6 طرق للجدولة عبر الإنترنت يمكن أن تعزز الأرباح والإنتاجية

سواء كنت تحاول حجز قصة شعر في صالون محلي أو اجتماع مع زميل في منطقة زمنية مختلفة ، فإن جدولة المواعيد اليدوية مهمة تستغرق وقتًا طويلاً.

إنها أيضًا عملية عرضة للخطأ البشري. يمكن أن تتعرض الشركات المحلية لخسارة مباشرة في الإيرادات من حوادث مثل الحجوزات المزدوجة ، مما قد يؤدي إلى مراجعة سلبية عبر الإنترنت ويؤثر على أداء تحسين محرك البحث (SEO).

في هذه المدونة ، نستكشف ست فوائد لبرنامج الحجز الآلي كحل يمكن أن يساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMBs) على تقليل مخاطر أخطاء الجدولة مع تحسين تجربة العملاء ، وإنتاجية الموظفين ، والتدفق النقدي.

1. توليد الحجوزات ويؤدي على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع

هل تعلم أن الساعة 4 مساءً حتى 8 مساءً يوم الأحد هي أكثر الأوقات شيوعًا لحجز موعد؟

لسوء الحظ بالنسبة لمعظم الشركات المحلية ، يعمل الموظفون عادةً من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً ، وبالنسبة للأماكن المزدحمة مثل العيادات الطبية والجراجات ، فإن الاستجابة لطلبات المواعيد المتراكمة المقدمة خلال عطلة نهاية الأسبوع يمكن أن تستغرق وقتًا وتحبط العملاء.

وهذا يخلق مخاطر فقدان العمل. وجد استطلاع أجرته GetApp أن 94 في المائة من العملاء هم أكثر عرضة لاختيار مزود خدمة جديد إذا قدم هذا المزود خيار الحجز عبر الإنترنت.

يوفر برنامج الجدولة الآلي ميزة السماح للعملاء بما يلي:

• احجز في الوقت المناسب لهم
• حدد شخصًا معينًا يريدون تلقي الخدمة منه ، مثل مدرب اللياقة أو المصمم المفضل لديهم ، واطلع على مدى توفرهم في الوقت الفعلي
• إعادة الجدولة دون الحاجة للاتصال

يمكن أن تساعد هذه الميزات في منع قنوات الاتصال الخاصة بشركة محلية من التعرض للقصف برسائل ذهاب وإياب أو مكالمات هاتفية حول حجز موعد.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد في منع فقدان العملاء المحتملين الذين كانوا حريصين على الحجز خارج ساعات العمل ولكنهم فقدوا الاهتمام لأن هذا النشاط التجاري لم يكن لديه وظيفة الجدولة عبر الإنترنت.

يتم دعم ذلك من خلال بحث من برنامج الصالون كشركة خدمات Phorest ، مما يدل على أن ما يقرب من 50 في المائة من جميع الحجوزات في صناعة السبا وصالونات التجميل تحدث عبر الإنترنت عند إغلاق الشركات.

2. إقناع عملاء جدد

يمكن لإعلام العملاء والتوقعات الجديدة بشأن ما يمكن توقعه قبل موعدهم الأول أن يخلق انطباعًا جيدًا ويساعد في تعزيز الإنتاجية من منظور الشركات الصغيرة والمتوسطة.

يمكن للشركات المحلية إرسال معيار "شكرًا على البريد الإلكتروني للحجز" كتأكيد على موعد للخدمات الأساسية.

ولكن عندما تتطلب الشركة معلومات إضافية حول العميل أو العميل المحتمل مسبقًا ، يمكن استخدام برنامج الجدولة الذكية من أجل:

• أضف أسئلة إلى طلبات الاجتماع
• اجمع تفاصيل الحضور الرئيسية
• معالجة المدفوعات

اعتمادًا على البرنامج ، يمكن للعملاء أيضًا إضافة ضيوف إضافيين لحضور الموعد ، ويمكن للشركات عرض المعلومات الموجودة مسبقًا حول العميل.

يساعد هذا الشركات الصغيرة والمتوسطة في توفير وقت الصداع والتوظيف المطلوب للمهام الوضيعة مثل مكالمات التأكيد ومتابعة الفواتير.

3. التعامل مع عدد أقل من المكالمات الهاتفية

نظرًا لشعبية منصات مثل Airbnb و Uber و OpenTable ، يتوقع العملاء - خاصة من الأجيال الشابة - بشكل متزايد تجارب حجز رقمية وخالية من الاحتكاك للخدمات التي يرغبون في الوصول إليها.

ضع في اعتبارك نقاط البيانات التالية من الاستطلاعات المختلفة:

• يشعر 59 في المائة من عامة السكان بالإحباط بسبب أوقات الانتظار وساعات العمل غير المريحة المتعلقة بجدولة المواعيد عبر الهاتف (GetApp ، 2021)
• 75 بالمائة من جيل الألفية (من مواليد 1981 و 1996) يتجنبون المكالمات الهاتفية لأنها "تستغرق وقتًا طويلاً جدًا" (BankMyCell ، 2020)
• 81٪ من جيل الألفية يشعرون بالقلق قبل إجراء مكالمة (BankMyCell ، 2020)

تُعد هذه الإحصائيات مؤشرًا واضحًا للوكالات لإجراء محادثة مع الشركات الصغيرة والمتوسطة حول تطوير مجموعة التكنولوجيا الخاصة بها ومواءمة رحلة عملائها مع التفضيلات المتطورة.

علاوة على ذلك ، يعد قضاء وقت أقل على الهاتف في التعامل مع استفسارات المواعيد أفضل للشركات حيث يمكن للمالكين والموظفين قضاء وقت في القيام بمهام أكثر قيمة.

4. توفير التكاليف وتقليل مخاطر "عدم الحضور"

وجد بحث شركة Accenture العملاقة للاستشارات البرمجية أن نظام الرعاية الصحية في الولايات المتحدة كان سيوفر 3.2 مليار دولار في عام 2019 وحده إذا حجز المزيد من الأشخاص المواعيد عبر الإنترنت.

ذلك لأن الأمر يستغرق أقل من دقيقة لجدولة المواعيد الطبية عبر الإنترنت ، مقارنة بـ 8.1 دقيقة على الهاتف ، حيث يقوم الموظفون بتحويل المكالمات بنسبة 63 في المائة من الوقت ، مما يؤدي إلى مزيد من الأعمال الورقية المتعلقة بالحجز ووقت أقل في رعاية المرضى.

وأشار تقرير أكسنتشر إلى أنه "تمامًا كما يستخدم المستهلكون الأدوات عبر الإنترنت لحجز المطاعم أو طلب سيارة أجرة ، فإن المرضى يريدون نفس التجربة في الحجز الذاتي لموعد الطبيب".

علاوة على ذلك ، فإن وظيفة تذكير المواعيد المدمجة عادةً في برنامج الجدولة تقلل من مخاطر عدم الحضور إلى النصف ، وفقًا لتحليل منفصل لسلوك العميل بواسطة 10to8.com.

وجد الاستطلاع أن ما يقرب من 30 في المائة من العملاء الذين لا يتلقون تذكيرات بالمواعيد يفشلون في الحضور إلى موعد مقابل 13 في المائة لأولئك الذين يفعلون ذلك. يقدر موقع 10to8.com أيضًا أن تكلفة عدم الحضور تبلغ 26000 دولار أمريكي سنويًا من الشركات الصغيرة والمتوسطة في الإيرادات المفقودة.

يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة استخدام منصات الحجز عبر الإنترنت لإرسال تذكيرات آلية متعددة في الأوقات والترددات المرغوبة. على سبيل المثال ، يمكن للعميل تلقي تنبيه حول موعده قبل 24 ساعة وساعة واحدة من موعده.

5. زيادة التدفق النقدي

من هو صاحب العمل في العالم الذي لا يفضل تلقي الأموال مقدمًا للحصول على موعد بعد أيام أو أسابيع أو أشهر؟

وفقًا لبحث أجرته US Bancorp وتم الاستشهاد به في SCORE / Counsors to America's Small Business ، فإن سبب فشل الشركات الصغيرة يشمل بشكل كبير مشكلات التدفق النقدي.

يجب على الوكالات التحقق لمعرفة ما إذا كان برنامج المواعيد الذي يقومون بإعادة بيعه يشتمل على وظائف مدفوعات متكاملة.

يوفر هذا ميزة السماح للشركات بحجز الاجتماعات وتحصيل المدفوعات من المدعوين في وقت واحد ؛ وبالتالي تحسين التدفق النقدي والإنتاجية مع التخلص من العمليات اليدوية حول المواعيد والتحصيلات.

تتحسن تجربة العميل أيضًا حيث لا يحتاج العميل إلى إضاعة الوقت في انتظار الدفع في المبنى بعد انتهاء الموعد.

6. زيادة إنتاجية الموظف

في تقرير Udemy 2018 ، قال 60 بالمائة من الموظفين إن الاجتماعات غير المنظمة وغير المنظمة بشكل سيئ تشتت انتباههم عن العمل بكفاءة وإنتاجية.

لهذا السبب لا ينبغي اعتبار الاجتماعات وكيفية جدولتها أمرًا مفروغًا منه ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة سريعة النمو ذات بيئات العمل المختلطة والموظفين الذين يقيمون في دول ودول مختلفة.

يمكن أن تقضي الجدولة التلقائية للاجتماعات على سلوكيات مثل:

• يسأل الموظفون بعضهم البعض "متى تكون متفرغًا؟" لبدء الاجتماع
• الحاجة إلى مراجعة التقاويم على مدار اليوم
• إرفاق روابط مؤتمرات الفيديو بأحداث الاجتماع يدويًا
• العمل يدويًا على الفروق في المنطقة الزمنية لعقد اجتماعات مع الزملاء عبر ولايات قضائية مختلفة

يجب أن تتعامل أداة الجدولة المناسبة مع معظم الخدمات اللوجستية المتعلقة بالاجتماعات ، بما في ذلك إضافة روابط مؤتمرات الفيديو ، وإيجاد وقت للاجتماع ، ومهام التحضير للاجتماع.

خاتمة

يمكن أن يكون برنامج جدولة الاجتماعات التلقائية أداة إنتاجية قوية يمكن أن تساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة على تحسين تجربة العملاء مع تقليل الوقت والمال المهدرين في العمليات اليدوية.

من خلال إعادة بيع تطبيقات الحجز ، يمكن للوكالات أن تتوسع إلى ما هو أبعد من مجرد تقديم خدمات التسويق التقليدية والاندماج في المكدس التكنولوجي للأعمال التجارية المحلية ، وبالتالي يُنظر إليها على أنها أكثر قيمة من منظور مالك الشركة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للوكالات أن تلعب دورًا قياديًا وتساعد الأعمال التجارية على فهم كيفية تقاطع التقنيات الجديدة مع استراتيجيات التسويق الحالية.

على سبيل المثال ، يمكن للوكالة العمل مع شركة صغيرة ومتوسطة الحجم لتضمين أدوات الحجز عبر الخصائص الرقمية للعميل مثل مواقع الويب الخاصة بهم ، واقتراح عمليات تكامل إضافية لتعزيز الإنتاجية ، وإنتاج محتوى ورسائل إخبارية عن القيادة الفكرية لجذب المزيد من المواعيد.

وضع كل ذلك موضع التنفيذ: استحواذ Vendasta على CalendarHero

في أكتوبر 2021 ، أعلنت شركة Vendasta عن الاستحواذ الاستراتيجي على برنامج مواعيد الاجتماعات وجدولة المواعيد CalendarHero المدعوم بالذكاء الاصطناعي.

يمكن للعملاء الحاليين الآن تنشيط CalendarHero من Vendasta Marketplace لاستخدامهم ويمكنهم البدء في بيع البرنامج لعملائهم من الشركات الصغيرة والمتوسطة.

ندعو القراء لاستكشاف والتعرف على CalendarHero وميزاته على Vendasta Marketplace والاشتراك في نسخة تجريبية مجانية. يمكنك أيضًا قراءة بياننا الصحفي حول صفقة "صنع في كندا".