6 modi in cui la pianificazione online può aumentare i profitti e la produttività

Che si tratti di prenotare un taglio di capelli in un salone locale o di un incontro con un collega in un fuso orario diverso, la pianificazione manuale degli appuntamenti è un'attività che richiede tempo.

È anche un processo soggetto a errori umani. Le aziende locali possono subire una perdita diretta di entrate a causa di incidenti come le doppie prenotazioni, che potrebbero portare a una recensione online negativa e influire sulle prestazioni dell'ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO).

In questo blog, esploriamo sei vantaggi del software di prenotazione automatizzata come soluzione che può aiutare le piccole e medie imprese (PMI) a ridurre il rischio di errori di pianificazione migliorando al contempo l'esperienza del cliente, la produttività dei dipendenti e il flusso di cassa.

1. Genera prenotazioni e lead 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Sapevi che la domenica dalle 16:00 alle 20:00 è l' orario più popolare per prenotare un appuntamento?

Sfortunatamente per la maggior parte delle aziende locali, il personale in genere lavora dalle 9:00 alle 17:00 e per luoghi affollati come cliniche mediche e officine, rispondere a un arretrato di richieste di appuntamento inviate durante il fine settimana può richiedere tempo e frustrare i clienti.

E questo crea il rischio di perdere affari. Un sondaggio di GetApp ha rilevato che il 94% dei clienti è più propenso a scegliere un nuovo fornitore di servizi se tale fornitore offre un'opzione di prenotazione online.

Il software di pianificazione automatizzato offre il vantaggio di consentire ai clienti di:

• Prenota in un momento a loro conveniente
• Seleziona una persona in particolare da cui desidera ricevere il servizio, ad esempio il suo istruttore di fitness o stilista preferito, e visualizza la sua disponibilità in tempo reale
• Riprogrammare senza dover chiamare

Queste funzionalità possono aiutare a evitare che i canali di comunicazione di un'azienda locale vengano bombardati da messaggi avanti e indietro o telefonate sulla prenotazione di un appuntamento.

Inoltre, può aiutare a prevenire la perdita di potenziali clienti che desideravano prenotare al di fuori dell'orario di lavoro ma hanno perso interesse perché quell'attività non disponeva della funzionalità di pianificazione online.

Ciò è supportato dalla ricerca del software per saloni come società di servizi Phorest, che mostra che quasi il 50 percento di tutte le prenotazioni nel settore delle spa e dei saloni di bellezza avviene online quando le attività sono chiuse.

2. Stupisci i nuovi clienti

Informare nuovi clienti e potenziali clienti su cosa aspettarsi prima del loro primo appuntamento può creare una buona impressione e contribuire ad aumentare la produttività dal punto di vista di una PMI.

Le aziende locali possono inviare lo standard "e-mail di ringraziamento per la prenotazione" come conferma di un appuntamento per i servizi di base.

Ma laddove un'azienda richieda in anticipo informazioni aggiuntive su un cliente o potenziale cliente, il software di pianificazione intelligente può essere utilizzato per:

• Aggiungi domande alle richieste di riunione
• Raccogli i dettagli chiave dei partecipanti
• Elabora i pagamenti

A seconda del software, i clienti possono anche aggiungere altri ospiti per partecipare all'appuntamento e le aziende possono potenzialmente visualizzare le informazioni preesistenti sul cliente.

Ciò aiuta le PMI a risparmiare il mal di testa e il tempo necessario per il personale per attività umili come le chiamate di conferma e la ricerca di fatture.

3. Gestisci meno telefonate

Data la popolarità di piattaforme come Airbnb, Uber e OpenTable, i clienti, in particolare le generazioni più giovani, si aspettano sempre più esperienze di prenotazione digitalizzate e senza attriti per i servizi a cui desiderano accedere.

Considera i seguenti punti dati da vari sondaggi:

• Il 59% della popolazione generale è frustrato dai tempi di attesa e dagli orari di ufficio scomodi legati alla pianificazione degli appuntamenti per telefono (GetApp, 2021)
• Il 75% dei Millennials (nati tra il 1981 e il 1996) evita le telefonate perché "richiedono troppo tempo" (BankMyCell, 2020)
• L' 81% dei Millennial si sente ansioso prima di effettuare una chiamata (BankMyCell, 2020)

Queste statistiche sono una chiara indicazione per le agenzie di conversare con le PMI sull'evoluzione del proprio stack tecnologico e sull'allineamento del percorso del cliente all'evoluzione delle preferenze.

Inoltre, meno tempo trascorso al telefono per gestire le domande sugli appuntamenti è migliore per le aziende poiché proprietari e dipendenti possono dedicare tempo a svolgere attività più preziose.

4. Risparmia sui costi e riduci il rischio di "no-show".

La ricerca del colosso della consulenza software Accenture ha rilevato che il sistema sanitario degli Stati Uniti avrebbe risparmiato 3,2 miliardi di dollari nel solo 2019 se più persone avessero prenotato appuntamenti online.

Questo perché ci vuole meno di un minuto per programmare gli appuntamenti medici online, rispetto a 8,1 minuti al telefono, con il personale che trasferisce le chiamate il 63% delle volte, con conseguente aumento delle pratiche burocratiche relative alla prenotazione e meno tempo per la cura del paziente.

"Proprio come i consumatori utilizzano gli strumenti online per prenotare le prenotazioni dei ristoranti o richiedere un taxi, i pazienti desiderano la stessa esperienza nell'auto-prenotare un appuntamento dal medico", osserva il rapporto di Accenture.

Inoltre, secondo un'analisi separata del comportamento dei clienti da parte di 10to8.com , la funzionalità di promemoria degli appuntamenti in genere integrata nel software di pianificazione dimezza il rischio di una mancata presentazione.

Il sondaggio ha rilevato che quasi il 30% dei clienti che non ricevono promemoria di appuntamento non si presenta a un appuntamento contro il 13% di quelli che lo fanno. 10to8.com stima anche che la mancata presentazione costi una tipica PMI di $ 26.000 all'anno in termini di mancato guadagno.

Le PMI possono utilizzare piattaforme di prenotazione online per inviare più promemoria automatici agli orari e alle frequenze desiderati. Ad esempio, un cliente può ricevere un avviso sul proprio appuntamento 24 ore e 1 ora prima della data prevista.

5. Aumenta il flusso di cassa

Quale imprenditore nel mondo non preferirebbe ricevere denaro in anticipo per un appuntamento tra giorni, settimane o mesi?

Secondo una ricerca condotta da US Bancorp e citata in SCORE/Counselors to America's Small Business, il motivo per cui le piccole imprese falliscono in modo schiacciante include problemi di flusso di cassa.

Le agenzie dovrebbero verificare se il software per appuntamenti che stanno rivendendo include funzionalità di pagamento integrate.

Ciò offre il vantaggio di consentire a un'azienda di prenotare riunioni e riscuotere pagamenti dagli invitati contemporaneamente; migliorando così il flusso di cassa e la produttività eliminando i processi manuali relativi agli appuntamenti e alle riscossioni.

L'esperienza del cliente migliora anche in quanto il cliente non ha bisogno di perdere tempo in attesa di pagare in sede dopo la conclusione dell'appuntamento.

6. Aumento della produttività dei dipendenti

In un rapporto di Udemy 2018 , il 60% dei dipendenti ha affermato che riunioni mal programmate e non organizzate li distraggono dal lavorare in modo efficiente e produttivo.

Ecco perché le riunioni e il modo in cui vengono programmate non dovrebbero essere date per scontate, soprattutto per le PMI in rapida crescita con ambienti di lavoro ibridi e dipendenti che risiedono in diversi stati e paesi.

La pianificazione automatizzata delle riunioni può eliminare comportamenti come:

• I dipendenti si chiedono "quando sei libero?" per avviare una riunione
• La necessità di controllare i calendari durante la giornata
• Allegare manualmente i collegamenti di videoconferenza agli eventi della riunione
• Elaborazione manuale delle differenze di fuso orario per tenere riunioni con i colleghi in diverse giurisdizioni

Uno strumento di pianificazione adeguato dovrebbe gestire la maggior parte della logistica relativa alle riunioni, inclusa l'aggiunta di collegamenti per le videoconferenze, la ricerca di un momento per incontrarsi e le attività di preparazione delle riunioni.

Conclusione

Il software di pianificazione automatica delle riunioni può essere un potente strumento di produttività che può aiutare le PMI a migliorare l'esperienza del cliente riducendo al contempo tempo e denaro sprecati nei processi manuali.

Rivendendo le applicazioni di prenotazione, le agenzie possono espandersi oltre la semplice fornitura di servizi di marketing tradizionali e integrarsi nello stack tecnologico di un'azienda locale, ed essere quindi considerate più preziose dal punto di vista del proprietario dell'azienda.

Inoltre, le agenzie possono svolgere un ruolo di leadership e aiutare un'azienda a capire come le nuove tecnologie possono intersecare le strategie di marketing esistenti.

Ad esempio, un'agenzia può collaborare con una PMI per incorporare widget di prenotazione nelle proprietà digitali di un cliente come i loro siti Web, suggerire integrazioni aggiuntive per aumentare la produttività e produrre contenuti di leadership di pensiero e newsletter per aumentare gli appuntamenti.

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