在線調度可以提高利潤和生產力的 6 種方式

無論是嘗試在當地沙龍預約理髮，還是與不同時區的同事會面，手動預約安排都是一項耗時的任務。

這也是一個容易出現人為錯誤的過程。 本地企業可能會因重複預訂等事件而直接損失收入，這可能導致負面的在線評論並影響搜索引擎優化 (SEO) 的性能。

在本博客中，我們探討了自動預訂軟件作為一種解決方案的六大好處，該解決方案可以幫助中小型企業 (SMB) 降低日程安排錯誤的風險，同時改善他們的客戶體驗、員工生產力和現金流。

1. 全天候 24/7 生成預訂和潛在客戶

您知道周日下午 4 點到 8 點是預約的最熱門時間嗎？

不幸的是，對於大多數本地企業來說，員工通常從上午 9 點工作到下午 5 點，而對於醫療診所和車庫等繁忙的地方，回復周末提交的預約請求可能會花費時間並且會讓客戶感到沮喪。

這會產生失去業務的風險。 GetApp 的一項調查發現，如果供應商提供在線預訂選項， 94% 的客戶更有可能選擇新的服務供應商。

自動調度軟件提供的好處是允許客戶：

• 在他們方便的時間預訂
• 選擇他們想要接受服務的特定人員，例如他們首選的健身教練或造型師，並查看他們的實時可用性
• 無需致電即可重新安排

這些功能可以幫助防止本地企業的溝通渠道被關於預約的來回消息或電話轟炸。

此外，它可以幫助防止那些熱衷於在工作時間之外預訂但失去興趣的潛在客戶的流失，因為該企業沒有在線調度功能。

沙龍軟件即服務公司 Phorest 的研究支持了這一點，該研究表明，水療和美容沙龍行業近 50% 的預訂都是在企業關閉時在線進行的。

2. 打動新客戶

從 SMB 的角度來看，告知新客戶和潛在客戶在他們第一次約會之前的期望可以給人留下良好的印象並有助於提高生產力。

本地企業可以發送標準的“感謝預訂電子郵件”作為對基本服務預約的確認。

但是，如果企業事先需要有關客戶或潛在客戶的其他信息，則可以使用智能調度軟件：

• 向會議請求添加問題
• 收集主要與會者詳細信息
• 處理付款

根據軟件的不同，客戶還可以添加額外的客人來參加約會，企業可以潛在地查看有關客戶的預先存在的信息。

這有助於 SMB 省去確認電話和追查發票等瑣碎任務所需的頭痛和人員配備時間。

3.處理更少的電話

鑑於 Airbnb、Uber 和 OpenTable 等平台的流行，客戶——尤其是年輕一代——越來越期待他們希望訪問的服務的無摩擦和數字化預訂體驗。

考慮來自各種調查的以下數據點：

• 59% 的普通民眾對等待時間以及與通過電話安排約會相關的不便辦公時間感到沮喪（GetApp，2021 年）
• 75% 的千禧一代（出生於 1981 年至 1996 年）避免打電話，因為它們“太耗時” （BankMyCell，2020）
• 81% 的千禧一代在打電話前感到焦慮（BankMyCell，2020）

這些統計數據清楚地表明，代理商可以與中小型企業就發展他們的技術堆棧和調整他們的客戶旅程以適應不斷變化的偏好進行對話。

此外，更少的時間花在電話上處理約會查詢對企業來說更好，因為業主和員工可以花時間處理更有價值的任務。

4. 節省成本，降低“未到”風險

軟件諮詢巨頭埃森哲的研究發現，如果有更多的人在線預約，美國的醫療保健系統僅在 2019 年就可以節省 32 億美元。

這是因為在線安排醫療預約需要不到一分鐘的時間，而在電話上需要 8.1 分鐘，63% 的時間都在工作人員轉接電話，從而導致更多與預約相關的文書工作和更少的患者護理時間。

埃森哲的報告指出：“就像消費者使用在線工具預訂餐廳或叫車一樣，患者希望在自行預約醫生時獲得相同的體驗。”

此外，根據 10to8.com 對客戶行為的單獨分析，日程安排軟件中通常內置的約會提醒功能將未出現的風險降低了一半以上。

調查發現，近 30% 未收到預約提醒的客戶未能赴約，而收到預約提醒的客戶比例為 13%。 10to8.com 還估計，未出現的典型 SMB 每年會損失 26,000 美元的收入。

中小型企業可以使用在線預訂平台以所需的時間和頻率發送多個自動提醒。 例如，客戶可以在預定發生前 24 小時和 1 小時收到有關其預約的提醒。

5. 增加現金流

世界上哪個企業主不希望在幾天、幾週或幾個月後的約會中預先收到錢？

根據 US Bancorp 進行並在 SCORE/Counselors to America's Small Business 中引用的研究，小企業倒閉的主要原因包括現金流問題。

代理商應檢查他們轉售的預約軟件是否包含集成支付功能。

這提供了允許企業同時預訂會議並從受邀者那裡收取款項的好處； 從而改善現金流和生產力，同時消除圍繞預約和收款的手動流程。

客戶體驗也得到改善，因為客戶無需在預約結束後浪費時間在現場等待付款。

6. 提高員工生產力

在Udemy 2018 年的一份報告中，60% 的員工表示，安排不當和無組織的會議會分散他們的注意力，使其無法高效地工作。

這就是為什麼不應將會議及其安排方式視為理所當然，尤其是對於具有混合工作環境的快速發展的中小型企業以及居住在不同州和國家/地區的員工而言。

自動會議安排可以消除以下行為：

• 員工互相問“你什麼時候有空？” 發起會議
• 需要全天查看日曆
• 手動將視頻會議鏈接附加到會議事件
• 手動計算時區差異，與不同司法管轄區的同事舉行會議

一個合適的日程安排工具應該能夠處理大多數與會議相關的後勤工作，包括添加視頻會議鏈接、尋找會面時間和會議準備任務。

結論

自動會議安排軟件可以成為一種強大的生產力工具，可以幫助中小企業增強客戶體驗，同時減少浪費在手動流程上的時間和金錢。

通過轉售預訂應用程序，代理商可以超越僅僅提供傳統營銷服務，並構建到本地企業的技術堆棧中，從而從公司所有者的角度被視為更有價值。

此外，代理機構可以發揮領導作用，幫助企業了解新技術如何與現有營銷策略相結合。

例如，代理機構可以與 SMB 合作，在客戶的數字資產（例如他們的網站）中嵌入預訂小部件，建議額外的集成以提高生產力，並製作思想領導力內容和新聞通訊以推動更多預約。

付諸行動：文達斯塔收購 CalendarHero

2021 年 10 月，Vendasta 宣布戰略收購由人工智能驅動的會議和預約調度程序 CalendarHero。

現有客戶現在可以從 Vendasta Marketplace 激活 CalendarHero 以供他們使用，並可以開始向其 SMB 客戶銷售該軟件。

我們邀請讀者在 Vendasta Marketplace 上探索和了解 CalendarHero 及其功能，並註冊免費試用。 您還可以閱讀我們關於“加拿大製造”交易的新聞稿。