6 วิธีในการจัดตารางเวลาออนไลน์สามารถเพิ่มผลกำไรและผลผลิต

ไม่ว่าจะเป็นการพยายามจองตัดผมที่ร้านเสริมสวยในพื้นที่หรือการประชุมกับเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาอื่น การจัดตารางนัดหมายด้วยตนเองเป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก

นอกจากนี้ยังเป็นกระบวนการที่มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ธุรกิจในท้องถิ่นอาจประสบกับการสูญเสียรายได้โดยตรงจากเหตุการณ์ต่างๆ เช่น การจองซ้ำซ้อน ซึ่งอาจนำไปสู่การตรวจทานออนไลน์ในเชิงลบและส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของเครื่องมือค้นหา (SEO)

ในบล็อกนี้ เราสำรวจข้อดี 6 ประการของซอฟต์แวร์การจองอัตโนมัติในฐานะโซลูชันที่สามารถช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMB) ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการได้ ในขณะเดียวกันก็ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และกระแสเงินสด

1. สร้างการจองและโอกาสในการขาย 24/7

คุณรู้หรือไม่ว่าวันอาทิตย์เวลา 16.00 น. ถึง 20.00 น. เป็น ช่วงเวลาที่นิยมที่สุดใน การจองคิว?

น่าเสียดายสำหรับธุรกิจในท้องถิ่นส่วนใหญ่ พนักงานมักจะทำงานตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 17.00 น. และสำหรับสถานที่ที่มีผู้คนพลุกพล่าน เช่น คลินิกทางการแพทย์และอู่ซ่อมรถ การตอบกลับคำขอนัดหมายที่รอรับคิวที่ค้างอยู่ในช่วงสุดสัปดาห์อาจต้องใช้เวลาและทำให้ลูกค้าผิดหวัง

และนั่นทำให้เกิดความเสี่ยงในการสูญเสียธุรกิจ การสำรวจโดย GetApp พบว่า ลูกค้า 94% มีแนวโน้มที่จะเลือกผู้ให้บริการรายใหม่หากผู้ให้บริการรายนั้นเสนอตัวเลือกการจองออนไลน์

ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติช่วยให้ลูกค้าสามารถ:

• จองในเวลาที่สะดวกสำหรับพวกเขา
• เลือกบุคคลที่ต้องการรับบริการ เช่น ครูสอนฟิตเนสหรือสไตลิสต์ที่ต้องการ และดูความพร้อมแบบเรียลไทม์
• เปลี่ยนตารางโดยไม่ต้องโทร

คุณลักษณะเหล่านี้สามารถช่วยป้องกันไม่ให้ช่องทางการสื่อสารของธุรกิจในท้องถิ่นถูกทิ้งระเบิดด้วยข้อความไปมาหรือโทรศัพท์เกี่ยวกับการจองการนัดหมาย

นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันการสูญเสียผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่ต้องการจองนอกเวลาทำงานแต่หมดความสนใจเนื่องจากธุรกิจนั้นไม่มีฟังก์ชันการจัดกำหนดการออนไลน์

สิ่งนี้ได้รับการสนับสนุนโดยการวิจัยจากซอฟต์แวร์ร้านเสริมสวยในฐานะบริษัทให้บริการ Phorest ซึ่งแสดงให้เห็นว่า เกือบ 50 เปอร์เซ็นต์ของการจองทั้งหมด ในอุตสาหกรรมสปาและร้านเสริมสวยเกิดขึ้นทางออนไลน์เมื่อธุรกิจปิดตัวลง

2. สร้างความประทับใจให้กับลูกค้าใหม่

การแจ้งลูกค้าใหม่และผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังก่อนการนัดหมายครั้งแรกสามารถสร้างความประทับใจที่ดีและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจากมุมมองของ SMB

ธุรกิจในพื้นที่สามารถส่ง "ขอบคุณสำหรับการจองอีเมล" มาตรฐานเพื่อยืนยันการนัดหมายสำหรับบริการพื้นฐาน

แต่ในกรณีที่ธุรกิจต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกค้าหรือผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าล่วงหน้า คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการอัจฉริยะเพื่อ:

• เพิ่มคำถามในการเรียกประชุม
• รวบรวมรายละเอียดผู้เข้าร่วมที่สำคัญ
• ดำเนินการชำระเงิน

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ ลูกค้าสามารถเพิ่มแขกเพิ่มเติมเพื่อเข้าร่วมการนัดหมาย และธุรกิจต่างๆ สามารถดูข้อมูลที่มีอยู่ก่อนเกี่ยวกับลูกค้าได้

ซึ่งช่วยให้ SMB ประหยัดเวลาและเวลาในการรับพนักงานสำหรับงานที่ไม่จำเป็น เช่น การยืนยันการโทรและการไล่ตามใบแจ้งหนี้

3. จัดการกับโทรศัพท์น้อยลง

เมื่อพิจารณาจากความนิยมของแพลตฟอร์มอย่าง Airbnb, Uber และ OpenTable ลูกค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากคนรุ่นใหม่ ต่างก็คาดหวังมากขึ้นว่าจะได้รับประสบการณ์การจองที่ราบรื่นและเป็นดิจิทัลสำหรับบริการที่ต้องการเข้าถึง

พิจารณาจุดข้อมูลต่อไปนี้จากการสำรวจต่างๆ:

• 59 เปอร์เซ็นต์ของประชากรทั่วไปรู้สึกหงุดหงิดกับเวลารอและเวลาทำการที่ไม่สะดวกซึ่งเกี่ยวข้องกับการนัดหมายทางโทรศัพท์ (GetApp, 2021)
• 75% ของคนรุ่นมิลเลนเนียล (เกิดระหว่างปี 1981 และ 1996) หลีกเลี่ยงการโทรศัพท์เพราะพวกเขา “ใช้เวลานานเกินไป” (BankMyCell, 2020)
• 81 เปอร์เซ็นต์ของ Millennials รู้สึกกังวลก่อนทำการโทร (BankMyCell, 2020)

สถิติเหล่านี้เป็นเครื่องบ่งชี้ที่ชัดเจนสำหรับเอเจนซีในการสนทนากับ SMB เกี่ยวกับการพัฒนาสแต็กเทคโนโลยีและการปรับเส้นทางของลูกค้าให้สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป

นอกจากนี้ การใช้เวลาทางโทรศัพท์ในการจัดการคำถามเกี่ยวกับการนัดหมายน้อยลงจะดีกว่าสำหรับธุรกิจ เนื่องจากเจ้าของและพนักงานสามารถใช้เวลาทำงานที่มีคุณค่ามากขึ้น

4. ประหยัดค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยง “ไม่แสดงตัว”

การวิจัยของ Accenture บริษัทที่ปรึกษาด้านซอฟต์แวร์ยักษ์ใหญ่ พบว่าระบบการดูแลสุขภาพของสหรัฐฯ จะประหยัดเงินได้ 3.2 พันล้านดอลลาร์ในปี 2019 เพียงปี เดียว หากมีคนจองการนัดหมายออนไลน์มากขึ้น

นั่นเป็นเพราะว่าการนัดหมายแพทย์ทางออนไลน์ใช้เวลาน้อยกว่า 1 นาที เมื่อเทียบกับการใช้โทรศัพท์เพียง 8.1 นาที โดยเจ้าหน้าที่โอนสาย 63 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมด ส่งผลให้มีงานเอกสารเกี่ยวกับการจองเพิ่มขึ้น และใช้เวลาดูแลผู้ป่วยน้อยลง

“เช่นเดียวกับที่ผู้บริโภคใช้เครื่องมือออนไลน์จองร้านอาหารหรือเรียกแท็กซี่ ผู้ป่วยก็ต้องการประสบการณ์แบบเดียวกันในการจองนัดหมายแพทย์ด้วยตนเอง” รายงานของ Accenture ระบุ

นอกจากนี้ ตามปกติแล้ว ฟังก์ชันเตือนความจำการนัดหมายจะรวมอยู่ในซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการ มากกว่าครึ่งความเสี่ยง ของการไม่แสดงตัว ตามการวิเคราะห์แยกจากกันของพฤติกรรมของลูกค้าโดย 10to8.com

แบบสำรวจพบว่าเกือบ 30 เปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่ไม่ได้รับการเตือนการนัดหมายไม่สามารถแสดงการนัดหมายได้ เทียบกับ 13 เปอร์เซ็นต์สำหรับลูกค้าที่ไม่ได้รับ 10to8.com ยังประมาณการว่าการไม่แสดงตัวมีค่าใช้จ่าย SMB ปกติ $26,000 ต่อปีจากการสูญเสียรายได้

SMB สามารถใช้แพลตฟอร์มการจองออนไลน์เพื่อส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติหลายรายการตามเวลาและความถี่ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าสามารถรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการนัดหมายได้ตลอด 24 ชั่วโมงและ 1 ชั่วโมงก่อนกำหนดเวลาที่จะเกิดขึ้น

5. เพิ่มกระแสเงินสด

เจ้าของธุรกิจคนใดในโลกที่ไม่ต้องการรับเงินล่วงหน้าสำหรับการนัดหมายที่อยู่ห่างออกไปหลายวัน สัปดาห์ หรือเดือน

จากการวิจัยที่ดำเนินการโดย US Bancorp และอ้างถึง SCORE/Counselors to America's Small Business เหตุผลที่ธุรกิจขนาดเล็กล้มเหลว อย่างท่วมท้นรวมถึงปัญหากระแสเงินสด

หน่วยงานควรตรวจสอบเพื่อดูว่าซอฟต์แวร์การนัดหมายที่พวกเขาขายต่อมีฟังก์ชันการชำระเงินแบบรวมหรือไม่

สิ่งนี้มีประโยชน์ในการอนุญาตให้ธุรกิจจองการประชุมและเรียกเก็บเงินจากผู้ได้รับเชิญพร้อมกัน ซึ่งจะช่วยปรับปรุงกระแสเงินสดและประสิทธิภาพการทำงาน ในขณะเดียวกันก็ขจัดกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองเกี่ยวกับการนัดหมายและการเรียกเก็บเงิน

ประสบการณ์ของลูกค้าก็ดีขึ้นเช่นกัน เนื่องจากลูกค้าไม่ต้องเสียเวลารอชำระเงินที่สถานที่หลังจากการนัดหมายสิ้นสุดลง

6. เพิ่มผลผลิตของพนักงาน

ใน รายงานของ Udemy 2018 พนักงาน 60 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าการประชุมที่จัดกำหนดการไว้ไม่ดีและไม่มีการรวบรวมกัน ทำให้พวกเขาเสียสมาธิจากการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ด้วยเหตุนี้จึงไม่ควรถือเอาการประชุมและวิธีการจัดกำหนดการโดยเด็ดขาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ SMB ที่เติบโตอย่างรวดเร็วด้วยสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดและพนักงานที่อาศัยอยู่ในรัฐและประเทศต่างๆ

การจัดกำหนดการประชุมอัตโนมัติสามารถขจัดพฤติกรรมต่างๆ เช่น:

• พนักงานถามกันว่า "คุณว่างเมื่อไหร่" เพื่อเริ่มการประชุม
• ที่ต้องตรวจปฏิทินตลอดวัน
• การแนบลิงก์การประชุมทางวิดีโอเข้ากับกิจกรรมการประชุมด้วยตนเอง
• คำนวณความแตกต่างของโซนเวลาด้วยตนเองเพื่อจัดการประชุมกับเพื่อนร่วมงานในเขตอำนาจศาลต่างๆ

เครื่องมือจัดตารางเวลาที่เหมาะสมควรจัดการกับการขนส่งที่เกี่ยวข้องกับการประชุมส่วนใหญ่ รวมถึงการเพิ่มลิงก์การประชุมทางวิดีโอ การหาเวลาพบปะ และงานเตรียมการประชุม

บทสรุป

ซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการประชุมอัตโนมัติสามารถเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถช่วยให้ SMB ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าในขณะที่ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในกระบวนการด้วยตนเอง

การขายแอปพลิเคชันการจองช่วยให้เอเจนซีสามารถขยายขอบเขตนอกเหนือจากการให้บริการการตลาดแบบเดิมๆ และสร้างกลุ่มเทคโนโลยีของธุรกิจในท้องถิ่น ซึ่งจะถูกมองว่ามีคุณค่ามากขึ้นจากมุมมองของเจ้าของบริษัท

นอกจากนี้ เอเจนซีสามารถมีบทบาทเป็นผู้นำและช่วยให้ธุรกิจเข้าใจว่าเทคโนโลยีใหม่สามารถตัดกับกลยุทธ์ทางการตลาดที่มีอยู่ได้อย่างไร

ตัวอย่างเช่น เอเจนซี่สามารถทำงานร่วมกับ SMB เพื่อฝังวิดเจ็ตการจองทั่วทั้งคุณสมบัติดิจิทัลของลูกค้า เช่น เว็บไซต์ของตน แนะนำการผสานรวมเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และสร้างเนื้อหาความเป็นผู้นำทางความคิดและจดหมายข่าวเพื่อเพิ่มการนัดหมาย

นำทุกอย่างไปปฏิบัติ: การเข้าซื้อกิจการของ Vendasta ของ CalendarHero

ในเดือนตุลาคม พ.ศ. 2564 Vendasta ได้ประกาศการเข้าซื้อกิจการเชิงกลยุทธ์ของการประชุมที่ขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์และตัวกำหนดตารางเวลาการนัดหมาย CalendarHero

ลูกค้าปัจจุบันสามารถเปิดใช้งาน CalendarHero จาก Vendasta Marketplace เพื่อใช้งาน และสามารถเริ่มขายซอฟต์แวร์ให้กับลูกค้า SMB ได้

เราขอเชิญชวนผู้อ่านให้ สำรวจและเรียนรู้เกี่ยวกับ CalendarHero และคุณลักษณะต่างๆ บน Vendasta Marketplace และลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรี คุณยังสามารถอ่าน ข่าวประชาสัมพันธ์ ของเรา เกี่ยวกับข้อตกลง “ผลิตในแคนาดา” นี้ได้อีกด้วย