Prendi decisioni migliori più velocemente: le 6 fasi di un processo decisionale rapido ed efficace

Il tuo processo decisionale ti sta rallentando.

La velocità è il più grande vantaggio competitivo di ogni startup . Sappiamo che muoversi a velocità significa prendere decisioni rapidamente e agire di conseguenza, ma le decisioni rapide ottengono un brutto colpo.

Sono considerati incuranti, eccessivamente dipendenti dalla fortuna e quasi traditori da quelli di noi nel campo dei dati e della ricerca. Tuttavia, un processo decisionale rapido ed efficace è un'abilità che bramiamo e può aumentare l'agilità, l'energia e lo slancio all'interno di qualsiasi squadra.

Una recente ricerca che ho condotto con Lynsey Duncan ha davvero aiutato ad affinare il nostro modo di pensare su questo processo: qui, riveleremo alcune delle lezioni che abbiamo imparato per aiutarti a diventare un decisore migliore e più veloce.

Le sfide del rapido processo decisionale

Il miglioramento del nostro processo decisionale comporta due sfide chiave. Il primo è identificare quali informazioni utilizzare come input per la decisione; il secondo è migliorare il modo in cui le nostre decisioni influenzano i risultati.

L'intuizione, l'esperienza e le motivazioni del decisore sono input critici per la decisione. Questo può sembrare controintuitivo, ma sono importanti quanto prove, fatti e dati. Entrambi fanno la loro parte: è una considerazione mirata su come ciascuno di questi tipi di informazioni ti spinga a prendere la decisione migliore nel più breve tempo possibile. Un grande processo decisionale rafforza questo.

“I risultati sono importanti, ma è difficile estrarne preziosi insegnamenti. Impariamo molto di più studiando la decisione stessa”

La seconda sfida è implementare un ciclo di feedback. I risultati sono importanti, ma è difficile estrarne preziosi insegnamenti. Impariamo molto di più studiando la decisione stessa e chiedendoci (indipendentemente dal risultato) se la decisione migliore sia stata presa in quel momento. La fortuna gioca sempre un ruolo, la domanda è quanto sia grande un ruolo.

Inizia con questi principi decisionali

Ci sono alcuni punti chiave da ricordare quando devi prendere una decisione rapidamente. Per prima cosa, chiediti se stai davvero prendendo una decisione. Prendere una decisione significa scegliere da una serie di linee d'azione alternative per affrontare un particolare problema o opportunità. Considera questi quattro principi; ognuno gioca un ruolo importante nel tuo processo decisionale.

• Conosci il tuo problema: devi avere chiarezza sul problema prima di decidere come affrontarlo al meglio.
• Molte piccole decisioni sono meglio di meno grandi decisioni: troppe decisioni che prendiamo sono inutilmente grandi o richiedono troppe prove per poter procedere rapidamente. Le grandi decisioni sono rischiose; scomponili in una serie di decisioni più piccole o esperimenti attuabili.
• Prendere una decisione il prima possibile e utilizzare il processo decisionale per iterare e migliorare tale decisione.
• Rivedi continuamente le tue ipotesi e trova i tuoi punti ciechi. L'apprendimento rapido e la correzione del corso sono una parte fondamentale di un processo decisionale agile.

Un processo decisionale in sei fasi

Fase 1: definire il dilemma

La prima fase di qualsiasi processo decisionale è definire il motivo per cui stai prendendo una decisione. Qual è il dilemma che affronterà questa decisione e quale futuro stai cercando di creare con questa decisione?

I progressi possono essere lenti se il decisore non ha una solida comprensione del motivo della decisione, ad es. il dilemma o il problema specifico non è chiaro o il risultato desiderato non è ben compreso.

Fase 2: qual è la tua "decisione predefinita"?

Una volta compreso il problema che stai cercando di affrontare, decidi cosa sceglieresti se dovessi prendere la decisione in questo momento, senza considerare ulteriori prove. Cassie Kozyrkov, Chief Decision Scientist di Google, la chiama "decisione predefinita" e la identifica come la prima cosa che fanno i grandi decisori.

La decisione predefinita racchiude ciò che il decisore sa in questo momento, introducendo la preziosa competenza, le motivazioni, l'esperienza e gli obiettivi del decisore. Stabilisce una decisione all'inizio del processo e diventa un punto di riferimento rispetto al quale valutiamo nuove scelte.

Non riuscire a identificare una decisione di default rallenta i decisori perché:

• Cercano di raccogliere quante più informazioni possibili prima di avere uno scopo prezioso. Questi ampi esercizi di raccolta di informazioni sono in genere un passaggio inefficiente, ingombrante e non necessario.
• Cercano consapevolmente di escludere dal processo le proprie competenze, intuizioni e obiettivi. Il decisore raramente parte da una tabula rasa o da principi primi, quindi l'esperienza e la competenza sono preziose quanto i fatti e i dati in questa fase.

Fase 3: hai bisogno di più prove?

La ricerca ha uno scopo specifico in un processo decisionale: il suo ruolo è ridurre l'incertezza e identificare scelte significative.

"C'è il rischio di perdersi in ricerche dettagliate e dispendiose in termini di tempo, interessanti ma non specificamente rilevanti"

I decisori spesso rallentano a questo punto perché mancano di domande di ricerca mirate con uno scopo specifico. C'è il rischio di perdersi in ricerche dettagliate e dispendiose in termini di tempo che sono interessanti ma non specificamente rilevanti e servono solo a gonfiare il processo decisionale.

Questa fase è incentrata su una domanda importante: quali informazioni, se disponibili, ti allontanerebbero dalla tua decisione predefinita? Come sarebbe un'opzione migliore? Ad esempio, faresti una scelta diversa se sapessi che lo sviluppo sarebbe più rapido o se fossi sicuro che garantirebbe una migliore fidelizzazione dei clienti?

Questi attributi di una decisione migliore possono essere convertiti in domande di ricerca altamente specifiche (ad esempio, quali caratteristiche possiamo sviluppare in meno di tre mesi che siamo certi miglioreranno la fidelizzazione dei clienti di oltre il 5%?).

Fase 4: identifica le tue scelte decisionali

Dalla ricerca e dagli approfondimenti raccolti nella Fase 3, identifica la tua serie di scelte decisionali. Ognuno di questi dovrebbe rappresentare un candidato significativo per la selezione: elimina tutte le scelte che è improbabile che selezioni.

In questa fase, è comune rallentare il processo identificando troppe scelte o, peggio ancora, tentando di identificare tutte le scelte possibili. È facile pensare che la "scelta perfetta" sia ancora disponibile o che ci siano opzioni che potresti esserti perso. Ovviamente questo è possibile, ma se hai preso in considerazione il dilemma e condotto ricerche mirate, è improbabile. Fidati del processo e di te stesso.

Fase 5: prendere la decisione

La scelta tra il tuo set di opzioni identificate è un caso di rischio contro rendimento.

Per ciascuna delle scelte decisionali, quali sono:

• Le opportunità associate: in che modo questa scelta aiuterebbe a realizzare queste opportunità?
• I rischi associati: come potrebbero manifestarsi tali rischi?

Ci sono due output critici di questa fase:

• La decisione stessa, basata sulla valutazione opportunità/rischio dei decisori della scelta “migliore”.
• La giustificazione documentata di questa particolare scelta: quali presupposti sono coinvolti? In che modo questa scelta offrirà l'opportunità e quanto sei sicuro che lo farà? Quali sono i rischi associati e quale livello di rischio rappresentano?

In questa fase potresti non avere grande fiducia in questi presupposti, rischi e opportunità, ma è importante registrare la comprensione nel momento in cui è stata presa la decisione.

Fase 6: rivedere la decisione

La fase finale di un processo decisionale rapido ed efficace è lo sviluppo di un ciclo di feedback costruttivo e attuabile.

Ci sono due fasi importanti qui.

• Rivedi il risultato: chiediti se hai raggiunto il tuo obiettivo, affrontato il dilemma decisionale e creato il futuro che intendevi con questa decisione.
• Rivedi la decisione: indipendentemente dal risultato, hai preso la migliore decisione possibile in quel momento? Le ipotesi identificate nella Fase 5 si sono verificate? Il risultato è arrivato nel modo previsto? Quali punti ciechi aveva il decisore mentre prendeva la decisione e quali informazioni, se disponibili in quel momento, avrebbero facilitato una decisione migliore?

Rivedere la decisione indipendentemente dal risultato è il punto critico di apprendimento per migliorare le capacità decisionali.

"I grandi risultati non sono sempre il risultato di grandi decisioni: per migliorare come decisore devi studiare come il tuo processo decisionale ha influenzato quel risultato"

I grandi risultati non sono sempre il risultato di grandi decisioni: per migliorare come decisore devi studiare in che modo il tuo processo decisionale ha influenzato tale risultato.

Diventare un grande decisore

I grandi decisori si muovono rapidamente facendo affidamento su tendenze, indicatori e sulla propria esperienza piuttosto che basarsi ogni volta su ricerche approfondite e principi primi.

Si giudicano prendendo la migliore decisione possibile in quel momento, piuttosto che concentrarsi solo sui risultati che le loro decisioni forniscono. Questi decisori si concentrano su molte piccole decisioni, sperimentando per assicurarsi che abbiano ragione più di quanto non abbiano torto e sviluppando processi per correggere la rotta e imparare quando le cose non vanno come si aspettano.

Il segno più affidabile che sei diventato un grande decisore? Ti verrà chiesto di prendere decisioni sempre più importanti all'interno del tuo team e della tua azienda.

In Intercom, esiste la funzione Ricerca, analisi e scienza dei dati (aka RAD) per aiutare a guidare un processo decisionale efficace e basato sull'evidenza. Se sei interessato ad aiutare a prendere le decisioni migliori utilizzando la ricerca e la scienza dei dati in un'azienda in rapida crescita, ci piacerebbe avere tue notizie.