6 способов онлайн-планирования могут повысить прибыль и производительность

Будь то попытка заказать стрижку в местном салоне или встреча с коллегой в другом часовом поясе, планирование встреч вручную отнимает много времени.

Это также процесс, который подвержен человеческим ошибкам. Местные предприятия могут столкнуться с прямой потерей дохода из-за таких инцидентов, как двойное бронирование, что может привести к отрицательному отзыву в Интернете и повлиять на эффективность поисковой оптимизации (SEO).

В этом блоге мы рассмотрим шесть преимуществ программного обеспечения для автоматизированного бронирования как решения, которое может помочь малым и средним предприятиям (SMB) снизить риск ошибок в расписании, улучшая качество обслуживания клиентов, производительность сотрудников и денежные потоки.

1. Создавайте заказы и лиды 24/7

Знаете ли вы, что с 16:00 до 20:00 в воскресенье самое популярное время для записи на прием?

К сожалению, для большинства местных предприятий персонал обычно работает с 9:00 до 17:00, а в таких оживленных местах, как медицинские клиники и гаражи, обработка накопившихся заявок на прием, поданных в выходные дни, может занять время и расстроить клиентов.

И это создает риск потери бизнеса. Опрос, проведенный GetApp, показал, что 94% клиентов с большей вероятностью выберут нового поставщика услуг, если этот поставщик предлагает возможность онлайн-бронирования.

Программное обеспечение для автоматизированного планирования позволяет клиентам:

• Бронируйте в удобное для них время
• Выберите конкретного человека, от которого они хотят получить услугу, например предпочтительного инструктора по фитнесу или стилиста, и просмотрите их доступность в режиме реального времени.
• Перепланируйте без звонка

Эти функции могут помочь предотвратить бомбардировку каналов связи местного бизнеса обратными сообщениями или телефонными звонками о записи на прием.

Кроме того, это может помочь предотвратить потерю потенциальных клиентов, которые хотели бронировать в нерабочее время, но потеряли интерес, потому что у этого бизнеса не было функции онлайн-планирования.

Это подтверждается исследованием программного обеспечения салонов как сервисной компании Phorest, которое показывает, что почти 50 процентов всех заказов в индустрии спа и салонов красоты происходят онлайн, когда предприятия закрыты.

2. Произведите впечатление на новых клиентов

Информирование новых клиентов и потенциальных клиентов о том, чего ожидать перед их первой встречей, может произвести хорошее впечатление и помочь повысить производительность с точки зрения малого и среднего бизнеса.

Местные предприятия могут отправить стандартное электронное письмо с благодарностью за бронирование в качестве подтверждения записи на базовые услуги.

Но если бизнесу требуется дополнительная информация о клиенте или потенциальном клиенте заранее, программное обеспечение для интеллектуального планирования может быть использовано для:

• Добавляйте вопросы к приглашениям на встречи
• Соберите ключевые данные об участниках
• Обработка платежей

В зависимости от программного обеспечения клиенты также могут добавлять дополнительных гостей для посещения встречи, а компании потенциально могут просматривать уже существующую информацию о клиенте.

Это помогает малым и средним предприятиям сэкономить головную боль и время персонала, необходимое для выполнения черных задач, таких как звонки с подтверждением и поиск счетов.

3. Сократите количество телефонных звонков

Учитывая популярность таких платформ, как Airbnb, Uber и OpenTable, клиенты, особенно представители молодого поколения, все чаще ожидают беспрепятственного и оцифрованного процесса бронирования услуг, к которым они хотят получить доступ.

Рассмотрим следующие точки данных из различных опросов:

• 59 процентов населения в целом недовольны временем ожидания и неудобным рабочим временем, связанным с записью на прием по телефону (GetApp, 2021) .
• 75% миллениалов (родившихся в период с 1981 по 1996 год) избегают телефонных звонков, потому что они «отнимают слишком много времени» (BankMyCell, 2020).
• 81% миллениалов волнуются перед звонком (BankMyCell, 2020).

Эти статистические данные являются для агентств четким указанием на то, что им следует обсудить с малым и средним бизнесом развитие своего технологического стека и согласование пути клиента с меняющимися предпочтениями.

Кроме того, меньшее количество времени, затрачиваемого на телефонные разговоры по телефону, лучше для бизнеса, поскольку владельцы и сотрудники могут тратить время на выполнение более важных задач.

4. Сократите расходы и уменьшите риск «неявки»

Исследование компании Accenture, занимающейся консалтингом в области программного обеспечения, показало, что только в 2019 году система здравоохранения США сэкономила бы 3,2 миллиарда долларов , если бы больше людей записывались на прием онлайн.

Это связано с тем, что запись на прием к врачу через Интернет занимает меньше минуты, по сравнению с 8,1 минутой по телефону, при этом сотрудники переадресовывают звонки в 63 процентах случаев, что приводит к увеличению объема документации, связанной с бронированием, и сокращению времени на уход за пациентами.

«Точно так же, как потребители используют онлайн-инструменты для бронирования столиков в ресторанах или вызова такси, пациенты хотят получить такой же опыт при самостоятельной записи на прием к врачу», — отмечается в отчете Accenture.

Кроме того, функция напоминания о встрече, обычно встроенная в программное обеспечение для планирования, более чем вдвое снижает риск неявки, согласно отдельному анализу поведения клиентов, проведенному 10to8.com.

Опрос показал, что почти 30 процентов клиентов, которые не получают напоминания о встрече, не приходят на встречу по сравнению с 13 процентами тех, кто это делает. 10to8.com также оценивает, что неявки обходятся типичному малому и среднему бизнесу в 26 000 долларов в год в виде упущенной выгоды.

Малые и средние предприятия могут использовать платформы онлайн-бронирования для отправки нескольких автоматических напоминаний в нужное время и с нужной частотой. Например, клиент может получить уведомление о назначенной встрече за 24 часа и за 1 час до назначенной встречи.

5. Увеличьте денежный поток

Какой владелец бизнеса в мире не предпочел бы получить деньги вперед за встречу, которая состоится через несколько дней, недель или месяцев?

Согласно исследованию, проведенному US Bancorp и процитированному в SCORE/Counselors to America's Small Business, причиной неудач малых предприятий в подавляющем большинстве являются проблемы с денежными потоками.

Агентствам следует проверить, включает ли перепродаваемое ими программное обеспечение для записи на прием интегрированные платежные функции.

Преимущество этого заключается в том, что бизнес может одновременно назначать встречи и получать платежи от приглашенных; таким образом улучшая денежный поток и производительность, устраняя ручные процессы, связанные с встречами и сборами.

Качество обслуживания клиентов также улучшается, поскольку клиенту не нужно тратить время на ожидание оплаты в помещении после завершения встречи.

6. Повышение производительности труда сотрудников

В отчете Udemy за 2018 год 60% сотрудников заявили, что плохо запланированные и неорганизованные встречи мешают им работать эффективно и продуктивно.

Вот почему встречи и то, как они планируются, не должны восприниматься как нечто само собой разумеющееся, особенно для быстрорастущих малых и средних предприятий с гибридной рабочей средой и сотрудниками, проживающими в разных штатах и ​​странах.

Автоматическое планирование встреч может устранить такие действия, как:

• Сотрудники спрашивают друг друга «когда вы свободны?» инициировать встречу
• Необходимость проверять календари в течение дня
• Прикрепление ссылок на видеоконференции к событиям встречи вручную
• Вручную определять разницу в часовых поясах для проведения встреч с коллегами из разных юрисдикций.

Подходящий инструмент планирования должен обрабатывать большую часть логистики, связанной с собраниями, включая добавление ссылок для видеоконференций, поиск времени для собрания и задачи по подготовке к собранию.

Вывод

Программное обеспечение для автоматического планирования совещаний может быть мощным инструментом повышения производительности, который может помочь малым и средним предприятиям повысить качество обслуживания клиентов, сократив при этом время и деньги, потраченные впустую на ручные процессы.

Перепродавая приложения для бронирования, агентства могут выйти за рамки простого предоставления традиционных маркетинговых услуг и встроиться в технологический стек местного бизнеса и, таким образом, стать более ценными с точки зрения владельца компании.

Кроме того, агентства могут играть ведущую роль и помогать бизнесу понять, как новые технологии могут пересекаться с существующими маркетинговыми стратегиями.

Например, агентство может работать с малым и средним бизнесом, чтобы встроить виджеты бронирования в цифровые объекты клиента, такие как их веб-сайты, предложить дополнительные интеграции для повышения производительности и создавать передовой контент и информационные бюллетени для увеличения числа встреч.

Претворение всего этого в жизнь: приобретение компанией Vendasta компании CalendarHero

В октябре 2021 года Vendasta объявила о стратегическом приобретении планировщика встреч и встреч на базе искусственного интеллекта CalendarHero.

Существующие клиенты теперь могут активировать CalendarHero из Vendasta Marketplace для собственного использования и начать продавать программное обеспечение своим клиентам малого и среднего бизнеса.

Мы приглашаем читателей изучить и узнать о CalendarHero и его функциях на Vendasta Marketplace, а также зарегистрироваться для получения бесплатной пробной версии. Вы также можете прочитать наш пресс-релиз об этой сделке «Сделано в Канаде».