在线调度可以提高利润和生产力的 6 种方式

无论是尝试在当地沙龙预约理发，还是与不同时区的同事会面，手动预约安排都是一项耗时的任务。

这也是一个容易出现人为错误的过程。 本地企业可能会因重复预订等事件而直接损失收入，这可能导致负面的在线评论并影响搜索引擎优化 (SEO) 的性能。

在本博客中，我们探讨了自动预订软件作为一种解决方案的六大好处，该解决方案可以帮助中小型企业 (SMB) 降低日程安排错误的风险，同时改善他们的客户体验、员工生产力和现金流。

1. 全天候 24/7 生成预订和潜在客户

您知道周日下午 4 点到 8 点是预约的最热门时间吗？

不幸的是，对于大多数本地企业来说，员工通常从上午 9 点工作到下午 5 点，而对于医疗诊所和车库等繁忙的地方，回复周末提交的预约请求可能会花费时间并且会让客户感到沮丧。

这会产生失去业务的风险。 GetApp 的一项调查发现，如果供应商提供在线预订选项， 94% 的客户更有可能选择新的服务供应商。

自动调度软件提供的好处是允许客户：

• 在他们方便的时间预订
• 选择他们想要接受服务的特定人员，例如他们首选的健身教练或造型师，并查看他们的实时可用性
• 无需致电即可重新安排

这些功能可以帮助防止本地企业的沟通渠道被关于预约的来回消息或电话轰炸。

此外，它可以帮助防止那些热衷于在工作时间之外预订但失去兴趣的潜在客户的流失，因为该企业没有在线调度功能。

沙龙软件即服务公司 Phorest 的研究支持了这一点，该研究表明，水疗和美容沙龙行业近 50% 的预订都是在企业关闭时在线进行的。

2. 打动新客户

从 SMB 的角度来看，告知新客户和潜在客户在他们第一次约会之前的期望可以给人留下良好的印象并有助于提高生产力。

本地企业可以发送标准的“感谢预订电子邮件”作为对基本服务预约的确认。

但是，如果企业事先需要有关客户或潜在客户的其他信息，则可以使用智能调度软件：

• 向会议请求添加问题
• 收集主要与会者详细信息
• 处理付款

根据软件的不同，客户还可以添加额外的客人来参加约会，企业可以潜在地查看有关客户的预先存在的信息。

这有助于 SMB 省去确认电话和追查发票等琐碎任务所需的头痛和人员配备时间。

3.处理更少的电话

鉴于 Airbnb、Uber 和 OpenTable 等平台的流行，客户——尤其是年轻一代——越来越期待他们希望访问的服务的无摩擦和数字化预订体验。

考虑来自各种调查的以下数据点：

• 59% 的普通民众对等待时间以及与通过电话安排约会相关的不便办公时间感到沮丧（GetApp，2021 年）
• 75% 的千禧一代（出生于 1981 年至 1996 年）避免打电话，因为它们“太耗时” （BankMyCell，2020）
• 81% 的千禧一代在打电话前感到焦虑（BankMyCell，2020）

这些统计数据清楚地表明，代理商可以与中小型企业就发展他们的技术堆栈和调整他们的客户旅程以适应不断变化的偏好进行对话。

此外，更少的时间花在电话上处理约会查询对企业来说更好，因为业主和员工可以花时间处理更有价值的任务。

4. 节省成本，降低“未到”风险

软件咨询巨头埃森哲的研究发现，如果有更多的人在线预约，美国的医疗保健系统仅在 2019 年就可以节省 32 亿美元。

这是因为在线安排医疗预约需要不到一分钟的时间，而在电话上需要 8.1 分钟，63% 的时间都在工作人员转接电话，从而导致更多与预约相关的文书工作和更少的患者护理时间。

埃森哲的报告指出：“就像消费者使用在线工具预订餐厅或叫车一样，患者希望在自行预约医生时获得相同的体验。”

此外，根据 10to8.com 对客户行为的单独分析，日程安排软件中通常内置的约会提醒功能将未出现的风险降低了一半以上。

调查发现，近 30% 未收到预约提醒的客户未能赴约，而收到预约提醒的客户比例为 13%。 10to8.com 还估计，未出现的典型 SMB 每年会损失 26,000 美元的收入。

中小型企业可以使用在线预订平台以所需的时间和频率发送多个自动提醒。 例如，客户可以在预定发生前 24 小时和 1 小时收到有关其预约的提醒。

5. 增加现金流

世界上哪个企业主不希望在几天、几周或几个月后的约会中预先收到钱？

根据 US Bancorp 进行并在 SCORE/Counselors to America's Small Business 中引用的研究，小企业倒闭的主要原因包括现金流问题。

代理商应检查他们转售的预约软件是否包含集成支付功能。

这提供了允许企业同时预订会议并从受邀者那里收取款项的好处； 从而改善现金流和生产力，同时消除围绕预约和收款的手动流程。

客户体验也得到改善，因为客户无需在预约结束后浪费时间在现场等待付款。

6. 提高员工生产力

在Udemy 2018 年的一份报告中，60% 的员工表示，安排不当和无组织的会议会分散他们的注意力，使其无法高效地工作。

这就是为什么不应将会议及其安排方式视为理所当然，尤其是对于具有混合工作环境的快速发展的中小型企业以及居住在不同州和国家的员工而言。

自动会议安排可以消除以下行为：

• 员工互相问“你什么时候有空？” 发起会议
• 需要全天查看日历
• 手动将视频会议链接附加到会议事件
• 手动计算时区差异，与不同司法管辖区的同事举行会议

一个合适的日程安排工具应该能够处理大多数与会议相关的后勤工作，包括添加视频会议链接、寻找会面时间和会议准备任务。

结论

自动会议安排软件可以成为一种强大的生产力工具，可以帮助中小企业增强客户体验，同时减少浪费在手动流程上的时间和金钱。

通过转售预订应用程序，代理商可以超越仅仅提供传统营销服务，并构建到本地企业的技术堆栈中，从而从公司所有者的角度被视为更有价值。

此外，代理机构可以发挥领导作用，帮助企业了解新技术如何与现有营销策略相结合。

例如，代理机构可以与 SMB 合作，在客户的数字资产（例如他们的网站）中嵌入预订小部件，建议额外的集成以提高生产力，并制作思想领导力内容和新闻通讯以推动更多预约。

付诸行动：文达斯塔收购 CalendarHero

2021 年 10 月，Vendasta 宣布战略收购由人工智能驱动的会议和预约调度程序 CalendarHero。

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