6 maneiras de agendamento on-line pode aumentar os lucros e a produtividade

Seja tentando marcar um corte de cabelo em um salão local ou uma reunião com um colega em um fuso horário diferente, o agendamento manual de compromissos é uma tarefa demorada.

É também um processo propenso a erros humanos. As empresas locais podem sofrer uma perda direta de receita de incidentes como reservas duplas, o que pode levar a uma revisão on-line negativa e afetar o desempenho da otimização de mecanismos de pesquisa (SEO).

Neste blog, exploramos seis benefícios do software de reservas automatizadas como uma solução que pode ajudar pequenas e médias empresas (SMBs) a reduzir o risco de erros de agendamento, melhorando a experiência do cliente, a produtividade dos funcionários e o fluxo de caixa.

1. Gere reservas e leads 24 horas por dia, 7 dias por semana

Você sabia que das 16h às 20h no domingo é o horário mais popular para marcar uma consulta?

Infelizmente, para a maioria das empresas locais, a equipe normalmente trabalha das 9h às 17h e, para locais movimentados, como clínicas médicas e garagens, responder a um acúmulo de solicitações de agendamento enviadas no fim de semana pode levar tempo e frustrar os clientes.

E isso cria o risco de perder negócios. Uma pesquisa da GetApp descobriu que 94% dos clientes são mais propensos a escolher um novo provedor de serviços se esse provedor oferecer uma opção de reserva online.

O software de agendamento automatizado oferece o benefício de permitir que os clientes:

• Reserve em um horário conveniente para eles
• Selecione uma pessoa específica de quem eles desejam receber o serviço, como seu instrutor de fitness ou estilista preferido, e veja sua disponibilidade em tempo real
• Reagende sem precisar ligar

Esses recursos podem ajudar a evitar que os canais de comunicação de uma empresa local sejam bombardeados com mensagens de ida e volta ou telefonemas sobre o agendamento de um compromisso.

Além disso, pode ajudar a evitar a perda de clientes em potencial que desejavam reservar fora do horário de trabalho, mas perderam o interesse porque essa empresa não tinha a funcionalidade de agendamento online.

Isso é apoiado pela pesquisa do software de salão como uma empresa de serviços Pforest, que mostra que quase 50% de todas as reservas no setor de spa e salão de beleza acontecem on-line quando as empresas estão fechadas.

2. Impressione novos clientes

Informar novos clientes e prospects sobre o que esperar antes da primeira consulta pode criar uma boa impressão e ajudar a aumentar a produtividade do ponto de vista de uma PME.

As empresas locais podem enviar o padrão “obrigado por e-mail de reserva” como confirmação de um agendamento para serviços básicos.

Mas quando uma empresa requer informações adicionais sobre um cliente ou cliente potencial antecipadamente, o software de agendamento inteligente pode ser usado para:

• Adicionar perguntas a solicitações de reunião
• Colete os principais detalhes do participante
• Processar pagamentos

Dependendo do software, os clientes também podem adicionar convidados adicionais para participar do compromisso, e as empresas podem visualizar informações pré-existentes sobre o cliente.

Isso ajuda as PMEs a economizarem a dor de cabeça e o tempo de pessoal necessários para tarefas domésticas, como chamadas de confirmação e busca de faturas.

3. Lide com menos chamadas telefônicas

Dada a popularidade de plataformas como Airbnb, Uber e OpenTable, os clientes – especialmente das gerações mais jovens – esperam cada vez mais experiências de reserva digitalizadas e sem atritos para os serviços que desejam acessar.

Considere os seguintes pontos de dados de várias pesquisas:

• 59% da população geral está frustrada com os tempos de espera e os horários de expediente inconvenientes relacionados ao agendamento de consultas por telefone (GetApp, 2021)
• 75% dos Millennials (nascidos entre 1981 e 1996) evitam ligações porque são “muito demoradas” (BankMyCell, 2020)
• 81% dos Millennials se sentem ansiosos antes de fazer uma ligação (BankMyCell, 2020)

Essas estatísticas são uma indicação clara para que as agências conversem com as SMBs sobre como evoluir sua pilha de tecnologia e alinhar a jornada do cliente às preferências em evolução.

Além disso, menos tempo gasto no telefone lidando com consultas de agendamento é melhor para as empresas, pois proprietários e funcionários podem gastar tempo realizando tarefas mais valiosas.

4. Economize custos e reduza o risco de “não comparecimento”

A pesquisa da gigante de consultoria de software Accenture descobriu que o sistema de saúde dos Estados Unidos teria economizado US$ 3,2 bilhões somente em 2019 se mais pessoas marcassem consultas online.

Isso porque leva menos de um minuto para agendar consultas médicas on-line, em comparação com 8,1 minutos no telefone, com a equipe transferindo chamadas em 63% do tempo, resultando em mais papelada relacionada à reserva e menos tempo no atendimento ao paciente.

“Assim como os consumidores usam ferramentas on-line para fazer reservas em restaurantes ou solicitar um táxi, os pacientes desejam a mesma experiência ao agendar uma consulta médica por conta própria”, observou o relatório da Accenture.

Além disso, a funcionalidade de lembrete de compromisso normalmente incorporada ao software de agendamento reduz mais da metade o risco de não comparecimento, de acordo com uma análise separada do comportamento do cliente pelo 10to8.com.

A pesquisa descobriu que quase 30% dos clientes que não recebem lembretes de compromissos não comparecem a um compromisso, contra 13% daqueles que o fazem. A 10to8.com também estima que os não comparecimentos custam a um típico SMB $ 26.000 por ano em receita perdida.

As PMEs podem usar plataformas de reservas online para enviar vários lembretes automatizados nos horários e frequências desejados. Por exemplo, um cliente pode receber um alerta sobre seu compromisso 24 horas e 1 hora antes do horário agendado.

5. Aumente o fluxo de caixa

Qual empresário no mundo não gostaria de receber dinheiro adiantado para um compromisso que está a dias, semanas ou meses de distância?

De acordo com uma pesquisa conduzida pelo US Bancorp e citada no SCORE/Counselors to America's Small Business, a razão pela qual as pequenas empresas falham inclui principalmente problemas de fluxo de caixa.

As agências devem verificar se o software de agendamento que estão revendendo inclui a funcionalidade de pagamentos integrados.

Isso oferece o benefício de permitir que uma empresa marque reuniões e receba pagamentos de convidados simultaneamente; melhorando assim o fluxo de caixa e a produtividade, eliminando processos manuais em torno de compromissos e cobranças.

A experiência do cliente também melhora, pois o cliente não precisa perder tempo esperando para pagar nas instalações após a conclusão do agendamento.

6. Aumento da produtividade dos funcionários

Em um relatório da Udemy de 2018 , 60% dos funcionários disseram que reuniões mal agendadas e desorganizadas os distraem de trabalhar com eficiência e produtividade.

É por isso que as reuniões e como elas são agendadas não devem ser tomadas como garantidas, especialmente para pequenas e médias empresas de rápido crescimento com ambientes de trabalho híbridos e funcionários que residem em diferentes estados e países.

O agendamento automatizado de reuniões pode eliminar comportamentos como:

• Funcionários perguntando uns aos outros “quando você está livre?” para iniciar uma reunião
• A necessidade de verificar os calendários ao longo do dia
• Anexar links de videoconferência a eventos de reunião manualmente
• Trabalhar manualmente as diferenças de fuso horário para realizar reuniões com colegas em diferentes jurisdições

Uma ferramenta de agendamento adequada deve lidar com a maioria das logísticas relacionadas a reuniões, incluindo adicionar links de videoconferência, encontrar um horário para a reunião e tarefas de preparação da reunião.

Conclusão

O software de agendamento automático de reuniões pode ser uma poderosa ferramenta de produtividade que pode ajudar as pequenas e médias empresas a melhorar a experiência do cliente, reduzindo o tempo e o dinheiro desperdiçados em processos manuais.

Ao revender aplicativos de reservas, as agências podem expandir além de apenas fornecer serviços de marketing tradicionais e integrar a pilha de tecnologia de uma empresa local e, portanto, serem vistas como mais valiosas do ponto de vista do proprietário da empresa.

Além disso, as agências podem desempenhar um papel de liderança e ajudar uma empresa a entender como as novas tecnologias podem se cruzar com as estratégias de marketing existentes.

Por exemplo, uma agência pode trabalhar com uma SMB para incorporar widgets de reserva nas propriedades digitais de um cliente, como seus sites, sugerir integrações adicionais para aumentar a produtividade e produzir conteúdo de liderança e boletins informativos para gerar mais compromissos.

Colocando tudo em ação: a aquisição da CalendarHero pela Vendasta

Em outubro de 2021, a Vendasta anunciou a aquisição estratégica do agendador de reuniões e compromissos com inteligência artificial CalendarHero.

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