¿Qué es el impuesto a las ventas? Consejos para administrar el impuesto al comercio electrónico en 2023

El impuesto a las ventas impuesto por el comercio electrónico es una forma de impuesto al consumo que los vendedores toman de sus clientes y transfieren al gobierno federal. También conocido como impuesto sobre las ventas en línea, se cobra como una cantidad, pero la cantidad exacta varía según la ubicación del cliente y los lugares de negocios del comerciante.

Es diferente cuando vendes en línea que en tiendas físicas porque operas en varios estados. Por lo tanto, es importante conocer la estructura fiscal del comercio electrónico y lo que debe tomar para garantizar el cumplimiento.

¿Qué es un impuesto sobre las ventas?

El impuesto sobre las ventas es un impuesto que impone el gobierno sobre la compra de bienes y servicios. El impuesto a las ventas tradicional se impone en el punto de venta, lo toma el minorista y luego se pasa al gobierno federal. Las empresas están sujetas al impuesto sobre las ventas en una jurisdicción en particular si tiene un nexo; podría ser una tienda física, un empleado, un afiliado o cualquier otro tipo de presencia, según las leyes de la jurisdicción.1

Consejos para administrar el impuesto a las ventas de comercio electrónico

La gestión del impuesto sobre las ventas en el comercio electrónico requiere un esfuerzo, una coordinación y una ayuda considerables. Estas pautas pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de las leyes estatales y recaudar y transferir el impuesto sobre las ventas adeudado por el comercio electrónico a las autoridades fiscales correspondientes.

Asegúrese de realizar un seguimiento de cada centavo.

Según Luca Melchionna, CM, gerente de Melchionna PLLC, una de las formas más efectivas de mantenerse al tanto de los requisitos fiscales para las ventas es mantener documentos precisos. Además, un sistema de contabilidad confiable puede ayudar a realizar un seguimiento de las facturas y las ventas para asegurarse de conocer el origen de sus ventas.

En varios estados, los requisitos de declaración de impuestos están en curso. Es esencial que las pequeñas empresas mantengan registros precisos durante cada venta.

Mantenga un registro de la fecha límite de cada estado para las fechas de pago.

El tiempo que debe pagar el impuesto sobre las ventas en las ventas a través de tiendas en línea varía según el estado. Haga un calendario o modifique el calendario que ya tiene con la fecha de vencimiento de cada estado para asegurarse de que los pagos se realicen a las autoridades correctas en la fecha correcta.

Cuando se registra en un estado, se le debe asignar una frecuencia de presentación (mensual, trimestral, anual u otra); cada uno de estos tipos de frecuencia tiene sus propias fechas de vencimiento. Si bien la fecha de vencimiento puede ser en realidad la misma fecha cada mes, para el período, las fechas pueden cambiar debido a fines de semana, días festivos y otras circunstancias. Por lo tanto, es esencial verificar las fechas en lugar de simplemente asumir que sabe cuándo ocurren”.

Tenga en cuenta cómo pagar el impuesto sobre las ventas.

Cada estado tiene un conjunto diferente de reglas para la presentación y el pago del impuesto sobre las ventas del comercio en línea. Por ejemplo, algunos estados aceptarán cheques, mientras que otros pueden requerir que pague en línea.

Asegúrate de tener todos los permisos.

La empresa también debe obtener los permisos de impuestos sobre las ventas que pueda necesitar. Si, por ejemplo, había vendido productos por valor de millones de dólares en California antes de la aprobación de la ley actual, deberá solicitar una exención del impuesto sobre las ventas para continuar haciéndolo. Del mismo modo, necesitará autorización para el impuesto sobre las ventas si debe pagar impuestos sobre las ventas en un estado.

Conozca las consecuencias de los errores y retrasos.

Comprender qué sanciones se imponen por pago tardío o error para cada estado es tan crucial como comprender las leyes en sí mismas. El incumplimiento de las leyes, incluso de alguna manera, puede causar problemas continuos para su empresa, lo que podría conducir a acciones legales.

Obtenga asesoramiento de un experto.

Si no está seguro de que sus obligaciones fiscales se encuentran en un estado específico, debe consultar a un experto en impuestos, un CPA o un abogado. Su conocimiento lo ayudará a tomar las decisiones más efectivas para su negocio de comercio electrónico y garantizará que esté recaudando y pagando el impuesto sobre las ventas puntualmente.

6 pasos para el cumplimiento del impuesto sobre las ventas de comercio electrónico

Cuando ha vendido sus productos en línea durante mucho tiempo y ha establecido una base de clientes en varios estados, es muy probable que ya haya establecido conexiones económicas en algunos o en todos los estados. Por otro lado, si es nuevo en las ventas en línea y está tratando de establecerse en su nicho, es posible que no pueda hacerlo. En cualquier caso, es esencial comprender lo que necesita para cumplir con los impuestos en todos los estados en los que vende.

1. Determine dónde tiene un nexo de impuestos sobre las ventas.

En la mayoría de los casos, las leyes que rigen el nexo económico dependen de las ventas o el volumen de transacciones del vendedor remoto dentro de un período de tiempo determinado, generalmente el año calendario anterior o actual. La mayoría de los estados tienen una exención para los pequeños vendedores; sin embargo, lo que califica como un pequeño vendedor difiere de un estado a otro.

Para California, por ejemplo, el concepto de nexo económico se inicia cuando un vendedor a distancia (y cualquier otra persona que esté relacionada con el minorista) puede hacer más de $500,000 en ventas combinadas de bienes muebles tangibles para ser elegible para la entrega. al estado durante el año calendario anterior o actual. El umbral del nexo económico en Colorado puede ser superior a $100,000 en ventas minoristas o servicios deducibles de impuestos dentro del estado. En Nueva York, el umbral es de $500,000 y 100 transacciones.

2. Verifique si sus productos están sujetos al impuesto sobre las ventas.

La capacidad de determinar si el producto que vende es deducible de impuestos o no está exento de impuestos en un estado específico es crucial para determinar si tiene un nexo económico. Algunos estados no permiten que las transacciones exentas se incluyan en el umbral del nexo económico. Además, si vende artículos exentos en los estados, no será responsable de recaudar y pagar el impuesto sobre las ventas en ese estado.

Las leyes de tributación son diferentes. Las leyes fiscales son diferentes, por supuesto. La mayoría de las camisas están exentas de impuestos en New Hampshire, donde no hay impuesto sobre las ventas. Se gravan en California en California, donde los hay. Todas las camisas están exentas de impuestos en Massachusetts cuando tienen un precio superior a $175. Si vive en Nueva York, una camisa con un precio de $ 111 o más está sujeta a impuestos sobre las ventas estatales y locales, independientemente del lugar donde se realice la venta o donde se venda. Por el contrario, el estado exime del impuesto sobre las ventas una camisa con un precio inferior a $110. Sin embargo, está sujeto al impuesto local sobre las ventas en el condado de Albany y Yonkers.

Además, las empresas que solo venden ventas exentas a los estados no siempre están exentas del pago del impuesto sobre las ventas. La mayoría de los estados requieren que el vendedor remoto de artículos o servicios exentos de impuestos se registre en los departamentos de impuestos, registre las ventas exentas y presente declaraciones de impuestos.

3. Legaliza tu tienda de comercio electrónico

Si ha decidido que es un nexo con un estado, deberá estar registrado en la oficina de impuestos estatal y obtener el permiso de impuestos sobre las ventas (también llamado licencia de vendedor). Antes de cobrar el impuesto sobre las ventas de cualquier persona dentro del estado, debe hacerlo.

En ciertos estados, se requiere que los vendedores que son remotos obtengan el permiso de impuestos sobre las ventas en el momento en que se alcanza el umbral del nexo económico (es decir, antes de la próxima venta). Otros estados permiten tiempo adicional. Por lo tanto, debe monitorear cuidadosamente sus ventas en cada estado y saber qué se espera. Por ejemplo, si se supone que debe estar registrado y pagar impuestos sobre las ventas, pero no lo hace, entonces podría ser responsable por los impuestos sobre las ventas no recaudados.

4. Instale la recaudación de impuestos sobre las ventas para sus carritos de compras y mercados en línea.

Todos los aspectos del impuesto sobre las ventas son orgánicos. Por lo tanto, las tasas de impuestos, las reglas y las regulaciones pueden cambiar de costa a costa. Además, su huella en nexus probablemente cambiará a medida que crezcan las ventas y los estados modifiquen sus leyes con respecto al impuesto a las ventas remotas.

Además, las empresas que venden sus productos a través de mercados podrían encontrar que el impuesto sobre las ventas es administrado principalmente por el facilitador de ventas (también conocido como mercado). Un número cada vez mayor de estados tienen facilitadores de mercado obligados a recaudar y pagar impuestos sobre las ventas en nombre de vendedores externos.

Incluso aquí, podría haber algunos escollos para las empresas que operan a través del comercio electrónico. En primer lugar, algunos estados requieren que los vendedores en los mercados se registren y presenten declaraciones de impuestos, aunque no sean responsables de recaudar y pagar el impuesto sobre las ventas. La venta directa es responsabilidad de los vendedores en el comercio electrónico independientemente de que vendan en varias plataformas.

5. Declare todo el impuesto sobre las ventas que ha recaudado su empresa

Los ingresos del impuesto sobre las ventas se utilizan para financiar muchos servicios locales y estatales, como educación, policía, servicios de bomberos y proyectos de transporte. El impuesto sobre las ventas debe declararse correctamente para que el dinero vaya a donde se necesita.

En muchos estados, el departamento de ingresos de cada estado es el que recauda los ingresos del impuesto sobre las ventas y los divide entre los gobiernos locales según sea necesario. A cada venta se le debe asignar el código de ubicación apropiado para que esto suceda. por ejemplo, un evento en San Francisco debe informarse como una venta en San Francisco.

Cuando se trata de la frecuencia de los informes, el volumen de ventas generalmente lo determina. Las empresas que no pagan mucho en términos de impuestos sobre las ventas podrían declarar el impuesto sobre las ventas anualmente o incluso trimestralmente. Por otro lado, las empresas con un gran volumen de ventas suelen reportar sus ventas mensualmente y es posible que deban pagar un porcentaje del impuesto adeudado. En caso de duda, verifique el estado apropiado.

6. Presente sus declaraciones de impuestos sobre las ventas.

Para finalizar el proceso de impuestos, debe completar declaraciones de impuestos sobre las ventas y pagar el impuesto que ha recaudado y depositado en fideicomiso.

Aunque no a muchas personas les gusta el proceso de presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas, las tiendas físicas que realizan ventas solo en un estado podrán presentar las declaraciones a mano sin mucha incomodidad. Las empresas de comercio electrónico que presentan devoluciones en múltiples jurisdicciones pueden encontrar que es más rápido y más rentable automatizar el proceso de presentación de devoluciones. Una vez que esté configurado, aliviará la carga y disminuirá el riesgo de auditoría a largo plazo.

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Conclusión

Si está vendiendo en línea, es importante mantenerse actualizado con los precios y las leyes vigentes en los estados en los que se encuentra el personal, los productos y los clientes de su negocio. Las regulaciones del facilitador del mercado y del vendedor remoto seguirán cambiando. Por lo tanto, es crucial incorporar software y realizar auditorías periódicas para asegurarse de que cumple con las normas.

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