E-mail marketing de eventos: como disparar seu evento em poucos cliques

1. Por que o email marketing é vital para a promoção de eventos?
2. Dicas e truques de estratégia de marketing por e-mail para eventos
3. Práticas recomendadas de marketing por e-mail de eventos
4. Ferramentas de automação de e-mail para promoção de eventos

Não importa o tipo de evento que você planeja realizar; O email marketing é um dos melhores métodos para alcançar seu público e aumentar o número de participantes.

Neste guia, você obterá uma lista abrangente de 17 ideias para seus e-mails de promoção de eventos. Esses incluem:

• 10 ideias de e-mail de pré-lançamento do evento;
• 3 ideias de e-mail para eventos ao vivo;
• 4 ideias de e-mail pós-evento;
• 10 dicas e truques para melhorar o email do seu evento.

Além disso, você pode baixar modelos de estratégia de e-mail para qualquer evento.

Portanto, se você quiser aprender a criar sequências de e-mail de eventos, quais ferramentas usar e se inspirar nos melhores exemplos, leia mais.

Por que o email marketing é vital para a promoção de eventos?

Nos últimos anos, podemos observar como os criadores de eventos chegam até nós usando redes sociais e influenciadores em combinação com publicidade paga. No entanto, de acordo com as estatísticas , 78% dos profissionais de marketing dizem que o e-mail ainda continua sendo seu método preferido de atrair público para seus eventos.

E embora a pandemia nos tenha feito mudar para a maioria dos eventos online, a abordagem do email marketing permanece a mesma das atividades offline. 76% dos entrevistados afirmam que o e-mail parece ser a maneira mais eficaz de gerar inscrições em eventos virtuais.

Dicas e truques de estratégia de marketing por e-mail para eventos

As empresas de sucesso têm uma coisa em comum – elas fazem um plano antes de começar a envolver seus clientes em potencial. Então, como eles fazem isso? Vamos mergulhar direto.

Dica nº 1: comece com segmentação e segmentação de lista

Para começar, você precisa criar vários grupos para os quais enviará e-mails específicos. Isso aumentará as chances de você obter respostas.

O CampaignMonitor informou que campanhas com segmentação adequada tiveram um aumento de 760% na receita. Então não vale a pena tentar?

Abaixo estão algumas ideias de segmentação básica:

• Visitantes de eventos do ano passado (você pode compartilhar memórias de eventos passados);
• Participantes do evento do ano passado (aqueles que tiveram um estande ou estande. Relembre como foi eficaz);
• Palestrantes do ano passado;
• Patrocinadores do ano passado;
• Aqueles que subscreveram a sua newsletter;
• Você também pode segmentar por título, subsetor para compartilhar mais informações relativas sobre o evento. Se o seu evento tiver etapas diferentes, tente segmentar a lista por elas.

Dica nº 2: escreva um e-mail de anúncio de evento

Usar e-mails para promover seu evento antes que ele aconteça é uma parte essencial de qualquer estratégia de marketing de eventos. Este e-mail deve ajudá-lo a motivar os destinatários a se inscreverem; aumentar sua lista de e-mail. Portanto, seja criativo, experimente e lembre-se da voz da sua marca.

Abaixo estão algumas ideias que podem chamar a atenção das pessoas para o quão incrível será o seu evento.

• Exemplo nº 1: e-mail de anúncio do evento do Framer

O e-mail de Framer é curto e direto ao ponto. Os destinatários entendem desde as primeiras linhas do que se trata. Um botão de call to action claro provoca ação.

fonte: e-mails muito bons

• Exemplo nº 2: e-mail de anúncio do evento da Eleganto

Este é bastante criativo e mantém os destinatários intrigados. As pessoas podem querer dar uma olhada no que sua marca favorita está planejando.

fonte: e-mails muito bons

• Exemplo nº 3: e-mail de anúncio do evento do Litmus Live

Embora o e-mail seja longo, é bem estruturado. Como você pode ver, a conferência está acontecendo em diferentes locais (Londres, Boston e São Francisco). Ter blocos separados para cada cidade ajudará o Litmus a segmentar o público para enviar atualizações relevantes. Na parte inferior do e-mail, eles também abordam o FAQ sobre tickets, esclarecendo todas as informações.

fonte: e-mails muito bons

Dica nº 3: Crie um e-mail de ingressos antecipados

Todo mundo adora economizar dinheiro. Portanto, considere oferecer preços com desconto para aqueles que serão os primeiros a comprar ingressos de você. Você também pode usar um senso de urgência para impulsionar o registro e fazer com que os destinatários se sintam especiais. Veja o exemplo abaixo.

• Exemplo 1: e-mail madrugador de Neil Patel

Em seu e-mail, Neil Patel escreveu que “o madrugador está chegando ao fim”, embora não tenha havido notificação prévia. A frase “E eu queria atirar em você pela chance de obtê-lo antes que acabe” faz com que o destinatário se sinta em uma lista especial.

Neil dá aos leitores uma razão pela qual eles precisam chegar cedo. Ele diz: “Você terá acesso ao vivo a mais de 200 horas de material”.

Dica #4: Pense no primeiro e-mail de apresentação dos palestrantes principais

Muitas vezes as pessoas não compram ingressos para o evento até saberem mais sobre os palestrantes. Portanto, assim que você souber os nomes dos palestrantes e os tópicos que eles abordam, compartilhe essas informações com sua lista de e-mail. Esta é uma excelente oportunidade e um gatilho adicional para vender mais ingressos antecipados.

• Exemplo 1: e-mail de apresentação dos palestrantes do evento de Emma

A empresa apresentou os dois principais oradores da conferência anterior. Além disso, eles adicionaram links para suas apresentações com dicas valiosas. E, claro, há a opção de comprar ingressos antecipados.

fonte: e-mails muito bons

• Exemplo 2: e-mail de apresentação dos palestrantes do evento da Synapse

Neste e-mail, o remetente fala sobre o palestrante, revela o tópico e explica o que você aprenderá na conferência. A Synapse também oferece a compra de ingressos com desconto.

fonte: e-mails muito bons

Dica #5: Envie um e-mail de convite oficial e comece a vender os ingressos

Defina a data em que você abre o registro e inicia a venda de ingressos. Deixe bem claro por que os destinatários devem participar do evento. Vejamos o exemplo do Bit Bash.

• Exemplo 1: e-mail de convite oficial do Bit Bash

Bit Bash anunciou a venda de ingressos dois dias antes do lançamento. Isso aumenta a sensação de que algo grande está acontecendo em breve, bem como o medo de perder.

A primeira tela fornece todas as informações essenciais para tomar uma decisão (data, hora e preço). A segunda tela descreve as atividades e contém uma chamada para ação.

fonte: e-mails muito bons

• Exemplo 2: e-mail de convite oficial da Litmus

Eles tornaram mais fácil para os destinatários comprarem ingressos diretamente do e-mail. Eles também incluíram informações sobre ingressos com desconto para madrugadores limitados como o medo de perder.

fonte: e-mails muito bons

Dica nº 6: Escreva um e-mail de teaser com depoimentos de participantes anteriores ou citações de palestrantes

88% dos entrevistados confiam nas avaliações ao tomar decisões de compra. Então, por que não aproveitar o feedback dos participantes anteriores? Você também pode envolver palestrantes, pois as pessoas confiam em sua experiência. Inspire-se nos exemplos abaixo.

• Exemplo 1: É legal Esse é o e-mail teaser com citações do palestrante

O e-mail tem uma bela história e citações dos palestrantes. Essas citações mantêm sua mente aberta com a pergunta “o que vem a seguir”, mas você pode entender do que se trata.

fonte: e-mails muito bons

• Exemplo 2: e-mail de teaser do WebSummit com citações da mídia

A empresa decidiu usar citações da mídia mais popular, como Forbes, Inc, Yahoo e outros. Se eles acharem que o evento vale a pena visitar, é provável que os leitores venham.

Dica #7: Anuncie os patrocinadores

As pessoas não gostam de anúncios diretos, mas você pode jogar isso de uma maneira legal. Por exemplo, você pode organizar um concurso com recompensas de patrocinadores. Ou talvez seu patrocinador possa distribuir códigos de cupom para % de desconto nos ingressos do evento.

Não se esqueça de acompanhar esses e-mails, pois você deve fornecer todos os dados ao patrocinador. Você também pode usar essas informações para promover pacotes de patrocínio para o próximo evento.

Dica #8: Fale sobre ofertas especiais

Ofertas especiais são uma boa maneira de aumentar as vendas de ingressos. Considere preparar diferentes ofertas para diferentes categorias de destinatários. Mas não envie todos ao mesmo tempo. Teste, meça os resultados e tente encontrar o melhor momento para cada categoria.

Aqui estão alguns ótimos exemplos para se inspirar.

• Exemplo 1: oferta especial do WebSummit

Uma mulher que recebe este e-mail pode se sentir especial. O WebSummit também dá acesso a mulheres exclusivas em extras de tecnologia.

• Exemplo 2: oferta especial do WebSummit

O WebSummit oferece às mulheres da área de tecnologia que economizem dinheiro comprando um par de ingressos pelo preço de um. Observe que é uma oferta sensível ao tempo com uma contagem regressiva, o que deve fazer você decidir mais rápido.

• Exemplo 3: oferta especial da Collision

Outro e-mail com uma oferta urgente para comprar uma passagem pertence a Collision. Além de um desconto agradável, há muitas informações sobre o evento no e-mail. Todo este conteúdo tem como objetivo fomentar o desejo do destinatário de participar da conferência.

Dica nº 9: Envie um e-mail de lembrete de evento

O envio de e-mails de lembrete próximo às datas do evento é uma prática comum. Normalmente, é um e-mail com a agenda do evento. Mas você também pode lembrar os destinatários de reservar seus assentos porque os ingressos estão quase esgotados ou porque o preço sobe em breve. Esse tipo de e-mail deve ter um senso de urgência e um apelo à ação ousado.

• Exemplo 1: e-mail de lembrete do WebSummit

O objetivo do e-mail é lembrar aos destinatários que o preço normal aumenta hoje à noite. E a contagem regressiva apimenta a sensação de pressa. Eles também adicionaram algumas informações sobre os palestrantes da conferência. Não é uma boa ideia comprar um ingresso para aprender com essas pessoas?

Dica #10: Aprenda a justificar seu e-mail de visita

Como regra, os ingressos para esses eventos não são baratos. No entanto, há uma boa chance de os funcionários convencerem seus chefes a aprovar um orçamento para o evento. Vejamos o exemplo da ConfidenceConf.

• Exemplo 1: ConfidenceConf justifica seu e-mail de visita

Shopify, Uber, Wix, Booking, Intercom – os participantes da conferência reuniram todos os nomes estelares para motivar potenciais participantes. Eles até compartilharam um modelo que poderia ajudar a convencer o chefe.

• Exemplo 2: TNW's justificam seu e-mail de visita

Outro excelente e-mail pertence à Conferência TNW. Em primeiro lugar, eles deram aos leitores razões convincentes para participar. Por exemplo, mais de 150 especialistas no palco (incluindo palestrantes do Google, Ubisoft e Microsoft), 60% de desconto para madrugadores, 5 conferências em uma e muito mais. Além disso, eles adicionaram um link para uma página de destino com dicas detalhadas sobre como convencer um chefe a pagar sua passagem.

E-mails para usuários registrados

Agora, quando você já formou uma lista de usuários registrados, é hora de enviar as sequências de e-mail que você preparou para eles.

Dica #11: Escreva um e-mail “prepare-se”

Coloque informações valiosas sobre o evento para quem vai participar neste e-mail. Isso pode ser:

• Detalhes de localização e como chegar aos locais;
• a hora de início das inscrições;
• Código de roupa;
• cronograma;
• hashtags para usar;
• informações pós-festa;
• dicas de como se conectar (no caso de um evento virtual).

• Exemplo 1: e-mail “prepare” do Litmus Live

Litmus é o rei dos e-mails longos. No entanto, todas as informações são relevantes e úteis para os participantes. Por exemplo, a primeira tela fornece detalhes de tempo (café da manhã, registro, almoço, networking) e hashtags para usar nas redes sociais. A segunda tela explica como encontrar o local e fornece mais detalhes sobre as atividades da conferência.

fonte: e-mails muito bons

Dica #12: Ofereça-se para baixar o aplicativo

Se você tiver um aplicativo de eventos que forneça aos visitantes conteúdo, horários, informações de palestrantes e mapas, lembre-os de fazer o download. Embora você não possa forçar um participante a instalar seu aplicativo, você pode explicar a ele que é o único lugar em que ele poderá encontrar informações relacionadas ao evento.

Também é uma excelente ideia promover o seu evento como um evento verde. Por exemplo, você pode substituir agendas em papel, mapas e outros materiais impressos pelo seu aplicativo de eventos. É provável que os participantes apoiem com prazer esta iniciativa.

Dica nº 13: Fale sobre as mudanças na programação e lembre-se das palestras para visitar

Quem disse que você precisa parar de enviar e-mails só porque o evento está aqui? Continue mantendo contato com os participantes durante o evento e envie lembretes diários sobre palestrantes ou mini resumos para manter todos conectados e informados. Além disso, se houver alterações na programação ou outras atualizações, não se esqueça de notificar os visitantes sobre elas.

• Exemplo 1: e-mail de lembrete por e-mail do Growth Blazer

Por exemplo, o Growth Blazers lembra os participantes sobre as conversas ao vivo a não perder.

E-mails pós-evento

O evento acabou. Bom trabalho! Agora é a hora dos e-mails pós-evento. Abaixo estão 4 ideias para manter as pessoas engajadas.

Dica #14: Não se esqueça de um e-mail de agradecimento

Todo mundo adora uma boa recapitulação e apreciação. Patrocinadores e palestrantes ficarão felizes em ver um sincero “obrigado” de você. Os participantes terão acesso ao conteúdo gravado. Em seu e-mail de agradecimento, você pode enviar fotos, vídeos, estatísticas de eventos e muito mais. Apenas certifique-se de fornecer uma opção para compartilhar, porque se as pessoas se divertirem, elas provavelmente gostariam de informar aos outros sobre isso.

• Exemplo 1: e-mail de agradecimento da Invision

Você pode copiar um modelo do Invision se quiser. Eles compartilham fotos que lembram os participantes sobre emoções positivas. Eles também têm um bom truque para aumentar a atividade da página do Facebook adicionando uma chamada à ação, “Encontre-se no Facebook”.

fonte: e-mails muito bons

Dica #15: Envie um e-mail com uma pesquisa

Mesmo o evento de maior sucesso tem algo a melhorar. Portanto, considere enviar um e-mail pedindo feedback. Isso ajudará você a entender o que era super popular e o que precisa ser mudado. Não seja tímido. Pergunte sobre coisas da organização, palestrantes, localização.

• Exemplo 1: e-mail de pesquisa do Litmus Live

Litmus diz: “Queremos ser ainda melhores no próximo ano”. Após uma pequena introdução, eles incluem um botão que leva a uma pesquisa. Dar a seus assinantes a oportunidade de compartilhar suas opiniões mostra que você se importa com o que eles pensam e deseja melhorar.

fonte: e-mails muito bons

Dica #16: Crie um e-mail com slides de palestras

Obviamente, os palestrantes compartilharam muitas informações práticas durante o evento. Portanto, não se esqueça de fornecer aos visitantes slides contendo essas informações.

• Exemplo 1: e-mail do estágio de marketing de crescimento com slides do evento

O titular do evento oferece aos destinatários para preencher a pesquisa em troca de todas as informações compartilhadas no evento naquele dia.

• Exemplo 2: e-mail do estágio de marketing de crescimento com vídeo do evento

Outro grande e-mail pós-evento com links para vídeos da conferência.

Dica #17: Compartilhe informações sobre o próximo evento

Ao criar todo esse engajamento e apresentar eventos passados, você está gerando interesse em seus eventos futuros. Abaixo está um bom exemplo do WebSummit.

• Exemplo 1: e-mail do próximo evento do WebSummit

Eles mencionam um mês em vez da data exata e compartilham o número de participantes e palestrantes. Eles também oferecem pré-registro e obter um grande desconto para os próximos ingressos para o evento.

Práticas recomendadas de marketing por e-mail para eventos

Você pode criar campanhas de eventos que obtêm altas taxas de abertura, clique e conversão com essas práticas de marketing por e-mail. Vamos mergulhar direto.

1. Siga as diretrizes gerais da marca do evento

Crie e-mails com um estilo consistente para fazê-los ressoar com seu público. Uma vez que as pessoas abrem sua mensagem, elas devem entender imediatamente de quem ela veio. Certifique-se de que coisas como um site de evento, páginas de destino, campanhas de e-mail, um aplicativo de evento, banners e pôsteres se complementem e se misturem harmoniosamente.

2. Escreva CTAs fortes

Se você deseja levar os destinatários de e-mail à ação, você precisa incluir um botão de CTA claro e em negrito em seus e-mails. Tenha em mente que as pessoas geralmente estão ocupadas e verificam e-mails em vez de lê-los para trás e para frente. Portanto, certifique-se de que eles percebam seus CTAs e entendam imediatamente o que você espera que eles façam. Ao projetar o CTA, pense na cor, tamanho, plano de fundo e espaço em branco ao redor do botão.

Preste atenção que usar botões de CTA em vez de hiperlinks pode trazer um aumento de 28% nos cliques.

3. Use GIFs ou vídeos

Como já mencionamos, as pessoas verificam e-mails. E se você não chamar a atenção deles, eles podem mudar rapidamente para o próximo e-mail ou outra atividade. Para evitar que isso aconteça, os profissionais de marketing usam vídeos e animações. De acordo com as estatísticas , o vídeo pode aumentar as taxas de cliques em 65%.

​​Se você adicionar a palavra “vídeo” no assunto do seu e-mail, é provável que a taxa de abertura aumente em 19%. Além disso, pode ajudar a reduzir os cancelamentos de assinatura em 26% !

4. Adicione conteúdo dinâmico

O uso de conteúdo dinâmico em seus e-mails de eventos pode aumentar a relevância e o engajamento. Com a ajuda de alguns detalhes que você já conhece sobre seu público, você pode ter certeza de entregar conteúdo relevante para todos os assinantes. Esses detalhes incluem localização, dados demográficos ou preferências do cliente com base no envolvimento anterior.

5. Não se esqueça da linha de assunto e do pré-cabeçalho

O que faz um potencial participante querer abrir um e-mail sobre um evento futuro? Normalmente, é uma linha de assunto. Certifique-se de que o seu seja curto e direto ao ponto. Considere usar FOMO (por exemplo, “quase esgotado”) e prova social (por exemplo, nomes dos palestrantes). O pré-cabeçalho (também chamado de “texto de visualização de e-mail”) é outra chance de motivar os destinatários a abrir seu e-mail. Use-o também!

Certifique-se de não repetir a linha de assunto, mas crie curiosidade ou até inclua um CTA. Abaixo está um exemplo da aparência do pré-cabeçalho de e-mail no Gmail.

6. Adicione uma assinatura de e-mail com um banner promocional

Sua assinatura de e-mail é o lugar certo para anunciar seus produtos, serviços e eventos. Se o seu e-mail for simples, sem design complexo e imagens brilhantes, você pode enviá-lo de uma pessoa (por exemplo, CEO) e adicionar um banner promocional. Mas lembre-se de que o conteúdo do banner deve dar suporte ao conteúdo do seu e-mail e servir como um local adicional para um CTA.

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7. Personalize e-mails

Você envia um e-mail para um ser humano, não apenas para uma caixa de entrada. Portanto, certifique-se de personalizar cada mensagem. E vai muito além dos nomes dos destinatários. Assim como o conteúdo dinâmico mencionado acima, trata-se de enviar conteúdo relevante para seus segmentos. Permitir que os assinantes escolham o que desejam ver em suas caixas de entrada sobre seu evento é uma excelente ideia. Pergunte a eles.

8. Execute testes A/B

Para determinar a eficácia dos componentes de e-mail, como CTAs, linhas de assunto, tipos de conteúdo e muito mais, execute testes A/B. Use apenas uma parte dos assinantes para o teste. Então, se você estiver satisfeito com os resultados, implemente o mesmo para outros destinatários.

9. Torne-o compatível com dispositivos móveis

Muitas pessoas verificam e-mails de smartphones enquanto estão em trânsito. Se você não quiser que eles tenham uma experiência terrível com seu e-mail, certifique-se de testá-lo em vários clientes e dispositivos de e-mail.

10. Adicione texto alternativo para imagens no e-mail

Os emails de promoção de eventos geralmente têm muitas imagens. Em caso de conexão lenta com a Internet ou imagens bloqueadas, os destinatários verão pelo menos uma descrição.

Ferramentas de automação de e-mail para promoção de eventos

As campanhas eficazes de marketing de eventos começam com o envio das mensagens de e-mail certas no momento certo para o público certo. A melhor maneira de fazer isso é usando ferramentas de automação de email marketing.

• MailChimp

A ferramenta facilita a criação e o envio de campanhas de e-mail promocionais para seus assinantes. Você pode segmentar seu público, adicionar conteúdo dinâmico, acompanhar e analisar campanhas. Você pode usar o MailChimp gratuitamente se sua lista de e-mail não exceder 2.000 contatos. O plano mais barato custará US $ 9,99 por mês.

• Monitor de campanha

Outra ferramenta de marketing por e-mail simples é o Campaign Monitor. Oferece aos seus usuários modelos compatíveis com dispositivos móveis, automação de e-mail, conteúdo dinâmico, opção de personalização, segmentação de público, testes A/B, rastreamento e análise e muito mais. O plano mais barato (até 500 assinantes da lista de e-mail) custará US $ 9 por mês.

• Campanha ativa

É uma plataforma de email marketing multifuncional com uma rica lista de recursos. Isso inclui segmentação de lista, uma ampla variedade de modelos de e-mail pré-projetados, respostas automáticas, formulários de assinatura e muito mais. Os preços começam em $ 7,50 por mês.

• MailerLite

Seus principais recursos incluem segmentação de público, automação de e-mail, personalização, teste A/B, pop-ups de promoção, vários modelos de e-mail, ferramentas de análise, autoresponders. MailerLite é gratuito para sempre se sua lista de e-mail não for maior que 1.000 assinantes. Você pode enviar 12.000 e-mails por mês. O plano de assinatura mais barato com todos os recursos incluídos custará US $ 10 por mês.

• GetResponse

Crie correspondências eficazes para o seu evento utilizando os recursos mais poderosos da GetResponse, como opção de automação, autoresponders, modelos de e-mail profissionais, segmentos personalizados, conteúdo dinâmico e muito mais. Os preços começam em $ 15 por mês.

• SendinBlue

Um design simples e amigável para dispositivos móveis, grande biblioteca de modelos de e-mail, segmentação de público, personalização de e-mail – é isso que a SendinBlue tem a oferecer. A ferramenta é gratuita até atingir 2.500 contatos em sua lista de e-mail. Os preços para usuários com um número maior de assinantes começam em US$ 25 por mês.

Leve embora

Você está organizando um novo evento. Mas mesmo que você tenha a melhor localização, palestrantes respeitáveis ​​e grandes patrocinadores, você ainda pode experimentar a falta de visitantes. Então você definitivamente precisa descobrir como promover o evento para torná-lo um sucesso.

Ao adotar as práticas fornecidas neste guia, você pode montar uma estratégia eficaz de marketing por e-mail para eventos que aumentará o número de participantes.

Além disso, compartilhamos muitos e-mails diferentes que você pode copiar ou se inspirar. Boa sorte.