションにより、他のチームメンバーが簡単に参加できるようになります。

5. 代理店クライアントのオンボーディングに関するアンケートを送信する

代理店のクライアントオンボーディングの目標の 1 つは、新しいクライアントをもう少しよく知ることです。アンケートは、この種の情報を収集するのに役立つ優れたツールです。いくつかの創造的な質問で、新しいクライアントについてもっと知ることができます。

彼らの働き方とは？
どのくらいの頻度で連絡する必要がありますか?
あなたの代理店とのパートナーシップの目標は何ですか?
彼らの弱点は何ですか？

適切に設計されたアンケートは、彼らの性格をさらに明らかにするのにも役立ちます. クライアントを理解することは、チームメンバーが彼らと一緒に働く最善の方法を理解するのに役立ちます。

6. 代理店のオンラインポータルにクライアントを慣れさせる

ほんの少しのトレーニングで、長い道のりを歩むことができます。代理店がクライアントポータルやその他のツールを提供している場合は、時間をかけて新しいクライアントがそれらの使用方法を理解できるようにします。

オンラインクライアントポータルでのトレーニングは特に重要です。クライアントとチームとのやりとりの大部分はここで行われます。ポータルが提供するさまざまな機能をクライアントに説明する時間を取り決めます。

他のツールを提供している場合は、同じことをしたいかもしれません。録画済みのチュートリアルは、クライアントがいつでも確認できるため、この種のトレーニングを大規模に提供するのに最適な方法です (WorldFinancialReview)。もちろん、リモートビデオトレーニングや対面トレーニングも有効です。

7. 代理店クライアントのオンボーディング用のアセットを収集する

クライアントをオンラインポータルに紹介したので、プロジェクトを開始するために必要なものがすべて揃っていることを確認します。ほとんどの機関は次のような資産を必要としています:

ロゴス
プロジェクト概要
ログイン情報

その他のアセットには、クライアントがプロジェクトで使用したいコピーや画像が含まれる場合があります。これらのアセットを収集するには、時間がかかる場合があります。さらに、メールで断片的に送信された場合、一部が失われる可能性が常にあります.

代わりに、新しいクライアントに顧客受付フォームに記入してもらい、フォームにこれらの資産を提供するよう依頼してください。これにはクライアントポータルを使用できます。これは、既に中央ハブとして機能しているためです。さらに良いことに、ポータルを使用する場合、クライアントはすべてを一度に提供する必要はありません。

8. レベル設定ミーティングを開催する

エージェンシークライアントのオンボーディングプロセスが終わりに近づき、プロジェクトのキックオフが近づくにつれ、クライアントとのミーティングを開催するときが来ました。

レベル設定ミーティングは、目標と理想的なタイムラインを確認するチャンスです。また、あなたとあなたのチームがこれらの目標を達成する方法についても検討する必要があります。

これは、あなたとクライアントにとって「成功」とはどのようなものか、またその成功をどのように測定するかを定義する良い機会です。レベル設定ミーティングは、期待を管理するのに役立ち、プロジェクトがどのようになるかについて全員が同じ認識を持つことができます。

レベル設定ミーティングは、すべてのクライアントに必要なわけではありません。価値の高いハイタッチのクライアントにとって、これは代理店クライアントのオンボーディングプロセスにおいて優れたツールであり、より多くの価値を提供するのに役立ちます。

9. 新しいクライアントとの定期的なチェックインを確立する

最後に、新しいクライアントにチェックインするためのスケジュールを設定します。あなたのチームは仕事に取り掛かりたいと思うかもしれませんが、クライアントとの関係においてコミュニケーションは依然として重要です。あなたのチームが無言になると、クライアントは進捗状況について知らされていないように感じる可能性があります。

定期的なチェックインは、クライアントの懸念、質問、または苦情を先取りするのにも役立ちます。最後に、彼らはあなたの価値をクライアントに継続的に証明する機会を与えてくれます。

代理店クライアントのオンボーディングプロセスを正しく行う

ステップ 9 の定期的なチェックインが証明するように、オンボーディングは進行中のプロセスです。各ステップで、クライアントとの関係を強化するためのより良い基盤を築いています。

優れたエージェンシークライアントのオンボーディングプロセスは反復可能でもあります。つまり、スケーラブルです。適切なツールを使用すると、プロセスの一部を自動化し、よくある間違いを防ぐことができます。

ひいては、新しい顧客はあなたと長く付き合うようになり、顧客生涯価値も向上します。