Comment migrer votre plateforme d'automatisation du marketing

La migration vers une nouvelle plate-forme d'automatisation du marketing peut être intimidante. Même si vous êtes convaincu à 100 % de la nécessité d'un changement, il est crucial de vous assurer que le processus de migration se déroule bien. Après tout, quel que soit le système d'automatisation du marketing que vous utilisez actuellement, vous souhaiterez conserver vos enregistrements de contacts, vos listes, votre contenu et vous assurer que les programmes que vous exécutez ne s'arrêtent pas brutalement. Utilisez cet article comme guide pour une transition en douceur lors de la migration de votre plateforme d'automatisation du marketing.

Commencez par l'essentiel : rassemblez vos ressources essentielles

Une migration réussie commence par la collecte de vos actifs critiques. Inventoriez les ressources dont vous avez besoin pour migrer vers la nouvelle plate-forme et celles que vous cesserez d'utiliser. Lorsque vous créez votre liste, tenez compte des points suivants :

1. Faites l'inventaire des modèles. Quels modèles utilisez-vous actuellement dans votre programme d'automatisation du marketing ? Utilisez-vous des modèles d'e-mail ? Modèles de page de destination ? Faites une liste de tous les modèles qui doivent migrer vers la nouvelle plate-forme et incluez des captures d'écran et des éléments de conception dans la mesure du possible.

2. Évaluez vos programmes de développement existants. Quels programmes automatisés avez-vous en place et quels programmes allez-vous migrer vers le nouveau système ? Rassemblez tous les actifs pertinents qui doivent migrer afin de poursuivre vos programmes de développement existants.

3. Rassemblez les ressources multimédias et les images. L'une des plus grandes sources de problèmes de migration est de s'assurer que votre contenu marketing arrive également. Des PDF d'ebooks aux logos, icônes et même images de stock, l'un des meilleurs moyens d'assurer une migration en douceur vers votre nouvelle plate-forme d'automatisation du marketing est de vous assurer de l'inventaire et de l'organiser.

Conseil de pro : créez un inventaire complet des ressources multimédias et visuelles avec une feuille Google et enregistrez les ressources dans un système organisé de dossiers à l'aide de Google Drive, avec les noms de fichiers appropriés. À ce stade, celui qui vous aide à migrer aura une excellente source de vérité sur ce qu'il faut déplacer et où il se trouve.

4. Référencez les exigences de marque existantes. La plupart des départements marketing établis ont des directives de marque strictes, et il est important de garder ces directives au premier plan lorsque vous migrez et recréez des actifs dans le nouveau système d'automatisation du marketing.

5. Créez une liste d'intégrations. Quelles intégrations sont nécessaires dans le nouveau système ? Tout d'abord, faites une liste de la pile technologique existante. L'une des intégrations les plus importantes concerne votre outil CRM.

Processus et assistance

Lorsque vous recherchez un partenaire d'automatisation du marketing, renseignez-vous sur le processus de recréation des actifs dans le nouveau système. Ce processus doit être simple afin que votre équipe puisse rapidement recréer les actifs pertinents. Demandez à votre nouveau fournisseur d'automatisation du marketing une démonstration du processus de recréation pour comprendre la facilité d'utilisation et comment vous pouvez intégrer vos actifs dans la nouvelle plate-forme d'automatisation du marketing.

Réfléchissez également à la manière dont vous organiserez les actifs. Créez des dossiers pour chaque type d'actif, puis téléchargez tous les fichiers pertinents dans un dossier spécifique à l'aide d'un fichier zip. Ce processus permet de regrouper plus rapidement et plus facilement les actifs pertinents.

Enfin, pensez à nommer les fichiers lors de la migration. Au fil du temps, le personnel marketing peut aller et venir, et il est important que les nouveaux membres de l'équipe soient en mesure de trouver les fichiers dont ils ont besoin grâce à une dénomination et une organisation appropriées.

Identifier les contacts et les listes à migrer

Vous disposez d'un inventaire des actifs qui doivent migrer vers le nouveau système. Vous devez maintenant réfléchir à la façon dont vos contacts et vos listes migreront. Malheureusement, de nombreuses organisations commettent l'erreur d'essayer d'extraire des listes de leur CRM déjà segmenté. Bien que ce processus fonctionne, il existe une méthode plus efficace pour gagner du temps et améliorer l'intégrité des données.

Essayez de créer une liste de tous les contacts qui ne sont pas segmentés dans votre CRM. Vous pouvez ensuite extraire cette liste unique dans le nouvel outil d'automatisation du marketing et segmenter les personnes à l'aide du nouvel outil. Cela simplifie les choses et vous donne l'occasion précieuse de nettoyer les données. Les bases de données existantes peuvent avoir des contacts en double, créant des inefficacités dans vos programmes de marketing. La migration est le moment idéal pour nettoyer ces données en double.

Une dernière astuce pour identifier les contacts à migrer consiste à rassembler une liste de refus. Vous pouvez télécharger ces données à partir de votre plateforme existante afin de ne pas contacter par inadvertance des personnes qui ont précédemment demandé à se désabonner. Non seulement cela vous permettra de vous conformer aux réglementations importantes, mais cela vous aidera également à contacter uniquement les destinataires qui souhaitent recevoir vos messages.

Prévenir les défis futurs en localisant les parties prenantes tôt

L'une des étapes les plus importantes pour une migration transparente consiste à identifier les parties prenantes au début du processus de migration. Localisez des « champions » dans les départements critiques (comprenant généralement les ventes et l'informatique, en plus du marketing) pour aider à faire avancer votre projet.

La configuration des exigences techniques peut être frustrante sans le soutien de l'informatique. Planifiez une réunion de lancement avec les services concernés et trouvez les personnes-ressources appropriées dans chaque domaine pour aider à la migration. Par exemple, vous devez contacter l'administrateur Salesforce et l'administrateur CRM de votre entreprise pour garantir le bon déroulement de l'intégration avec votre nouvelle plateforme d'automatisation du marketing.

En outre, identifiez qui est autorisé en interne à effectuer des tâches liées au site Web, telles que la mise en œuvre du suivi des balises. Par exemple, un service marketing peut avoir un membre de l'équipe formé en interne pour accomplir cette tâche, mais la responsabilité réside souvent dans l'informatique. Parfois, les spécialistes du marketing doivent parcourir plusieurs couches informatiques pour effectuer le suivi des balises. L'identification précoce de la bonne personne et des bons processus aide à établir le délai d'exécution approprié pour terminer les tâches et maintenir vos projets dans les délais.

Éviter les détours inattendus : comprendre les pièges courants de la migration

Les spécialistes du marketing retardent souvent la migration en raison d'inquiétudes concernant le processus, mais la bonne nouvelle est que la migration peut être fluide et facile avec un bon partenaire. Un élément essentiel est une équipe d'intégration expérimentée qui comprend les pièges courants de la migration et comment les éviter. Les problèmes courants incluent :

Amenez votre point de contact CRM en retard à la fête. L'intégration CRM est un problème courant pour les spécialistes du marketing lors de la migration, mais cela ne doit pas être un défi. Au lieu de cela, informez tôt votre contact de la technologie de l'information CRM, afin que si vous rencontrez des difficultés, vous puissiez les résoudre rapidement.

En faire trop trop vite. Une approche éprouvée adoptée par les experts en automatisation du marketing évolue par phases. Votre équipe d'intégration doit parler de vos objectifs les plus importants et vous guider pour atteindre ces objectifs en utilisant une approche stratégique et progressive.

Ne pas avoir le support adéquat. Pendant les premières semaines de la migration, vous avez besoin d'une équipe de formation dédiée. Cette équipe devrait passer du temps à connaître vos objectifs et à tracer une voie claire pour atteindre ces objectifs rapidement.

Mesurez vos résultats en cours de route afin de pouvoir itérer si nécessaire et tirer le meilleur parti de votre nouvelle solution. Par exemple, la plupart des spécialistes du marketing (61 %) identifient la génération de prospects comme un objectif prioritaire. Donc, si votre objectif est la génération de prospects et que vous avez généré 1 000 nouveaux prospects après la migration de l'automatisation du marketing, vous êtes probablement sur la bonne voie. Sinon, vous pouvez souvent apporter de petits changements pour améliorer les résultats, et un bon partenaire peut vous aider tout au long du processus.

Enfin, n'oubliez pas de tester, tester, tester. Le risque d'erreur existe avec n'importe quel outil, c'est pourquoi le processus de test est si important. Chaque équipe utilise l'automatisation du marketing différemment en fonction des objectifs. Testez les codes de suivi et portez une attention particulière au formatage des e-mails. Par exemple, si vous envoyez des e-mails, assurez-vous que le format est cohérent entre les différents clients de messagerie. Les tests vous permettront d'éviter le stress potentiel et la perte de temps associés à la correction des erreurs et à la gestion des retombées potentielles.

Constituer la bonne équipe pour une migration infaillible

Tous les chemins d'automatisation du marketing ne sont pas créés égaux. Le support est une variable énorme pour assurer un processus de migration facile. Une question essentielle à se poser lors de l'achat d'une nouvelle solution est "Que se passe-t-il après J'achète la solution ? » La réponse doit se concentrer sur la mise en relation avec de solides ressources de migration, d'intégration et de formation pour assurer votre réussite.

La formation doit inclure plusieurs sessions individuelles axées sur vos objectifs immédiats et sur la manière de tirer rapidement parti du nouvel outil. De plus, vous avez besoin de ressources, telles que des webinaires et des formations à la demande, qui continueront de vous guider tout au long de votre parcours. Cela vous permettra de passer facilement au nouvel outil et de commencer à obtenir des résultats plus rapidement.

Augmenter les performances tout au long de l'entonnoir de vente

La migration vers un nouvel outil d'automatisation du marketing peut vous aider à capturer plus de prospects et vous redonner une ressource précieuse : le temps.

Pendant la migration, vous avez la possibilité d'évaluer vos programmes existants et de déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En un sens, c'est le moment de « faire le ménage ». Vous pouvez sélectionner stratégiquement les meilleurs programmes à apporter à la nouvelle solution, nettoyer vos données existantes et vous assurer que l'intégrité des données est atteinte.

De plus, la migration vers une nouvelle solution offre la possibilité d'augmenter les performances à chaque étape de l'entonnoir de vente. Augmentez les taux de conversion et l'engagement des clients, et fidélisez les clients à chaque étape de leur parcours. Le résultat est que les clients feront l'expérience d'interactions plus pertinentes et établiront des relations plus solides et plus significatives avec votre entreprise.