Çevrimiçi Planlamanın Karları ve Verimliliği Artırabileceği 6 Yol

İster yerel bir kuaförde saç kesimi için rezervasyon yaptırmak isterse farklı bir saat diliminde bir iş arkadaşıyla toplantı yapmak olsun, manuel randevu planlamak zaman alan bir iştir.

Aynı zamanda insan hatasına eğilimli bir süreçtir. Yerel işletmeler, olumsuz bir çevrimiçi incelemeye yol açabilecek ve arama motoru optimizasyonu (SEO) performansını etkileyebilecek çifte rezervasyon gibi olaylardan doğrudan gelir kaybı yaşayabilir.

Bu blogda, küçük ve orta ölçekli işletmelerin (KOBİ'ler) zamanlama hatası riskini azaltırken müşteri deneyimini, çalışan üretkenliğini ve nakit akışını iyileştirmesine yardımcı olabilecek bir çözüm olarak otomatik rezervasyon yazılımının altı avantajını keşfediyoruz.

1. 7/24 rezervasyon ve potansiyel müşteri oluşturun

Randevu almak için en popüler zamanın Pazar günü saat 16:00 ile 20:00 arasında olduğunu biliyor muydunuz ?

Ne yazık ki çoğu yerel işletme için, personel genellikle sabah 9'dan akşam 5'e kadar çalışır ve tıbbi klinikler ve garajlar gibi yoğun yerlerde, hafta sonu boyunca gönderilen randevu taleplerini yanıtlamak zaman alabilir ve müşterileri hayal kırıklığına uğratabilir.

Bu da iş kaybetme riski yaratır. GetApp tarafından yapılan bir ankete göre , müşterilerin yüzde 94'ünün yeni bir hizmet sağlayıcısı çevrimiçi rezervasyon seçeneği sunması durumunda seçme olasılığının daha yüksek olduğu ortaya çıktı.

Otomatik zamanlama yazılımı, müşterilerin aşağıdakileri yapmasına izin verme avantajı sağlar:

• Onlar için uygun bir zamanda rezervasyon yapın
• Tercih ettikleri fitness eğitmeni veya stilisti gibi hizmeti almak istedikleri belirli bir kişiyi seçin ve gerçek zamanlı uygunluk durumunu görüntüleyin
• Aramaya gerek kalmadan yeniden planlayın

Bu özellikler, yerel bir işletmenin iletişim kanallarının randevu almayla ilgili mesajlar veya telefon görüşmeleri ile bombardımana tutulmasını önlemeye yardımcı olabilir.

Ayrıca, mesai saatleri dışında rezervasyon yapmak isteyen ancak bu işletmenin çevrimiçi zamanlama işlevi olmadığı için ilgisini kaybeden potansiyel müşterilerin kaybını önlemeye yardımcı olabilir.

Bu, spa ve güzellik salonu endüstrisindeki tüm rezervasyonların yaklaşık yüzde 50'sinin işletmeler kapalıyken çevrimiçi gerçekleştiğini gösteren bir hizmet şirketi olan Phorest'in salon yazılımı tarafından yapılan araştırma tarafından desteklenmektedir .

2. Yeni müşterileri etkileyin

Yeni müşterileri ve potansiyel müşterileri ilk randevularından önce ne bekleyecekleri konusunda bilgilendirmek, iyi bir izlenim yaratabilir ve bir KOBİ'nin bakış açısından üretkenliği artırmaya yardımcı olabilir.

Yerel işletmeler, temel hizmetler için randevu onayı olarak standart "rezervasyon için teşekkürler e-postası" gönderebilir.

Ancak bir işletmenin bir müşteri veya potansiyel müşteri hakkında önceden ek bilgiye ihtiyaç duyduğu durumlarda, akıllı zamanlama yazılımı aşağıdakiler için kullanılabilir:

• Toplantı isteklerine soru ekleme
• Önemli katılımcı ayrıntılarını toplayın
• İşlem ödemeleri

Yazılıma bağlı olarak, müşteriler randevuya katılmak için ek konuklar da ekleyebilir ve işletmeler potansiyel olarak müşteri hakkında önceden var olan bilgileri görüntüleyebilir.

Bu, KOBİ'lerin onay aramaları ve faturaları takip etme gibi önemsiz görevler için gereken baş ağrısından ve personel süresinden tasarruf etmesine yardımcı olur.

3. Daha az telefon görüşmesi yapın

Airbnb, Uber ve OpenTable gibi platformların popülaritesi göz önüne alındığında, özellikle genç nesillerden gelen müşteriler, erişmek istedikleri hizmetler için giderek daha fazla sorunsuz ve dijitalleştirilmiş rezervasyon deneyimleri bekliyor.

Çeşitli anketlerden elde edilen aşağıdaki veri noktalarını göz önünde bulundurun:

• Genel nüfusun yüzde 59'u bekleme sürelerinden ve telefonla randevu almayla ilgili uygunsuz çalışma saatlerinden bıkmış durumda (GetApp, 2021)
• Millennials'ın yüzde 75'i (1981 ile 1996 arasında doğmuş) "çok zaman alıcı" oldukları için telefon görüşmelerinden kaçınıyor (BankMyCell, 2020)
• Y kuşağının yüzde 81'i arama yapmadan önce endişeli hissediyor (BankMyCell, 2020)

Bu istatistikler, ajansların KOBİ'lerle teknoloji yığınlarını geliştirme ve müşteri yolculuklarını değişen tercihlere uyumlu hale getirme konusunda görüşmeleri için açık bir göstergedir.

Ayrıca, sahipler ve çalışanlar daha değerli görevler üstlenmek için zaman harcayabileceğinden, randevu sorguları için telefonda daha az zaman harcanması işletmeler için daha iyidir.

4. Maliyetlerden tasarruf edin ve "kullanmama" riskini azaltın

Yazılım danışmanlığı devi Accenture'ın araştırması, daha fazla kişinin çevrimiçi olarak randevu alması durumunda Amerika Birleşik Devletleri sağlık sisteminin yalnızca 2019'da 3,2 milyar dolar tasarruf edeceğini buldu.

Bunun nedeni, tıbbi randevuları çevrimiçi planlamanın bir dakikadan kısa sürmesi, telefonda 8.1 dakikaya kıyasla, personelin çağrıları zamanın yüzde 63'ünde aktarması, bu da rezervasyonla ilgili daha fazla evrak işi ve hasta bakımı için daha az zaman ile sonuçlanıyor.

Accenture'ın raporunda, "Tüketicilerin restoran rezervasyonları yapmak veya taksi talep etmek için çevrimiçi araçları kullanmaları gibi, hastalar da kendi kendilerine doktor randevusu almak için aynı deneyimi istiyor" dedi.

Ayrıca, 10to8.com tarafından yapılan ayrı bir müşteri davranışı analizine göre, tipik olarak zamanlama yazılımında yerleşik olarak bulunan randevu hatırlatıcı işlevi, randevuya gelmeme riskini yarı yarıya azaltır.

Anket, randevu hatırlatıcısı almayan müşterilerin yaklaşık yüzde 30'unun randevusuna gelmediğini, bu oranın ise yüzde 13 olduğunu buldu. 10to8.com ayrıca, kullanılmayanların gelir kaybında yılda 26.000 ABD Doları tutarında tipik bir KOBİ'ye mal olduğunu tahmin ediyor.

KOBİ'ler, istenen zaman ve sıklıkta birden çok otomatik hatırlatıcı göndermek için çevrimiçi rezervasyon platformlarını kullanabilir. Örneğin, bir müşteri randevusu ile ilgili olarak planlanandan 24 saat ve 1 saat önce bir uyarı alabilir.

5. Nakit akışını artırın

Dünyadaki hangi işletme sahibi günler, haftalar veya aylar sonra gelen bir randevu için peşin para almayı tercih etmez?

US Bancorp tarafından yürütülen ve SCORE/Counselors to America's Small Business'ta atıfta bulunulan araştırmaya göre, küçük işletmelerin büyük ölçüde başarısız olmasının nedeni nakit akışı sorunlarıdır.

Ajanslar, yeniden sattıkları randevu yazılımının entegre ödeme işlevi içerip içermediğini kontrol etmelidir.

Bu, bir işletmenin aynı anda toplantı rezervasyonu yapmasına ve davetlilerden ödeme almasına izin verme avantajını sağlar; böylece randevular ve tahsilatlarla ilgili manuel süreçleri ortadan kaldırırken nakit akışını ve üretkenliği artırır.

Müşterinin randevu tamamlandıktan sonra tesiste ödeme yapmak için beklemekle zaman kaybetmesine gerek kalmadığından müşteri deneyimi de iyileşir.

6. Artan çalışan verimliliği

Bir Udemy 2018 raporunda , çalışanların yüzde 60'ı, kötü planlanmış ve organize edilmemiş toplantıların kendilerini verimli ve üretken çalışmaktan alıkoyduğunu söyledi.

Bu nedenle, özellikle hibrit çalışma ortamlarına sahip hızla büyüyen KOBİ'ler ve farklı eyaletlerde ve ülkelerde ikamet eden çalışanlar için toplantılar ve toplantıların nasıl planlandığı hafife alınmamalıdır.

Otomatik toplantı planlaması, aşağıdaki gibi davranışları ortadan kaldırabilir:

• Çalışanlar birbirlerine “ne zaman boşsunuz?” diye soruyorlar. bir toplantı başlatmak için
• Gün boyunca takvimleri kontrol etme ihtiyacı
• Toplantı etkinliklerine manuel olarak video konferans bağlantıları ekleme
• Farklı yetki alanlarındaki meslektaşlarla toplantılar yapmak için saat dilimi farklılıklarını manuel olarak hesaplama

Uygun bir zamanlama aracı, video konferans bağlantılarının eklenmesi, toplantı için bir zaman bulma ve toplantı hazırlığı görevleri dahil olmak üzere toplantıyla ilgili çoğu lojistiği gerçekleştirmelidir.

Çözüm

Otomatik toplantı planlama yazılımı, KOBİ'lerin manuel süreçlerde boşa harcanan zaman ve parayı azaltırken müşteri deneyimlerini geliştirmelerine yardımcı olabilecek güçlü bir üretkenlik aracı olabilir.

Ajanslar, rezervasyon uygulamalarını yeniden satarak, yalnızca geleneksel pazarlama hizmetleri sağlamanın ötesine geçebilir ve yerel bir işletmenin teknoloji yığınını oluşturabilir ve böylece bir şirket sahibinin bakış açısından daha değerli olarak görülebilir.

Ayrıca ajanslar liderlik rolü oynayabilir ve bir işletmenin yeni teknolojilerin mevcut pazarlama stratejileriyle nasıl kesişebileceğini anlamasına yardımcı olabilir.

Örneğin, bir ajans, bir müşterinin web siteleri gibi dijital mülklerine rezervasyon widget'larını yerleştirmek, üretkenliği artırmak için ek entegrasyonlar önermek ve daha fazla randevu almak için düşünce liderliği içeriği ve haber bültenleri üretmek için bir KOBİ ile çalışabilir.

Her şeyi eyleme geçirmek: Vendasta'nın CalendarHero'yu satın alması

Ekim 2021'de Vendasta, yapay zeka destekli toplantı ve randevu planlayıcı CalendarHero'nun stratejik olarak satın alındığını duyurdu.

Mevcut müşteriler artık kendi kullanımları için Vendasta Marketplace'ten CalendarHero'yu etkinleştirebilir ve yazılımı KOBİ müşterilerine satmaya başlayabilir.

Okuyucuları CalendarHero ve Vendasta Marketplace'teki özelliklerini keşfetmeye ve öğrenmeye ve ücretsiz deneme için kaydolmaya davet ediyoruz. Bu “Made in Canada” anlaşmasıyla ilgili basın bültenimizi de okuyabilirsiniz .