Cara Memigrasikan Platform Otomasi Pemasaran Anda

Bermigrasi ke platform otomatisasi pemasaran baru bisa jadi menakutkan. Bahkan jika Anda 100% yakin akan perlunya perubahan, sangat penting untuk memastikan proses migrasi berjalan dengan baik. Lagi pula, apa pun sistem otomasi pemasaran yang Anda gunakan saat ini, Anda pasti ingin menyimpan catatan kontak, daftar, konten, dan memastikan program yang Anda jalankan tidak terhenti. Gunakan artikel ini sebagai panduan Anda untuk transisi yang mulus saat Anda memigrasikan platform otomatisasi pemasaran Anda.

Mulailah dengan Esensi: Kumpulkan Aset Penting Anda

Migrasi yang berhasil dimulai dengan mengumpulkan aset penting Anda. Inventarisasi aset apa yang perlu dimigrasikan ke platform baru dan aset mana yang akan Anda hentikan penggunaannya. Saat Anda membuat daftar, pertimbangkan hal berikut:

1. Melakukan inventarisasi template. Template apa yang saat ini Anda gunakan dalam program otomatisasi pemasaran Anda? Apakah Anda menggunakan template email? Template halaman arahan? Buat daftar semua template yang perlu dimigrasikan ke platform baru, dan sertakan tangkapan layar dan elemen desain bila memungkinkan.

2. Evaluasi program pengasuhan Anda yang sudah ada. Program otomatis apa yang Anda miliki, dan program mana yang akan Anda migrasikan ke sistem baru? Kumpulkan semua aset relevan yang perlu dimigrasikan untuk melanjutkan program pengasuhan yang ada.

3. Kumpulkan aset media dan gambar. Salah satu sumber terbesar dari rasa sakit migrasi adalah memastikan konten pemasaran Anda datang juga. Dari ebook PDF hingga logo, ikon, dan bahkan gambar stok, salah satu cara terbaik untuk memastikan migrasi yang lancar ke platform otomatisasi pemasaran baru Anda adalah memastikan Anda menginventarisasi dan mengatur semuanya.

Kiat Pro: Buat inventaris lengkap aset media dan visual dengan Google Sheet, dan simpan aset ke dalam sistem folder yang terorganisir menggunakan Google Drive, dengan nama file yang sesuai. Pada saat itu, siapa pun yang membantu Anda bermigrasi akan memiliki sumber kebenaran yang sangat baik tentang apa yang harus dipindahkan dan di mana letaknya.

4. Referensi persyaratan branding yang ada. Sebagian besar departemen pemasaran yang mapan memiliki pedoman branding yang ketat, dan penting untuk menjaga pedoman tersebut tetap di depan dan di tengah saat Anda bermigrasi dan menciptakan kembali aset dalam sistem otomasi pemasaran yang baru.

5. Buat daftar integrasi. Integrasi apa yang dibutuhkan dalam sistem baru? Pertama, buat daftar tumpukan teknologi yang ada. Salah satu integrasi terpenting adalah dengan alat CRM Anda.

Proses dan Dukungan

Saat Anda berbelanja untuk mitra otomatisasi pemasaran, tanyakan tentang proses penciptaan kembali aset di sistem baru. Proses ini harus sederhana sehingga tim Anda dapat dengan cepat membuat kembali aset yang relevan. Tanyakan kepada penyedia otomasi pemasaran baru Anda untuk demo proses pembuatan ulang untuk memahami kemudahan penggunaan dan bagaimana Anda dapat memasukkan aset Anda ke dalam platform otomasi pemasaran yang baru.

Juga, pikirkan bagaimana Anda akan mengatur aset. Buat folder untuk setiap jenis aset, lalu unduh semua file yang relevan ke folder tertentu menggunakan file zip. Proses ini mempercepat dan mempermudah pengelompokan aset yang relevan.

Terakhir, pertimbangkan penamaan file selama migrasi. Seiring berjalannya waktu, staf pemasaran mungkin datang dan pergi, dan penting bagi anggota tim baru untuk dapat menemukan file yang mereka butuhkan melalui penamaan dan organisasi yang tepat.

Identifikasi Kontak dan Daftar untuk Dimigrasi

Anda memiliki inventaris aset yang perlu dimigrasikan ke sistem baru. Sekarang Anda perlu mempertimbangkan bagaimana kontak dan daftar Anda akan bermigrasi. Sayangnya, banyak organisasi membuat kesalahan dengan mencoba menarik daftar dari CRM mereka yang sudah tersegmentasi. Meskipun proses ini berhasil, ada metode yang lebih efektif untuk menghemat waktu dan meningkatkan integritas data.

Coba buat daftar semua kontak yang tidak tersegmentasi di CRM Anda. Anda kemudian dapat menarik daftar tunggal ini ke dalam alat otomatisasi pemasaran baru dan mengelompokkan orang menggunakan alat baru. Ini membuat segalanya tetap sederhana dan memberi Anda kesempatan berharga untuk membersihkan data. Basis data yang ada mungkin memiliki kontak duplikat, menciptakan inefisiensi dalam program pemasaran Anda. Migrasi adalah waktu yang tepat untuk membersihkan data duplikat ini.

Tip terakhir untuk mengidentifikasi kontak yang akan dimigrasikan adalah mengumpulkan daftar pilihan tidak ikut. Anda dapat mengunduh data ini dari platform yang ada sehingga Anda tidak secara tidak sengaja menghubungi orang yang sebelumnya meminta untuk tidak ikut. Ini tidak hanya akan membuat Anda mematuhi peraturan penting, tetapi juga akan membantu hanya menghubungi penerima yang tertarik untuk menerima pesan Anda.

Cegah Tantangan Masa Depan dengan Menemukan Pemangku Kepentingan Lebih Awal

Salah satu langkah terpenting untuk migrasi yang mulus adalah mengidentifikasi pemangku kepentingan di awal proses migrasi. Temukan "juara" di departemen penting (biasanya termasuk penjualan dan TI, selain pemasaran) untuk membantu proyek Anda tetap berjalan.

Menyiapkan persyaratan teknis dapat membuat frustasi tanpa dukungan TI. Jadwalkan pertemuan awal dengan departemen terkait, dan temukan orang yang tepat di setiap area untuk membantu migrasi. Misalnya, Anda memerlukan kontak dengan administrator Salesforce dan administrator CRM di perusahaan Anda untuk memastikan integrasi dengan platform otomatisasi pemasaran baru Anda berjalan dengan lancar.

Selain itu, identifikasi siapa yang memiliki izin secara internal untuk menyelesaikan tugas terkait situs web, seperti menerapkan pelacakan suar. Misalnya, departemen pemasaran mungkin memiliki anggota tim yang dilatih secara internal untuk menyelesaikan tugas ini, tetapi tanggung jawab sering kali berada di bagian TI. Terkadang, pemasar perlu menavigasi beberapa lapisan TI untuk menyelesaikan pelacakan suar. Mengidentifikasi orang dan proses yang tepat lebih awal membantu membangun waktu tunggu yang tepat untuk menyelesaikan tugas dan menjaga proyek Anda sesuai jadwal.

Hindari Memutar Tak Terduga: Memahami Jebakan Migrasi Umum

Pemasar sering menunda migrasi karena khawatir tentang prosesnya, tetapi kabar baiknya adalah migrasi dapat berjalan lancar dan mudah dengan mitra yang baik. Komponen penting adalah tim orientasi berpengalaman yang memahami jebakan migrasi umum dan cara menghindarinya. Masalah umum meliputi:

Membawa orang titik CRM Anda terlambat ke pesta. Integrasi CRM adalah titik masalah umum bagi pemasar selama migrasi, tetapi itu tidak harus menjadi tantangan. Alih-alih, bawa kontak teknologi informasi CRM Anda ke loop lebih awal, jadi jika Anda menghadapi tantangan apa pun, Anda dapat melewatinya dengan cepat.

Melakukan terlalu banyak terlalu cepat. Pendekatan yang dicoba-dan-benar yang dilakukan pakar otomasi pemasaran bergerak secara bertahap. Tim orientasi Anda harus berbicara tentang tujuan terpenting Anda dan memandu Anda untuk mencapai tujuan tersebut menggunakan pendekatan strategis dan bertahap.

Tidak memiliki dukungan yang tepat. Selama minggu-minggu awal migrasi, Anda memerlukan tim pelatihan khusus. Tim ini harus meluangkan waktu untuk mengenal tujuan Anda dan membantu memetakan jalur yang jelas untuk mencapai tujuan tersebut dengan cepat.

Ukur hasil Anda sepanjang jalan sehingga Anda dapat mengulangi seperlunya dan mendapatkan hasil maksimal dari solusi baru Anda. Misalnya, sebagian besar pemasar (61%) mengidentifikasi perolehan prospek sebagai tujuan utama. Jadi, jika sasaran Anda adalah menghasilkan prospek dan Anda telah menghasilkan 1.000 prospek baru setelah migrasi otomatisasi pemasaran, kemungkinan Anda tepat sasaran. Jika tidak, Anda sering dapat membuat perubahan kecil untuk meningkatkan hasil, dan mitra yang baik dapat mendukung Anda di sepanjang jalan.

Akhirnya, ingatlah untuk menguji, menguji, menguji. Risiko kesalahan ada dengan alat apa pun, itulah sebabnya proses pengujian sangat penting. Setiap tim menggunakan otomatisasi pemasaran secara berbeda berdasarkan tujuan. Uji kode pelacakan, dan berikan perhatian khusus pada pemformatan email. Misalnya, jika Anda mengirim email, pastikan formatnya konsisten di berbagai klien email. Pengujian akan memastikan bahwa Anda menghindari potensi stres dan waktu terbuang yang terkait dengan memperbaiki kesalahan dan menangani potensi dampak.

Merakit Tim yang Tepat untuk Migrasi yang Sangat Mudah

Tidak semua jalur otomatisasi pemasaran dibuat sama. Dukungan adalah variabel besar dalam memastikan proses migrasi yang mudah. Sebuah pertanyaan penting untuk ditanyakan saat berbelanja untuk solusi baru adalah “Apa yang terjadi setelah” Saya membeli solusinya?” Jawabannya harus berfokus pada menghubungkan Anda dengan sumber daya migrasi, orientasi, dan pelatihan yang kuat untuk memastikan kesuksesan Anda.

Pelatihan harus mencakup beberapa sesi satu lawan satu yang berfokus pada tujuan langsung Anda dan cara mendapatkan nilai dari alat baru dengan cepat. Selain itu, Anda memerlukan sumber daya, seperti webinar dan pelatihan sesuai permintaan, yang akan terus memandu Anda sepanjang perjalanan. Ini akan memastikan bahwa Anda beralih ke alat baru dengan mudah dan mulai merasakan hasil lebih cepat.

Meningkatkan Kinerja di Seluruh Saluran Penjualan

Bermigrasi ke alat otomatisasi pemasaran baru dapat membantu Anda mendapatkan lebih banyak prospek dan mengembalikan sumber daya yang berharga – waktu.

Selama migrasi, Anda memiliki kesempatan untuk mengevaluasi program yang ada dan menentukan apa yang berhasil dan apa yang tidak. Dalam arti tertentu, ini adalah waktu untuk “membersihkan rumah”. Anda dapat secara strategis memilih program terbaik untuk dibawa ke solusi baru, membersihkan data yang ada, dan memastikan integritas data tercapai.

Selain itu, migrasi ke solusi baru memberikan peluang untuk meningkatkan kinerja di setiap langkah di saluran penjualan. Tingkatkan tingkat konversi dan keterlibatan pelanggan, serta pelihara pelanggan di setiap tahap dalam perjalanan mereka. Hasilnya adalah pelanggan akan mengalami interaksi yang lebih relevan dan membangun hubungan yang lebih kuat dan bermakna dengan bisnis Anda.