Tome decisões melhores com mais rapidez: os 6 estágios de uma tomada de decisão rápida e eficaz

Seu processo de tomada de decisão está atrasando você.

A velocidade é a maior vantagem competitiva de toda startup . Sabemos que mover-se com velocidade significa tomar decisões rapidamente e agir de acordo com elas – mas decisões rápidas têm má reputação.

Eles são considerados desatentos, excessivamente dependentes da sorte e quase traidores por nós nos domínios de dados e pesquisa. Ainda assim, a tomada de decisões rápida e eficaz é uma habilidade que desejamos e pode aumentar a agilidade, a energia e o impulso dentro de qualquer equipe.

Uma pesquisa recente que conduzi com Lynsey Duncan realmente ajudou a aprimorar nosso pensamento sobre esse processo – aqui, revelaremos algumas das lições que aprendemos para ajudá-lo a se tornar um tomador de decisões melhor e mais rápido.

Os desafios da tomada de decisão rápida

Melhorar nosso processo de tomada de decisão traz dois desafios principais. A primeira é identificar quais informações usar como insumos para a decisão; a segunda é melhorar a forma como nossas decisões influenciam os resultados.

A intuição, a experiência e as motivações do tomador de decisão são insumos críticos para a decisão. Isso pode parecer contra-intuitivo, mas eles são tão importantes quanto evidências, fatos e dados. Ambos desempenham seu papel – é uma consideração intencional sobre como cada um desses tipos de informações leva você a tomar a melhor decisão no menor tempo possível. Um grande processo de tomada de decisão capacita isso.

“Os resultados são importantes, mas é difícil extrair deles aprendizados valiosos. Aprendemos muito mais estudando a decisão em si”

O segundo desafio é implementar um ciclo de feedback. Os resultados são importantes, mas é difícil extrair deles aprendizados valiosos. Aprendemos muito mais estudando a decisão em si e questionando (independentemente do resultado) se a melhor decisão foi tomada naquele momento. A sorte sempre desempenha um papel, a questão é quão grande é o papel.

Comece com estes princípios de tomada de decisão

Existem alguns pontos-chave a serem lembrados quando você tem uma decisão que precisa tomar rapidamente. Primeiro, pergunte a si mesmo se você está realmente tomando uma decisão. Tomar uma decisão significa escolher entre um conjunto de cursos alternativos de ação para abordar um problema ou oportunidade em particular. Considere estes quatro princípios; cada um desempenha um papel importante no seu processo de tomada de decisão.

• Conheça o seu problema: Você deve ter clareza sobre o problema antes de decidir a melhor forma de resolvê-lo.
• Muitas decisões pequenas são melhores do que poucas decisões grandes: muitas das decisões que tomamos são desnecessariamente grandes ou exigem muita evidência para que possamos proceder rapidamente. Grandes decisões são arriscadas; quebrá-los em um conjunto de decisões menores ou experimentos acionáveis.
• Tome uma decisão o mais cedo possível e use o processo de tomada de decisão para iterar e melhorar essa decisão.
• Revise continuamente suas suposições e encontre seus pontos cegos. O aprendizado rápido e a correção do curso são uma parte fundamental de um processo de tomada de decisão ágil.

Um processo de tomada de decisão em seis etapas

Estágio 1: Defina o dilema

A primeira etapa de qualquer processo de tomada de decisão é definir por que você está tomando uma decisão. Qual é o dilema que essa decisão abordará e que futuro você está tentando criar com essa decisão?

O progresso pode ser lento se o tomador de decisão não tiver uma compreensão firme do motivo da decisão, ou seja, o dilema ou problema específico não estiver claro ou o resultado desejado não for bem compreendido.

Estágio 2: Qual é a sua “decisão padrão”?

Depois de entender o problema que você está tentando resolver, decida o que você escolheria se tivesse que tomar a decisão agora, sem considerar nenhuma evidência adicional. Cassie Kozyrkov, cientista-chefe de decisões do Google, chama isso de “decisão padrão” e a identifica como a primeira coisa que grandes tomadores de decisão fazem.

A decisão padrão encapsula o que o tomador de decisão sabe agora, introduzindo o conhecimento valioso, as motivações, a experiência e os objetivos do tomador de decisão. Ele estabelece uma decisão no início do processo e se torna uma referência contra a qual avaliamos novas escolhas.

Deixar de identificar uma decisão padrão retarda os tomadores de decisão porque:

• Eles tentam reunir o máximo de informações que podem antes de ter um propósito valioso para isso. Esses exercícios amplos de coleta de informações geralmente são uma etapa ineficiente, complicada e desnecessária.
• Eles conscientemente tentam excluir sua própria experiência, intuição e objetivos do processo. O tomador de decisão raramente começa de uma lousa em branco ou dos primeiros princípios, portanto, experiência e conhecimento são tão valiosos quanto fatos e dados neste estágio.

Estágio 3: Você precisa de mais evidências?

A pesquisa tem um propósito específico em um processo de tomada de decisão – seu papel é reduzir a incerteza e identificar escolhas significativas.

“Existe o risco de se perder em pesquisas demoradas e detalhadas que são interessantes, mas não especificamente relevantes”

Os tomadores de decisão geralmente desaceleram nesse ponto porque não têm perguntas de pesquisa direcionadas com um propósito específico. Existe o risco de se perder em pesquisas demoradas e detalhadas que são interessantes, mas não especificamente relevantes, e servem apenas para inchar o processo de tomada de decisão.

Esta etapa gira em torno de uma questão importante: quais informações, se disponíveis, o afastariam de sua decisão padrão? Como seria uma opção melhor? Por exemplo, você faria uma escolha diferente se soubesse que o desenvolvimento seria mais rápido ou se tivesse certeza de que proporcionaria uma melhor retenção de clientes?

Esses atributos de uma decisão melhor podem ser convertidos em perguntas de pesquisa altamente específicas (por exemplo, quais recursos podemos desenvolver em menos de três meses que acreditamos que melhorarão a retenção de clientes em mais de 5%?).

Estágio 4: Identifique suas escolhas de decisão

A partir da pesquisa e dos insights coletados no Estágio 3, identifique seu conjunto de escolhas de decisão. Cada um deles deve representar um candidato significativo para seleção – elimine quaisquer opções que você provavelmente não selecionaria.

Nesse estágio, é comum retardar o processo identificando muitas opções, ou pior ainda, tentando identificar todas as opções possíveis. É fácil sentir que a “escolha perfeita” ainda está por aí ou que existem opções que você pode ter perdido. Claro que isso é possível, mas se você considerou cuidadosamente o dilema e realizou uma pesquisa direcionada, é improvável. Confie no processo e em você.

Etapa 5: tome a decisão

Escolher entre seu conjunto de opções identificadas é um caso de risco versus recompensa.

Para cada uma das opções de decisão, quais são:

• As oportunidades associadas: Como essa escolha ajudaria a concretizar essas oportunidades?
• Os riscos associados: Como esses riscos podem se manifestar?

Existem duas saídas críticas desta fase:

• A decisão em si, baseada na avaliação da oportunidade/risco dos tomadores de decisão da “melhor” escolha.
• A justificativa documentada para esta escolha em particular: Que suposições estão envolvidas? Como essa escolha entregará a oportunidade e quão confiante você está de que isso acontecerá? Quais são os riscos associados e que nível de risco eles representam?

Você pode não ter muita confiança nessas suposições, riscos e oportunidades neste estágio, mas é importante registrar o entendimento no momento em que a decisão foi tomada.

Etapa 6: revisar a decisão

O estágio final de um processo de tomada de decisão eficaz e rápido é desenvolver um ciclo de feedback construtivo e acionável.

Há duas fases importantes aqui.

• Revise o resultado: pergunte a si mesmo se você atingiu seu objetivo, abordou o dilema da decisão e criou o futuro que pretendia com essa decisão.
• Revise a decisão: Independentemente do resultado, você tomou a melhor decisão possível no momento? As suposições identificadas no Estágio 5 funcionaram? O resultado veio da maneira que você esperava? Quais pontos cegos o tomador de decisão teve ao tomar a decisão e quais informações – se disponíveis no momento – teriam facilitado uma decisão melhor?

Revisar a decisão independente do resultado é o ponto crítico de aprendizado para melhorar as habilidades de tomada de decisão.

“Grandes resultados nem sempre são o resultado de grandes decisões – para melhorar como tomador de decisões, você precisa estudar como seu processo de tomada de decisão influenciou esse resultado”

Grandes resultados nem sempre são o resultado de grandes decisões – para melhorar como tomador de decisões, você precisa estudar como seu processo de tomada de decisão influenciou esse resultado.

Tornando-se um grande tomador de decisões

Grandes tomadores de decisão se movem rapidamente confiando em tendências, indicadores e em sua própria experiência, em vez de depender de pesquisas profundas e princípios básicos todas as vezes.

Eles se julgam tomando a melhor decisão possível no momento, em vez de se concentrar apenas nos resultados de suas decisões. Esses tomadores de decisão se concentram em muitas pequenas decisões, experimentando para ter certeza de que estão mais certos do que errados e desenvolvendo processos para corrigir e aprender quando as coisas não funcionam como eles esperavam.

O sinal mais confiável de que você se tornou um grande tomador de decisões? Você será solicitado a tomar decisões cada vez mais importantes dentro de sua equipe e empresa.

Na Intercom, a função de Pesquisa, Análise e Ciência de Dados (também conhecida como RAD) existe para ajudar a impulsionar a tomada de decisão eficaz e baseada em evidências. Se você estiver interessado em ajudar a tomar as melhores decisões usando pesquisa e ciência de dados em uma empresa em rápido crescimento, adoraríamos ouvir você.