Frases de e-mail e clichês de negócios que enterram seu alcance para sempre

1. Frases de saudação de e-mail comercial que são usadas em excesso
2. Frases de e-mail no corpo do seu e-mail
3. Frases finais de e-mail comercial
4. clichês de e-mail de desculpas
5. clichês de negócios em e-mails de acompanhamento

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Mailchimp - Criador e remetente de e-mail
3. Reply.io - Contato pessoal por e-mail, chamadas e tarefas
4. Mailtrack - O link de e-mail abre o rastreamento
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

Estou cansado de clichês chatos e linhas sem sentido na minha caixa de entrada. Talvez hoje eu esteja conseguindo algo melhor. Oh, parece que eu tenho alguns novos e-mails aqui.

- “Prezado senhor ou senhora, espero que esteja bem!”

- “Sim… estou bem o suficiente para mover seu e-mail para a lixeira sem ler mais, já que você nem se deu ao trabalho de copiar meu nome do meu endereço de e-mail.”

Próximo!

- "Para ser honesto.."

- “Espere... você não estava sendo honesto comigo até agora?”

E o último tiro.

- "Sinceramente."

- “Você pensaria que acabei de desenterrar uma carta da era vitoriana. Más notícias. Não, foi escrito em 2022.”

Se você ainda está usando essas frases, não se ofenda, mas perceba, talvez você acabou de descobrir o motivo pelo qual as pessoas raramente respondem aos seus e-mails.

E se seu objetivo é se comunicar de forma eficaz e conseguir o que deseja, lembre-se de que um bom e-mail leva tempo e esforço para escrevê-lo. Além disso, as pessoas recebem tantos e-mails hoje que não têm outra escolha a não ser ficarem frustradas por causa de frases vazias e excluir a maioria das mensagens recebidas segundos depois de abri-las.

Neste artigo, abordaremos as frases clichês de negócios mais comuns e as melhores alternativas para substituí-las.

Frases de saudação de e-mail comercial que são usadas em excesso

A maneira como você inicia seu e-mail define o tom e pode moldar a percepção do destinatário sobre você. Junto com uma linha de assunto, também pode determinar se eles continuam lendo. Aqui estão as sete frases que você deve excluir ou encontrar substitutos se não quiser ser aquele cara chato cujo e-mail “encontra bem o leitor”.

• Como você está?

fonte: Business Insider

Eu sei que você está tentando ser educado, mas como regra, o remetente realmente não quer saber, e o destinatário não diz a verdade. Então, qual é o ponto? Se você estiver genuinamente interessado e conhecer bem o destinatário, é melhor reservar um tempo para escrever algo mais personalizado. Por exemplo, “Gostei do seu Tweet sobre [tópico]”, “Foi um prazer conhecê-lo na conferência. Qual discurso você mais gostou?” Esses servem praticamente a mesma função de "Como você está?" mas exigem muito esforço.

• Eu sou John, e trabalho para John Inc.

Se você começar seu e-mail com essa frase para adicionar alguma autoridade, lembre-se de que sempre há o outro lado da moeda: os destinatários podem percebê-lo como uma pessoa arrogante. É uma boa ideia mencionar seu nome e cargo na assinatura de e-mail no final.

• espero que você esteja bem

Outra frase de preenchimento automático comum que usamos em excesso em e-mails é “Espero que você esteja indo bem”. Assim como "Como você está?" essas palavras não têm mais nenhum significado.

• Espero que este e-mail encontre bem

Se você deseja que as pessoas respondam ao seu e-mail, certifique-se de que isso agregue valor a elas. Como esse clichê parece não trazer nenhum valor real, você pode excluí-lo sem dúvida. Em vez disso, mostre que você respeita o tempo do leitor e vá direto ao ponto.

• Pela nossa conversa

Este pertence aos clichês mais perigosos da comunicação empresarial. Não só soa muito oficioso e formal, mas também os destinatários podem vê-lo como exigente ou mesmo agressivo. Para evitar confusão, é melhor reafirmar a conversa educadamente. Por exemplo, "Quando nos encontramos da última vez, combinamos que você redigiria o relatório trimestral até 25 de outubro".

• Eu sei que você está ocupado

Quando você faz essas declarações em seus e-mails, não pode contar com as pessoas para levá-lo a sério. Você pode escrever: “Eu sei que você está ocupado”, o destinatário lerá: “Meu tempo é menos valioso que o seu”.

• Eu só queria chegar até você

É demorado. Não seria mais eficiente pular todas as explicações e expressar a ação que você está pedindo ao leitor?

Ideias para melhorar

Aqui está o que você pode fazer em vez disso.

• Vá direto ao ponto

Pessoas ocupadas geralmente preferem e-mails diretos e concisos aos doces. Eles não querem suas explicações sobre por que você está entrando em contato. E quanto mais cedo você chegar ao ponto, mais felizes serão seus destinatários. Além disso, você ainda pode manter o tom do seu e-mail doce e educado sem frases de preenchimento.

• Comece uma pequena conversa

Se você conhece a pessoa para quem está escrevendo, nunca é demais lembrá-la de que você já tem um relacionamento. Por exemplo, “Espero que você tenha gostado do resto de sua estadia em Chicago após a reunião”.

Frases de e-mail no corpo do seu e-mail

Depois de expressar sua esperança de que seu e-mail tenha encontrado bem o destinatário, você deve escolher cuidadosamente outra frase sem sentido ou até duas para não ir direto ao assunto enquanto puder. Brincadeira. A menos que você odeie o destinatário e seu objetivo seja enlouquecê-lo.

Aqui estão alguns clichês comuns a serem evitados no corpo do seu e-mail.

• O problema é…

Quase toda vez que eu mando um e-mail para o suporte ao cliente pedindo ajuda com um aplicativo ou dispositivo, eles começam a explicação com a frase “o problema é”. E sabe porque eu odeio isso? Porque dá um tom negativo ao e-mail. Tenho certeza de que cada cliente ficaria feliz em saber sobre a correção, não sobre o problema. Ninguém gosta de problemas.

• Para ser honesto

Você costuma ser desonesto? Se não, corte este e concentre-se em dizer como é.

• Minha empresa é especializada em

Como regra, essa frase de e-mail vem junto com algo como “Olá. Meu nome é John." Há duas razões pelas quais este par não é bom. Se você o usa e espera ser percebido como um profissional, lembre-se de que se expressar separadamente de sua empresa não lhe faz nenhum favor. Além disso, “especializar” é uma palavra seca e formal, que não fala com seu público. Usando essa frase, você faz com que o destinatário não veja nada além de outra empresa genérica que não atualiza seus modelos de email há anos. Se você quiser se destacar da concorrência, faça o possível para soar mais natural, como se estivesse conversando com uma pessoa fora da Internet.

• Observe que

Se não quiser parecer condescendente, use alternativas como “seja avisado” ou “para sua referência”. Às vezes, você pode até omitir a frase “por favor, note” sem perder o ponto.

• Eu penso

Se você disser “eu penso em você” , tudo bem. Mas se você disser “Acho que posso ajudá-lo”, isso significa que você não tem certeza. Você é?

• Como mencionei anteriormente

Com quantas pessoas você interage por e-mail? Se o número for mais de cinco, mal posso acreditar que você se lembra exatamente do que cada um deles disse em uma longa sequência de mensagens. Da próxima vez que você escrever “Como eu mencionei anteriormente”, simplesmente reafirme a informação sem sugerir que você já a compartilhou.

• Efetuando check-in

Esse clichê pode ser encontrado principalmente nas linhas de assunto. Aporta algum valor ou oferece informações específicas sobre o conteúdo do e-mail? Claro que não. Em vez disso, pode facilmente assustar o destinatário. Se você tem algo específico em mente que deseja discutir, indique isso na linha de assunto.

• Segue em anexo

Não há nada de errado em escrever “Por favor, encontre anexo” em e-mails se você pretende soar como um advogado do século XIX. Em outros casos, considere o uso de alternativas como “Anexei um documento para você”, “Consulte o pdf em anexo para obter mais detalhes”, “Informações relevantes estão no arquivo anexado”.

• Eu entendo completamente como voce se sente

Mesmo se você já esteve na situação exata como uma pessoa do outro lado da tela, não espere que eles se sintam melhor depois de deixá-los saber que você pode se relacionar. Não importa se você pretendia ser solidário e empático, a frase acima pode causar ainda mais frustração e raiva. É por isso que é melhor repetir a questão usando suas palavras para fazê-los sentir-se compreendidos. Por exemplo, "Eu definitivamente posso ver como isso é frustrante para você e quero ter certeza de que estamos resolvendo o problema o mais rápido possível".

Ideias para melhorar

Os clichês e frases de negócios mencionados acima não contribuem em nada para a mensagem. Além disso, eles definem um tom negativo ou condescendente para seus e-mails. O que você pode fazer em relação à isso?

• Seja mais conversador

Para soar mais natural e amigável, tente escrever de forma que não pareça que você está escrevendo, mas falando com o destinatário cara a cara.

Frases de finalização de e-mail comercial

fonte: Saleshandy

Se você tem uma saudação, você também deve ter um fechamento para equilibrar. Aqui estão algumas frases a serem evitadas com assinaturas de e-mail profissionais:

• Melhor

Não é a pior aprovação do mundo, mas tenha em mente, porém, que o uso excessivo de “Melhor” pode fazer você parecer chato e sem imaginação.

Ansioso por saber sobre você

Não parece que esta é apenas uma maneira educada de dizer “É melhor você responder à minha mensagem rapidamente” ? Tente algo como “Ansioso para saber o que você pensa” .

• Não hesite em contactar-me

Se você precisar de mais esclarecimentos de um remetente que não usou essa frase no e-mail inicial, você não pediria a informação? Essa frase não é apenas redundante, mas também antiquada e formal demais. É melhor omiti-lo ou apenas dizer: “Você pode entrar em contato comigo para mais esclarecimentos” se ainda sentir a necessidade de enfatizar que está pronto para responder a perguntas.

• Atenciosamente

É um pouco desatualizado e muito formal. Se você não conhece o destinatário, a frase pode até fazer você parecer ansioso demais para agradar.

• desde já, obrigado

Obviamente, a gratidão é uma excelente maneira de encerrar um e-mail se você quiser receber uma resposta do leitor. No entanto, é melhor você ter cuidado com “Obrigado antecipadamente”, porque, dependendo do contexto, pode fazer você soar como “Espero que você faça isso e você não tem outra escolha porque eu já agradeci”.

• Felicidades

“Cheers” não é a melhor opção se você quer soar amigável sem parecer pouco profissional. Eu recomendaria usar essa aprovação apenas para amigos e colegas de trabalho que você possa encontrar para tomar uma bebida mais tarde .

• Sinceramente

Você pertence ao destinatário? Se não, isso soa falso e excessivamente familiar.

Ideias para melhorar

Aqui estão algumas ideias sobre como você pode encerrar seu e-mail.

• Faça uma pergunta

Falar com as pessoas é muitas vezes mais produtivo do que falar com elas. E uma boa pergunta pode transformar um e-mail unidirecional em uma conversa. Aqui estão alguns exemplos: “Você já tentou alguma dessas estratégias? Tenho mais algumas ideias interessantes para o seu projeto” ou “Vi seu post sobre a transição do marketing para o gerenciamento de produtos - isso é impressionante. Quanto tempo você levou para se tornar um PM competente?” ou “Enviarei um convite assim que finalizar a apresentação. Soa bem?"

fonte: Thrivethemes.com

• Adicione uma frase de chamariz relevante

Se você quiser ouvir as pessoas que você contata, diga a elas o que você espera que elas façam. Por exemplo, "Você poderia me avisar até 11 de março se você poderá participar?"

Se você quiser mais conselhos sobre linhas de fechamento de e-mail, confira nosso artigo.

clichês de e-mail de desculpas

Embora seja essencial assumir a responsabilidade e pedir desculpas de vez em quando, muitas pessoas fazem isso com muita frequência. Quando você diz “me desculpe” o tempo todo, seu pedido de desculpas perde o valor. Portanto, tenha cuidado ao usar as seguintes frases em seus e-mails.

• Desculpe incomodá-lo

Declarações vazias como “Desculpe incomodá-lo” são educadas, mas seria melhor se você se concentrasse em coisas mais importantes. Se sua mensagem for curta e direta, é provável que o destinatário possa lê-la imediatamente. Não há mais necessidade de fazer seu e-mail com palavras de preenchimento.

• Desculpe pelo atraso na resposta

Uma pessoa pode nem perceber que você demorou muito para responder até que você a destaque. Caso você ainda sinta a necessidade de se desculpar, considere usar frases como “Obrigado pela paciência”, “Obrigado pela compreensão”. Essas mensagens reconhecem seu deslize e elogiam o destinatário.

• Desculpe pela inconveniência

“Peço desculpas pelo inconveniente” é uma das frases mais usadas, principalmente no atendimento ao cliente. Mas essas palavras fornecem ajuda ou transmitem uma mensagem genuína? É melhor dizer exatamente do que você sente muito e o que você fará para resolver o problema.

Ideias para melhorar

O que você deveria fazer? Reserve suas desculpas pelas vezes que realmente lhes deve e evite usá-las em excesso, porque mais cedo ou mais tarde, você perderá credibilidade.

• Não se desculpe, seja grato

via GIPHY

Sim, a maioria de seus destinatários está ocupada e sua mensagem pode distraí-los de coisas importantes. No entanto, se o seu e-mail for personalizado, conciso e fornecer informações úteis, eles não se importarão com a interrupção. Em vez de dizer “desculpe” o tempo todo, olhe para a situação de um ângulo diferente. Talvez você possa dizer “obrigado” e elogiar o leitor. Por exemplo, “Obrigado pela paciência”.

• Caso você esteja arrependido, tente se desculpar

Caso queira se desculpar, tente evitar clichês e veja se pode escolher algo mais personalizado para a situação. Por exemplo, “Sinto muito que meu cachorro comeu suas tulipas”.

clichês de negócios em e-mails de acompanhamento

Para mim, escrever um acompanhamento decente é uma tarefa ainda mais difícil do que escrever um bom primeiro e-mail. Toda vez que faço o acompanhamento, sinto a tentação de usar as frases que todos conhecemos. Essas são "Caso você tenha perdido isso", "Não tenho certeza se você recebeu meu último e-mail", "Apenas acompanhando" e muito mais. Mas aqui está como os destinatários podem perceber suas palavras quando você está usando esses clichês de e-mail aparentemente inocentes.

• Eu estou alcançando a última vez

Sério, evite jogar jogos de manipulação. Isso não é profissional.

• Caso você tenha perdido isso

Bem, talvez uma pessoa tenha perdido isso. E talvez eles simplesmente não estivessem interessados. Quando vejo esse tipo de acompanhamento, para mim, soa como “Você não está fazendo o que eu disse que deveria fazer. Eu realmente tenho que me repetir?”

• Eu pensei que iria circular de volta

Um destinatário não respondeu na primeira vez que você enviou um e-mail. Por que eles responderão desta vez, especialmente quando o resto da sua mensagem é apenas copiado e colado da sua mensagem original?

• estou apenas acompanhando

Se você quer ser notado pelo leitor, tente encontrar uma linha de abertura mais criativa.

• Não tenho certeza se meu último e-mail foi recebido ou não tenho certeza se você viu meu último e-mail

Sério? Vivemos em uma época em que qualquer pessoa pode rastrear aberturas de e-mail. Não use essa frase, porque soa como "Por quanto tempo você acha que pode me ignorar?"

• Por meu último e-mail

Este pode parecer passivo-agressivo. É melhor reafirmar sua mensagem anterior.

Ideias para melhorar

Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para melhorar seus acompanhamentos.

• Mais uma vez chegar ao ponto

Além de reafirmar sua solicitação ou ponto, considere adicionar novas informações em seu e-mail de acompanhamento.

• Adicione uma breve visão geral da sua solicitação

Talvez isso aumente suas chances de obter uma resposta, pois as pessoas adoram e-mails mais curtos.

• Não coloque a culpa no seu destinatário

Nunca culpe o leitor por não voltar para você. Não vai ajudar se você fizer isso. Às vezes, é útil supor que eles não responderam não porque fossem ruins, mas porque seu e-mail não foi persuasivo o suficiente para provocar uma ação imediata.

Leia nosso artigo “Como escrever os melhores e-mails de acompanhamento após nenhuma resposta: dicas e exemplos”.

Conclusão

A pessoa média gasta cerca de onze segundos lendo um e-mail. Se você quer ser ouvido, tente ir direto ao ponto, evitando clichês de e-mail comercial, como “De acordo com nossa conversa”, “Apenas acompanhando”, “Espero que este e-mail o encontre bem”, “Não hesite em entrar em contato comigo ” e muito mais. E lembre-se, todo e-mail não precisa ser uma obra-prima, mas precisa cumprir sua função.