O que é imposto sobre vendas? Dicas para gerenciar o imposto sobre comércio eletrônico em 2023

O imposto sobre vendas cobrado pelo comércio eletrônico é uma forma de imposto sobre o consumo que os vendedores retiram de seus clientes e repassam ao governo federal. Também conhecido como imposto sobre vendas on-line, é cobrado como um valor, mas o valor exato varia de acordo com a localização do cliente e os locais de negócios do comerciante.

É diferente quando você vende online do que em lojas físicas porque você atua em vários estados. É, portanto, importante estar ciente da estrutura tributária do comércio eletrônico e o que você deve fazer para garantir o cumprimento.

O que é um imposto sobre vendas?

O imposto sobre vendas é um imposto que o governo impõe sobre a compra de bens e serviços. O tradicional imposto sobre vendas é cobrado no ponto de venda, recolhido pelo varejista e repassado ao governo federal. As empresas estão sujeitas ao imposto sobre vendas em uma determinada jurisdição se houver um nexo; pode ser uma loja física, um funcionário, uma afiliada ou qualquer outro tipo de presença, com base nas leis da jurisdição.1

Dicas para gerenciar o imposto sobre vendas de comércio eletrônico

O gerenciamento de impostos sobre vendas no comércio eletrônico requer esforço, coordenação e ajuda consideráveis. Essas diretrizes podem ajudá-lo a acompanhar as leis estaduais e a coletar e transferir o imposto sobre vendas devido pelo comércio eletrônico às autoridades fiscais apropriadas.

Certifique-se de acompanhar cada centavo.

Uma das maneiras mais eficazes de se manter informado sobre os requisitos fiscais para vendas é manter documentos precisos, de acordo com Luca Melchionna, CM, gerente da Melchionna PLLC. Além disso, um sistema de contabilidade confiável pode ajudar a rastrear faturas e vendas para garantir que você conheça a origem de suas vendas.

Em vários estados, os requisitos de declaração de impostos estão em andamento. É essencial que as pequenas empresas mantenham registros precisos durante cada venda.

Acompanhe o prazo de cada estado para as datas de pagamento.

O tempo que você deve pagar o imposto sobre vendas nas vendas por meio de lojas online varia de acordo com o estado. Faça um calendário ou modifique o calendário que você já possui com a data de vencimento de cada estado para garantir que os pagamentos sejam feitos às autoridades corretas na data certa.

Quando você se registra em um estado, deve receber uma frequência de arquivamento (mensal, trimestral, anual ou outra); cada um desses tipos de frequência tem suas próprias datas de vencimento. Embora a data de vencimento possa realmente ser a mesma data a cada mês, para o período, as datas podem mudar devido a fins de semana, feriados e outras circunstâncias. Portanto, é essencial verificar as datas em vez de apenas assumir que você está ciente de quando elas ocorrem.”

Esteja ciente de como pagar o imposto sobre vendas.

Cada estado tem um conjunto diferente de regras para o preenchimento e pagamento de impostos sobre vendas do comércio online. Por exemplo, alguns estados aceitam cheques, enquanto outros podem exigir que você pague online.

Certifique-se de ter todas as autorizações.

A empresa também deve obter quaisquer licenças de imposto sobre vendas que você possa exigir. Se, por exemplo, você vendeu milhões de dólares em produtos na Califórnia antes da aprovação da lei atual, precisará solicitar uma isenção do imposto sobre vendas para continuar a fazê-lo. Da mesma forma, você precisará de autorização para imposto sobre vendas se for obrigado a pagar impostos sobre vendas em um estado.

Conheça as consequências de erros e atrasos.

Entender quais penalidades são impostas por atraso ou erro para cada estado é tão crucial quanto entender as próprias leis. O descumprimento das leis, mesmo que de certa forma, pode causar problemas contínuos para sua empresa, o que pode levar a ações legais.

Obtenha conselhos de um especialista.

Se você não tiver certeza de que suas obrigações fiscais estão em um estado específico, consulte um especialista em impostos, um CPA ou um advogado. O conhecimento deles ajudará você a tomar as decisões mais eficazes para o seu negócio de comércio eletrônico e garantirá que você esteja coletando e pagando o imposto sobre vendas prontamente.

6 etapas para conformidade com impostos sobre vendas de comércio eletrônico

Quando você vende seus produtos on-line há muito tempo e estabeleceu uma base de clientes em vários estados, há uma grande probabilidade de já ter estabelecido conexões econômicas em alguns ou em todos os estados. Por outro lado, se você é novo em vendas online e está tentando se estabelecer em seu nicho, talvez não consiga fazer isso. De qualquer forma, é essencial entender o que você precisa para estar em conformidade com os impostos em todos os estados em que está vendendo.

1. Determine onde você tem o nexo de imposto sobre vendas.

Na maioria dos casos, as leis que regem o nexo econômico dependem das vendas do vendedor remoto ou do volume de transações dentro de um determinado período de tempo, geralmente no ano civil anterior ou atual. A maioria dos estados tem isenção para vendedores de pequeno porte; no entanto, o que se qualifica como um pequeno vendedor difere de estado para estado.

Para a Califórnia, por exemplo, o conceito de nexo econômico é iniciado quando um vendedor à distância (e qualquer outra pessoa relacionada ao varejista) pode fazer mais de $ 500.000 em vendas combinadas de bens pessoais tangíveis para serem elegíveis para entrega para o estado durante o ano civil anterior ou atual. O limite do nexo econômico no Colorado pode ser superior a US$ 100.000 em vendas no varejo ou serviços dedutíveis de impostos dentro do estado. Em Nova York, o limite é de US$ 500.000 e 100 transações.

2. Verifique se seus produtos estão sujeitos ao imposto sobre vendas.

A capacidade de determinar se o produto que você vende é dedutível de impostos ou não isento de impostos em um estado específico é crucial para determinar se você tem nexo econômico. Alguns estados não permitem que transações isentas sejam incluídas no limite do nexo econômico. Além disso, se você vender itens isentos em estados, não será responsável pela cobrança e pagamento de impostos sobre vendas naquele estado.

As leis de tributação são diferentes. As leis tributárias são diferentes, é claro. A maioria das camisas está isenta de impostos em New Hampshire, onde não há imposto sobre vendas. Eles são tributados na Califórnia, na Califórnia, onde existem. Todas as camisas são isentas de impostos em Massachusetts quando custam mais de US$ 175. Se você mora em Nova York, uma camisa com preço igual ou superior a $ 111 está sujeita a impostos estaduais e locais sobre vendas, independentemente do local onde a venda é feita ou onde é vendida. Por outro lado, o estado isenta uma camisa com preço inferior a US$ 110 do imposto sobre vendas. No entanto, está sujeito ao imposto local sobre vendas no Condado de Albany e Yonkers.

Além disso, as empresas que vendem apenas vendas isentas para os estados nem sempre estão isentas do pagamento de imposto sobre vendas. A maioria dos estados exige que o vendedor remoto de itens ou serviços isentos de impostos se inscreva nos departamentos fiscais, registre vendas isentas e envie declarações fiscais.

3. Legalize sua loja de comércio eletrônico

Se você decidiu que está vinculado a um estado, precisará se registrar na repartição de finanças do estado e obter a autorização de imposto sobre vendas (também chamada de licença de vendedor). Antes de cobrar o imposto sobre vendas de qualquer pessoa dentro do estado, isso deve ser feito.

Em alguns estados, é necessário que os vendedores remotos obtenham a licença de imposto sobre vendas no momento em que o limite do nexo econômico for atingido (ou seja, antes da próxima venda). Outros estados permitem tempo adicional. Portanto, você deve monitorar cuidadosamente suas vendas em cada estado e saber o que é esperado. Por exemplo, se você deveria estar registrado e pagando imposto sobre vendas, mas não o faz, poderá ser responsabilizado por impostos sobre vendas não recolhidos.

4. Instale a cobrança de impostos sobre vendas para seus carrinhos de compras e mercados online.

Todos os aspectos do imposto sobre vendas são orgânicos. Portanto, taxas de impostos e regras e regulamentos podem mudar de costa a costa. Além disso, sua presença no nexo provavelmente mudará à medida que as vendas aumentarem e os estados modificarem suas leis em relação ao imposto sobre vendas remotas.

Além disso, as empresas que vendem seus produtos por meio de mercados podem descobrir que o imposto sobre vendas é gerenciado principalmente pelo facilitador de vendas (também conhecido como mercado). Um número crescente de estados exige que os facilitadores de mercado coletem e paguem impostos sobre vendas em nome de vendedores terceirizados.

Mesmo aqui, pode haver algumas armadilhas para as empresas que operam por meio do comércio eletrônico. Primeiro, alguns estados exigem que os vendedores nos mercados se inscrevam e apresentem declarações fiscais, mesmo que não sejam responsáveis ​​por coletar e pagar impostos sobre vendas. As vendas diretas são de responsabilidade dos vendedores no e-commerce, independentemente de venderem em várias plataformas.

5. Relate todos os impostos sobre vendas que sua empresa arrecadou

A receita do imposto sobre vendas é usada para financiar muitos serviços locais e estaduais, como educação, polícia, bombeiros e projetos de transporte. O imposto sobre vendas deve ser informado corretamente para que o dinheiro vá para onde é necessário.

Em muitos estados, o departamento de receita de cada estado é quem coleta as receitas do imposto sobre vendas e as divide entre os governos locais, conforme necessário. Cada venda deve receber o código de local apropriado para que isso aconteça. por exemplo, um evento em San Francisco deve ser relatado como uma venda em San Francisco.

Quando se trata da frequência de relatórios, o volume de vendas geralmente o determina. As empresas que não pagam muito em termos de imposto sobre vendas podem ser capazes de relatar o imposto sobre vendas anualmente ou até trimestralmente. Por outro lado, empresas com grande volume de vendas costumam reportar suas vendas mensalmente e podem precisar pagar um percentual do imposto devido. Em caso de dúvida, verifique o estado apropriado.

6. Arquive suas declarações de impostos sobre vendas.

Para concluir o processo de imposto, você deve preencher as declarações de impostos sobre vendas e pagar o imposto que você coletou e depositou em fideicomisso.

Embora muitas pessoas não gostem do processo de declaração de impostos sobre as vendas, as lojas físicas que fazem vendas apenas em um estado poderão enviar as declarações manualmente sem muito desconforto. As empresas de comércio eletrônico que estão arquivando devoluções em várias jurisdições podem achar mais rápido e econômico automatizar o processo de arquivamento de devoluções. Uma vez configurado, aliviará o fardo e diminuirá o risco de auditoria a longo prazo.

Calculadora de imposto sobre vendas

• AvaTax ST
• ArquivoLINK
• CCH SureTax

Conclusão

Se você está vendendo online, é importante manter-se atualizado com os preços e leis atuais nos estados em que sua equipe de negócios, produtos e clientes estão. Os regulamentos do facilitador do Marketplace e do vendedor remoto continuarão a mudar. Portanto, é crucial incorporar software e realizar auditorias periódicas para garantir que você esteja em conformidade.

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