6 Cara Penjadwalan Online Dapat Meningkatkan Keuntungan dan Produktivitas

Baik itu mencoba memesan potong rambut di salon lokal atau bertemu dengan rekan kerja di zona waktu yang berbeda, penjadwalan janji temu manual adalah tugas yang memakan waktu.

Ini juga merupakan proses yang rentan terhadap kesalahan manusia. Bisnis lokal dapat mengalami kehilangan pendapatan langsung dari insiden seperti pemesanan ganda, yang dapat menyebabkan ulasan online negatif dan memengaruhi kinerja pengoptimalan mesin telusur (SEO).

Di blog ini, kami mengeksplorasi enam manfaat perangkat lunak pemesanan otomatis sebagai solusi yang dapat membantu usaha kecil dan menengah (UKM) mengurangi risiko kesalahan penjadwalan sekaligus meningkatkan pengalaman pelanggan, produktivitas karyawan, dan arus kas mereka.

1. Hasilkan pemesanan dan prospek 24/7

Tahukah Anda pukul 4 sore hingga 8 malam pada hari Minggu adalah waktu paling populer untuk membuat janji?

Sayangnya untuk sebagian besar bisnis lokal, staf biasanya bekerja dari jam 9 pagi sampai jam 5 sore, dan untuk tempat-tempat sibuk seperti klinik medis dan garasi, menanggapi tumpukan permintaan janji temu yang diajukan selama akhir pekan dapat memakan waktu dan membuat pelanggan frustrasi.

Dan itu menciptakan risiko kehilangan bisnis. Sebuah survei oleh GetApp menemukan 94 persen pelanggan lebih cenderung memilih penyedia layanan baru jika penyedia itu menawarkan opsi pemesanan online.

Perangkat lunak penjadwalan otomatis memberikan manfaat yang memungkinkan pelanggan untuk:

• Pesan pada waktu yang nyaman bagi mereka
• Pilih orang tertentu yang mereka inginkan untuk menerima layanan, seperti instruktur kebugaran atau stylist pilihan mereka, dan lihat ketersediaan real-time mereka
• Jadwalkan ulang tanpa perlu menelepon

Fitur-fitur ini dapat membantu mencegah saluran komunikasi bisnis lokal dibombardir dengan pesan atau panggilan telepon bolak-balik tentang pemesanan janji.

Plus, ini dapat membantu mencegah hilangnya prospek yang tertarik untuk memesan di luar jam kerja tetapi kehilangan minat karena bisnis tersebut tidak memiliki fungsi penjadwalan online.

Hal ini didukung oleh penelitian dari salon software sebagai perusahaan jasa Phorest, yang menunjukkan hampir 50 persen dari semua pemesanan di industri spa dan salon kecantikan terjadi secara online saat bisnis tutup.

2. Buat klien baru terkesan

Memberi tahu pelanggan dan prospek baru tentang apa yang diharapkan sebelum janji temu pertama mereka dapat menciptakan kesan yang baik dan membantu meningkatkan produktivitas dari perspektif UKM.

Bisnis lokal dapat mengirim "terima kasih atas email pemesanan" standar sebagai konfirmasi janji temu untuk layanan dasar.

Tetapi jika bisnis memerlukan informasi tambahan tentang pelanggan atau prospek sebelumnya, perangkat lunak penjadwalan cerdas dapat digunakan untuk:

• Tambahkan pertanyaan ke permintaan rapat
• Kumpulkan detail peserta utama
• Memproses pembayaran

Bergantung pada perangkat lunaknya, pelanggan juga dapat menambahkan tamu tambahan untuk menghadiri janji temu, dan bisnis berpotensi melihat informasi yang sudah ada sebelumnya tentang klien.

Ini membantu UKM menghemat waktu sakit kepala dan staf yang diperlukan untuk tugas-tugas kasar seperti panggilan konfirmasi dan mengejar faktur.

3. Menangani lebih sedikit panggilan telepon

Mengingat popularitas platform seperti Airbnb, Uber, dan OpenTable, pelanggan - terutama dari generasi muda - semakin mengharapkan pengalaman pemesanan tanpa gesekan dan digital untuk layanan yang ingin mereka akses.

Simak poin data berikut dari berbagai survei:

• 59 persen populasi umum frustrasi dengan waktu tunggu dan jam kantor yang tidak nyaman terkait dengan penjadwalan janji melalui telepon (GetApp, 2021)
• 75 persen Milenial (lahir antara 1981 dan 1996) menghindari panggilan telepon karena “terlalu memakan waktu” (BankMyCell, 2020)
• 81 persen Milenial merasa cemas sebelum menelepon (BankMyCell, 2020)

Statistik ini merupakan indikasi yang jelas bagi agensi untuk melakukan percakapan dengan UKM tentang mengembangkan tumpukan teknologi mereka dan menyelaraskan perjalanan pelanggan mereka dengan preferensi yang berkembang.

Lebih jauh, lebih sedikit waktu yang dihabiskan di telepon untuk menangani pertanyaan janji temu lebih baik untuk bisnis karena pemilik dan karyawan dapat menghabiskan waktu untuk melakukan tugas yang lebih berharga.

4. Hemat biaya dan kurangi risiko “tidak hadir”

Penelitian raksasa konsultan perangkat lunak Accenture menemukan bahwa sistem perawatan kesehatan Amerika Serikat akan menghemat $3,2 miliar pada 2019 saja jika lebih banyak orang memesan janji temu secara online.

Itu karena dibutuhkan waktu kurang dari satu menit untuk menjadwalkan janji temu medis online, dibandingkan dengan 8,1 menit di telepon, dengan staf mentransfer panggilan 63 persen dari waktu, menghasilkan lebih banyak dokumen terkait pemesanan dan lebih sedikit waktu untuk perawatan pasien.

“Sama seperti konsumen yang menggunakan alat online untuk memesan reservasi restoran atau meminta taksi, pasien menginginkan pengalaman yang sama dalam memesan sendiri janji bertemu dengan dokter,” catat laporan Accenture.

Selain itu, fungsi pengingat janji temu biasanya dibangun ke dalam perangkat lunak penjadwalan lebih dari separuh risiko ketidakhadiran, menurut analisis terpisah tentang perilaku pelanggan oleh 10to8.com.

Survei tersebut menemukan hampir 30 persen pelanggan yang tidak menerima pengingat janji temu gagal datang ke janji temu versus 13 persen untuk mereka yang melakukannya. 10to8.com juga memperkirakan biaya ketidakhadiran SMB $ 26.000 per tahun dalam pendapatan yang hilang.

UKM dapat menggunakan platform pemesanan online untuk mengirim beberapa pengingat otomatis pada waktu dan frekuensi yang diinginkan. Misalnya, pelanggan dapat menerima peringatan tentang janji temu mereka 24 jam dan 1 jam sebelum dijadwalkan.

5. Tingkatkan arus kas

Pemilik bisnis mana di dunia yang tidak ingin menerima uang di muka untuk janji yang tinggal beberapa hari, minggu, atau bulan?

Menurut penelitian yang dilakukan oleh US Bancorp dan dikutip di SCORE/Counselors to America's Small Business, alasan bisnis kecil gagal sebagian besar mencakup masalah arus kas.

Agen harus memeriksa untuk melihat apakah perangkat lunak janji temu yang mereka jual kembali mencakup fungsionalitas pembayaran terintegrasi.

Ini memberikan keuntungan yang memungkinkan bisnis untuk memesan pertemuan dan mengumpulkan pembayaran dari undangan secara bersamaan; sehingga meningkatkan arus kas dan produktivitas sambil menghilangkan proses manual seputar janji temu dan penagihan.

Pengalaman pelanggan juga meningkat karena klien tidak perlu membuang waktu menunggu untuk membayar di tempat setelah janji temu selesai.

6. Peningkatan produktivitas karyawan

Dalam laporan Udemy 2018 , 60 persen karyawan mengatakan bahwa pertemuan yang tidak terjadwal dengan baik dan tidak terorganisir mengalihkan mereka dari bekerja secara efisien dan produktif.

Itulah mengapa rapat dan bagaimana mereka dijadwalkan tidak boleh dianggap remeh, terutama untuk UKM yang berkembang pesat dengan lingkungan kerja campuran dan karyawan yang tinggal di berbagai negara bagian dan negara.

Penjadwalan rapat otomatis dapat menghilangkan perilaku seperti:

• Karyawan saling bertanya "kapan kamu bebas?" untuk memulai pertemuan
• Kebutuhan untuk memeriksa kalender sepanjang hari
• Melampirkan tautan konferensi video ke acara rapat secara manual
• Menyelesaikan perbedaan zona waktu secara manual untuk mengadakan pertemuan dengan rekan kerja di berbagai yurisdiksi

Alat penjadwalan yang sesuai harus menangani sebagian besar logistik terkait rapat, termasuk menambahkan tautan konferensi video, menemukan waktu untuk bertemu, dan tugas persiapan rapat.

Kesimpulan

Perangkat lunak penjadwalan rapat otomatis dapat menjadi alat produktivitas yang kuat yang dapat membantu UKM meningkatkan pengalaman pelanggan mereka sekaligus mengurangi waktu dan uang yang terbuang untuk proses manual.

Dengan menjual kembali aplikasi pemesanan, biro iklan dapat berkembang lebih dari sekadar menyediakan layanan pemasaran tradisional dan membangun tumpukan teknologi bisnis lokal, dan dengan demikian dilihat sebagai lebih berharga dari sudut pandang pemilik perusahaan.

Selain itu, agensi dapat memainkan peran kepemimpinan dan membantu bisnis memahami bagaimana teknologi baru dapat bersinggungan dengan strategi pemasaran yang ada.

Misalnya, agensi dapat bekerja dengan UKM untuk menyematkan widget pemesanan di seluruh properti digital klien seperti situs web mereka, menyarankan integrasi tambahan untuk meningkatkan produktivitas, dan menghasilkan konten kepemimpinan pemikiran dan buletin untuk mendorong lebih banyak janji temu.

Menempatkan semuanya ke dalam tindakan: Akuisisi Vendasta atas CalendarHero

Pada Oktober 2021, Vendasta mengumumkan akuisisi strategis penjadwal pertemuan dan janji temu yang didukung kecerdasan buatan, CalendarHero.

Pelanggan yang ada sekarang dapat mengaktifkan CalendarHero dari Vendasta Marketplace untuk digunakan dan dapat mulai menjual perangkat lunak ke klien SMB mereka.

Kami mengundang pembaca untuk menjelajahi dan mempelajari tentang CalendarHero dan fitur-fiturnya di Vendasta Marketplace dan mendaftar untuk uji coba gratis. Anda juga dapat membaca siaran pers kami tentang kesepakatan “Buatan Kanada” ini.