6 formas en que la programación en línea puede aumentar las ganancias y la productividad

Ya sea que se trate de reservar un corte de cabello en un salón local o una reunión con un colega en una zona horaria diferente, la programación manual de citas es una tarea que requiere mucho tiempo.

También es un proceso que es propenso al error humano. Las empresas locales pueden experimentar una pérdida directa de ingresos por incidentes como reservas dobles, lo que podría generar una revisión en línea negativa y afectar el rendimiento de la optimización del motor de búsqueda (SEO).

En este blog, exploramos seis beneficios del software de reservas automatizado como una solución que puede ayudar a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) a reducir el riesgo de errores de programación mientras mejoran la experiencia del cliente, la productividad de los empleados y el flujo de efectivo.

1. Genere reservas y clientes potenciales 24/7

¿Sabía que los domingos de 4:00 p. m. a 8:00 p. m. es el horario más popular para reservar una cita?

Desafortunadamente para la mayoría de las empresas locales, el personal generalmente trabaja de 9 a. m. a 5 p. m., y para lugares concurridos como clínicas médicas y garajes, responder a una acumulación de solicitudes de citas enviadas durante el fin de semana puede llevar tiempo y frustrar a los clientes.

Y eso crea el riesgo de perder negocios. Una encuesta realizada por GetApp encontró que el 94 por ciento de los clientes tienen más probabilidades de elegir un nuevo proveedor de servicios si ese proveedor ofrece una opción de reserva en línea.

El software de programación automatizada ofrece la ventaja de permitir a los clientes:

• Reserve en un momento conveniente para ellos
• Seleccione una persona en particular de la que desee recibir el servicio, como su instructor de fitness o estilista preferido, y vea su disponibilidad en tiempo real
• Reprogramar sin necesidad de llamar

Estas características pueden ayudar a evitar que los canales de comunicación de una empresa local sean bombardeados con mensajes de ida y vuelta o llamadas telefónicas sobre la reserva de una cita.

Además, puede ayudar a evitar la pérdida de clientes potenciales que deseaban reservar fuera del horario laboral pero perdieron el interés porque esa empresa no tenía la funcionalidad de programación en línea.

Esto está respaldado por una investigación de la compañía de servicios de software para salones Phorest, que muestra que casi el 50 por ciento de todas las reservas en la industria de spa y salones de belleza se realizan en línea cuando las empresas están cerradas.

2. Impresiona a nuevos clientes

Informar a los nuevos clientes y prospectos sobre qué esperar antes de su primera cita puede crear una buena impresión y ayudar a impulsar la productividad desde la perspectiva de una PYME.

Las empresas locales pueden enviar el correo electrónico estándar de "gracias por reservar" como confirmación de una cita para servicios básicos.

Pero cuando una empresa requiere información adicional sobre un cliente o prospecto de antemano, el software de programación inteligente se puede usar para:

• Agregar preguntas a las solicitudes de reunión
• Recopilar detalles clave de los asistentes
• Procesar pagos

Según el software, los clientes también pueden agregar invitados adicionales para asistir a la cita, y las empresas pueden ver información preexistente sobre el cliente.

Esto ayuda a las PYMES a ahorrar el dolor de cabeza y el tiempo de personal necesario para tareas menores como llamadas de confirmación y seguimiento de facturas.

3. Lidiar con menos llamadas telefónicas

Dada la popularidad de plataformas como Airbnb, Uber y OpenTable, los clientes, especialmente de las generaciones más jóvenes, esperan cada vez más experiencias de reserva digitalizadas y sin fricciones para los servicios a los que desean acceder.

Considere los siguientes puntos de datos de varias encuestas:

• El 59 por ciento de la población general está frustrado con los tiempos de espera y los horarios de oficina inconvenientes relacionados con la programación de citas por teléfono (GetApp, 2021)
• El 75 por ciento de los Millennials (nacidos entre 1981 y 1996) evitan las llamadas telefónicas porque "consumen demasiado tiempo" (BankMyCell, 2020)
• El 81 por ciento de los Millennials se sienten ansiosos antes de hacer una llamada (BankMyCell, 2020)

Estas estadísticas son una indicación clara para que las agencias tengan una conversación con las PYMES sobre la evolución de su pila tecnológica y la alineación de su viaje del cliente con las preferencias en evolución.

Además, menos tiempo dedicado al teléfono atendiendo consultas de citas es mejor para las empresas, ya que los propietarios y empleados pueden dedicar tiempo a realizar tareas más valiosas.

4. Ahorre costos y reduzca el riesgo de "no presentarse"

La investigación del gigante de consultoría de software Accenture encontró que el sistema de salud de los Estados Unidos habría ahorrado $ 3.2 mil millones solo en 2019 si más personas reservaran citas en línea.

Esto se debe a que se tarda menos de un minuto en programar citas médicas en línea, en comparación con los 8,1 minutos por teléfono, y el personal transfiere llamadas el 63 por ciento del tiempo, lo que genera más papeleo relacionado con las reservas y menos tiempo para la atención del paciente.

“Al igual que los consumidores usan herramientas en línea para hacer reservaciones en restaurantes o solicitar un taxi, los pacientes quieren la misma experiencia al reservar una cita con el médico por sí mismos”, señaló el informe de Accenture.

Además, la funcionalidad de recordatorio de citas generalmente integrada en el software de programación reduce a más de la mitad el riesgo de no presentarse, según un análisis separado del comportamiento del cliente realizado por 10to8.com.

La encuesta encontró que casi el 30 por ciento de los clientes que no reciben recordatorios de citas no se presentan a una cita frente al 13 por ciento de los que sí lo hacen. 10to8.com también estima que las ausencias le cuestan a una PYME típica $26,000 al año en ingresos perdidos.

Las PYMES pueden usar plataformas de reserva en línea para enviar múltiples recordatorios automáticos en los momentos y frecuencias deseados. Por ejemplo, un cliente puede recibir una alerta sobre su cita 24 horas y 1 hora antes de la fecha programada.

5. Impulsar el flujo de efectivo

¿Qué dueño de negocio en el mundo no preferiría recibir dinero por adelantado para una cita que está a días, semanas o meses de distancia?

Según una investigación realizada por US Bancorp y citada en SCORE/Counselors to America's Small Business, la razón por la que las pequeñas empresas fracasan abrumadoramente incluye problemas de flujo de efectivo.

Las agencias deben verificar si el software de citas que están revendiendo incluye la funcionalidad de pagos integrados.

Esto brinda el beneficio de permitir que una empresa reserve reuniones y cobre pagos de los invitados al mismo tiempo; mejorando así el flujo de efectivo y la productividad al tiempo que elimina los procesos manuales en torno a citas y cobros.

La experiencia del cliente también mejora ya que el cliente no necesita perder tiempo esperando para pagar en el local una vez concluida la cita.

6. Mayor productividad de los empleados

En un informe de Udemy de 2018 , el 60 % de los empleados dijo que las reuniones mal programadas y desorganizadas los distraen de trabajar de manera eficiente y productiva.

Es por eso que las reuniones y cómo se programan no deben darse por sentadas, especialmente para las PYMES de rápido crecimiento con entornos de trabajo híbridos y empleados que residen en diferentes estados y países.

La programación automatizada de reuniones puede eliminar comportamientos como:

• Empleados preguntándose unos a otros "¿cuándo estás libre?" para iniciar una reunión
• La necesidad de consultar los calendarios a lo largo del día.
• Adjuntar enlaces de videoconferencia a eventos de reuniones manualmente
• Resolver manualmente las diferencias de zona horaria para celebrar reuniones con colegas en diferentes jurisdicciones

Una herramienta de programación adecuada debe manejar la mayoría de la logística relacionada con las reuniones, incluida la adición de enlaces de videoconferencia, la búsqueda de un horario para reunirse y las tareas de preparación de reuniones.

Conclusión

El software de programación automática de reuniones puede ser una poderosa herramienta de productividad que puede ayudar a las pymes a mejorar la experiencia de sus clientes al tiempo que reduce el tiempo y el dinero desperdiciado en procesos manuales.

Al revender aplicaciones de reserva, las agencias pueden expandirse más allá de la mera prestación de servicios de marketing tradicionales e integrarse en la pila tecnológica de una empresa local y, por lo tanto, ser vistas como más valiosas desde la perspectiva del propietario de la empresa.

Además, las agencias pueden desempeñar un papel de liderazgo y ayudar a una empresa a comprender cómo las nuevas tecnologías pueden interactuar con las estrategias de marketing existentes.

Por ejemplo, una agencia puede trabajar con una pyme para incorporar widgets de reserva en las propiedades digitales de un cliente, como sus sitios web, sugerir integraciones adicionales para aumentar la productividad y producir contenido de liderazgo intelectual y boletines para generar más citas.

Poner todo en acción: la adquisición de CalendarHero por parte de Vendasta

En octubre de 2021, Vendasta anunció la adquisición estratégica del programador de reuniones y citas CalendarHero impulsado por inteligencia artificial.

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Invitamos a los lectores a explorar y aprender sobre CalendarHero y sus funciones en Vendasta Marketplace y registrarse para una prueba gratuita. También puede leer nuestro comunicado de prensa sobre este acuerdo "Hecho en Canadá".