6 Möglichkeiten, wie Online-Terminplanung Gewinne und Produktivität steigern kann

Ob es darum geht, einen Haarschnitt in einem örtlichen Salon oder ein Treffen mit einem Kollegen in einer anderen Zeitzone zu buchen, die manuelle Terminplanung ist eine zeitaufwändige Aufgabe.

Es ist auch ein Prozess, der anfällig für menschliche Fehler ist. Lokale Unternehmen können durch Vorfälle wie Doppelbuchungen einen direkten Umsatzverlust erleiden, was zu einer negativen Online-Bewertung führen und die Leistung der Suchmaschinenoptimierung (SEO) beeinträchtigen könnte.

In diesem Blog untersuchen wir sechs Vorteile einer automatisierten Buchungssoftware als Lösung, die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) dabei helfen kann, das Risiko von Planungsfehlern zu reduzieren und gleichzeitig das Kundenerlebnis, die Produktivität der Mitarbeiter und den Cashflow zu verbessern.

1. Generieren Sie rund um die Uhr Buchungen und Leads

Wussten Sie, dass sonntags von 16:00 bis 20:00 Uhr die beliebteste Zeit ist, um einen Termin zu vereinbaren?

Leider arbeiten die Mitarbeiter der meisten lokalen Unternehmen in der Regel von 9 bis 17 Uhr, und an stark frequentierten Orten wie Arztpraxen und Autowerkstätten kann die Beantwortung eines Rückstands an Terminanfragen, die über das Wochenende eingereicht werden, Zeit in Anspruch nehmen und Kunden frustrieren.

Und das birgt das Risiko, Geschäfte zu verlieren. Eine Umfrage von GetApp ergab, dass 94 Prozent der Kunden sich eher für einen neuen Dienstleister entscheiden, wenn dieser Anbieter eine Online-Buchungsoption anbietet.

Automatisierte Planungssoftware bietet den Vorteil, dass Kunden Folgendes tun können:

• Buchen Sie zu einem für sie günstigen Zeitpunkt
• Wählen Sie eine bestimmte Person aus, von der sie den Service erhalten möchten, z. B. ihren bevorzugten Fitnesstrainer oder Stylisten, und sehen Sie sich ihre Verfügbarkeit in Echtzeit an
• Verschieben Sie Ihren Termin, ohne anrufen zu müssen

Diese Funktionen können dazu beitragen, dass die Kommunikationskanäle eines lokalen Unternehmens nicht mit hin- und hergehenden Nachrichten oder Telefonanrufen zur Buchung eines Termins bombardiert werden.

Außerdem kann es dazu beitragen, den Verlust von Interessenten zu verhindern, die gerne außerhalb der Arbeitszeiten buchen wollten, aber das Interesse verloren haben, weil dieses Unternehmen keine Online-Terminplanungsfunktion hatte.

Dies wird durch Untersuchungen des Salon-Software-as-a-Service-Unternehmens Phorest gestützt, die zeigen, dass fast 50 Prozent aller Buchungen in der Spa- und Schönheitssalonbranche online erfolgen, wenn Geschäfte geschlossen sind.

2. Neue Kunden beeindrucken

Neue Kunden und Interessenten vor ihrem ersten Termin darüber zu informieren, was sie erwartet, kann einen guten Eindruck hinterlassen und die Produktivität aus Sicht eines KMUs steigern.

Lokale Unternehmen können die Standard-E-Mail „Danke für die Buchung“ als Bestätigung eines Termins für grundlegende Dienstleistungen senden.

Aber wenn ein Unternehmen im Voraus zusätzliche Informationen über einen Kunden oder Interessenten benötigt, kann eine intelligente Planungssoftware verwendet werden, um:

• Fügen Sie Fragen zu Besprechungsanfragen hinzu
• Sammeln Sie wichtige Teilnehmerdetails
• Zahlungen verarbeiten

Abhängig von der Software können Kunden auch zusätzliche Gäste hinzufügen, um an dem Termin teilzunehmen, und Unternehmen können möglicherweise bereits vorhandene Informationen über den Kunden einsehen.

Dies hilft KMUs, Kopfschmerzen und Personalzeit zu sparen, die für einfache Aufgaben wie Bestätigungsanrufe und die Verfolgung von Rechnungen erforderlich sind.

3. Bewältigen Sie weniger Anrufe

Angesichts der Popularität von Plattformen wie Airbnb, Uber und OpenTable erwarten Kunden – insbesondere aus jüngeren Generationen – zunehmend reibungslose und digitalisierte Buchungserlebnisse für Dienste, auf die sie zugreifen möchten.

Betrachten Sie die folgenden Datenpunkte aus verschiedenen Umfragen:

• 59 Prozent der Allgemeinbevölkerung sind frustriert über Wartezeiten und die umständlichen Sprechzeiten bei der telefonischen Terminvereinbarung (GetApp, 2021)
• 75 Prozent der Millennials (geboren zwischen 1981 und 1996) vermeiden Telefonanrufe, weil sie „zu zeitaufwändig“ sind (BankMyCell, 2020)
• 81 Prozent der Millennials fühlen sich ängstlich, bevor sie einen Anruf tätigen (BankMyCell, 2020)

Diese Statistiken sind ein klarer Hinweis für Agenturen, mit KMUs über die Weiterentwicklung ihres Tech-Stacks und die Ausrichtung ihrer Customer Journey an sich ändernden Präferenzen zu sprechen.

Darüber hinaus ist es für Unternehmen besser, weniger Zeit am Telefon mit Terminanfragen zu verbringen, da Eigentümer und Mitarbeiter Zeit für wertvollere Aufgaben aufwenden können.

4. Sparen Sie Kosten und reduzieren Sie das „No-Show“-Risiko

Untersuchungen des Softwareberatungsriesen Accenture ergaben, dass das US-amerikanische Gesundheitssystem allein im Jahr 2019 3,2 Milliarden US-Dollar eingespart hätte, wenn mehr Menschen online Termine gebucht hätten.

Das liegt daran, dass es weniger als eine Minute dauert, medizinische Termine online zu vereinbaren, verglichen mit 8,1 Minuten am Telefon, wobei das Personal in 63 Prozent der Fälle Anrufe weiterleitet, was zu mehr buchungsbezogenem Papierkram und weniger Zeit für die Patientenversorgung führt.

„Genauso wie Verbraucher Online-Tools verwenden, um Restaurantreservierungen vorzunehmen oder ein Taxi zu bestellen, wünschen sich Patienten die gleiche Erfahrung bei der Selbstbuchung eines Arzttermins“, heißt es in dem Bericht von Accenture.

Darüber hinaus halbiert die normalerweise in Planungssoftware integrierte Terminerinnerungsfunktion das Risiko eines Nichterscheinens mehr als, laut einer separaten Analyse des Kundenverhaltens von 10to8.com.

Die Umfrage ergab, dass fast 30 Prozent der Kunden, die keine Terminerinnerung erhalten, nicht zu einem Termin erscheinen, gegenüber 13 Prozent derjenigen, die dies tun. 10to8.com schätzt auch, dass No-Shows ein typisches KMU 26.000 US-Dollar pro Jahr an entgangenen Einnahmen kosten.

KMUs können Online-Buchungsplattformen verwenden, um mehrere automatische Erinnerungen zu gewünschten Zeiten und mit der gewünschten Häufigkeit zu versenden. Beispielsweise kann ein Kunde 24 Stunden und 1 Stunde vor dem geplanten Termin eine Benachrichtigung über seinen Termin erhalten.

5. Steigern Sie den Cashflow

Welcher Geschäftsinhaber auf der Welt würde es nicht vorziehen, Geld im Voraus für einen Termin zu erhalten, der Tage, Wochen oder Monate entfernt ist?

Laut einer von US Bancorp durchgeführten und in SCORE/Counselors to America's Small Business zitierten Studie sind die Gründe für das Scheitern kleiner Unternehmen überwiegend Cashflow-Probleme.

Agenturen sollten prüfen, ob die Terminsoftware, die sie weiterverkaufen, integrierte Zahlungsfunktionen enthält.

Dies bietet den Vorteil, dass ein Unternehmen gleichzeitig Meetings buchen und Zahlungen von Eingeladenen einziehen kann; Dadurch werden der Cashflow und die Produktivität verbessert, während manuelle Prozesse rund um Termine und Abholungen eliminiert werden.

Das Kundenerlebnis verbessert sich auch, da der Kunde nach Abschluss des Termins keine Zeit damit verschwenden muss, vor Ort auf die Zahlung zu warten.

6. Erhöhte Mitarbeiterproduktivität

In einem Bericht von Udemy aus dem Jahr 2018 gaben 60 Prozent der Mitarbeiter an, dass schlecht geplante und unorganisierte Besprechungen sie davon abhalten, effizient und produktiv zu arbeiten.

Aus diesem Grund sollten Besprechungen und deren Planung keine Selbstverständlichkeit sein, insbesondere für schnell wachsende KMU mit hybriden Arbeitsumgebungen und Mitarbeitern, die in verschiedenen Bundesstaaten und Ländern ansässig sind.

Die automatisierte Besprechungsplanung kann Verhaltensweisen beseitigen wie:

• Mitarbeiter, die sich gegenseitig fragen: „Wann hast du frei?“ um ein Treffen zu initiieren
• Die Notwendigkeit, den Kalender den ganzen Tag über zu überprüfen
• Manuelles Anhängen von Videokonferenz-Links an Besprechungsereignisse
• Zeitzonenunterschiede manuell ermitteln, um Besprechungen mit Kollegen in verschiedenen Gerichtsbarkeiten abzuhalten

Ein geeignetes Planungstool sollte die meiste Meeting-bezogene Logistik bewältigen, einschließlich des Hinzufügens von Videokonferenz-Links, der Suche nach einem Termin für ein Meeting und der Vorbereitung von Meetings.

Fazit

Automatische Besprechungsplanungssoftware kann ein leistungsstarkes Produktivitätstool sein, das KMU dabei helfen kann, ihr Kundenerlebnis zu verbessern und gleichzeitig Zeit und Geld zu reduzieren, die für manuelle Prozesse verschwendet werden.

Durch den Weiterverkauf von Buchungsanwendungen können Agenturen über das bloße Anbieten traditioneller Marketingdienstleistungen hinaus expandieren und sich in den Tech-Stack eines lokalen Unternehmens einbauen und somit aus der Perspektive eines Firmeninhabers als wertvoller angesehen werden.

Darüber hinaus können Agenturen eine Führungsrolle übernehmen und einem Unternehmen helfen zu verstehen, wie neue Technologien sich mit bestehenden Marketingstrategien überschneiden können.

Beispielsweise kann eine Agentur mit einem KMU zusammenarbeiten, um Buchungs-Widgets in die digitalen Eigenschaften eines Kunden wie seine Websites einzubetten, zusätzliche Integrationen vorzuschlagen, um die Produktivität zu steigern, und Thought-Leadership-Inhalte und Newsletter zu erstellen, um mehr Termine zu erzielen.

Alles in die Tat umsetzen: Vendastas Übernahme von CalendarHero

Im Oktober 2021 gab Vendasta die strategische Übernahme des auf künstlicher Intelligenz basierenden Meeting- und Terminplaners CalendarHero bekannt.

Bestehende Kunden können jetzt CalendarHero vom Vendasta Marketplace für ihre Nutzung aktivieren und mit dem Verkauf der Software an ihre SMB-Kunden beginnen.

Wir laden Leser ein, CalendarHero und seine Funktionen auf dem Vendasta Marketplace zu erkunden und kennenzulernen und sich für eine kostenlose Testversion anzumelden. Lesen Sie auch unsere Pressemitteilung zu diesem „Made in Canada“-Deal.