Cómo migrar su plataforma de automatización de marketing

Migrar a una nueva plataforma de automatización de marketing puede ser intimidante. Incluso si está 100 % seguro de que necesita un cambio, es crucial asegurarse de que el proceso de migración vaya bien. Después de todo, no importa qué sistema de automatización de marketing esté utilizando actualmente, querrá mantener sus registros de contactos, listas, contenido y asegurarse de que los programas que está ejecutando no se detengan. Utilice este artículo como guía para una transición sin problemas cuando migre su plataforma de automatización de marketing.

Comience con lo esencial: reúna sus activos críticos

Una migración exitosa comienza con la recopilación de sus activos críticos. Haga un inventario de qué activos necesitan migrar a la nueva plataforma y qué activos dejará de usar. Al crear su lista, considere lo siguiente:

1. Haga un inventario de las plantillas. ¿Qué plantillas utiliza actualmente en su programa de automatización de marketing? ¿Utiliza plantillas de correo electrónico? ¿Plantillas de página de aterrizaje? Haga una lista de todas las plantillas que necesitan migrar a la nueva plataforma e incluya capturas de pantalla y elementos de diseño siempre que sea posible.

2. Evalúe sus programas de crianza existentes. ¿Qué programas automatizados tiene implementados y qué programas migrará al nuevo sistema? Reúna todos los activos relevantes que necesitan migrar para continuar con sus programas de crianza existentes.

3. Reúna activos e imágenes de los medios. Una de las mayores fuentes de dolor de migración es asegurarse de que su contenido de marketing también llegue. Desde archivos PDF de libros electrónicos hasta logotipos, íconos e incluso imágenes de stock, una de las mejores maneras de garantizar una migración sin problemas a su nueva plataforma de automatización de marketing es asegurarse de que realiza un inventario y lo organiza todo.

Sugerencia profesional: Cree un inventario completo de medios y recursos visuales con una Hoja de cálculo de Google y guarde los recursos en un sistema organizado de carpetas usando Google Drive, con los nombres de archivo apropiados. En ese momento, quienquiera que lo esté ayudando a migrar tendrá una excelente fuente de información sobre qué mover y dónde está.

4. Hacer referencia a los requisitos de marca existentes. La mayoría de los departamentos de marketing establecidos tienen pautas de marca estrictas, y es importante mantener esas pautas al frente y al centro a medida que migra y vuelve a crear activos en el nuevo sistema de automatización de marketing.

5. Cree una lista de integraciones. ¿Qué integraciones se necesitan en el nuevo sistema? Primero, haga una lista de la pila de tecnología existente. Una de las integraciones más importantes es con su herramienta de CRM.

Proceso y Soporte

Mientras busca un socio de automatización de marketing, pregunte sobre el proceso de recreación de activos en el nuevo sistema. Este proceso debe ser simple para que su equipo pueda volver a crear rápidamente los activos relevantes. Solicite a su nuevo proveedor de automatización de marketing una demostración del proceso de recreación para comprender la facilidad de uso y cómo puede incorporar sus activos a la nueva plataforma de automatización de marketing.

Además, piense en cómo organizará los activos. Cree carpetas para cada tipo de activo y luego descargue todos los archivos relevantes a una carpeta específica usando un archivo zip. Este proceso hace que sea más rápido y fácil agrupar activos relevantes.

Por último, considere la posibilidad de nombrar los archivos durante la migración. A medida que pasa el tiempo, el personal de marketing puede ir y venir, y es importante que los nuevos miembros del equipo puedan encontrar los archivos que necesitan a través de nombres y organización adecuados.

Identificar contactos y listas para migrar

Tiene un inventario de activos que necesitan migrar al nuevo sistema. Ahora debe considerar cómo migrarán sus contactos y listas. Desafortunadamente, muchas organizaciones cometen el error de intentar obtener listas de su CRM ya segmentado. Aunque este proceso funciona, existe un método más eficaz para ahorrar tiempo y mejorar la integridad de los datos.

Intente crear una lista de todos los contactos que no estén segmentados en su CRM. Luego puede extraer esta lista única en la nueva herramienta de automatización de marketing y segmentar a las personas que usan la nueva herramienta. Esto simplifica las cosas y le brinda la valiosa oportunidad de limpiar los datos. Las bases de datos existentes pueden tener contactos duplicados, creando ineficiencias en sus programas de marketing. La migración es el momento perfecto para limpiar estos datos duplicados.

Un consejo final para identificar contactos para migrar es recopilar una lista de opciones de exclusión. Puede descargar estos datos de su plataforma existente para que no se comunique sin darse cuenta con las personas que previamente solicitaron la exclusión voluntaria. Esto no solo lo mantendrá en cumplimiento con regulaciones importantes, sino que también lo ayudará a comunicarse solo con los destinatarios que estén interesados ​​en recibir sus mensajes.

Prevenga desafíos futuros al ubicar a las partes interesadas con anticipación

Uno de los pasos más importantes para una migración fluida es identificar a las partes interesadas en las primeras etapas del proceso de migración. Ubique "campeones" en departamentos críticos (que generalmente incluyen ventas y TI, además de marketing) para ayudar a mantener su proyecto en movimiento.

Establecer requisitos técnicos puede ser frustrante sin el apoyo de TI. Programe una reunión inicial con los departamentos relevantes y encuentre a las personas adecuadas en cada área para ayudar con la migración. Por ejemplo, necesita ponerse en contacto con el administrador de Salesforce y el administrador de CRM de su empresa para garantizar que la integración con su nueva plataforma de automatización de marketing funcione sin problemas.

Además, identifique quién tiene permiso internamente para completar tareas relacionadas con el sitio web, como implementar el seguimiento de balizas. Por ejemplo, un departamento de marketing puede tener un miembro del equipo capacitado internamente para realizar esta tarea, pero la responsabilidad a menudo reside en TI. A veces, los especialistas en marketing deben navegar por varias capas de TI para completar el seguimiento de balizas. La identificación temprana de la persona y los procesos adecuados ayuda a crear el tiempo de entrega adecuado para completar las tareas y mantener los proyectos dentro del cronograma.

Evite desvíos inesperados: comprensión de las trampas comunes de la migración

Los especialistas en marketing a menudo retrasan la migración debido a preocupaciones sobre el proceso, pero la buena noticia es que la migración puede ser fácil y sin problemas con un buen socio. Un componente crítico es un equipo de incorporación con experiencia que comprenda las trampas comunes de la migración y cómo evitarlas. Los problemas comunes incluyen:

Traer tarde a la persona de contacto de CRM a la fiesta. La integración de CRM es un punto problemático común para los especialistas en marketing durante la migración, pero no tiene por qué ser un desafío. En su lugar, traiga a su contacto de tecnología de la información de CRM al circuito temprano, de modo que si encuentra algún desafío, pueda superarlo rápidamente.

Hacer demasiado demasiado rápido. Un enfoque probado y verdadero que adoptan los expertos en automatización de marketing se está moviendo en fases. Su equipo de incorporación debe hablar sobre sus objetivos más importantes y guiarlo para lograr esos objetivos utilizando un enfoque estratégico y por etapas.

No contar con el apoyo adecuado. Durante las primeras semanas de la migración, necesita un equipo de capacitación dedicado. Este equipo debe dedicar tiempo a conocer sus objetivos y ayudar a trazar un camino claro para alcanzar esos objetivos rápidamente.

Mida sus resultados en el camino para que pueda iterar según sea necesario y aprovechar al máximo su nueva solución. Por ejemplo, la mayoría de los especialistas en marketing (61%) identifican la generación de prospectos como un objetivo principal. Entonces, si su objetivo es la generación de clientes potenciales y ha generado 1000 nuevos clientes potenciales después de la migración de automatización de marketing, es probable que esté en el camino correcto. De lo contrario, a menudo puede hacer pequeños cambios para mejorar los resultados y un buen socio puede ayudarlo en el camino.

Por último, recuerda probar, probar, probar. El riesgo de error existe con cualquier herramienta, por lo que el proceso de prueba es tan importante. Cada equipo utiliza la automatización de marketing de manera diferente en función de los objetivos. Pruebe los códigos de seguimiento y preste especial atención al formato del correo electrónico. Por ejemplo, si está enviando correos electrónicos, asegúrese de que el formato sea consistente en diferentes clientes de correo electrónico. Las pruebas asegurarán que evite el estrés potencial y la pérdida de tiempo asociados con la corrección de errores y el manejo de las posibles consecuencias.

Reunir el equipo adecuado para una migración infalible

No todas las rutas de automatización de marketing son iguales. El soporte es una gran variable para garantizar un proceso de migración sencillo. Una pregunta crítica que debe hacerse al comprar una nueva solución es "¿Qué sucede después de ¿Yo compro la solución? La respuesta debe centrarse en conectarlo con recursos sólidos de migración, incorporación y capacitación para garantizar su éxito.

La capacitación debe incluir varias sesiones individuales que se centren en sus objetivos inmediatos y en cómo obtener valor de la nueva herramienta rápidamente. Además, necesita recursos, como seminarios web y capacitación a pedido, que continuarán guiándolo a lo largo de su viaje. Esto asegurará que haga la transición a la nueva herramienta fácilmente y comience a experimentar resultados más rápido.

Aumento del rendimiento a lo largo del embudo de ventas

Migrar a una nueva herramienta de automatización de marketing puede ayudarte a captar más clientes potenciales y devolverte un recurso valioso: el tiempo.

Durante la migración, tiene la oportunidad de evaluar sus programas existentes y determinar qué funciona y qué no. En cierto sentido, es un momento para "limpiar la casa". Puede seleccionar estratégicamente los mejores programas para llevar a la nueva solución, limpiar sus datos existentes y garantizar que se logre la integridad de los datos.

Además, migrar a una nueva solución brinda la oportunidad de aumentar el rendimiento en cada paso del embudo de ventas. Aumente las tasas de conversión y el compromiso del cliente, y cuide a los clientes en cada etapa de su viaje. El resultado es que los clientes experimentarán interacciones más relevantes y construirán relaciones más sólidas y significativas con su negocio.