6 sposobów, w jakie planowanie online może zwiększyć zyski i produktywność

Niezależnie od tego, czy chodzi o umówienie się na strzyżenie w lokalnym salonie, czy spotkanie z kolegą w innej strefie czasowej, ręczne planowanie wizyt jest zadaniem czasochłonnym.

Jest to również proces podatny na błędy ludzkie. Lokalne firmy mogą doświadczyć bezpośredniej utraty przychodów w wyniku takich incydentów, jak podwójne rezerwacje, co może prowadzić do negatywnej oceny online i wpłynąć na wydajność optymalizacji pod kątem wyszukiwarek (SEO).

W tym blogu omawiamy sześć korzyści płynących z oprogramowania do zautomatyzowanych rezerwacji jako rozwiązania, które może pomóc małym i średnim firmom (SMB) zmniejszyć ryzyko błędów planowania, jednocześnie poprawiając jakość obsługi klienta, produktywność pracowników i przepływ środków pieniężnych.

1. Generuj rezerwacje i leady 24/7

Czy wiesz, że od 16:00 do 20:00 w niedzielę najchętniej wybiera się termin wizyty?

Niestety w przypadku większości lokalnych firm personel zazwyczaj pracuje od 9 do 17, a w przypadku ruchliwych miejsc, takich jak przychodnie lekarskie i warsztaty, reagowanie na zaległości we wnioskach o wizytę składanych w weekend może zająć trochę czasu i frustrować klientów.

A to stwarza ryzyko utraty biznesu. Badanie przeprowadzone przez GetApp wykazało, że 94 procent klientów chętniej wybierze nowego dostawcę usług, jeśli ten dostawca oferuje opcję rezerwacji online.

Oprogramowanie do zautomatyzowanego planowania zapewnia korzyści w postaci umożliwienia klientom:

• Zarezerwuj w dogodnym dla nich terminie
• Wybierz konkretną osobę, od której chcesz skorzystać z usługi, na przykład preferowanego instruktora fitness lub stylistę, i sprawdź jej dostępność w czasie rzeczywistym
• Zmiana terminu bez konieczności dzwonienia

Funkcje te mogą zapobiec bombardowaniu kanałów komunikacji lokalnej firmy wiadomościami w obie strony lub telefonami w sprawie umawiania się na spotkanie.

Ponadto może pomóc w zapobieganiu utracie potencjalnych klientów, którzy chcieli zarezerwować miejsce poza godzinami pracy, ale stracili zainteresowanie, ponieważ ta firma nie miała funkcji planowania online.

Potwierdzają to badania przeprowadzone przez firmę Phorest zajmującą się oprogramowaniem salonów, które pokazują, że prawie 50 procent wszystkich rezerwacji w branży spa i salonów kosmetycznych ma miejsce online, gdy firmy są zamknięte.

2. Zaskocz nowych klientów

Informowanie nowych klientów i potencjalnych klientów o tym, czego mogą się spodziewać przed ich pierwszym spotkaniem, może stworzyć dobre wrażenie i pomóc zwiększyć produktywność z perspektywy MŚP.

Lokalne firmy mogą wysyłać standardowe „e-maile z podziękowaniami za rezerwację” jako potwierdzenie umówienia się na podstawowe usługi.

Jednak w przypadku, gdy firma wcześniej wymaga dodatkowych informacji o kliencie lub potencjalnym kliencie, oprogramowanie do inteligentnego planowania można wykorzystać do:

• Dodaj pytania do wezwań na spotkanie
• Zbierz kluczowe dane uczestnika
• Przetwarzaj płatności

W zależności od oprogramowania klienci mogą również dodawać dodatkowych gości do udziału w spotkaniu, a firmy mogą potencjalnie przeglądać istniejące wcześniej informacje o kliencie.

Pomaga to małym i średnim firmom oszczędzić czas potrzebny do wykonywania drobnych zadań, takich jak telefony potwierdzające i sprawdzanie faktur.

3. Odbieraj mniej połączeń telefonicznych

Biorąc pod uwagę popularność platform takich jak Airbnb, Uber i OpenTable, klienci – zwłaszcza z młodszego pokolenia – coraz częściej oczekują bezproblemowych i cyfrowych rezerwacji usług, do których chcą uzyskać dostęp.

Rozważ następujące punkty danych z różnych ankiet:

• 59 procent ogólnej populacji jest sfrustrowanych czasem oczekiwania i niewygodnymi godzinami pracy związanymi z umawianiem spotkań przez telefon (GetApp, 2021)
• 75 procent Millenialsów (urodzonych w latach 1981-1996) unika rozmów telefonicznych, ponieważ są one „zbyt czasochłonne” (BankMyCell, 2020)
• 81 procent milenialsów odczuwa niepokój przed wykonaniem telefonu (BankMyCell, 2020)

Te statystyki są wyraźną wskazówką dla agencji, aby porozmawiać z małymi i średnimi przedsiębiorstwami na temat rozwoju ich stosu technologicznego i dostosowania podróży klienta do zmieniających się preferencji.

Co więcej, mniej czasu spędzanego przez telefon na załatwianiu zapytań o terminy jest lepsze dla firm, ponieważ właściciele i pracownicy mogą spędzać czas na wykonywaniu bardziej wartościowych zadań.

4. Oszczędzaj koszty i zmniejszaj ryzyko „nie pojawienia się”

Badania giganta konsultingowego w zakresie oprogramowania, Accenture, wykazały, że system opieki zdrowotnej w Stanach Zjednoczonych zaoszczędziłby 3,2 miliarda dolarów tylko w 2019 r., gdyby więcej osób rezerwowało wizyty online.

Dzieje się tak, ponieważ zaplanowanie wizyt lekarskich online zajmuje mniej niż minutę, w porównaniu do 8,1 minuty przez telefon, a personel przekazuje połączenia w 63 procentach czasu, co skutkuje większą ilością formalności związanych z rezerwacją i mniej czasu na opiekę nad pacjentem.

„Podobnie jak konsumenci korzystają z narzędzi internetowych do rezerwacji stolika w restauracji lub zamawiania taksówki, pacjenci chcą tego samego doświadczenia przy samodzielnej rezerwacji wizyty u lekarza” — zauważa Accenture w raporcie.

Co więcej, funkcja przypominania o spotkaniach, zwykle wbudowana w oprogramowanie do planowania, o ponad połowę zmniejsza ryzyko niepojawienia się, zgodnie z oddzielną analizą zachowań klientów sporządzoną przez 10to8.com.

Badanie wykazało, że prawie 30 procent klientów, którzy nie otrzymują przypomnień o spotkaniach, nie pojawia się na spotkaniu, w porównaniu do 13 procent tych, którzy to robią. 10to8.com szacuje również, że brak pojawienia się kosztował typowy SMB 26 000 USD rocznie w postaci utraconych przychodów.

Małe i średnie firmy mogą korzystać z platform rezerwacji online, aby wysyłać wiele automatycznych przypomnień w żądanych godzinach i częstotliwościach. Na przykład klient może otrzymać alert o swoim spotkaniu 24 godziny i 1 godzinę przed planowanym terminem.

5. Zwiększ przepływ środków pieniężnych

Który właściciel firmy na świecie nie wolałby otrzymać z góry pieniędzy za spotkanie oddalone o dni, tygodnie lub miesiące?

Według badań przeprowadzonych przez US Bancorp i cytowanych w rankingu SCORE/Counselors to America's Small Business, przyczyną niepowodzeń małych firm są w przeważającej mierze problemy z przepływami pieniężnymi.

Agencje powinny sprawdzić, czy oprogramowanie do umawiania spotkań, które odsprzedają, zawiera zintegrowaną funkcję płatności.

Zapewnia to możliwość jednoczesnego rezerwowania spotkań i pobierania płatności od zaproszonych osób; poprawiając w ten sposób przepływ gotówki i produktywność, jednocześnie eliminując ręczne procesy związane z terminami i poborami.

Poprawia się również doświadczenie klienta, ponieważ klient nie musi tracić czasu na czekanie na zapłatę w lokalu po zakończeniu spotkania.

6. Zwiększona produktywność pracowników

W raporcie Udemy 2018 60 procent pracowników stwierdziło, że źle zaplanowane i niezorganizowane spotkania odwracają ich uwagę od efektywnej i produktywnej pracy.

Dlatego spotkania i sposób ich planowania nie powinny być brane za pewnik, zwłaszcza w przypadku szybko rozwijających się małych i średnich firm z hybrydowymi środowiskami pracy i pracownikami mieszkającymi w różnych stanach i krajach.

Zautomatyzowane planowanie spotkań może wyeliminować takie zachowania, jak:

• Pracownicy pytają się nawzajem „kiedy jesteś wolny?” zainicjować spotkanie
• Konieczność sprawdzania kalendarzy przez cały dzień
• Ręczne dołączanie linków do wideokonferencji do wydarzeń ze spotkań
• Ręczne obliczanie różnic stref czasowych w celu organizowania spotkań ze współpracownikami w różnych jurysdykcjach

Odpowiednie narzędzie do planowania powinno obsługiwać większość logistyki związanej ze spotkaniami, w tym dodawać łącza do wideokonferencji, znajdować czas na spotkanie i zadania związane z przygotowaniem spotkania.

Wniosek

Oprogramowanie do automatycznego planowania spotkań może być potężnym narzędziem zwiększającym produktywność, które może pomóc małym i średnim firmom poprawić jakość obsługi klienta, jednocześnie redukując czas i pieniądze marnowane na ręczne procesy.

Odsprzedając aplikacje do rezerwacji, agencje mogą wyjść poza zwykłe świadczenie tradycyjnych usług marketingowych i wbudować się w stos technologiczny lokalnego biznesu, a tym samym być postrzegane jako bardziej wartościowe z punktu widzenia właściciela firmy.

Ponadto agencje mogą odgrywać rolę lidera i pomagać firmie zrozumieć, w jaki sposób nowe technologie mogą przecinać się z istniejącymi strategiami marketingowymi.

Na przykład agencja może współpracować z małymi i średnimi przedsiębiorstwami w celu osadzania widżetów rezerwacji we właściwościach cyfrowych klienta, takich jak witryny internetowe, sugerować dodatkowe integracje w celu zwiększenia produktywności oraz tworzyć treści i biuletyny z myślą o przywództwie, aby przyciągnąć więcej spotkań.

Przełożenie wszystkiego w czyn: przejęcie CalendarHero przez Vendasta

W październiku 2021 r. Vendasta ogłosiła strategiczne przejęcie opartego na sztucznej inteligencji kalendarza spotkań i spotkań CalendarHero.

Obecni klienci mogą teraz aktywować CalendarHero z Vendasta Marketplace do użytku i rozpocząć sprzedaż oprogramowania swoim klientom SMB.

Zachęcamy czytelników do odkrywania i poznawania CalendarHero i jego funkcji na Vendasta Marketplace oraz rejestracji w bezpłatnej wersji próbnej. Możesz również przeczytać nasz komunikat prasowy na temat umowy „Made in Canada”.