Operações de vendas: absolutamente tudo o que você precisa saber

As vendas devem ser tão simples.

Etapa 1: encontre pessoas com um desafio de negócios específico.

Etapa 2: entre em contato com eles ou atraia-os por meio de inbound marketing e explique como seu produto fornece a solução.

Passo 3: LUCRO!!!

Mas com um público cada vez mais cético, ciclos de vendas cada vez mais longos e o surgimento de tecnologias e ferramentas de vendas cada vez mais complexas, é tudo menos fácil.

De fato, a pesquisa do Sales Insights Lab descobriu que três quintos dos vendedores acreditam que vender é mais difícil ou muito mais difícil do que há cinco anos.

Portanto, não é surpresa que apenas um em cada quatro representantes tenha excedido sua cota em 2021 .

É aí que entra a operação de vendas.

A equipe de operações de vendas oferece aos vendedores da linha de frente a melhor chance de sucesso, fornecendo dados, insights e muito mais.

Neste guia, explicaremos o que são operações de vendas, por que você precisa delas e como implementar operações de vendas em seus negócios.

O que é operação de vendas?

As operações de vendas são uma unidade de negócios que ajuda as organizações a atingirem seus objetivos de vendas, permitindo que os representantes de vendas da linha de frente vendam com mais rapidez e inteligência.

Com um foco amplo cobrindo as linhas superior e inferior do desempenho dos negócios, tornou-se uma peça chave em uma máquina de vendas bem lubrificada.

Ao empregar uma variedade de táticas – desde a implementação de programas de treinamento até a implantação de novas ferramentas de software – os líderes de operações de vendas dão às equipes de vendas a largura de banda para se concentrar na importante tarefa de vender .

Isso é importante, com o vendedor médio gastando quase dois terços de seu tempo em atividades que não geram receita.

Mas, apesar da riqueza de táticas e métodos que podem empregar, as operações de vendas não se tratam de jogar um milhão de dardos em um tabuleiro e ver o que dá certo.

Talvez mais do que tudo, trata-se de trazer um sistema lógico e consistente para as vendas, cobrindo tudo, desde a estratégia de vendas de alto nível até o treinamento e a pilha de tecnologia para unir tudo.

Por que as operações de vendas são importantes?

Você pode ter os maiores representantes de vendas do mundo.

O tipo de pessoa que poderia vender água salgada para um polvo.

Mas se eles não tiverem as ferramentas e os processos para se concentrar no que são melhores, não gerarão a receita necessária para impulsionar seus negócios.

Pedir às equipes de vendas da linha de frente que façam tudo isso sozinhas é um mau uso de um recurso vital (e limitado).

Seria como pagar a Tom Brady para planejar a viagem e acomodação dos Bucs.

A equipe de operações de vendas garante que seus representantes de vendas:

• Gaste a maior parte de seu tempo onde é mais necessário.
• Entre em cada interação de vendas munido de todos os dados, ferramentas e conteúdo necessários para construir relacionamentos mais fortes e mover leads pelo funil de vendas.

Evidências sugerem que o pessoal de operações de vendas é muito bom no que faz.

De acordo com o relatório State of Sales da Salesforce, 89% dos vendedores acreditam que as operações de vendas desempenham um papel crucial no crescimento dos negócios.

Portanto, não é surpresa ver seu papel se expandindo, com mais da metade dos profissionais de operações de vendas relatando maior envolvimento no planejamento da estratégia de vendas, análise do desempenho de vendas, coordenação da estratégia de vendas e gerenciamento de tecnologia de vendas.

Quais são as funções e responsabilidades da equipe de operações de vendas?

Todas as operações de vendas compartilham um objetivo unificado: ajudar os representantes da linha de frente a vender com mais eficiência e eficácia.

Os métodos e estratégias que empregam para atingir esse objetivo variam naturalmente de uma organização para outra, com base em vários fatores, desde o tamanho de sua equipe de vendas até sua maturidade digital e os territórios ou mercados que atende. Mas eles geralmente se enquadram em uma das quatro categorias:

• Operações
• atuação
• Estratégia
• Tecnologia

Vamos dar uma olhada em como as funções e responsabilidades da equipe de operações de vendas se relacionam com cada uma dessas categorias:

1. Operações

Obviamente , as operações são uma responsabilidade fundamental da equipe de operações de vendas — está literalmente no nome .

Este é muito mais um caso de assumir tarefas administrativas e relacionadas a operações que, de outra forma, teriam que ser concluídas pela equipe de vendas da linha de frente, distraindo-os de seu foco principal.

Ao analisar dados e otimizar processos, os profissionais de operações de vendas estão bem posicionados para liderar a contratação, integração e desenvolvimento contínuo dos representantes de vendas.

Não apenas isso, mas uma vez que os representantes são estabelecidos em sua função, cabe às operações de vendas garantir que eles tenham o conhecimento e as habilidades para atingir suas metas.

As tarefas de operações de vendas baseadas em operações podem incluir:

• Contratação e integração da equipe de vendas da linha de frente
• Desenvolvimento de programas de treinamento de vendas
• Fornecendo inteligência de mercado
• Elaboração de contratos e acordos de nível de serviço

2. Desempenho

Esta é a verdadeira carne e bebida das operações de vendas: implementar fluxos de trabalho e remover ineficiências para impulsionar o desempenho de vendas.

Cada organização terá suas próprias metas e desafios relacionados ao desempenho, mas as responsabilidades típicas de operações de vendas neste estágio podem incluir:

• Criação e otimização de planos de incentivo e compensação de vendas.
• Identificar as principais métricas de vendas e acompanhar o desempenho.
• Implementação de novas metodologias e sistemas de gestão de leads.
• Comunicar e atualizar as melhores práticas de vendas.

3. Estratégia

A estratégia é um foco importante para as equipes de operações de vendas.

Tendo definido os objetivos de vendas de alto nível, eles precisam desenvolver uma estratégia de vendas – ou várias estratégias – que permitam que a função de vendas atinja essas metas.

As tarefas de operações de vendas estratégicas podem incluir:

• Análise de dados de vendas
• Planejamento de territórios de vendas
• Otimizando o processo de vendas
• Avaliação de novas tecnologias de vendas
• Concluindo previsões de vendas
• Definição de metas e KPIs

4. Tecnologia

Não é nenhum segredo que as vendas se tornaram cada vez mais tecnológicas .

Pesquisas da GetAccept e Pavilion descobriram que 97% das equipes de vendas usam pelo menos uma ferramenta de venda digital, com dois terços usando entre quatro e 10 ferramentas em suas pilhas de tecnologia de vendas.

Mas usar muitas ferramentas de vendas diferentes não é garantia de sucesso.

Sua pilha de tecnologia pode oferecer acesso incomparável a dados e insights, mas descobrir como usar todas essas plataformas diferentes leva tempo. E, como já discutimos, o tempo de um representante de vendas é um bem precioso.

Com isso em mente, cabe às operações de vendas identificar quando uma nova ferramenta é necessária, decidir qual plataforma melhor se adapta ao molde e gerenciar toda a pilha de vendas para eliminar a carga dos representantes da linha de frente.

Combinado, isso equivale a muitas responsabilidades, incluindo:

• Automatização de tarefas de vendas.
• Implementação e customização de um CRM.
• Identificar lacunas na pilha de tecnologia existente e avaliar opções adequadas.
• Garantir que aplicativos e ferramentas individuais estejam “jogando bem” juntos.

Operações de vendas versus capacitação de vendas: qual é a diferença?

Neste momento, você pode estar pensando:

“Todas essas coisas soam ótimas. Mas não é basicamente o mesmo que capacitação de vendas?”

Claro, há alguma sobreposição. Ambos desempenham um papel na melhoria da produtividade, no aumento da eficiência e no aumento da receita.

Mas as operações de vendas têm uma missão muito mais ampla do que a capacitação de vendas, na medida em que é mais apropriado pensar na capacitação de vendas como um elemento único das operações de vendas .

Os profissionais de operações de vendas adotam uma visão estratégica, analisando os dados para identificar áreas de melhoria. Depois de decidir sobre uma ação, a capacitação de vendas ajuda a entregá-la.

Por exemplo, digamos que metade de seus leads qualificados para vendas se inscreva para uma demonstração de produto ao vivo, mas apenas uma em cada 10 pessoas que assistem a uma demonstração acabam se tornando clientes pagantes.

Parece que há algo ineficiente acontecendo lá, certo?

As operações de vendas podem determinar que os representantes não estão adaptando efetivamente as demonstrações às necessidades de compradores individuais.

Eles entregariam suas descobertas à capacitação de vendas, que as usaria para criar um novo programa de treinamento sobre como preparar demonstrações personalizadas de produtos.

Esse é um cenário ideal, mas a relação entre operações de vendas e capacitação de vendas nem sempre é tão tranquila.

Com muitos cruzamentos em potencial, é importante dividir tarefas e responsabilidades entre as duas equipes, juntamente com metas e métricas individuais.

Também é uma jogada inteligente que ambas as equipes se reúnam regularmente para discutir suas prioridades atuais, ajudando-as a identificar possíveis pontos de atrito antes que eles surjam.

Estrutura da equipe de operações de vendas: como deve ser?

Até agora, deve estar claro que, para uma equipe de operações de vendas prosperar, ela deve ter amplas competências.

Requer a inteligência estratégica para planejar e implementar uma visão geral e objetivos, juntamente com as habilidades táticas para trazê-los à vida.

Por exemplo, a otimização do processo de vendas é uma atividade comum de operações de vendas.

Acertar envolve muito pensamento de alto nível para identificar como seu processo de vendas deve funcionar em um mundo ideal para entregar os melhores resultados possíveis. Mas também precisa de habilidades táticas e técnicas para implementar os processos e ferramentas necessários para fazer tudo acontecer.

O estabelecimento de metas é outro bom exemplo. O pensamento estratégico ajudará sua função de operações de vendas a escolher as métricas certas para atingir suas metas de receita, enquanto um foco tático ajudará você a criar as automações e analisar os dados para acompanhar o desempenho.

Como tal, contratar para sua equipe de operações de vendas significa procurar pessoas capazes de fazer as duas coisas ou fortes no lado tático ou estratégico.

Além dessas competências amplas, sua função de operações de vendas também deve ter várias habilidades mais granulares em várias funções diferentes.

Uma estrutura de equipe de operações de vendas bem-sucedida pode ser assim:

Representante de operações de vendas

A posição mais júnior na equipe de operações de vendas, o representante de operações de vendas é responsável por coisas como gerenciar a pilha de tecnologia de vendas e gerar relatórios.

Normalmente, com até dois anos de experiência em uma função semelhante, eles precisam de excelente atenção aos detalhes, fortes habilidades técnicas e pelo menos algum conhecimento de automação de vendas e marketing.

Analista de operações de vendas

Subindo na escala de experiência, um analista de operações de vendas geralmente tem mais de 3 anos de experiência em uma função de operações de vendas.

Envolvidos na otimização do processo de vendas por meio da organização e análise de dados, eles devem ser capazes de trabalhar em vários departamentos, incluindo marketing, análise e produto.

Os melhores analistas de operações de vendas podem usar Excel e ferramentas de inteligência de negócios em um nível avançado e devem ser fortes solucionadores de problemas que possam trabalhar de forma independente e proativa.

Mais felizes quando lidam com dados, eles devem estar totalmente à vontade com modelagem, mineração e gerenciamento de dados.

Gerente de operações de vendas

Como o título do cargo sugere, o gerente de operações de vendas supervisiona uma equipe de especialistas em operações de vendas (ou seja, representantes e analistas de operações de vendas).

Isso significa que habilidades de liderança adquiridas ao longo de vários anos em equipes de operações de vendas são necessárias.

O gerente de operações de vendas é o responsável final por construir um processo de vendas sem atritos, perfeitamente formulado para atingir as metas de receita da organização.

Com um profundo conhecimento das metodologias de vendas, o gerente de operações de vendas deve conhecer as vendas por dentro e por fora — desde como os processos de vendas funcionam até o que os representantes de suporte precisam para atingir sua cota.

Eles também precisarão de fortes habilidades de análise e modelagem de dados.

VP/diretor de operações de vendas

O diretor de operações de vendas é um visionário estratégico capaz de definir a visão e os principais objetivos da equipe de vendas.

Mas nem tudo é estratégia. De acordo com as competências essenciais da equipe de operações de vendas, eles também devem possuir as habilidades táticas (e técnicas) para construir modelos financeiros complexos, personalizar um CRM e usar software de automação de vendas.

Eles trabalham em estreita colaboração com a equipe de liderança sênior, relatando o progresso para otimizar o funil de vendas e impulsionar a produtividade de vendas. Isso requer excelentes habilidades de comunicação e apresentação.

Com uma especificação de trabalho tão exigente, o diretor de operações de vendas normalmente terá mais de 10 anos de operações de vendas, experiência em capacitação e vários cargos de liderança.

7 KPIs e métricas de operações de vendas para acompanhar

A configuração de um programa de operações de vendas exige tempo e esforço – sem mencionar dinheiro vivo e frio .

Então, como você pode dizer se tudo valeu a pena?

Simples: identificando e acompanhando os principais indicadores de desempenho.

As métricas “certas” variam de uma organização para outra. Afinal, as operações de vendas tratam de apoiar e capacitar a função de vendas para ser o melhor de si , e não há duas equipes de vendas exatamente iguais.

No entanto, estes são alguns dos KPIs e métricas de operações de vendas mais comumente rastreados:

1. Duração média do ciclo de vendas

O que é isso?

O tempo médio desde o primeiro momento em que sua equipe de vendas faz contato com um lead até o momento em que o negócio é fechado.

Por que isso Importa?

Esta é uma métrica chave de eficiência de vendas.

De um modo geral, a velocidade é boa .

Quanto mais rápido você mover leads pelo pipeline e transformá-los em clientes pagantes, mais cedo seus representantes poderão voltar sua atenção para o próximo cliente em potencial.

No entanto, não é a história completa. Você pode reduzir a duração do seu ciclo de vendas cortando seus preços, mas todas essas ofertas extras podem não gerar mais receita.

Em vez de buscar ganhos rápidos, sua melhor aposta é se concentrar no processo.

Você pode suavizar quaisquer lombadas que desviem os representantes de falar com os leads? Nesse caso, você deve ver a duração do seu ciclo de vendas reduzir ao longo do tempo.

2. Tempo gasto vendendo

O que é isso?

Simplificando, essa é a quantidade de tempo que os representantes gastam em possíveis atividades geradoras de receita – de reuniões presenciais a telefonemas, divulgação por e-mail e vendas sociais – em vez de tarefas administrativas, como atualizar o CRM e participar de sessões de treinamento.

Existem várias maneiras de rastrear essa métrica.

Indiscutivelmente a abordagem mais fácil – e mais básica – é perguntar aos seus representantes. Eles devem saber melhor do que ninguém quanto tempo gastam em administração.

E se eles sentirem que a carga de trabalho está diminuindo ao longo do tempo, é um bom sinal de que seu programa de operações de vendas está funcionando conforme o esperado.

Claro, esta não é a estratégia mais estanque. Os representantes podem ter interesse em exagerar quanto tempo gastam em tarefas que não geram receita; se eles estão perdendo cota, é fácil culpar tudo pelo volume de administração que eles precisam concluir.

Portanto, se você estiver procurando por uma abordagem mais sofisticada , convém acompanhar os níveis de atividade, como:

• Volumes diários de chamadas
• Volumes diários de e-mail
• Volumes de reuniões diárias/semanais

Embora isso ainda não seja uma ciência exata, se esses números estão subindo, é uma boa indicação de que seus esforços de eficiência e produtividade têm o efeito desejado.

Por que isso Importa?

Digamos que leve, em média, 30 horas do tempo de um representante de vendas para conseguir um negócio.

Você não preferiria que eles completassem essas 30 horas em uma quinzena em vez de um mês?

Em outras palavras, quanto mais tempo seus vendedores gastarem vendendo, menor será a duração do seu ciclo de vendas e mais negócios você poderá fechar em um determinado período.

3. Taxa de fechamento

O que é isso?

O número de negócios que você fecha, dividido pelo número de compradores em potencial para os quais você oferece.

Novamente, esta é uma grande métrica.

Não importa quão adequado seja o resto do seu ciclo de vendas se seus representantes simplesmente não conseguirem fechar o negócio.

Por outro lado, uma taxa de fechamento boa demais para ser verdade pode indicar que sua estratégia de preços não está correta. É melhor fechar 10 negócios a US$ 10.000 por mês do que 50 a US$ 1.000 por mês.

Por que isso Importa?

Quanto mais negócios você fechar, mais receita você gerará. Essa é a razão pela qual você construiu uma equipe de operações de vendas em primeiro lugar.

Mais especificamente, a taxa de fechamento alimenta praticamente todos os elementos das operações de vendas.

Já discutimos preços, mas também afeta tudo, desde a duração do seu processo de vendas até como você qualifica e pontua leads.

4. Taxa de realização da cota

O que é isso?

A proporção de representantes que atingiram ou ultrapassaram sua cota durante um determinado período de tempo.

Você gostaria de pensar que isso seria possível para todos os seus representantes, mas de acordo com a pesquisa do Sales Insight Lab, apenas um em cada quatro excedeu sua cota em 2021.

Por que isso Importa?

Tal como acontece com todas as outras métricas nesta lista, há mais na taxa de conquista de cotas do que aparenta.

Se 80% de seus representantes não atingirem a cota, seu julgamento rápido pode ser: precisamos de novos representantes .

Mas pode haver muito mais acontecendo aqui.

Talvez você não tenha implementado os programas de treinamento corretos. Talvez seus territórios de vendas não tenham sido divididos de forma justa. Talvez você esteja executando os incentivos de vendas errados.

Portanto, medir a taxa de conquista da cota uma vez não lhe dirá muito. Mas se você o acompanha regularmente e vê mais representantes atingindo a cota, é um sinal fantástico de que seu programa de capacitação de vendas está funcionando.

5. Custo de aquisição do cliente

O que é isso?

Os custos de todas as suas atividades de vendas e marketing, divididos pelo número de negócios que você fechou em um determinado período.

O custo de aquisição de clientes é uma excelente medida do sucesso das operações de vendas, porque é tudo uma questão de eficiência.

Seja direta ou indiretamente, as ações realizadas por sua equipe de operações de vendas devem se traduzir naturalmente em gastar menos tempo fechando cada negócio.

O que, por sua vez, deve significar um CAC menor.

Por que isso Importa?

Quanto menos custa adquirir um cliente, mais cedo essa conta se tornará lucrativa.

Em outras palavras, quanto menor o seu CAC, mais dinheiro você ganha com cada conta sem ter que aumentar sua retenção ou aumentar o tamanho médio do seu negócio.

O custo de aquisição de clientes se torna ainda mais importante à medida que sua empresa cresce.

Ainda é um grande negócio se você estiver fechando 10 negócios por mês – mas se você estiver fechando 100 ou 1.000, mesmo uma pequena diminuição no CAC pode ter um impacto enorme em seus resultados.

6. Tamanho médio do negócio

O que é isso?

Ao que parece, este é o valor monetário médio dos negócios que você fecha.

Calcule o tamanho médio dos negócios dividindo a receita total gerada de novos clientes em um determinado período e dividindo-a pelo número de negócios fechados nesse período.

Por que isso Importa?

Melhorar o tamanho médio do seu negócio é uma maneira (comparativamente) simples de gerar mais receita sem realmente vender para mais pessoas.

Pode levar apenas uma ou duas horas para convencer um comprador a comprar um produto adicional e complementar ou atualizar para um nível de produto superior.

Por outro lado, obter receita extra de um novo cliente em potencial pode levar semanas ou meses.

7. Precisão da previsão de vendas

O que é isso?

A precisão da previsão de vendas mede a diferença entre suas previsões anteriores e os resultados reais que você apresentou.

Novamente, existem várias maneiras de calculá-lo, mas (em nossa opinião) o melhor é o método de erro percentual . Isso involve:

• Subtraindo a receita prevista da receita real
• Dividindo o resultado pela receita real
• Multiplicando o resultado por 100

Portanto, se você previu US$ 100.000 em receita, mas alcançou apenas US$ 90.000, seu erro percentual seria de 10%.

Por que isso Importa?

Previsões de vendas precisas são uma dádiva de Deus para os tomadores de decisões estratégicas.

Se você puder dizer com confiança que gerará US$ 100.000 em receita no próximo trimestre, poderá comprar novas ferramentas e equipamentos de software, aumentar sua equipe, investir em seu produto... a lista continua.

Por outro lado, se suas previsões são tão precisas quanto ler folhas de chá ou pendurar um pedaço de alga do lado de fora de sua porta para prever o tempo, planejar o futuro se torna muito mais difícil.

5 prioridades imediatas para seu gerente de operações de vendas

Presumivelmente, sua equipe de operações de vendas está no estágio inicial (ou ainda pode ser uma invenção da sua imaginação).

Você sabe o que quer alcançar — um processo de vendas mais eficiente, uma equipe de vendas mais produtiva, mais negócios e receita — mas não sabe exatamente como chegar lá.

Lidar com essas cinco prioridades principais o ajudará a seguir na direção certa desde o primeiro dia:

1. Configure a análise

Um rápido “CTRL + F” (ou CMD + F, se você estiver no Mac) mostra que usamos a palavra “dados” 22 vezes neste artigo.

Isso não é porque não temos imaginação; é porque os dados são absolutamente críticos para o sucesso das operações de vendas.

Sem dados suficientes (dos certos ), sua equipe de operações de vendas não pode tomar as decisões necessárias para aprimorar seu processo de vendas e aumentar a eficiência.

Por esse motivo, faz sentido entregar a responsabilidade pela configuração da análise ao seu gerente de operações de vendas.

Parte desse processo será descobrir as perguntas que eles querem responder, como:

• O que nos custa adquirir um novo cliente?
• Quanto tempo leva para obter o negócio médio através da linha?
• Quantos leads se transformam em demonstrações de produtos e quantas demonstrações se transformam em vendas?
• Em que ponto do funil de vendas vemos mais vazamentos?
• Quais atividades consomem o tempo de vendas de nossos representantes?

Embora a configuração de análises seja uma prioridade imediata, reunir os dados para responder a essas perguntas e fazer alterações significativas em seu processo de vendas é uma jogada de longo prazo.

Não espere resultados da noite para o dia.

2. Descubra como atribuir leads

Antigamente, quase todas as organizações de vendas tinham uma equipe de vendas de campo.

Os territórios foram atribuídos a cada representante com base na área geográfica — Sergio, você pega o norte e o oeste; Pam, você cobre o sul e o leste.

Esse ainda é o caso de algumas equipes de vendas, mas para muitas, a tecnologia de vendas erradicou a necessidade de pés no chão.

Isso significa que não faz mais sentido atribuir leads cortando e cortando um mapa.

Não há uma maneira certa de descobrir quais representantes obtêm quais leads.

Você pode fazê-lo com base em pontos fortes. Por exemplo, um representante pode gostar de lidar com startups, enquanto outro prefere falar com compradores de nível empresarial.

Ou você pode fazer isso por setor, ponto problemático, canal, tipo de produto ou qualquer outra forma.

O fato é que seu gerente de operações de vendas precisa encontrar uma maneira justa de distribuir leads para que cada representante esteja bem posicionado para atingir a cota e alavancar seus pontos fortes.

3. Crie uma estrutura de comissões

Em algum momento, você precisará contratar mais alguns representantes ( mais sobre isso na próxima seção ).

Mas antes de chegar lá, você deve descobrir seus planos de remuneração.

A comissão não é a única maneira de motivar uma equipe de vendas.

Na verdade, a pesquisa mostra que um senso de propósito e a crença de que estão contribuindo para uma causa maior tem um impacto maior no esforço e no desempenho de um representante do que recompensas puramente financeiras.

No entanto, isso não significa que você pode ignorar a comissão. A gente tem que comer.

Sua estrutura de comissão deve ser baseada em recompensar os comportamentos certos – e seu gerente de operações de vendas está em melhor posição para entender como são esses comportamentos.

4. Destrua seu processo de vendas

Ok, “rasgar” soa dramático.

Mas é provável que seu processo atual simplesmente não seja adequado ao propósito.

Para muitas organizações, o processo de vendas se desenvolve organicamente, com pouco ou nenhum planejamento prévio.

Isso pode funcionar bem para pequenas empresas com equipes de vendas pequenas, mas quando você começa a escalar, um processo consistente e claramente definido é absolutamente crítico.

Sem julgamento de nós, no entanto: as operações de vendas são sobre soluções, não apontar o dedo.

Não deve demorar muito para seu gerente de operações de vendas identificar lacunas em seu processo de vendas que podem ser corrigidas imediatamente.

Ganhos mais substanciais exigirão que os dados sejam coletados e examinados ao longo de semanas ou meses para eliminar as ineficiências uma a uma.

5. Personalize seu CRM

Assim como seu processo de vendas, há uma boa chance de seu CRM não estar operando exatamente nos níveis ideais.

Você provavelmente estava com pressa para começar a usá-lo, o que significa que não gastou muito tempo descobrindo a melhor forma de usá-lo.

Não se preocupe: sua equipe de operações de vendas pode identificar falhas em sua abordagem atual e fazer as alterações necessárias para garantir que seus representantes obtenham o máximo benefício possível de seu CRM.

Quanto mais você personalizá-lo para as necessidades do seu negócio, mais útil ele será.

Não apenas isso, mas também pode aumentar sua produtividade de vendas.

7 melhores práticas para construir uma equipe de operações de vendas de alto desempenho

Sua função de operações de vendas está funcionando.

Você abordou as prioridades imediatas e posicionou a equipe para o sucesso.

Então, para onde você vai em seguida?

Siga estas práticas recomendadas para aumentar e fortalecer sua equipe de operações de vendas, dando a eles a melhor chance de fazer o que estão aqui para fazer: capacitar seus representantes da linha de frente para gerar mais receita.

1. Definir metas e responsabilidades de operações de vendas

As operações de vendas são uma função abrangente.

Pode haver qualquer número de prioridades de longo prazo.

Mas as áreas em que seu diretor de operações de vendas escolhe se concentrar podem não estar alinhadas com os objetivos da equipe de liderança sênior.

Portanto, o primeiro passo aqui é definir metas e responsabilidades claras para sua equipe de operações de vendas.

Outro benefício importante para isso: reduz as chances de atrito entre as operações de vendas e a capacitação de vendas, ajudando-os a trabalhar juntos para apoiar as vendas da linha de frente.

2. Escolha KPIs de operações de vendas relevantes

Já listamos alguns dos KPIs de operações de vendas mais comuns.

Em maior ou menor grau, você provavelmente vai querer prestar atenção em todos eles.

Mas os KPIs mais importantes naturalmente dependerão da missão abrangente de sua equipe de operações de vendas – que, por sua vez, dependerá das prioridades imediatas e de longo prazo do seu negócio.

Lutando com previsões de vendas instáveis? Concentre-se na precisão das previsões.

Lidando com fluxo de caixa ruim? Reduzir o custo de aquisição de clientes pode ajudar.

Perdendo impulso durante o ciclo de vendas? Concentre-se em encurtar o ciclo e aumentar o tempo gasto na venda.

3. Construa pontes entre as operações de vendas e os representantes da linha de frente

Seu programa de operações de vendas terá muito mais sucesso com a adesão de seus representantes de vendas.

Uma das melhores maneiras de construir relacionamentos mais fortes entre as duas funções é incentivar as operações de vendas a gastar tempo acompanhando os representantes.

Dessa forma, eles têm uma ideia mais clara dos desafios práticos que os vendedores da linha de frente enfrentam, o que pode resultar em alguns “ganhos rápidos” em termos de eficiência e produtividade.

Por exemplo, os representantes passam muito tempo procurando e digitando números de telefone? Investir em um discador automático é uma solução simples que pode ser implementada imediatamente.

Além disso, quanto mais tempo seus representantes e pessoal de vendas passarem juntos, mais pontos em comum eles encontrarão e melhor trabalharão juntos.

(Ou pelo menos essa é a ideia.)

4. Estabeleça uma única “fonte de verdade” em torno dos processos

A frase “processo de vendas” faz parecer uma “coisa” única e consistente.

Como todo representante segue exatamente o mesmo conjunto de ações com cada lead com quem fala.

Na realidade, esse simplesmente não é o caso de muitas organizações de vendas.

Os vendedores são competitivos e é comum que cada representante desenvolva sua fórmula.

Isso pode funcionar para eles, mas raramente é do melhor interesse da sua organização.

Encarregue sua equipe de operações de vendas com a criação de uma única “fonte de verdade” em torno de tarefas comuns de vendas e agrupe-as em um hub de conhecimento central.

Isso deve se tornar um elemento-chave do seu processo de integração ao contratar novos representantes.

5. Identifique as necessidades de treinamento

Em um mundo ideal, como seria sua equipe de vendas?

Quais habilidades hard e soft os ajudariam a se comunicar de forma mais eficaz com clientes em potencial e lançar seu produto?

Elabore uma lista de habilidades e características dos “sonhos” e, em seguida, mapeie-as em relação às habilidades e características reais dos seus representantes.

Quaisquer áreas que estejam faltando são uma oportunidade óbvia para treinamento.

Além disso, há uma forte probabilidade de sua equipe de operações de vendas querer implementar novos processos e ferramentas de software.

Novamente, seus representantes precisarão de treinamento para garantir que estão seguindo esses processos corretamente e fazendo o melhor uso possível das novas ferramentas à sua disposição.

6. Planeje a contratação e integração

De volta à lista dos sonhos de habilidades e características de vendas…

O treinamento ajudará a preencher algumas dessas lacunas de habilidades.

Mas, em alguns casos, sua única opção será trazer talentos externos.

Claro, essa não é a única razão pela qual você pode precisar considerar a contratação.

Se você estiver ampliando a função de vendas, precisará de mais recursos – o que normalmente significa contratar mais representantes.

Antes de entrar no mercado com uma vaga, construa seu processo de integração, levando em consideração todo o treinamento que um novo representante precisará para se atualizar.

7. Implemente a tecnologia de automação de vendas (com moderação)

De acordo com a McKinsey & Company, cerca de uma em cada três atividades relacionadas a vendas pode ser automatizada.

Imagine quantos recursos você poderia desbloquear liberando seus representantes da linha de frente de todas essas tarefas automatizáveis?

Não é de admirar, então, que os adotantes da automação de vendas relatem consistentemente:

• Aumento no tempo de atendimento ao cliente
• Maior satisfação do cliente
• Melhorias de eficiência de 10% - 15%
• Potencial de aumento de vendas de até 10%

Em suma, qualquer atividade que possa ser automatizada deve ser automatizada.

Isso não apenas aumentará o tempo gasto pelos seus representantes com vendas, mas também tornará a vida deles muito mais agradável, eliminando todo esse trabalho tedioso.

No entanto, é importante notar que mais automação =/= mais ferramentas.

Idealmente, você encontrará uma ou duas ferramentas capazes de automatizar tudo.

Se seus representantes precisam navegar em uma dúzia de plataformas diferentes para fazer seu trabalho, você corre o risco de perder todos os benefícios de eficiência da automação.

Na verdade, eles podem gastar mais tempo aprendendo e usando todas essas plataformas do que gastariam apenas fazendo a tarefa sozinhos.

5 ferramentas de software obrigatórias para equipes de operações de vendas

Desde a automação de tarefas de vendas repetitivas e trabalhosas até a coleta de dados e a visualização de territórios de vendas, o software desempenha um papel importante na vida de uma equipe de operações de vendas.

Mas, como já observamos, muitas ferramentas são ruins , então vale a pena ser seletivo.

Com isso em mente, aqui está a nossa escolha de cinco ferramentas de software de operações de vendas obrigatórias:

1. Carregar

• O que isso faz? Automação de vendas e marketing
• Qual é o custo? A partir de $ 49 por mês; oferece um teste gratuito de 14 dias

O Encharge automatiza as tarefas de vendas em toda a sua pilha de tecnologia de marketing e permite um alinhamento mais próximo entre as equipes de vendas e marketing.

É a única solução de automação de marketing que se integra nativamente aos aplicativos que seus representantes de vendas usam diariamente.

Desbloqueie todo o potencial do CRM gratuito da HubSpot criando jornadas de usuário altamente personalizadas no Encharge e unifique suas operações de vendas e marketing por meio da integração bidirecional com o Salesforce.

2. InsightSquared

• O que isso faz? Previsão e análise de vendas
• Qual é o custo? Preços personalizados

O InsightSquared é uma poderosa plataforma de análise e previsão de vendas que garante que seu pessoal de operações de vendas tenha todos os dados necessários para tomar decisões estratégicas mais inteligentes.

Os funis de vendas podem ser visualizados por empresa, linha de produtos, período e representante individual, ajudando você a acompanhar o desempenho e identificar tendências para impulsionar a eficiência das vendas.

O melhor de tudo é que ele reúne dados de todas as suas diferentes fontes, permitindo que as operações de vendas analisem todo o pipeline em qualquer dimensão a partir de uma única plataforma.

3. Coletivo[i]

• O que isso faz? Entrada e previsão automatizadas de dados de CRM
• Qual é o custo? A pedido

Collective[i] positions itself as an AI-driven B2B sales platform.

Its proprietary technology captures every interaction between your sales team and prospective customers and automatically records it in your CRM — even if your reps don't have a CRM license.

What's more, it updates sales forecasts on a daily basis using data and external network factors, helping you make faster predictions with greater confidence.

4. CaptivateIQ

• What does it do? Sales commission planning and tracking
• What does it cost? On request

Incentive planning is a key element of sales operations, so you need a tool that lets your sales ops team plan and track commissions.

CaptivateIQ could be that tool. It allows sales ops managers to calculate all elements of remuneration — from base salaries and commissions to bonuses and other incentives — for individual reps, and is capable of automatically calculating commissions on the fly by pulling data from any source.

5. eSpatial

• What does it do? Sales territory design
• What does it cost? From $1,495 per year; offers a free trial

Claiming to boost revenue by up to 12%, slash territory alignment administration by 50%, and drive sales effectiveness with 30% more selling time, eSpatial describes itself as a sales optimization mapping solution.

Its territory planning tools allow sales ops to create territories using advanced algorithms that quickly eliminate overlap.

Different alignment scenarios can be compared before you roll them out, helping sales operations to assign territories that are fair to your reps and give you the best chance of hitting your revenue targets.

Let Encharge support your sales operations strategy

Building a sales operations team from the ground up isn't an overnight process.

From structuring the team to hiring the right talent to setting the most appropriate objectives and metrics, it's a lot of work.

But the rewards are huge.

Greater sales productivity. Fewer blockages in the sales pipeline. More time spent selling. A higher close rate and lower acquisition costs.

All of which means more revenue .

Encharge can help you get there by joining up your entire sales and marketing stack without requiring any support from developers.

Automate your tools, streamline your sales and marketing process, and empower your reps to spend more time on high-value, revenue-generating activities. If that all sounds too good to be true, see for yourself by signing up for your 14-day free trial.