6 façons dont la planification en ligne peut augmenter les profits et la productivité

Qu'il s'agisse d'essayer de réserver une coupe de cheveux dans un salon local ou une réunion avec un collègue dans un fuseau horaire différent, la prise de rendez-vous manuelle est une tâche chronophage.

C'est aussi un processus sujet à l'erreur humaine. Les entreprises locales peuvent subir une perte directe de revenus en raison d'incidents tels que les doubles réservations, ce qui pourrait entraîner une évaluation en ligne négative et avoir un impact sur les performances d'optimisation des moteurs de recherche (SEO).

Dans ce blog, nous explorons six avantages du logiciel de réservation automatisé en tant que solution qui peut aider les petites et moyennes entreprises (PME) à réduire le risque d'erreurs de planification tout en améliorant leur expérience client, la productivité des employés et les flux de trésorerie.

1. Générez des réservations et des prospects 24h/24 et 7j/7

Saviez-vous que 16 h à 20 h le dimanche est l' heure la plus populaire pour prendre rendez-vous ?

Malheureusement pour la plupart des entreprises locales, le personnel travaille généralement de 9 h à 17 h, et pour les endroits très fréquentés comme les cliniques médicales et les garages, répondre à un arriéré de demandes de rendez-vous soumises au cours du week-end peut prendre du temps et frustrer les clients.

Et cela crée le risque de perdre des affaires. Une enquête de GetApp a révélé que 94 % des clients sont plus susceptibles de choisir un nouveau fournisseur de services si ce fournisseur propose une option de réservation en ligne.

Le logiciel de planification automatisé offre l'avantage de permettre aux clients de :

• Réservez à un moment qui leur convient
• Sélectionnez une personne en particulier dont elle souhaite recevoir le service, comme son instructeur de fitness ou son styliste préféré, et affichez sa disponibilité en temps réel
• Reprogrammer sans avoir besoin d'appeler

Ces fonctionnalités peuvent aider à éviter que les canaux de communication d'une entreprise locale ne soient bombardés de messages ou d'appels téléphoniques concernant la prise de rendez-vous.

De plus, cela peut aider à éviter la perte de prospects qui souhaitaient réserver en dehors des heures de travail mais qui ont perdu tout intérêt parce que cette entreprise n'avait pas de fonctionnalité de planification en ligne.

Ceci est étayé par les recherches du logiciel de salon en tant que société de services Phorest, qui montre que près de 50% de toutes les réservations dans l'industrie des spas et des salons de beauté se font en ligne lorsque les entreprises sont fermées.

2. Impressionnez de nouveaux clients

Informer les nouveaux clients et prospects de ce à quoi s'attendre avant leur premier rendez-vous peut créer une bonne impression et aider à augmenter la productivité du point de vue d'une PME.

Les entreprises locales peuvent envoyer l'e-mail de remerciement standard pour la réservation comme confirmation d'un rendez-vous pour les services de base.

Mais lorsqu'une entreprise a besoin d'informations supplémentaires sur un client ou un prospect au préalable, un logiciel de planification intelligent peut être utilisé pour :

• Ajouter des questions aux demandes de réunion
• Recueillir les détails des participants clés
• Traiter les paiements

Selon le logiciel, les clients peuvent également ajouter des invités supplémentaires pour assister au rendez-vous, et les entreprises peuvent potentiellement afficher des informations préexistantes sur le client.

Cela aide les PME à économiser les maux de tête et le temps de personnel requis pour les tâches subalternes telles que la confirmation des appels et la recherche des factures.

3. Traitez moins d'appels téléphoniques

Compte tenu de la popularité de plateformes comme Airbnb, Uber et OpenTable, les clients - en particulier les jeunes générations - attendent de plus en plus des expériences de réservation numérisées et fluides pour les services auxquels ils souhaitent accéder.

Considérez les points de données suivants provenant de diverses enquêtes :

• 59% de la population générale est frustrée par les temps d'attente et les heures de bureau peu pratiques liées à la prise de rendez-vous par téléphone (GetApp, 2021)
• 75 % des Millennials (nés entre 1981 et 1996) évitent les appels téléphoniques car ils « prennent trop de temps » (BankMyCell, 2020)
• 81% des Millennials se sentent anxieux avant de passer un appel (BankMyCell, 2020)

Ces statistiques indiquent clairement aux agences d'avoir une conversation avec les PME sur l'évolution de leur pile technologique et l'alignement de leur parcours client sur l'évolution des préférences.

De plus, moins de temps passé au téléphone à traiter les demandes de rendez-vous est préférable pour les entreprises, car les propriétaires et les employés peuvent passer du temps à entreprendre des tâches plus précieuses.

4. Économisez sur les coûts et réduisez le risque de « non-présentation »

Les recherches du géant du conseil en logiciels Accenture ont révélé que le système de santé américain aurait économisé 3,2 milliards de dollars rien qu'en 2019 si davantage de personnes prenaient rendez-vous en ligne.

En effet, il faut moins d'une minute pour planifier des rendez-vous médicaux en ligne, contre 8,1 minutes au téléphone, le personnel transférant les appels 63 % du temps, ce qui entraîne plus de paperasse liée aux réservations et moins de temps consacré aux soins aux patients.

"Tout comme les consommateurs utilisent des outils en ligne pour réserver des restaurants ou demander un taxi, les patients veulent la même expérience en réservant eux-mêmes un rendez-vous chez le médecin", note le rapport d'Accenture.

De plus, la fonctionnalité de rappel de rendez-vous généralement intégrée aux logiciels de planification réduit de plus de moitié le risque de non-présentation, selon une analyse distincte du comportement des clients par 10to8.com.

L'enquête a révélé que près de 30 % des clients qui ne reçoivent pas de rappels de rendez-vous ne se présentent pas à un rendez-vous, contre 13 % pour ceux qui le font. 10to8.com estime également que les non-présentations coûtent à une PME typique 26 000 $ par an en perte de revenus.

Les PME peuvent utiliser des plateformes de réservation en ligne pour envoyer plusieurs rappels automatisés aux heures et fréquences souhaitées. Par exemple, un client peut recevoir une alerte concernant son rendez-vous 24 heures et 1 heure avant qu'il ne soit programmé.

5. Augmentez votre trésorerie

Quel propriétaire d'entreprise dans le monde ne préférerait pas recevoir de l'argent à l'avance pour un rendez-vous dans des jours, des semaines ou des mois ?

Selon une étude menée par US Bancorp et citée dans le SCORE/Counselors to America's Small Business, la raison pour laquelle les petites entreprises échouent en très grande majorité comprend des problèmes de trésorerie.

Les agences doivent vérifier si le logiciel de prise de rendez-vous qu'elles revendent inclut une fonctionnalité de paiement intégrée.

Cela offre l'avantage de permettre à une entreprise de réserver des réunions et de percevoir les paiements des invités simultanément ; améliorant ainsi les flux de trésorerie et la productivité tout en éliminant les processus manuels liés aux rendez-vous et aux recouvrements.

L'expérience client s'améliore également car le client n'a pas besoin de perdre du temps à attendre pour payer sur place une fois le rendez-vous terminé.

6. Augmentation de la productivité des employés

Dans un rapport Udemy 2018 , 60 % des employés ont déclaré que des réunions mal programmées et non organisées les empêchent de travailler de manière efficace et productive.

C'est pourquoi les réunions et la manière dont elles sont planifiées ne doivent pas être tenues pour acquises, en particulier pour les PME à croissance rapide avec des environnements de travail hybrides et des employés qui résident dans différents États et pays.

La planification automatisée des réunions peut éliminer des comportements tels que :

• Les employés se demandent « quand êtes-vous libre ? initier une réunion
• La nécessité de vérifier les calendriers tout au long de la journée
• Joindre manuellement des liens de visioconférence aux événements de réunion
• Résoudre manuellement les différences de fuseau horaire pour tenir des réunions avec des collègues de différentes juridictions

Un outil de planification approprié doit gérer la plupart des logistiques liées aux réunions, y compris l'ajout de liens de vidéoconférence, la recherche d'un moment pour se rencontrer et les tâches de préparation des réunions.

Conclusion

Un logiciel de planification automatique de réunions peut être un puissant outil de productivité qui peut aider les PME à améliorer leur expérience client tout en réduisant le temps et l'argent gaspillés sur les processus manuels.

En revendant des applications de réservation, les agences peuvent s'étendre au-delà de la simple fourniture de services de marketing traditionnels et s'intégrer à la pile technologique d'une entreprise locale, et ainsi être considérées comme plus précieuses du point de vue du propriétaire de l'entreprise.

De plus, les agences peuvent jouer un rôle de leadership et aider une entreprise à comprendre comment les nouvelles technologies peuvent se croiser avec les stratégies marketing existantes.

Par exemple, une agence peut travailler avec une PME pour intégrer des widgets de réservation dans les propriétés numériques d'un client telles que leurs sites Web, suggérer des intégrations supplémentaires pour augmenter la productivité et produire du contenu de leadership éclairé et des newsletters pour générer plus de rendez-vous.

Mettre tout cela en action : l'acquisition de CalendarHero par Vendasta

En octobre 2021, Vendasta a annoncé l'acquisition stratégique du planificateur de réunions et de rendez-vous propulsé par l'intelligence artificielle CalendarHero.

Les clients existants peuvent désormais activer CalendarHero à partir du marché Vendasta pour leur utilisation et peuvent commencer à vendre le logiciel à leurs clients SMB.

Nous invitons les lecteurs à explorer et à découvrir CalendarHero et ses fonctionnalités sur Vendasta Marketplace et à s'inscrire pour un essai gratuit. Vous pouvez également lire notre communiqué de presse sur cette offre « Fabriqué au Canada ».