Como migrar sua plataforma de automação de marketing

Migrar para uma nova plataforma de automação de marketing pode ser intimidante. Mesmo se você estiver 100% confiante na necessidade de uma mudança, é crucial garantir que o processo de migração corra bem. Afinal, não importa qual sistema de automação de marketing você esteja usando no momento, você vai querer manter seus registros de contatos, listas, conteúdo e garantir que os programas que você está executando não parem bruscamente. Use este artigo como seu guia para uma transição suave ao migrar sua plataforma de automação de marketing.

Comece com o essencial: reúna seus ativos críticos

Uma migração bem-sucedida começa com a coleta de seus ativos críticos. Faça um inventário de quais ativos precisam migrar para a nova plataforma e quais ativos você deixará de usar. Ao criar sua lista, considere o seguinte:

1. Faça um inventário dos modelos. Quais modelos você usa atualmente em seu programa de automação de marketing? Você usa modelos de e-mail? Modelos de página de destino? Faça uma lista de todos os modelos que precisam migrar para a nova plataforma e inclua capturas de tela e elementos de design sempre que possível.

2. Avalie seus programas de nutrição existentes. Quais programas automatizados você possui e quais programas você migrará para o novo sistema? Reúna todos os ativos relevantes que precisam ser migrados para continuar seus programas de nutrição existentes.

3. Reúna recursos de mídia e imagens. Uma das maiores fontes de dor de migração é garantir que seu conteúdo de marketing também apareça. De PDFs de e-books a logotipos, ícones e até imagens de banco de imagens, uma das melhores maneiras de garantir uma migração tranquila para sua nova plataforma de automação de marketing é garantir que você faça um inventário e organize tudo isso.

Dica profissional: crie um inventário completo de recursos visuais e de mídia com uma Planilha Google e salve os recursos em um sistema organizado de pastas usando o Google Drive, com nomes de arquivo apropriados. Nesse ponto, quem estiver ajudando você a migrar terá uma excelente fonte de verdade sobre o que mudar e onde está.

4. Referencie os requisitos de marca existentes. A maioria dos departamentos de marketing estabelecidos tem diretrizes rígidas de branding, e é importante manter essas diretrizes à frente e no centro à medida que você migra e recria ativos no novo sistema de automação de marketing.

5. Crie uma lista de integrações. Quais integrações são necessárias no novo sistema? Primeiro, faça uma lista da pilha de tecnologia existente. Uma das integrações mais importantes é com sua ferramenta de CRM.

Processo e Suporte

Ao comprar um parceiro de automação de marketing, pergunte sobre o processo de recriação de ativos no novo sistema. Esse processo deve ser simples para que sua equipe possa recriar rapidamente os ativos relevantes. Peça ao seu novo provedor de automação de marketing uma demonstração do processo de recriação para entender a facilidade de uso e como você pode colocar seus ativos na nova plataforma de automação de marketing.

Além disso, pense em como você organizará os ativos. Crie pastas para cada tipo de ativo e baixe todos os arquivos relevantes para uma pasta específica usando um arquivo zip. Esse processo torna mais rápido e fácil agrupar ativos relevantes.

Por fim, considere a nomenclatura de arquivos durante a migração. Com o passar do tempo, a equipe de marketing pode ir e vir, e é importante que os novos membros da equipe possam encontrar os arquivos de que precisam por meio de nomes e organização adequados.

Identificar contatos e listas para migrar

Você tem um inventário de ativos que precisam migrar para o novo sistema. Agora você precisa considerar como seus contatos e listas serão migrados. Infelizmente, muitas organizações cometem o erro de tentar extrair listas de seu CRM já segmentado. Embora esse processo funcione, existe um método mais eficaz para economizar tempo e melhorar a integridade dos dados.

Tente criar uma lista de todos os contatos que não estejam segmentados em seu CRM. Você pode então puxar essa lista única para a nova ferramenta de automação de marketing e segmentar as pessoas usando a nova ferramenta. Isso mantém as coisas simples e oferece a oportunidade valiosa de limpar os dados. Os bancos de dados existentes podem ter contatos duplicados, criando ineficiências em seus programas de marketing. A migração é o momento perfeito para limpar esses dados duplicados.

Uma dica final para identificar contatos a serem migrados é reunir uma lista de opt-outs. Você pode baixar esses dados de sua plataforma existente para não entrar em contato inadvertidamente com pessoas que solicitaram anteriormente a desativação. Isso não apenas o manterá em conformidade com regulamentos importantes, mas também ajudará a entrar em contato apenas com destinatários interessados ​​em receber suas mensagens.

Prevenir desafios futuros localizando as partes interessadas antecipadamente

Uma das etapas mais importantes para uma migração perfeita é identificar as partes interessadas no início do processo de migração. Localize “campeões” em departamentos críticos (geralmente incluindo vendas e TI, além de marketing) para ajudar a manter seu projeto em andamento.

A configuração de requisitos técnicos pode ser frustrante sem o suporte de TI. Agende uma reunião inicial com os departamentos relevantes e encontre as pessoas apropriadas em cada área para ajudar na migração. Por exemplo, você precisa entrar em contato com o administrador do Salesforce e o administrador do CRM em sua empresa para garantir que a integração com sua nova plataforma de automação de marketing ocorra sem problemas.

Além disso, identifique quem tem permissão internamente para concluir tarefas relacionadas ao site, como implementar o rastreamento de beacon. Por exemplo, um departamento de marketing pode ter um membro da equipe treinado internamente para concluir essa tarefa, mas a responsabilidade geralmente reside na TI. Às vezes, os profissionais de marketing precisam navegar por várias camadas de TI para concluir o rastreamento de beacon. Identificar a pessoa e os processos certos com antecedência ajuda a criar o lead time apropriado para concluir as tarefas e manter seus projetos dentro do cronograma.

Evite desvios inesperados: entendendo as armadilhas comuns da migração

Os profissionais de marketing geralmente atrasam a migração devido a preocupações com o processo, mas a boa notícia é que a migração pode ser tranquila e fácil com um bom parceiro. Um componente crítico é uma equipe de integração experiente que entende as armadilhas comuns da migração e como evitá-las. Problemas comuns incluem:

Trazendo seu ponto de CRM atrasado para a festa. A integração do CRM é um problema comum para os profissionais de marketing durante a migração, mas não precisa ser um desafio. Em vez disso, coloque seu contato de tecnologia da informação de CRM no circuito com antecedência, para que, se você encontrar algum desafio, possa superá-lo rapidamente.

Fazendo muito rápido demais. Uma abordagem testada e comprovada que os especialistas em automação de marketing adotam está se movendo em fases. Sua equipe de integração deve falar sobre seus objetivos mais importantes e orientá-lo para alcançá-los usando uma abordagem estratégica e em fases.

Não ter o suporte adequado. Durante as primeiras semanas de migração, você precisa de uma equipe de treinamento dedicada. Essa equipe deve dedicar tempo para conhecer seus objetivos e ajudar a traçar um caminho claro para alcançá-los rapidamente.

Meça seus resultados ao longo do caminho para que você possa iterar conforme necessário e obter o máximo de sua nova solução. Por exemplo, a maioria dos profissionais de marketing (61%) identifica a geração de leads como um objetivo principal. Portanto, se seu objetivo é a geração de leads e você gerou 1.000 novos leads após a migração da automação de marketing, provavelmente está no alvo. Caso contrário, muitas vezes você pode fazer pequenas alterações para melhorar os resultados, e um bom parceiro pode apoiá-lo ao longo do caminho.

Finalmente, lembre-se de testar, testar, testar. O risco de erro existe em qualquer ferramenta, e é por isso que o processo de teste é tão importante. Cada equipe usa a automação de marketing de maneira diferente com base nos objetivos. Teste os códigos de rastreamento e preste atenção específica à formatação do e-mail. Por exemplo, se você estiver enviando e-mails, verifique se o formato é consistente em diferentes clientes de e-mail. O teste garantirá que você evite o estresse potencial e o desperdício de tempo associado à correção de erros e ao tratamento das possíveis consequências.

Montando a equipe certa para uma migração infalível

Nem todos os caminhos de automação de marketing são criados iguais. O suporte é uma grande variável para garantir um processo de migração fácil. Uma pergunta crítica a ser feita ao comprar uma nova solução é “O que acontece depois Eu compro a solução?” A resposta deve se concentrar em conectá-lo a fortes recursos de migração, integração e treinamento para garantir seu sucesso.

O treinamento deve incluir várias sessões individuais que se concentram em seus objetivos imediatos e em como obter valor da nova ferramenta rapidamente. Além disso, você precisa de recursos, como webinars e treinamento sob demanda, que continuarão a guiá-lo ao longo de sua jornada. Isso garantirá que você faça a transição para a nova ferramenta com facilidade e comece a obter resultados mais rapidamente.

Aumentando o desempenho em todo o funil de vendas

A migração para uma nova ferramenta de automação de marketing pode ajudá-lo a capturar mais leads e devolver um recurso valioso – o tempo.

Durante a migração, você tem a oportunidade de avaliar seus programas existentes e determinar o que está funcionando e o que não está. De certa forma, é hora de “limpar a casa”. Você pode selecionar estrategicamente os melhores programas para trazer para a nova solução, limpar seus dados existentes e garantir que a integridade dos dados seja alcançada.

Além disso, a migração para uma nova solução oferece a oportunidade de aumentar o desempenho em cada etapa do funil de vendas. Aumente as taxas de conversão e o envolvimento do cliente e alimente os clientes em todas as etapas de sua jornada. O resultado é que os clientes experimentarão interações mais relevantes e construirão relacionamentos mais fortes e significativos com sua empresa.