Operaciones de Ventas: Absolutamente Todo lo que Necesitas Saber

Las ventas deberían ser tan simples.

Paso 1: encuentre personas con un desafío comercial específico.

Paso 2: comuníquese con ellos o agréguelos a través del marketing entrante y explíqueles cómo su producto proporciona la solución.

Paso 3: BENEFICIO!!!

Pero con una audiencia cada vez más escéptica, ciclos de ventas cada vez más largos y el surgimiento de tecnologías y herramientas de ventas cada vez más complejas, es todo menos fácil.

De hecho, la investigación de Sales Insights Lab encontró que las tres quintas partes de los vendedores creen que vender es más difícil o mucho más difícil que hace cinco años.

Por lo tanto, no sorprende que solo uno de cada cuatro representantes excediera su cuota en 2021 .

Ahí es donde entran las operaciones de venta.

El equipo de operaciones de ventas brinda a los vendedores de primera línea la mejor oportunidad de éxito al proporcionar datos, conocimientos y mucho más.

En esta guía, explicaremos qué son las operaciones de ventas, por qué las necesita y cómo implementarlas en su negocio.

¿Qué son las operaciones de venta?

Las operaciones de ventas son una unidad comercial que ayuda a las organizaciones a lograr sus objetivos de ventas al permitir que los representantes de ventas de primera línea vendan de manera más rápida e inteligente.

Con un enfoque amplio que cubre las líneas superiores e inferiores del rendimiento comercial, se ha convertido en un engranaje clave en una máquina de ventas bien engrasada.

Mediante el empleo de una variedad de tácticas, desde la implementación de programas de capacitación hasta la implementación de nuevas herramientas de software, los líderes de operaciones de ventas brindan a los equipos de ventas el ancho de banda para concentrarse en la importante tarea de vender .

Eso es importante, ya que el vendedor promedio dedica casi dos tercios de su tiempo a actividades que no generan ingresos.

Pero a pesar de la gran cantidad de tácticas y métodos que pueden emplear, las operaciones de venta no consisten en lanzar un millón de dardos a un tablero y ver qué pega.

Quizás más que nada, se trata de traer un sistema lógico y consistente a las ventas, que cubra todo, desde la estrategia de ventas de alto nivel hasta la capacitación y la tecnología para unirlo todo.

¿Por qué son importantes las operaciones de venta?

Es posible que tenga los mejores representantes de ventas del mundo.

El tipo de gente que podría venderle agua salada a un pulpo.

Pero si no tienen las herramientas y los procesos para concentrarse en lo que mejor saben hacer, no generarán los ingresos necesarios para impulsar su negocio.

Pedirle a los equipos de ventas de primera línea que hagan todo eso por sí mismos es un mal uso de un recurso vital (y limitado).

Sería como pagarle a Tom Brady para que planee los arreglos de viaje y alojamiento de los Bucs.

El equipo de operaciones de ventas se asegura de que sus representantes de ventas:

• Pasar la mayor parte de su tiempo donde más se necesita.
• Vaya a cada interacción de ventas equipado con todos los datos, herramientas y contenido que requieren para construir relaciones más sólidas y hacer avanzar a los clientes potenciales por el embudo de ventas.

La evidencia sugiere que la gente de operaciones de ventas es muy buena en lo que hace.

Según el informe State of Sales de Salesforce, el 89% de los vendedores cree que las operaciones de ventas juegan un papel crucial en el crecimiento del negocio.

Por lo tanto, no sorprende ver que su función se expande, ya que más de la mitad de los profesionales de operaciones de ventas informan una mayor participación en la planificación de estrategias de ventas, el análisis del rendimiento de ventas, la coordinación de estrategias de ventas y la gestión de tecnología de ventas.

¿Cuáles son las funciones y responsabilidades del equipo de operaciones de ventas?

Todas las operaciones de ventas comparten un objetivo unificado: ayudar a los representantes de primera línea a vender de manera más eficiente y eficaz.

Los métodos y estrategias que emplean para lograr ese objetivo variarán naturalmente de una organización a otra, en función de varios factores, desde el tamaño de su equipo de ventas hasta su madurez digital y los territorios o mercados a los que sirve. Pero generalmente caen en una de cuatro categorías:

• Operaciones
• Actuación
• Estrategia
• Tecnología

Echemos un vistazo a cómo los roles y responsabilidades del equipo de operaciones de ventas se relacionan con cada una de esas categorías:

1. Operaciones

Obviamente , las operaciones son una responsabilidad clave del equipo de operaciones de ventas: está literalmente en el nombre .

Se trata en gran medida de asumir las tareas relacionadas con la administración y las operaciones que, de lo contrario, tendrían que ser completadas por el equipo de ventas de primera línea, distrayéndolos de su enfoque principal.

Mediante el análisis de datos y la optimización de procesos, los profesionales de operaciones de ventas están bien posicionados para liderar la contratación, la incorporación y el desarrollo continuo de los representantes de ventas.

No solo eso, sino que una vez que los representantes están establecidos en su rol, depende de las operaciones de ventas asegurarse de que tengan el conocimiento y las habilidades para alcanzar sus objetivos.

Las tareas de operaciones de ventas basadas en operaciones pueden incluir:

• Contratación e incorporación de personal de ventas de primera línea
• Desarrollo de programas de formación en ventas.
• Proporcionar inteligencia de mercado
• Redacción de contratos y acuerdos de nivel de servicio

2. Rendimiento

Esta es la verdadera carne y bebida de las operaciones de ventas: implementar flujos de trabajo y eliminar ineficiencias para impulsar el rendimiento de las ventas.

Cada organización tendrá sus propios objetivos y desafíos relacionados con el desempeño, pero las responsabilidades típicas de las operaciones de ventas en esta etapa podrían incluir:

• Creación y optimización de planes de compensación e incentivos de ventas.
• Identificación de métricas de ventas clave y seguimiento del rendimiento.
• Implementación de nuevas metodologías y sistemas de gestión de leads.
• Comunicar y actualizar las mejores prácticas de ventas.

3. Estrategia

La estrategia es un enfoque importante para los equipos de operaciones de ventas.

Habiendo definido los objetivos de ventas de alto nivel, necesitan desarrollar una estrategia de ventas, o múltiples estrategias, que permitan que la función de ventas logre esos objetivos.

Las tareas estratégicas de operaciones de ventas pueden incluir:

• Análisis de datos de ventas
• Planificación de territorios de ventas
• Optimización del proceso de ventas.
• Evaluación de nuevas tecnologías de ventas.
• Completar pronósticos de ventas
• Establecimiento de objetivos y KPI

4. Tecnología

No es ningún secreto que las ventas se han vuelto cada vez más tecnológicas .

La investigación de GetAccept y Pavilion encontró que el 97% de los equipos de ventas usan al menos una herramienta de venta digital, y dos tercios usan entre cuatro y 10 herramientas en sus pilas de tecnología de ventas.

Pero usar muchas herramientas de ventas diferentes no es garantía de éxito.

Su pila de tecnología puede ofrecer un acceso sin igual a datos e información, pero descubrir cómo usar todas esas plataformas diferentes lleva tiempo. Y, como ya hemos discutido, el tiempo de un representante de ventas es un bien preciado.

Con eso en mente, depende de las operaciones de ventas identificar cuándo se requiere una nueva herramienta, decidir qué plataforma se adapta mejor al molde y administrar toda la pila de ventas para eliminar la carga de los representantes de primera línea.

Combinado, eso equivale a una gran cantidad de responsabilidades, que incluyen:

• Automatización de tareas de venta.
• Implementación y personalización de un CRM.
• Identificar brechas en la pila tecnológica existente y evaluar las opciones adecuadas.
• Garantizar que las aplicaciones y herramientas individuales "jueguen bien" juntas.

Operaciones de ventas frente a habilitación de ventas: ¿cuál es la diferencia?

En este punto, usted podría estar pensando:

“Todo esto suena genial. Pero, ¿no es básicamente lo mismo que la habilitación de ventas?”

Claro, hay algo de superposición. Ambos desempeñan un papel en la mejora de la productividad, el impulso de la eficiencia y el aumento de los ingresos.

Pero las operaciones de ventas tienen un alcance mucho más amplio que la habilitación de ventas, en la medida en que es más apropiado pensar en la habilitación de ventas como un elemento único de las operaciones de ventas .

Los profesionales de operaciones de ventas adoptan una visión estratégica, profundizando en los datos para identificar áreas de mejora. Una vez que han decidido una acción, la habilitación de ventas ayuda a entregarla.

Por ejemplo, digamos que la mitad de sus clientes potenciales calificados para ventas se registran para una demostración de producto en vivo, pero solo una de cada 10 personas que ven una demostración terminan convirtiéndose en clientes de pago.

Parece que hay algo ineficiente pasando allí, ¿verdad?

Las operaciones de ventas pueden determinar que los representantes no están adaptando las demostraciones de manera efectiva a las necesidades de los compradores individuales.

Entregarían sus hallazgos a la habilitación de ventas, que los usaría para crear un nuevo programa de capacitación sobre cómo preparar demostraciones de productos personalizadas.

Ese es un escenario ideal, pero la relación entre las operaciones de ventas y la habilitación de ventas no siempre es tan fluida.

Con muchos cruces potenciales, es importante dividir tareas y responsabilidades entre los dos equipos, junto con objetivos y métricas individuales.

También es una jugada inteligente que ambos equipos se reúnan regularmente para discutir sus prioridades actuales, lo que les ayuda a identificar posibles puntos de fricción antes de que surjan.

Estructura del equipo de operaciones de ventas: ¿cómo debería ser?

A estas alturas, debería quedar claro que para que un equipo de operaciones de ventas prospere, debe tener amplias competencias.

Requiere la inteligencia estratégica para planificar e implementar una visión y objetivos generales, junto con las habilidades tácticas para darles vida.

Por ejemplo, la optimización del proceso de ventas es una actividad común de operaciones de ventas.

Hacerlo bien implica mucho pensamiento de alto nivel para identificar cómo debería funcionar su proceso de ventas en un mundo ideal para ofrecer los mejores resultados posibles. Pero también necesita habilidades tácticas y técnicas para implementar los procesos y las herramientas necesarias para que todo suceda.

El establecimiento de metas es otro buen ejemplo. El pensamiento estratégico ayudará a su función de operaciones de ventas a elegir las métricas correctas para lograr sus objetivos de ingresos, mientras que un enfoque táctico lo ayudará a construir las automatizaciones y analizar los datos para realizar un seguimiento del rendimiento.

Como tal, contratar para su equipo de operaciones de ventas significa buscar personas capaces de hacer ambas cosas o fuertes en los lados táctico o estratégico.

Más allá de esas amplias competencias, su función de operaciones de ventas también debe tener un montón de habilidades más granulares en un puñado de roles diferentes.

Una estructura de equipo de operaciones de ventas exitosa podría verse así:

representante de operaciones de ventas

El puesto más joven en el equipo de operaciones de ventas, el representante de operaciones de ventas es responsable de cosas como administrar la pila de tecnología de ventas y generar informes.

Por lo general, con hasta dos años de experiencia en un puesto similar, necesitan una excelente atención a los detalles, sólidas habilidades técnicas y al menos algún conocimiento de automatización de ventas y marketing.

analista de operaciones de ventas

Al ascender en la escala de experiencia, un analista de operaciones de ventas generalmente tiene más de 3 años de experiencia en un rol de operaciones de ventas.

Involucrados en la optimización del proceso de ventas a través de la organización y el análisis de datos, deben ser capaces de trabajar en múltiples departamentos, incluidos marketing, análisis y productos.

Los mejores analistas de operaciones de ventas pueden usar Excel y herramientas de inteligencia empresarial a un nivel avanzado y deben ser buenos solucionadores de problemas que puedan trabajar de forma independiente y proactiva.

Más felices cuando están hasta los codos en datos, deben sentirse totalmente cómodos con el modelado, la minería y la gestión de datos.

gerente de operaciones de ventas

Como sugiere su título de trabajo, el gerente de operaciones de ventas supervisa un equipo de especialistas en operaciones de ventas (es decir, representantes y analistas de operaciones de ventas).

Eso significa que son necesarias las habilidades de liderazgo obtenidas durante varios años en los equipos de operaciones de ventas.

El gerente de operaciones de ventas es el responsable final de crear un proceso de ventas sin fricciones que esté perfectamente formulado para lograr los objetivos de ingresos de la organización.

Con una comprensión profunda de las metodologías de ventas, el gerente de operaciones de ventas debe conocer las ventas por dentro y por fuera, desde cómo funcionan los procesos de ventas hasta qué representantes de soporte necesitan para alcanzar su cuota.

También necesitarán sólidas habilidades de análisis de datos y modelado.

Vicepresidente/director de operaciones de ventas

El director de operaciones de ventas es un visionario estratégico capaz de definir la visión y los objetivos clave del equipo de ventas.

Pero no todo es estrategia. De acuerdo con las competencias básicas del equipo de operaciones de ventas, también deben poseer las habilidades tácticas (y técnicas) para crear modelos financieros complejos, personalizar un CRM y utilizar software de automatización de ventas.

Trabajan en estrecha colaboración con el equipo de liderazgo senior, informando sobre el progreso hacia la optimización del embudo de ventas y el impulso de la productividad de ventas. Eso requiere excelentes habilidades de comunicación y presentación.

Con una especificación de trabajo tan exigente, el director de operaciones de ventas generalmente tendrá más de 10 años de operaciones de ventas, experiencia en habilitación y varios puestos de liderazgo.

7 operaciones de ventas KPI y métricas para seguir

Establecer un programa de operaciones de ventas requiere tiempo y esfuerzo, sin mencionar el dinero en efectivo .

Entonces, ¿cómo puedes saber si todo ha valido la pena?

Simple: mediante la identificación y el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento.

Las métricas "correctas" variarán de una organización a otra. Después de todo, las operaciones de ventas consisten en apoyar y potenciar la función de ventas para que sea lo mejor posible , y no hay dos equipos de ventas exactamente iguales.

Sin embargo, estos son algunos de los KPI y métricas de operaciones de ventas más comúnmente rastreados:

1. Duración promedio del ciclo de ventas

¿Qué es?

El tiempo promedio desde el primer momento en que su equipo de ventas se pone en contacto con un cliente potencial hasta el momento en que se cierra el trato.

¿Por qué eso importa?

Esta es una métrica clave de eficiencia de ventas.

En términos generales, la velocidad es buena .

Cuanto más rápido mueva a los clientes potenciales a través de la canalización y los convierta en clientes de pago, antes podrán sus representantes dirigir su atención al próximo cliente potencial.

Sin embargo, no es la historia completa. Podría reducir la duración de su ciclo de ventas reduciendo sus precios, pero es posible que todas esas ofertas adicionales no generen más ingresos.

En lugar de buscar ganancias rápidas, su mejor opción es concentrarse en el proceso.

¿Puede suavizar los obstáculos que impiden que los representantes hablen con los clientes potenciales? Si es así, debería ver que la duración de su ciclo de ventas se reduce con el tiempo.

2. Tiempo dedicado a vender

¿Qué es?

En pocas palabras, esta es la cantidad de tiempo que los representantes dedican a posibles actividades generadoras de ingresos, desde reuniones cara a cara hasta llamadas telefónicas, correo electrónico y ventas sociales, en lugar de tareas administrativas, como actualizar el CRM y asistir a sesiones de capacitación.

Hay varias formas de realizar un seguimiento de esta métrica.

Podría decirse que el enfoque más fácil y básico es preguntar a sus representantes. Deberían saber mejor que nadie cuánto tiempo dedican a la administración.

Y si sienten que la carga de trabajo se está reduciendo con el tiempo, es una buena señal de que su programa de operaciones de ventas está funcionando según lo previsto.

Por supuesto, esta no es la estrategia más segura. Los representantes pueden tener un interés personal en exagerar cuánto tiempo dedican a tareas que no generan ingresos; si les falta cuota, es fácil echarle la culpa al volumen de administración que tienen que completar.

Entonces, si está buscando un enfoque más sofisticado , querrá realizar un seguimiento de los niveles de actividad, como:

• Volúmenes diarios de llamadas
• Volúmenes diarios de correo electrónico
• Volúmenes de reuniones diarias/semanales

Si bien esto todavía no es una ciencia exacta, si esos números aumentan, es una buena indicación de que sus esfuerzos de eficiencia y productividad tienen el efecto deseado.

¿Por qué eso importa?

Digamos que se necesitan, en promedio, 30 horas del tiempo de un representante de ventas para cerrar un trato.

¿No preferirías que completaran esas 30 horas en una quincena en lugar de un mes?

En otras palabras, cuanto más tiempo dediquen sus vendedores a vender, menor será la duración de su ciclo de ventas y más tratos podrá cerrar en un período determinado.

3. Tasa de cierre

¿Qué es?

El número de tratos que cierra, dividido por el número de compradores potenciales a los que se dirige.

Una vez más, esta es una gran métrica.

No importa qué tan adecuado sea el resto de su ciclo de ventas si sus representantes simplemente no pueden cerrar el trato.

Por el contrario, una tasa de cierre que es demasiado buena para ser verdad podría indicar que su estrategia de precios no es del todo correcta. Es mejor cerrar 10 tratos a $10,000 al mes que 50 a $1,000 al mes.

¿Por qué eso importa?

Cuantas más operaciones cierre, más ingresos generará. Esa es la razón principal por la que creó un equipo de operaciones de ventas en primer lugar.

Más específicamente, la tasa de cierre alimenta prácticamente todos los elementos de las operaciones de ventas.

Ya hemos discutido los precios, pero también afectan todo, desde la duración de su proceso de ventas hasta cómo califica y califica a los clientes potenciales.

4. Tasa de cumplimiento de cuotas

¿Qué es?

La proporción de representantes que alcanzaron o superaron su cuota durante un período de tiempo determinado.

Le gustaría pensar que eso sería factible para cada uno de sus representantes, pero según una investigación de Sales Insight Lab, solo uno de cada cuatro superó su cuota en 2021.

¿Por qué eso importa?

Al igual que con todas las demás métricas de esta lista, hay más en la tasa de cumplimiento de cuotas de lo que parece.

Si el 80 % de sus representantes no cumplen con la cuota, su juicio rápido podría ser: necesitamos nuevos representantes .

Pero podría haber mucho más sucediendo aquí.

Tal vez no haya implementado los programas de capacitación adecuados. Tal vez sus territorios de ventas no se hayan dividido de manera justa. Tal vez esté ejecutando los incentivos de ventas equivocados.

Por lo tanto, medir la tasa de cumplimiento de la cuota una vez no le dirá mucho. Pero si realiza un seguimiento regular y ve que más representantes alcanzan la cuota, es una señal fantástica de que su programa de habilitación de ventas está funcionando.

5. Costo de adquisición de clientes

¿Qué es?

Los costos de toda su actividad de ventas y marketing, divididos por la cantidad de acuerdos que cerró durante un período determinado.

El costo de adquisición de clientes es una excelente medida del éxito de las operaciones de ventas porque se trata de eficiencia.

Ya sea directa o indirectamente, las acciones realizadas por su equipo de operaciones de ventas deberían traducirse naturalmente en dedicar menos tiempo a cerrar cada trato.

Lo que, a su vez, debería significar un CAC más bajo.

¿Por qué eso importa?

Cuanto menos cueste adquirir un cliente, antes se volverá rentable esa cuenta.

En otras palabras, cuanto menor sea su CAC, más dinero ganará con cada cuenta sin tener que aumentar su retención o aumentar el tamaño promedio de su operación.

El costo de adquisición de clientes se vuelve aún más importante a medida que su empresa crece.

Todavía es un gran problema si está cerrando 10 negocios al mes, pero si está cerrando 100 o 1,000, incluso una pequeña disminución en el CAC puede tener un impacto enorme en su resultado final.

6. Tamaño promedio de la transacción

¿Qué es?

Tal como suena, este es el valor monetario promedio de las transacciones que cierra.

Calcule el tamaño promedio de los negocios dividiendo los ingresos totales generados por los nuevos clientes en un período de tiempo determinado y luego dividiéndolo por la cantidad de negocios cerrados en ese período.

¿Por qué eso importa?

Mejorar el tamaño promedio de su negocio es una forma (relativamente) simple de generar más ingresos sin vender realmente a más personas.

Puede que solo lleve una o dos horas convencer a un comprador de que compre un producto complementario adicional o actualice a un nivel de producto superior.

Por el contrario, obtener ingresos adicionales de un cliente potencial nuevo puede llevar semanas o meses.

7. Precisión del pronóstico de ventas

¿Qué es?

La precisión de los pronósticos de ventas mide la diferencia entre sus pronósticos anteriores y los resultados del mundo real que entregó.

Una vez más, hay varias formas de calcularlo, pero (desde nuestro punto de vista) la mejor es el método del porcentaje de error . Esto involucra:

• Restar los ingresos previstos de los ingresos reales
• Dividiendo el resultado por los ingresos reales
• Multiplicando el resultado por 100

Entonces, si pronosticó $ 100,000 en ingresos pero solo logró $ 90,000, su porcentaje de error sería del 10%.

¿Por qué eso importa?

Los pronósticos de ventas precisos son una bendición para los tomadores de decisiones estratégicas.

Si puede decir con confianza que generará $100,000 en ingresos durante el próximo trimestre, puede comprar nuevas herramientas y equipos de software, hacer crecer su equipo, invertir en su producto... y la lista continúa.

Por otro lado, si sus pronósticos son tan precisos como leer hojas de té o colgar un trozo de alga afuera de su puerta para predecir el clima, planificar para el futuro se vuelve mucho más difícil.

5 prioridades inmediatas para su gerente de operaciones de ventas

Presumiblemente, su equipo de operaciones de ventas se encuentra en la etapa inicial (o aún podría ser producto de su imaginación).

Sabe lo que quiere lograr: un proceso de ventas más eficiente, un equipo de ventas más productivo, más negocios e ingresos, pero no sabe exactamente cómo llegar allí.

Abordar estas cinco prioridades clave lo ayudará a avanzar en la dirección correcta desde el primer día:

1. Configurar análisis

Un rápido "CTRL + F" (o CMD + F, si está en Mac) muestra que hemos usado la palabra "datos" 22 veces en este artículo.

Eso no es porque no tengamos imaginación; es porque los datos son absolutamente críticos para el éxito de las operaciones de ventas.

Sin suficientes datos (de la derecha ), su equipo de operaciones de ventas no puede tomar las decisiones necesarias para mejorar su proceso de ventas e impulsar la eficiencia.

Por esa razón, tiene sentido transferir la responsabilidad de la configuración de análisis a su gerente de operaciones de ventas.

Parte de este proceso consistirá en descubrir las preguntas que quieren responder, como:

• ¿Cuánto nos cuesta adquirir un nuevo cliente?
• ¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el trato promedio a través de la línea?
• ¿Cuántos clientes potenciales se convierten en demostraciones de productos y cuántas demostraciones se convierten en ventas?
• ¿En qué parte del embudo de ventas vemos la mayor cantidad de fugas?
• ¿Qué actividades consumen el tiempo que nuestros representantes dedican a vender?

Si bien la configuración de análisis es una prioridad inmediata, la recopilación de datos para responder esas preguntas y realizar cambios significativos en su proceso de ventas es un juego a largo plazo.

No esperes resultados de la noche a la mañana.

2. Descubra cómo asignar clientes potenciales

En los viejos tiempos, casi todas las organizaciones de ventas tenían un equipo de ventas de campo.

Se asignaron territorios a cada representante según el área geográfica: Sergio, tomas el norte y el oeste; Pam, tú cubres el sur y el este.

Ese sigue siendo el caso para algunos equipos de ventas, pero para muchos, la tecnología de ventas ha erradicado la necesidad de tener los pies sobre la tierra.

Esto significa que ya no tiene sentido asignar prospectos cortando y rebanando un mapa.

No existe una forma correcta de averiguar qué representantes obtienen qué clientes potenciales.

Podrías hacerlo en base a tus fortalezas. Por ejemplo, un representante puede disfrutar tratando con nuevas empresas, mientras que otro prefiere hablar con compradores de nivel empresarial.

O puede hacerlo por industria, punto de dolor, canal, tipo de producto o cualquier otra forma.

El hecho es que su gerente de operaciones de ventas necesita encontrar una manera justa de distribuir los clientes potenciales para que cada representante esté bien ubicado para alcanzar la cuota y aprovechar sus fortalezas.

3. Construya una estructura de comisiones

En algún momento, deberá contratar más representantes ( más sobre esto en la siguiente sección ).

Pero antes de llegar allí, debe averiguar sus planes de remuneración.

La comisión no es la única forma de motivar a un equipo de ventas.

De hecho, la investigación muestra que un sentido de propósito y la creencia de que están contribuyendo a una causa mayor tiene un mayor impacto en el esfuerzo y el desempeño de un representante que las recompensas puramente financieras.

Sin embargo, eso no significa que pueda pasar por alto la comisión. La gente tiene que comer.

Su estructura de comisiones debe basarse en recompensar los comportamientos correctos, y su gerente de operaciones de ventas es el mejor ubicado para comprender cómo son esos comportamientos.

4. Rompa su proceso de ventas

Bien, "rompe" suena dramático.

Pero es probable que su proceso actual simplemente no sea adecuado para su propósito.

Para muchas organizaciones, el proceso de ventas se desarrolla orgánicamente, con poca o ninguna planificación previa.

Eso podría funcionar bien para pequeñas empresas con pequeños equipos de ventas, pero una vez que comience a escalar, un proceso consistente y claramente definido es absolutamente crítico.

Sin embargo, no emitimos ningún juicio: las operaciones de ventas se tratan de soluciones, no de señalar con el dedo.

Su gerente de operaciones de ventas no debería tardar mucho en identificar las brechas en su proceso de ventas que se pueden reparar de inmediato.

Las ganancias más sustanciales requerirán la recopilación y el análisis de datos durante semanas o meses para eliminar las ineficiencias una por una.

5. Personaliza tu CRM

Al igual que su proceso de ventas, es muy probable que su CRM no esté funcionando exactamente a niveles óptimos.

Probablemente tenía prisa por comenzar a usarlo, lo que significa que no dedicó mucho tiempo a descubrir la mejor manera de usarlo.

No se preocupe: su equipo de operaciones de ventas puede identificar fallas en su enfoque actual y realizar los cambios necesarios para garantizar que sus representantes obtengan el máximo beneficio posible de su CRM.

Cuanto más lo personalice según las necesidades de su negocio, más útil será.

No solo eso, sino que puede impulsar su productividad de ventas por las nubes.

7 prácticas recomendadas para crear un equipo de operaciones de ventas de alto rendimiento

Su función de operaciones de ventas está funcionando.

Ha abordado las prioridades inmediatas y posicionado al equipo para el éxito.

Entonces, ¿adónde vas después?

Siga estas mejores prácticas para hacer crecer y fortalecer su equipo de operaciones de ventas, brindándoles la mejor oportunidad de hacer lo que están aquí para hacer: capacitar a sus representantes de primera línea para generar más ingresos.

1. Defina los objetivos y responsabilidades de las operaciones de ventas

Las operaciones de ventas son una función de amplio alcance.

Podría haber cualquier número de prioridades a largo plazo.

Sin embargo, es posible que las áreas en las que su director de operaciones de ventas elija enfocarse no se alineen con los objetivos del equipo de liderazgo sénior.

Entonces, el primer paso aquí es establecer metas y responsabilidades claras para su equipo de operaciones de ventas.

Otro beneficio clave de esto: reduce las posibilidades de fricción entre las operaciones de ventas y la habilitación de ventas, ayudándolos a trabajar juntos para respaldar las ventas de primera línea.

2. Elija los KPI de operaciones de ventas relevantes

Ya hemos enumerado algunos de los KPI de operaciones de ventas más comunes.

En mayor o menor medida, es probable que desee prestar atención a todos ellos.

Pero los KPI más importantes naturalmente dependerán de la misión general de su equipo de operaciones de ventas, que, a su vez, dependerá de las prioridades inmediatas y a largo plazo de su negocio.

¿Luchando con previsiones de ventas inestables? Concéntrese en la precisión del pronóstico.

¿Está lidiando con un flujo de efectivo deficiente? Reducir su costo de adquisición de clientes podría ayudar.

¿Está perdiendo impulso durante el ciclo de ventas? Concéntrese en acortar el ciclo y aumentar el tiempo de venta.

3. Construya puentes entre las operaciones de ventas y los representantes de primera línea

Su programa de operaciones de ventas será mucho más exitoso con la aceptación de sus representantes de ventas.

Una de las mejores maneras de construir relaciones más sólidas entre las dos funciones es alentar a los operadores de ventas a pasar tiempo observando a los representantes.

De esa manera, obtienen una idea más clara de los desafíos prácticos que enfrentan los vendedores de primera línea, lo que puede resultar en algunas "ganancias rápidas" en cuanto a eficiencia y productividad.

Por ejemplo, ¿los representantes pasan mucho tiempo buscando y escribiendo números de teléfono? Invertir en un marcador automático es una solución simple que se puede implementar de inmediato.

Además, cuanto más tiempo pasen juntos sus representantes y la gente de operaciones de ventas, más puntos en común encontrarán y mejor trabajarán juntos.

(O al menos esa es la idea).

4. Establecer una única “fuente de la verdad” en torno a los procesos

La frase “proceso de ventas” hace que suene como una “cosa” única y consistente.

Como todos los representantes siguen exactamente el mismo conjunto de acciones con cada cliente potencial con el que hablan.

En realidad, ese no es el caso de muchas organizaciones de ventas.

Los vendedores son competitivos y es común que cada representante desarrolle su fórmula.

Eso podría funcionar para ellos, pero rara vez es lo mejor para su organización.

Asigne a su equipo de operaciones de ventas la creación de una única "fuente de la verdad" en torno a las tareas de ventas comunes y agrúpelas en un centro de conocimiento central.

Esto debería convertirse en un elemento clave de su proceso de incorporación al contratar nuevos representantes.

5. Identificar las necesidades de formación

En un mundo ideal, ¿cómo sería su equipo de ventas?

¿Qué habilidades duras y blandas les ayudarían a comunicarse de manera más efectiva con los prospectos y presentar su producto?

Elabore una lista de habilidades y características “soñadas”, luego mapéelas contra las habilidades y características reales que poseen sus representantes.

Cualquier área que les falte es una oportunidad obvia para el entrenamiento.

Más allá de esto, existe una gran probabilidad de que su equipo de operaciones de ventas quiera implementar nuevos procesos y herramientas de software.

Nuevamente, sus representantes necesitarán capacitación para asegurarse de que están siguiendo esos procesos correctamente y haciendo el mejor uso posible de las nuevas herramientas a su disposición.

6. Plan de contratación e incorporación

Volviendo a esa lista soñada de habilidades y características de ventas...

La capacitación ayudará a llenar algunos de esos vacíos de habilidades.

Pero en algunos casos, su única opción será traer talento externo.

Por supuesto, esa no es la única razón por la que podría necesitar considerar la contratación.

Si está ampliando la función de ventas, necesitará más recursos, lo que generalmente significa contratar más representantes.

Antes de salir al mercado con una vacante, desarrolle su proceso de incorporación, teniendo en cuenta toda la capacitación que necesitará un nuevo representante para ponerse al día.

7. Implementar la tecnología de automatización de ventas (con moderación)

Según McKinsey & Company, aproximadamente una de cada tres actividades relacionadas con las ventas se puede automatizar.

¿Imagínese cuántos recursos podría desbloquear liberando a sus representantes de primera línea de todas esas tareas automatizables?

No es de extrañar, entonces, que los adoptantes de la automatización de ventas informen constantemente:

• Aumentos en el tiempo de atención al cliente
• Mayor satisfacción del cliente
• Mejoras de eficiencia de 10% - 15%
• Potencial de aumento de ventas de hasta un 10%

En definitiva, toda actividad que pueda automatizarse debe serlo.

No solo aumentará el tiempo que dedican sus representantes a vender, sino que hará que sus vidas sean mucho más placenteras al eliminar todo ese tedioso trabajo.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que más automatización =/= más herramientas.

Idealmente, encontrará una o dos herramientas capaces de automatizar todo.

Si sus representantes necesitan navegar por una docena de plataformas diferentes para hacer su trabajo, corre el riesgo de perder todos los beneficios de eficiencia de la automatización.

De hecho, podrían pasar más tiempo aprendiendo y usando todas esas plataformas de lo que habrían pasado haciendo la tarea ellos mismos.

5 herramientas de software imprescindibles para los equipos de operaciones de ventas

Desde la automatización de tareas de ventas repetitivas y laboriosas hasta la recopilación de datos y la visualización de territorios de ventas, el software juega un papel importante en la vida de un equipo de operaciones de ventas.

Pero, como ya hemos señalado, demasiadas herramientas es algo malo , por lo que vale la pena ser selectivo.

Con eso en mente, aquí está nuestra selección de cinco herramientas de software de operaciones de ventas imprescindibles:

1. Cargar

• ¿Qué hace? Automatización de ventas y marketing
• ¿Cuanto cuesta? Desde $49 por mes; ofrece una prueba gratuita de 14 días

Encharge automatiza las tareas de ventas en toda su pila de tecnología de marketing y permite una alineación más estrecha entre los equipos de ventas y marketing.

Es la única solución de automatización de marketing que se integra de forma nativa con las aplicaciones que usan sus representantes de ventas día tras día.

Libere todo el potencial del CRM gratuito de HubSpot creando viajes de usuario altamente personalizados en Encharge y unifique sus operaciones de ventas y marketing a través de la integración bidireccional con Salesforce.

2. InsightSquared

• ¿Qué hace? Pronóstico y análisis de ventas
• ¿Cuanto cuesta? Precios personalizados

InsightSquared es una poderosa plataforma de pronóstico y análisis de ventas que garantiza que su gente de operaciones de ventas tenga todos los datos que necesitan para tomar decisiones estratégicas más inteligentes.

Los embudos de ventas se pueden visualizar por empresa, línea de productos, período de tiempo y representante individual, lo que lo ayuda a realizar un seguimiento del rendimiento e identificar tendencias para impulsar la eficiencia de las ventas.

Lo mejor de todo es que reúne datos de todas sus diferentes fuentes, lo que permite a las operaciones de ventas revisar todo el proceso en cualquier dimensión desde una única plataforma.

3. Colectivo[i]

• ¿Qué hace? Previsión y entrada de datos de CRM automatizada
• ¿Cuanto cuesta? Bajo pedido

Collective[i] positions itself as an AI-driven B2B sales platform.

Its proprietary technology captures every interaction between your sales team and prospective customers and automatically records it in your CRM — even if your reps don't have a CRM license.

What's more, it updates sales forecasts on a daily basis using data and external network factors, helping you make faster predictions with greater confidence.

4. CaptivateIQ

• What does it do? Sales commission planning and tracking
• What does it cost? On request

Incentive planning is a key element of sales operations, so you need a tool that lets your sales ops team plan and track commissions.

CaptivateIQ could be that tool. It allows sales ops managers to calculate all elements of remuneration — from base salaries and commissions to bonuses and other incentives — for individual reps, and is capable of automatically calculating commissions on the fly by pulling data from any source.

5. eSpatial

• What does it do? Sales territory design
• What does it cost? From $1,495 per year; offers a free trial

Claiming to boost revenue by up to 12%, slash territory alignment administration by 50%, and drive sales effectiveness with 30% more selling time, eSpatial describes itself as a sales optimization mapping solution.

Its territory planning tools allow sales ops to create territories using advanced algorithms that quickly eliminate overlap.

Different alignment scenarios can be compared before you roll them out, helping sales operations to assign territories that are fair to your reps and give you the best chance of hitting your revenue targets.

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Building a sales operations team from the ground up isn't an overnight process.

From structuring the team to hiring the right talent to setting the most appropriate objectives and metrics, it's a lot of work.

But the rewards are huge.

Greater sales productivity. Fewer blockages in the sales pipeline. More time spent selling. A higher close rate and lower acquisition costs.

All of which means more revenue .

Encharge can help you get there by joining up your entire sales and marketing stack without requiring any support from developers.

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