Jak przeprowadzić migrację platformy Marketing Automation

Migracja do nowej platformy automatyzacji marketingu może być onieśmielająca. Nawet jeśli masz 100% pewności co do potrzeby zmiany, ważne jest, aby proces migracji przebiegał prawidłowo. W końcu, bez względu na to, z jakiego systemu automatyzacji marketingu obecnie korzystasz, będziesz chciał zachować swoje rekordy kontaktów, listy, treść i upewnić się, że programy, z których korzystasz, nie zatrzymują się z piskiem opon. Użyj tego artykułu jako przewodnika po płynnym przejściu podczas migracji platformy automatyzacji marketingu.

Zacznij od podstaw: zbierz swoje krytyczne zasoby

Pomyślna migracja zaczyna się od zebrania krytycznych zasobów. Sprawdź, jakie zasoby należy przenieść na nową platformę i jakich zasobów przestaniesz używać. Tworząc listę, weź pod uwagę następujące kwestie:

1. Zrób spis szablonów. Jakich szablonów używasz obecnie w swoim programie automatyzacji marketingu? Czy korzystasz z szablonów e-maili? Szablony stron docelowych? Zrób listę wszystkich szablonów, które wymagają migracji na nową platformę, i dołącz zrzuty ekranu i elementy projektu, gdy tylko jest to możliwe.

2. Oceń swoje istniejące programy wychowawcze. Jakie zautomatyzowane programy posiadasz i które programy przeniesiesz do nowego systemu? Zbierz wszystkie istotne zasoby, które wymagają migracji, aby kontynuować istniejące programy pielęgnacyjne.

3. Zbierz zasoby medialne i obrazy. Jednym z największych źródeł bólu związanego z migracją jest upewnienie się, że Twoje treści marketingowe również się pojawią. Od ebooków PDF po logo, ikony, a nawet obrazy stockowe — jednym z najlepszych sposobów zapewnienia płynnej migracji do nowej platformy automatyzacji marketingu jest upewnienie się, że masz zapasy i wszystko to organizujesz.

Wskazówka dla profesjonalistów: utwórz pełny spis zasobów multimedialnych i wizualnych za pomocą Arkusza Google i zapisz zasoby w zorganizowanym systemie folderów za pomocą Dysku Google z odpowiednimi nazwami plików. W tym momencie każdy, kto pomaga ci w migracji, będzie miał doskonałe źródło prawdy o tym, co i gdzie się przenieść.

4. Odnieś się do istniejących wymagań dotyczących marki. Większość działów marketingu o ugruntowanej pozycji ma ścisłe wytyczne dotyczące marki i ważne jest, aby trzymać je na pierwszym planie podczas migracji i ponownego tworzenia zasobów w nowym systemie automatyzacji marketingu.

5. Utwórz listę integracji. Jakie integracje są potrzebne w nowym systemie? Najpierw zrób listę istniejącego stosu technologicznego. Jedną z najważniejszych integracji jest Twoje narzędzie CRM.

Proces i wsparcie

Kupując partnera do automatyzacji marketingu, zapytaj o proces odtwarzania zasobów w nowym systemie. Ten proces powinien być prosty, aby Twój zespół mógł szybko odtworzyć odpowiednie zasoby. Poproś nowego dostawcę automatyzacji marketingu o demonstrację procesu ponownego tworzenia, aby zrozumieć łatwość użycia i sposób wprowadzenia zasobów do nowej platformy automatyzacji marketingu.

Zastanów się też, jak zorganizujesz zasoby. Utwórz foldery dla każdego typu zasobów, a następnie pobierz wszystkie odpowiednie pliki do określonego folderu za pomocą pliku zip. Ten proces przyspiesza i ułatwia grupowanie odpowiednich zasobów.

Na koniec rozważ nazewnictwo plików podczas migracji. W miarę upływu czasu personel ds. marketingu może przychodzić i odchodzić, dlatego ważne jest, aby nowi członkowie zespołu mogli znaleźć potrzebne im pliki poprzez odpowiednie nazewnictwo i organizację.

Zidentyfikuj kontakty i listy do migracji

Masz spis zasobów, które wymagają migracji do nowego systemu. Teraz musisz zastanowić się, w jaki sposób Twoje kontakty i listy będą migrowane. Niestety, wiele organizacji popełnia błąd, próbując wyciągnąć listy z już podzielonego na segmenty CRM. Chociaż ten proces działa, istnieje skuteczniejsza metoda oszczędzania czasu i poprawy integralności danych.

Spróbuj utworzyć listę wszystkich kontaktów, które nie są podzielone na segmenty w Twoim CRM. Następnie możesz przeciągnąć tę pojedynczą listę do nowego narzędzia do automatyzacji marketingu i segmentować ludzi za pomocą nowego narzędzia. Dzięki temu wszystko jest proste i daje cenną możliwość oczyszczenia danych. Istniejące bazy danych mogą zawierać zduplikowane kontakty, powodując nieefektywność programów marketingowych. Migracja to idealny czas na usunięcie zduplikowanych danych.

Ostatnią wskazówką dotyczącą identyfikowania kontaktów do migracji jest zebranie listy rezygnacji. Możesz pobrać te dane z istniejącej platformy, aby przypadkowo nie skontaktować się z osobami, które wcześniej poprosiły o rezygnację. Dzięki temu nie tylko zachowasz zgodność z ważnymi przepisami, ale także skontaktujesz się tylko z odbiorcami zainteresowanymi otrzymywaniem Twoich wiadomości.

Zapobiegaj przyszłym wyzwaniom poprzez wczesne lokalizowanie interesariuszy

Jednym z najważniejszych kroków w celu bezproblemowej migracji jest identyfikacja interesariuszy na wczesnym etapie procesu migracji. Zlokalizuj „mistrzów” w krytycznych działach (zazwyczaj obejmujących sprzedaż i IT, oprócz marketingu), aby pomóc w utrzymaniu projektu w ruchu.

Konfigurowanie wymagań technicznych może być frustrujące bez wsparcia działu IT. Zaplanuj spotkanie inauguracyjne z odpowiednimi działami i znajdź odpowiednie osoby w każdym obszarze, które pomogą w migracji. Na przykład potrzebujesz kontaktu z administratorem Salesforce i administratorem CRM w Twojej firmie, aby zapewnić bezproblemową integrację z nową platformą automatyzacji marketingu.

Ponadto określ, kto ma wewnętrzne uprawnienia do wykonywania zadań związanych z witryną, takich jak wdrażanie śledzenia beaconów. Na przykład dział marketingu może mieć wewnętrznie przeszkolonego członka zespołu do wykonania tego zadania, ale odpowiedzialność często spoczywa na IT. Czasami marketerzy muszą poruszać się po kilku warstwach IT, aby dokończyć śledzenie sygnałów nawigacyjnych. Wczesne zidentyfikowanie odpowiedniej osoby i procesów pomaga w stworzeniu odpowiedniego czasu realizacji zadań i dotrzymaniu harmonogramu projektów.

Unikaj nieoczekiwanych objazdów: zrozumienie typowych pułapek związanych z migracją

Marketerzy często opóźniają migrację z powodu obaw o proces, ale dobrą wiadomością jest to, że migracja może być płynna i łatwa z dobrym partnerem. Kluczowym elementem jest doświadczony zespół onboardingowy, który rozumie typowe pułapki związane z migracją i jak ich uniknąć. Typowe problemy to:

Spóźnienie osoby z punktu CRM na imprezę. Integracja CRM jest częstym problemem marketerów podczas migracji, ale nie musi być wyzwaniem. Zamiast tego należy odpowiednio wcześnie zainicjować kontakt z działem informatycznym CRM, aby w razie napotkania jakichkolwiek wyzwań można było szybko przez nie przejść.

Robię za dużo za szybko. Wypróbowane i prawdziwe podejście, które przyjmują eksperci ds. automatyzacji marketingu, przechodzi etapami. Twój zespół ds. wdrażania powinien omówić najważniejsze cele i poprowadzić Cię do osiągnięcia tych celów, stosując podejście strategiczne i etapowe.

Brak odpowiedniego wsparcia. We wczesnych tygodniach migracji potrzebujesz dedykowanego zespołu szkoleniowego. Ten zespół powinien poświęcić czas na poznanie Twoich celów i pomoc w wyznaczeniu jasnej ścieżki do szybkiego ich osiągnięcia.

Mierz swoje wyniki po drodze, aby w razie potrzeby móc dokonywać iteracji i jak najlepiej wykorzystać nowe rozwiązanie. Na przykład większość marketerów (61%) identyfikuje generowanie leadów jako główny cel. Więc jeśli Twoim celem jest generowanie leadów, a po migracji do automatyzacji marketingu wygenerowałeś 1000 nowych leadów, prawdopodobnie osiągniesz cel. Jeśli nie, często możesz dokonać drobnych zmian, aby poprawić wyniki, a dobry partner może Cię wesprzeć w tym procesie.

Na koniec pamiętaj o testowaniu, testowaniu, testowaniu. Ryzyko błędu istnieje w przypadku każdego narzędzia, dlatego proces testowania jest tak ważny. Każdy zespół korzysta z automatyzacji marketingu w inny sposób w oparciu o cele. Przetestuj kody śledzenia i zwróć szczególną uwagę na formatowanie wiadomości e-mail. Na przykład, jeśli wysyłasz e-maile, upewnij się, że format jest spójny w różnych klientach poczty e-mail. Testowanie zapewni, że unikniesz potencjalnego stresu i straconego czasu związanego z naprawą błędów i radzenie sobie z potencjalnymi skutkami awarii.

Zebranie odpowiedniego zespołu do niezawodnej migracji

Nie wszystkie ścieżki automatyzacji marketingu są sobie równe. Wsparcie jest ogromną zmienną zapewniającą łatwy proces migracji. Kluczowym pytaniem, które należy zadać przy zakupie nowego rozwiązania, jest „Co dzieje się później Kupuję rozwiązanie?” Odpowiedź powinna koncentrować się na połączeniu Cię z silnymi zasobami migracji, onboardingu i szkoleń, aby zapewnić Ci sukces.

Szkolenie powinno obejmować kilka sesji jeden na jednego, które koncentrują się na twoich bezpośrednich celach i tym, jak szybko uzyskać wartość z nowego narzędzia. Dodatkowo potrzebujesz zasobów, takich jak seminaria internetowe i szkolenia na żądanie, które będą Cię dalej prowadzić. Zapewni to łatwe przejście do nowego narzędzia i szybsze uzyskiwanie wyników.

Zwiększanie wydajności w całym lejku sprzedaży

Migracja do nowego narzędzia do automatyzacji marketingu może pomóc w pozyskiwaniu większej liczby potencjalnych klientów i przywracaniu cennego zasobu – czasu.

Podczas migracji masz możliwość oceny istniejących programów i określenia, co działa, a co nie. W pewnym sensie to czas na „sprzątanie domu”. Możesz strategicznie wybrać najlepsze programy, które chcesz wprowadzić do nowego rozwiązania, oczyścić istniejące dane i zapewnić integralność danych.

Dodatkowo migracja do nowego rozwiązania daje możliwość zwiększenia wydajności na każdym etapie lejka sprzedażowego. Zwiększ współczynniki konwersji i zaangażowanie klientów oraz dbaj o klientów na każdym etapie ich podróży. W rezultacie klienci będą doświadczać bardziej trafnych interakcji i zbudują silniejsze i bardziej znaczące relacje z Twoją firmą.