Guia definitivo: como criar um e-mail de lembrete de evento profissional para aumentar a participação

1. Por que você precisa de um e-mail de lembrete de evento?
2. Como estruturar um e-mail de lembrete de evento?
3. Melhor momento para enviar um lembrete de evento
4. Otimizando seu e-mail de lembrete de evento
5. Situações em que você precisa enviar e-mails de lembrete de evento
6. Melhores modelos de email de lembrete de evento
7. Encerramento pós-evento

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Mailchimp - Criador e remetente de e-mail
3. Reply.io - Contato pessoal por e-mail, chamadas e tarefas
4. Mailtrack - O link de e-mail abre o rastreamento
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

O planejamento de eventos é uma atividade exaustiva e tensa. Depois de promover seu evento, é a hora certa de cuidar das pessoas que estão inscritas nele.

A inscrição no seu evento geralmente não garante a participação total dos membros inscritos, especialmente se você organizar um evento gratuito. Há grandes chances de que as pessoas se distraiam com suas tarefas comuns se o evento ocorrer, por exemplo, em um mês. No entanto, uma série de e- mails de lembrete do evento ajudará você a obter o máximo de atenção ao seu evento e alcançar participantes em potencial.

Além disso, você pode usar diferentes ferramentas e métodos para facilitar sua vida. Você pode incluir um bloco de assinatura de e-mail para que seus participantes saibam como entrar em contato com você em caso de dúvidas. Pode parecer muito trabalho para nada. No entanto, quando tudo estiver organizado corretamente, você ficará feliz por ter feito esse esforço. Além disso, seus destinatários notarão sua atenção aos detalhes.

Por que você precisa de um e-mail de lembrete de evento?

Um e-mail de lembrete para o seu evento é uma ótima maneira de aumentar o envolvimento e a conscientização do seu participante. Ao enviar vários e-mails antes do evento, você aumentará o interesse dos participantes e fornecerá informações adicionais. Por exemplo, um e- mail de lembrete de evento pode incluir respostas a perguntas importantes relacionadas ao código de vestimenta, informações sobre palestrantes ou bônus.

Seus e-mails mostrarão ao seu público-alvo que eles são convidados bem-vindos ao seu evento. Você também criará um contato emocional com seus participantes que incentivará as pessoas a visitar seus eventos seguintes. Além disso, você pode pedir aos membros registrados que aconselhem seu evento aos amigos deles em troca de benefícios.

Portanto, os e-mails de lembrete de eventos são importantes para o seu negócio, pois deixam os frequentadores do evento mais felizes, ajudam a gerar leads em potencial e os transformam em apoiadores e clientes fiéis.

Como estruturar um email de lembrete de evento?

O principal objetivo de um e-mail de lembrete de evento é apenas permitir que seus participantes registrados se lembrem do seu evento. Assim, não há necessidade de repetir todos os detalhes que você enviou em uma carta-convite, mas os principais dados sobre o seu evento devem ser incluídos. Aqui está uma estrutura detalhada de um e-mail de lembrete de evento.

Linha de assunto

Em particular, uma linha de assunto de e-mail de evento é o que os participantes verão quando abrirem sua caixa de entrada. Preste atenção especial a isso, pois a linha de assunto determina se seu público-alvo abrirá seu e-mail ou não.

Uma boa linha de assunto deve deixar o leitor saber sobre o que é a carta e atrair o interesse de seus membros registrados. Você pode apelar aos potenciais participantes pela urgência ou importância da sua sessão e chamar o leitor para clicar no seu e-mail sem qualquer hesitação.

Lembre-se de que a linha de assunto não deve incluir mais de 50 caracteres, para que fique visível em qualquer dispositivo.

Saudação pessoal

Torne seu lembrete mais pessoal. Tendemos a estabelecer contatos emocionais com pessoas reais e não com empresas. Portanto, dirija-se aos participantes pelo nome no início e finalize seu e-mail com os detalhes de uma pessoa de contato, que seus participantes podem consultar em caso de necessidade.

Além disso, você pode fazer com que os participantes se sintam por dentro com as oportunidades dos bastidores. Descubra como você pode usar as mídias sociais, questionários ou enquetes para fazer uma melhor conexão com possíveis visitantes.

detalhes do evento

Seus participantes podem perder o interesse em seu evento com o tempo ou esquecer alguns detalhes importantes. Então, lembre-os em um tom amigável quando seu evento começa e onde ele acontece. Se for um evento físico, mencione o endereço completo e adicione informações sobre o código de vestimenta e estacionamento.

Você pode fazer isso usando o gerador de assinatura de e-mail Newoldstamp. Se você quiser lembrar as pessoas sobre um evento online, basta incluir um link e detalhes sobre a autorização para o bloco de assinatura.

Detalhes adicionais e bônus

Um e-mail de lembrete de evento também pode fornecer aos participantes informações adicionais para mantê-los atualizados. Além disso, apenas lembrando-os sobre seu evento, você também pode adicionar alguns detalhes úteis, dicas e até bônus. Você pode usar o bloco de assinatura de e-mail para incluir o seguinte:

• Banners para divulgar seu evento
• Informações nas redes sociais sobre o evento
• Informações sobre palestrantes
• Descontos para participantes anteriores
• Bônus para madrugadores e muito mais

Essas informações adicionais inspirarão os leitores para ações. Assim, você pode verificar a eficiência do seu e-mail, caso a ação tenha sido concluída.

Detalhes do contato

Para compartilhar os contatos do evento, você pode adicionar uma assinatura de e-mail. Assinaturas de e-mail HTML podem incluir detalhes de contato da sua empresa e botões de mídia social. A empresa NEWOLDSTAMP também oferece a oportunidade de adicionar banners de eventos para assinaturas de e-mail. Assim, você mostrará ao leitor que sua conferência ou webinar está organizado em um nível profissional. Coloque um banner promocional na parte inferior do e-mail, para que seus participantes possam ver os contatos do próximo evento.

Melhor momento para enviar um e-mail de lembrete de evento

Antes de incomodar seus membros registrados novamente, leve em consideração o tipo de evento público. A melhor hora para enviar um e-mail de lembrete depende do tipo do seu evento. Se for um evento online, você pode aumentar a expectativa dos participantes em três dias, dois dias e um dia antes do evento. Você também pode enviar um e-mail antes do início do seu evento para aqueles que podem se distrair com a rotina de trabalho.

Para outros eventos, como conferências ou workshops, envie lembretes várias semanas antes para garantir que as pessoas cheguem a tempo. Por exemplo, envie um lembrete duas semanas, uma semana e três dias antes da ocasião pública.

Otimizando seu e-mail de lembrete de evento

Depois de criar toda essa ótima cópia, adicionar detalhes de contato à sua assinatura, é importante começar a direcionar o tráfego para o seu link de inscrição. É bom se você puder fazer as práticas recomendadas de conversão e obter o maior número possível de registros. Aqui estão algumas dicas a serem levadas em consideração:

Dê destaque ao seu lembrete de e-mail - é bom se você fizer o banner do seu evento se destacar anexando fotos impressionantes ou carregando um design excelente. No entanto, certifique-se de manter o lembrete de e-mail simples e adicionar links ao suporte da página do seu evento.

A chamada à ação deve saltar do banner - você deseja que seus participantes detectem claramente onde podem se inscrever para um evento e saibam como fazer isso.

Forneça informações completas - é bom se você se comunicar adequadamente com seus participantes e fornecer informações do evento que não causarão dificuldades, respondendo a um FAQ específico.

Apresentar detalhes de contato - você pode adicionar uma assinatura de e-mail com informações de contato completas, para que seus visitantes conheçam facilmente seu e-mail, contas sociais, etc. Dessa forma, eles podem comprar seus ingressos de você. Confira este exemplo:

9 situações em que você precisa enviar e-mails de lembrete de evento

Para os eventos a seguir, é quase obrigatório enviar e-mails de lembrete precisos e breves.

Webinars

Recentemente, o número de webinars disparou. Qualquer tipo de workshop ou seminário pela web é considerado um webinar. Os itens a seguir são obrigatórios para lembretes de eventos:

• Data e título do webinar
• Linha de assunto de e-mail de evento atraente e profissional
• Uma breve explicação sobre a cadeia de eventos durante o webinar
• Detalhes sobre a organização que vai hospedar o webinar
• A singularidade do webinar deve ser explicada de maneira intrigante
• Um link para participar do webinar é obrigatório

Evento de transmissão ao vivo

Alguns sites, como YouTube, Facebook e Stream, permitem que os usuários compartilhem seus pensamentos e visualizações em tempo real com seu público-alvo. Aqui estão os pontos “obrigatórios” no e-mail de lembrete do evento.

• O fuso horário deve ser fornecido para facilitar para um público internacional
• Deve ser incluída uma breve descrição do evento
• Um vídeo promocional pré-evento seria ótimo

Eventos virtuais

A reunião online para discutir vários assuntos, como negociação, conferências de tradução e outras coisas, é chamada de evento virtual. Workshops, treinamentos, sessões departamentais também podem ser realizadas virtualmente. Para tais eventos, o e-mail deve incluir:

• Detalhes sobre as sessões, como nome e título
• Informações sobre o que o público vai ganhar com o evento
• Data e hora junto com o fuso horário
• Um endereço digital deve ser anexado no e-mail

Perguntas e respostas online em comunidades e chats

Perguntas e respostas on-line são uma das ferramentas básicas da Web que podem ser usadas para envolver um público em comunidades e bate-papos. Perguntas e respostas online dão a liberdade de perguntar qualquer coisa que o público queira saber sobre a comunidade. As dicas para compor o melhor e-mail de convite para perguntas e respostas online são:

• Aspectos de perguntas e respostas, bem como data e hora
• A relevância do evento promocional
• Um link para participar das perguntas e respostas deve ser fornecido

Feiras off-line

Empresas e indústrias usam essa plataforma para mostrar seus produtos, entender as tendências recentes do mercado e aproveitar outras oportunidades. Alguns dos pontos importantes a serem considerados ao escrever um convite por e-mail para uma feira são:

• Comece a enviar e-mails com 2 a 3 meses de antecedência
• Destaque as oportunidades que os participantes podem obter
• Avanços no planejamento da feira
• Lista de empresas e industriais que vão participar

Conferências off-line

São lugares onde as ideias são expostas, avanços e inovações são mostrados. As conferências podem variar muito dependendo da indústria. Mas eles são a melhor maneira de atrair os jovens. Os seguintes pontos garantirão a plena participação na conferência:

• Descrição que inclui título, data, hora e local
• Repartição detalhada das despesas da conferência
• Descontos e ofertas, se houver, são fornecidos pelo anfitrião
• Pessoas importantes que visitam a conferência devem ser destacadas
• E-mail de acompanhamento do evento no caso dos programas de acompanhamento

Encontros

Meetups são eventos direcionados para conhecer novas pessoas e trocar ideias em uma área ou profissão específica. Para realizar um encontro de sucesso, é essencial ter em mente os seguintes pontos:

• As pessoas designadas devem ser mencionadas
• Esboce detalhes do encontro
• Faça uma breve descrição da distinção

Seminário

É um evento realizado para realizar treinamentos ou simplesmente discutir alguns assuntos relacionados a uma profissão. Os seminários também se concentram em uma área específica na qual os participantes estão tendo alguns problemas. Eles são conduzidos principalmente para fornecer educação e soluções profundas. O e-mail deve destacar o seguinte:

• Descrição concisa dos treinadores destacando suas realizações
• Inclua informações sobre seminários semelhantes de sucesso realizados no passado
• É ótimo se você adicionar o número de pessoas que participarão do seminário

Almoçar e aprender

Lunch-n-learn é uma curta sessão de treinamento durante a hora do almoço em que os funcionários de uma organização são motivados e treinados em um período de 30 minutos a 1 hora. Os funcionários de uma determinada organização devem conhecer as seguintes informações no convite por e-mail de lembrete:

• O tema do treinamento, bem como a data e o local do evento
• Dados importantes sobre o treinador, como sessões anteriores ou experiência
• Outras iniciativas de formação disponibilizadas pela empresa de acolhimento

Melhores modelos de email de lembrete de evento

Redigir um lembrete de evento é como desenvolver um site, onde cada palavra deve estar em seu lugar para chamar a atenção do leitor. As dicas a seguir ajudarão você a criar a melhor amostra de e-mail de lembrete de evento para seu evento:

• O texto do e-mail de lembrete do evento deve ser vibrante, preciso e criativo
• Escreva uma carta curta que as pessoas possam ler em qualquer dispositivo sem rolar
• Use tipos e estampas diferentes, mas não mais do que três
• Adicione listas com marcadores se você fornecer o cronograma do evento ou os palestrantes presentes
• Divida seu texto em parágrafos de no máximo três linhas cada
• Aplicar um texto nas imagens, para que o leitor o veja caso a imagem esteja bloqueada

Lembrete de e-mail do Burning Man:

Modelo do Unbounce:

Modelo de Emmy Jonassen:

Encerramento pós-evento

Vários dias após o evento são o melhor momento para coletar feedback de seus participantes e transformá-los em seus clientes. Portanto, você pode enviar um e-mail de agradecimento pós-evento um ou dois dias após o evento.

Você pode usar o e-mail para expressar seu apreço por visitar sua ocasião pública e lembrar a experiência positiva que as pessoas tiveram em sua sessão. Você pode anexar fotos ou vídeos e materiais de áudio do seu evento. Peça ao seu público-alvo que compartilhe suas impressões ou entre em contato com você para obter mais cooperação. Você pode enviar camisetas e compartilhar canecas com participantes VIP e entusiastas do evento. Não se esqueça de retweetar as postagens dos fãs e seus participantes - é uma opção de marketing gratuita para promover seus serviços, produtos ou eventos futuros.

Aqui está um exemplo de uma cópia e um e -mail de acompanhamento do evento:

Conclusão

Esperamos que este guia final forneça todas as informações importantes para o desenvolvimento de uma estratégia bem-sucedida de comunicações por e-mail. É claro que suas primeiras tentativas podem não atender todas as suas expectativas, mas você poderá analisar os resultados alcançados e melhorar seus e-mails e assinaturas para os próximos eventos.

Não tenha medo de implementar novas ideias e experimentar com seus destinatários. Seus participantes apreciarão seu tom amigável e profissional e ficarão mais abertos para mais contato e cooperação.

Muito obrigado por revisar o guia de e-mail de lembrete de evento. Se você tiver alguma dúvida, adoraríamos ouvir de você!