6 moduri în care programarea online poate crește profiturile și productivitatea

Fie că încercați să rezervați o tunsoare la un salon local sau o întâlnire cu un coleg dintr-un alt fus orar, programarea manuală a programelor este o sarcină care necesită timp.

Este, de asemenea, un proces care este predispus la erori umane. Companiile locale pot experimenta o pierdere directă a veniturilor din incidente precum rezervările duble, care ar putea duce la o revizuire online negativă și ar putea afecta performanța optimizării motoarelor de căutare (SEO).

În acest blog, explorăm șase beneficii ale software-ului de rezervare automată ca soluție care poate ajuta întreprinderile mici și mijlocii (IMM-urile) să reducă riscul erorilor de programare, îmbunătățind în același timp experiența clienților, productivitatea angajaților și fluxul de numerar.

1. Generați rezervări și clienți potențiali 24/7

Știați că 16:00 - 20:00 duminica este cea mai populară oră pentru a rezerva o întâlnire?

Din păcate, pentru majoritatea întreprinderilor locale, personalul lucrează de obicei între orele 9:00 și 17:00, iar pentru locurile aglomerate, cum ar fi clinicile medicale și garajele, răspunsul la un număr întârziat de solicitări de programare transmise în weekend poate dura timp și poate frustra clienții.

Și asta creează riscul de a pierde afaceri. Un sondaj realizat de GetApp a constatat că 94 la sută dintre clienți au șanse mai mari să aleagă un nou furnizor de servicii dacă acel furnizor oferă o opțiune de rezervare online.

Software-ul de programare automată oferă avantajul de a permite clienților să:

• Rezervă la un moment convenabil pentru ei
• Selectați o anumită persoană de la care doresc să primească serviciul, cum ar fi instructorul sau stilistul preferat de fitness, și vedeți disponibilitatea în timp real a acesteia
• Reprogramați fără a fi nevoie să sunați

Aceste caracteristici pot ajuta la prevenirea ca canalele de comunicare ale unei afaceri locale să fie bombardate cu mesaje dus-întors sau apeluri telefonice despre rezervarea unei întâlniri.

În plus, poate ajuta la prevenirea pierderii potențialilor care erau dornici să rezerve în afara orelor de lucru, dar și-au pierdut interesul, deoarece acea afacere nu avea funcționalitate de programare online.

Acest lucru este susținut de cercetarea software-ului pentru salon, ca companie de servicii Phorest, care arată că aproape 50% din toate rezervările din industria spa și saloane de înfrumusețare au loc online atunci când afacerile sunt închise.

2. Impresionează clienții noi

Informarea noilor clienți și potențiali despre ce să se aștepte înainte de prima lor numire poate crea o impresie bună și poate ajuta la creșterea productivității din perspectiva unui IMM.

Companiile locale pot trimite e-mailul standard „mulțumiri pentru rezervare” ca confirmare a unei întâlniri pentru serviciile de bază.

Dar acolo unde o afacere are nevoie de informații suplimentare despre un client sau un prospect în prealabil, software-ul inteligent de programare poate fi folosit pentru:

• Adăugați întrebări la solicitările de întâlnire
• Colectați detaliile cheie ale participanților
• Procesați plățile

În funcție de software, clienții pot adăuga și invitați suplimentari pentru a participa la întâlnire, iar companiile pot vedea informații preexistente despre client.

Acest lucru ajută IMM-urile să economisească durerea de cap și timpul de personal necesar pentru sarcini ușoare, cum ar fi apelurile de confirmare și urmărirea facturilor.

3. Faceți față cu mai puține apeluri telefonice

Având în vedere popularitatea platformelor precum Airbnb, Uber și OpenTable, clienții - în special din generațiile mai tinere - se așteaptă din ce în ce mai mult la experiențe de rezervare digitalizate și fără fricțiuni pentru serviciile pe care doresc să le acceseze.

Luați în considerare următoarele date din diverse anchete:

• 59% din populația generală este frustrată de timpii de așteptare și de orele incomode de birou legate de programarea programărilor telefonice (GetApp, 2021)
• 75 la sută dintre millennials (născuți între 1981 și 1996) evită apelurile telefonice, deoarece acestea sunt „prea consumatoare de timp” (BankMyCell, 2020)
• 81% dintre Millennials se simt anxioși înainte de a efectua un apel (BankMyCell, 2020)

Aceste statistici sunt un indiciu clar pentru agenții pentru a avea o conversație cu IMM-urile despre evoluția stivei lor de tehnologie și alinierea călătoriei clienților la preferințele în evoluție.

Mai mult, mai puțin timp petrecut la telefon pentru a se ocupa de întrebările de întâlnire este mai bine pentru companii, deoarece proprietarii și angajații pot petrece timp îndeplinind sarcini mai valoroase.

4. Economisiți costurile și reduceți riscul de „neprezentare”.

Cercetarea gigantului de consultanță în software Accenture a constatat că sistemul de sănătate al Statelor Unite ar fi economisit 3,2 miliarde de dolari numai în 2019 dacă mai mulți oameni ar fi rezervat programări online.

Acest lucru se datorează faptului că este nevoie de mai puțin de un minut pentru a programa întâlnirile medicale online, comparativ cu 8,1 minute la telefon, personalul transferând apeluri în 63% din timp, rezultând mai multe documente legate de rezervare și mai puțin timp pentru îngrijirea pacientului.

„Așa cum consumatorii folosesc instrumente online pentru a rezerva rezervări la restaurante sau pentru a solicita un taxi, pacienții doresc aceeași experiență în rezervarea personală a unei programari la medic”, se arată în raportul Accenture.

În plus, funcționalitatea de reamintire a întâlnirilor, încorporată de obicei în software-ul de programare, înjumătățește riscul de neprezentare, conform unei analize separate a comportamentului clienților realizată de 10to8.com.

Sondajul a constatat că aproape 30% dintre clienții care nu primesc mementouri de întâlnire nu reușesc să se prezinte la o întâlnire, comparativ cu 13% pentru cei care o primesc. 10to8.com estimează, de asemenea, că neprezentările costă un IMM obișnuit 26.000 USD pe an în venituri pierdute.

IMM-urile pot folosi platforme de rezervare online pentru a trimite mai multe mementouri automate la orele și frecvențele dorite. De exemplu, un client poate primi o alertă despre programarea sa cu 24 de ore și 1 oră înainte de programarea acesteia.

5. Creșteți fluxul de numerar

Care proprietar de afaceri din lume nu ar prefera să primească bani în avans pentru o întâlnire care este la câteva zile, săptămâni sau luni?

Conform cercetărilor efectuate de US Bancorp și citate în SCORE/Consilieri pentru America's Small Business, motivul pentru care întreprinderile mici eșuează include în mare parte problemele fluxului de numerar.

Agențiile ar trebui să verifice dacă software-ul de programare pe care îl revând include funcționalitate de plăți integrată.

Acest lucru oferă avantajul de a permite unei companii să rezerve întâlniri și să colecteze plăți de la invitați simultan; îmbunătățind astfel fluxul de numerar și productivitatea eliminând în același timp procesele manuale din jurul programărilor și încasărilor.

Experiența clientului se îmbunătățește, de asemenea, deoarece clientul nu trebuie să piardă timp așteptând să plătească la sediu după încheierea programării.

6. Creșterea productivității angajaților

Într-un raport Udemy 2018 , 60% dintre angajați au spus că întâlnirile prost programate și neorganizate le distrag atenția de la lucrul eficient și productiv.

De aceea, întâlnirile și modul în care sunt programate nu ar trebui luate de la sine înțeles, în special pentru IMM-urile în creștere rapidă, cu medii de lucru hibride și angajați care locuiesc în diferite state și țări.

Programarea automată a întâlnirilor poate elimina comportamente precum:

• Angajații se întreabă între ei „când ești liber?” pentru a iniția o întâlnire
• Necesitatea de a verifica calendarele pe tot parcursul zilei
• Atașarea manuală a linkurilor pentru conferințe video la evenimentele întâlnirii
• Elaborați manual diferențele de fus orar pentru a organiza întâlniri cu colegii din diferite jurisdicții

Un instrument de programare adecvat ar trebui să se ocupe de majoritatea logisticii legate de întâlniri, inclusiv adăugarea de link-uri pentru conferințe video, găsirea unui timp pentru întâlniri și sarcinile de pregătire a întâlnirilor.

Concluzie

Software-ul de programare automată a întâlnirilor poate fi un instrument puternic de productivitate care poate ajuta IMM-urile să-și îmbunătățească experiența clienților, reducând în același timp timpul și banii irositi în procesele manuale.

Prin revânzarea aplicațiilor de rezervare, agențiile se pot extinde dincolo de furnizarea de servicii tradiționale de marketing și se pot integra în stiva tehnologică a unei afaceri locale și, astfel, pot fi considerate mai valoroase din perspectiva proprietarului unei companii.

În plus, agențiile pot juca un rol de lider și pot ajuta o afacere să înțeleagă modul în care noile tehnologii se pot intersecta cu strategiile de marketing existente.

De exemplu, o agenție poate colabora cu un IMM pentru a încorpora widget-uri de rezervare în proprietățile digitale ale unui client, cum ar fi site-urile web ale acestora, pentru a sugera integrări suplimentare pentru a crește productivitatea și pentru a produce conținut de lider gândit și buletine informative pentru a genera mai multe întâlniri.

Pune totul în acțiune: achiziționarea CalendarHero de către Vendasta

În octombrie 2021, Vendasta a anunțat achiziția strategică a programului de întâlniri și întâlniri alimentat de inteligență artificială CalendarHero.

Clienții existenți pot activa acum CalendarHero de pe Vendasta Marketplace pentru utilizarea lor și pot începe să vândă software-ul clienților lor IMM-uri.

Invităm cititorii să exploreze și să învețe despre CalendarHero și funcțiile sale pe Vendasta Marketplace și să se înscrie pentru o încercare gratuită. De asemenea, puteți citi comunicatul nostru de presă despre această ofertă „Made in Canada”.