Proste wskazówki, jak wysłać dziennikarzowi idealną prezentację PR

1. Czym jest prezentacja PR
2. Zanim wyślesz ofertę dziennikarzowi
3. Jak ustrukturyzować swoją publicystyczną prezentację?
4. Rodzaje e-maili z prezentacją PR
5. Przykłady prezentacji PR

Zdobywanie historii przez prasę jest bardzo ważne, jeśli chcesz komunikować się z grupą docelową i rozwijać swój biznes. Jednak wielu przedsiębiorców i PR-owców twierdzi, że dziennikarze i blogerzy sprawiają im kłopoty, odrzucając, a nawet ignorując ich oferty przez cały czas. Rozwiązaniem nie jest poddanie się.

W tym poście na blogu przeprowadzimy Cię przez podstawowe wskazówki, dzięki którym możesz wyróżnić się w docelowych publikacjach.

Czym jest prezentacja PR

Promocja PR to krótka i zwięzła wiadomość (może to być e-mail, list lub rozmowa telefoniczna) oferująca dziennikarzowi lub wpływowemu reportażowi artykuł. Głównym zadaniem pitchu jest wzbudzenie zainteresowania historią i sprawdzenie, czy odbiorca jest skłonny z niej skorzystać.

Zanim wyślesz ofertę dziennikarzowi

Zanim coś przedstawisz, upewnij się, że wiesz, czego chcesz i kto może Ci pomóc. Twoimi pierwszymi krokami byłoby wyznaczenie celu i sporządzenie listy influencerów, do których należy dotrzeć.

• Określ swój cel

Poświęć trochę czasu na zrozumienie, co chcesz osiągnąć.

• Uzyskaj ruch lub link zwrotny

Linki zwrotne są jednymi z najważniejszych czynników, które najbardziej wpływają na rankingi Google. Jeśli w innych witrynach znajdują się linki zwrotne do Twojej witryny, ludzie mogą to łatwiej odkryć. Pamiętaj jednak, że ważne jest, aby były trafne. Na przykład, jeśli sprzedajesz płyty CD z muzyką, nie chciałbyś mieć linków zwrotnych ze strony z kosmetykami.

• Bądź wymieniony w prasie dla świadomości marki

Jeśli masz szczęście, że otrzymasz wzmianki od renomowanych wydawców, postrzeganie Twojej marki na pewno się poprawi.

• Zdobądź nowe leady

Historie, które sprawiają, że Twoje produkty lub usługi są pożądane, mogą znacznie zwiększyć Twoje zyski — zakładając, że docierasz do odpowiednich odbiorców.

• Zrób listę dziennikarzy, z którymi możesz się skontaktować

W tym momencie możesz zacząć szukać publikacji lub influencerów, z którymi się skontaktujesz.

źródło: kryminalnie płodny

• Wygoogluj swój temat

Nawet jeśli nie wiesz jeszcze, o czym będzie twoja historia, nie myśl, że to nie jest najlepszy czas na szukanie dziennikarza. Czasami tworzenie treści z myślą o konkretnej osobie jest znacznie łatwiejsze. Często dziennikarzy bardziej interesują historie, które idealnie pasują do tematu, który poruszali wcześniej.

• Przeglądaj publikacje konkurencji

Zawsze dobrze jest wiedzieć, co robią Twoi konkurenci. W ten sposób możesz uzyskać najlepsze pomysły na treści w swojej niszy — zamiast zaczynać od zera. Ponadto, korzystając z odpowiednich narzędzi, możesz identyfikować posty o wysokiej pozycji i znajdować witryny, za którymi możesz się udać. Omówimy również narzędzia w tym artykule. Czytaj dalej.

Jak ustrukturyzować swoją publicystyczną prezentację

Zanim zagłębimy się w najlepsze praktyki, zobaczmy, jak powinna być skonstruowana skuteczna prezentacja PR.

• Zacznij od ołowiu

Prowadzenie to punkt widzenia Twojej historii. Postaraj się, aby był krótki i zwięzły.

• Rodzaje leadów

Istnieją dwa rodzaje leadów: news peg i time peg. Pierwsza z nich jest powiązana z popularną historią lub tematem, który odnosi się do Twoich treści (co sprawia, że ​​ta historia jest warta opublikowania?). Na przykład twoja historia jest w jakiś sposób związana z weganizmem, który jest teraz w modzie.

Drugi reprezentuje nadchodzącą datę lub wydarzenie (co sprawia, że ​​historia jest na czasie?). Ponieważ media często kształtują treść wokół ważnych lub istotnych dat (np. Tydzień Deweloperów w San Francisco, Dublin Tech Summit, huragan Katrina itp.), możesz skorzystać z tych dat.

• Dodaj bezpośrednie wezwanie do działania

Dostarcz czytelnikowi wyraźne wezwanie do działania (CTA) w swoim e-mailu z informacją o ofercie dziennikarskiej, aby nie musiał za dużo myśleć. I nie bój się wyglądać na zbyt wytrwałego i otwartego. Korzystając z prostego CTA, możesz nawet zyskać szacunek zapracowanego dziennikarza, a tym samym zwiększyć swoje szanse na zdobycie tego, czego chcesz.

• Przedstawić propozycję wartości

Kolejnym istotnym elementem udanej prezentacji PR jest propozycja wartości. W tym akapicie powinieneś wyjaśnić, co w tym jest dla nich i jak historia byłaby interesująca dla ich odbiorców. Pamiętaj, że propozycja wartości musi dotyczyć ich, a nie Ciebie.

• Dodaj wniosek

Eksperci zalecają unikanie słowa „proszę” w swoich prezentacjach PR, ponieważ może się wydawać, że błagasz ich, aby wykorzystali swoją historię. Zamiast tego szybko podziękuj odbiorcy za poświęcony czas, potwierdź swój cel lub dodaj wezwanie do działania.

• Podpisz się podpisem

Podpisz się za pomocą unikalnego podpisu e-mail, aby wyróżnić swój e-mail i dodać trochę swojej osobowości. Ponadto podpis e-maila umożliwia dziennikarzowi sprawdzenie przeszłości przed udzieleniem odpowiedzi.

Co zrobić dla e-maila z prezentacją dziennikarza

Kiedy piszesz do dziennikarzy, pamiętaj o tych wskazówkach:

• Zaoferuj wartość

Twoja prezentacja musi oferować wartość odbiorcy. Zamiast wyjaśniać, co robisz i dlaczego Twoje produkty lub usługi są świetne, pokaż dziennikarzom, jak Twoja historia zwiększy ruch i odbije się na czytelnikach. Jeśli napisałeś coś świeżego, wyjątkowego i nowego, wyjaśnij, w jaki sposób Twoja historia dotrze do nowej publiczności, z którą dziennikarz jeszcze nie skorzystał.

Jeszcze raz:

Dlaczego czytelnicy dziennikarza zainteresują się twoją historią?

Dlaczego Twoje treści będą przyciągać ruch i zainteresowanie?

W jaki sposób twoja historia pomoże dziennikarzowi dotrzeć do grupy docelowej?

• Bądź prosty

Dziennikarze mówią, że nie znoszą długich prezentacji, ponieważ czytanie ich zajmuje im zbyt dużo czasu. Jeśli cenisz czas swojego celu, nie owij się w bawełnę i jak najszybciej przejdź do sedna.

• Odrób pracę domową o dziennikarzu

Zbyt łatwo jest zirytować reporterów, wysyłając masową wiadomość e-mail lub po prostu rzucając się na niewłaściwą osobę. Różni dziennikarze relacjonują różne rytmy, więc poświęć trochę czasu i poszukaj informacji. Zanim do nich dotrzesz, wykonaj poniższe czynności.

• Znajdź powiązaną publikację

źródło: Hubspot

Ważne jest, aby mieć pewność, że Twoja prezentacja jest związana z tym, co zazwyczaj obejmuje Twój cel. Nie chciałbyś rzucać influencerowi, który zajmuje się tylko technologią w historii o jedzeniu. Jeśli chcesz promować otwarcie nowej lokalizacji restauracji, poszukaj dziennikarza, który pisze o jedzeniu, stylu życia i markach.

Później możesz skorzystać ze swoich badań i wspomnieć, że znasz ich prace w pierwszym zdaniu e-maila z informacją o PR, mówiąc coś w stylu: „Przeczytałem Twój artykuł o xxx i podobało mi się Twoje podejście do xxx. Mam odpowiednią historię, która moim zdaniem byłaby idealna dla twoich odbiorców”.

• Zrozum niszę

Aby stworzyć świetną historię i prezentację PR, ważne jest, abyś stał się ekspertem w temacie, o którym piszesz.

Dokładnie sprawdź lokalizację

Być może Twój cel chciałby pojechać do Monachium i odwiedzić otwarcie Twojej restauracji. Ale wydaje się, że przeoczyłeś jeden drobny szczegół – dziennikarz, z którym się kontaktujesz, mieszka w Toronto w Kanadzie. To ponad 4000 mil stąd.

Aby zwiększyć swoje szanse na sukces podczas prezentacji reporterom, pamiętaj również o podzieleniu ich według lokalizacji.

• Badania dotyczące nagród, wydarzeń lub przemówień

Ta informacja jest niezbędna, jeśli chcesz spersonalizować swoją prezentację PR i zwiększyć swoje szanse na wysłuchanie.

• Niech to będzie krótkie

Dziennikarze i influencerzy cały czas otrzymują prezentacje PR. Jeśli Twój e-mail jest zbyt długi, jest mało prawdopodobne, że zostanie przeczytany i na który odpowie. Postaraj się, aby esencja twojego PR-u mieściła się w dwóch lub trzech krótkich akapitach. W stosownych przypadkach używaj wypunktowań. Zastanów się też nad pogrubieniem lub kursywą najważniejszych informacji w e-mailu, ale nie przesadzaj.

• Pracuj nad swoim tematem

Podobnie jak temat każdej innej wiadomości e-mail, temat prezentacji PR musi być wystarczająco kreatywny, aby przyciągnąć uwagę odbiorcy. Unikaj jednak wielkich liter, wykrzykników, emotikonów i słów będących spamem.

źródło: Buzzstream

Porada 1: Spróbuj utworzyć wiersz tematu podobny do nagłówków, których dziennikarz zwykle używa podczas pisania swoich artykułów.

Porada 2: Zadaj sobie pytanie: „Czy ten wiersz tematu skłoniłby mnie do otwarcia tego e-maila?”.

• Buduj relacje społeczne

Podobnie jak inne osoby, reporterzy częściej czytają e-maile od nadawców, których nazwiska rozpoznają. Więc zanim wyślesz swoją ofertę, dlaczego nie podążać za swoim celem w sieciach społecznościowych? Udostępniaj, polub i komentuj ich posty. Następnie, gdy nadejdzie czas na przedstawienie swojej historii, jesteś już daleko w czołówce.

• Spersonalizuj swoją prezentację

Idealny e-mail z prezentacją PR powinien wyglądać i czuć się tak, jakby został napisany bezpośrednio z myślą o konkretnej osobie. Zawsze używaj imienia i nazwiska odbiorcy. Nie zaszkodzi również pokazać, że czytałeś historie napisane przez dziennikarza (wspomnij o artykułach i wyciągnij cytaty z wnętrza).

Oczywiście wszyscy uwielbiamy, gdy mówi się o nas miłe rzeczy. Jeśli więc znalazłeś historię, którą napisał twój cel, naprawdę wnikliwą, nie bój się tego powiedzieć – z przyjemnością ją usłyszą!

• Zaoferuj wyjątkową historię

Nie zawsze łatwo jest wymyślić coś nowego, ale przynajmniej możesz spróbować znaleźć unikalny kąt. Ponadto każda prezentacja e-mailowa, którą tworzysz, powinna być wyjątkowa. Pamiętaj, że dziennikarze codziennie widzą dziesiątki prezentacji. Lepiej więc unikać nawet używania szablonu jako przewodnika.

Nie!

Oto kilka rzeczy, których nie należy brać pod uwagę podczas opracowywania swojej prezentacji PR.

• Nie wysyłaj e-maili do wielu osób w firmie medialnej

Wysyłanie e-maili do wielu osób z tej samej firmy medialnej nie przyniesie Ci żadnych korzyści. Dziennikarze często opowiadają o tonacjach, które otrzymują. A kiedy zdadzą sobie sprawę, że wszyscy dostali dokładnie ten sam, twoje szanse na pokrycie są zerowe.

• Nie wysyłaj tego samego e-maila do wszystkich dziennikarzy

Wyobraź sobie, że wysłałeś swoją historię jednocześnie do Donalda i Hillary. I oboje zaczęli pracować nad historią, ponieważ im się spodobała. W końcu jeden z nich będzie wyglądał na nie w kontakcie, jeśli doda historię, która została już udostępniona gdzie indziej.

Najlepiej więc wysłać e-maila z prezentacją do Donalda i dać mu kilka dni na odpowiedź. Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi, wyślij e-mail do Hillary. I nie zapomnij wysłać krótkiej wiadomości do Donalda, aby poinformować go, że podzieliłeś się swoją historią z innym dziennikarzem.

• Nie rzucaj produktu

Jeśli nie masz wiadomości, którymi możesz się podzielić, wymyśl historię, która pokazuje, że potrzebujesz Twojego produktu lub usługi. Przedstaw historię, a nie produkt.

• Nie wpisuj błędnie nazwiska dziennikarza

Często nazwisko dziennikarza jest widoczne dla wszystkich – w jego adresie e-mail. Możesz także sprawdzić Twitter, LinkedIn i Instagram. Zawsze zaczynaj swój e-mail od imienia i nazwiska. Na przykład „Droga Katy”.

Zanim klikniesz „Wyślij”, upewnij się, że poprawnie wpisałeś nazwisko dziennikarza! ( Ona NIE jest Kathy .)

Poza tym nie zaszkodzi ci korekta i sprawdzanie pisowni wszystkiego, co napisałeś w swojej prezentacji.

• Nie załączaj plików

Załączone pliki są powiązane ze złośliwym oprogramowaniem i mogą zostać wyłapane przez filtry antyspamowe. Lepiej jest używać linków zamiast załączników.

• Nie UDW ani CC

Jak wspomniano powyżej, ta sama oferta nie powinna dotyczyć wielu odbiorców jednocześnie. Nie wyobrażam sobie dziennikarza, który byłby szczęśliwy, gdyby miał do czynienia z osobą, która masowo wysyła e-maile o tematyce PR.

Narzędzia do użycia

Przyjrzyjmy się teraz narzędziom, które pomogą Ci prezentować treści reporterom.

• HeyPress

HeyPress zapewnia dostęp do dużej bazy dziennikarzy technologicznych i influencerów. Strona zawiera wiele artykułów różnych autorów na tematy techniczne. Ceny zaczynają się od 15 USD/miesiąc. Najtańszy plan to trzydzieści dziennikarskich e-maili miesięcznie.

• Hunter.io

Załóżmy, że chcesz umieścić publikację w dużej witrynie internetowej. Jeśli wejdziesz na ich stronę kontaktową, prawdopodobnie nie znajdziesz nic poza formularzem kontaktowym lub ogólnym adresem e-mail, takim jak [email protected] . Hunter.io pozwala znaleźć więcej adresów e-mail w wybranej firmie, po prostu wpisując adres strony internetowej. Ceny zaczynają się od 49 USD miesięcznie, ale możesz również korzystać z limitowanej wersji za darmo.

• Kontroler Netpeak

Dzięki Netpeak Checker łatwo jest badać blogi, które piszą na określone tematy lub akceptują posty gości. Wystarczy wpisać słowa kluczowe i rozpocząć wyszukiwanie. Netpeak Checker zwróci listę najbardziej odpowiednich stron internetowych piszących na ten temat lub mających możliwość opublikowania swojej oferty. Możliwe jest również uzyskanie ich danych kontaktowych, takich jak adresy e-mail lub numery telefonów, wybierając te parametry przed skanowaniem, zbieranie wzmianek o Twojej marce w Internecie lub wyszukiwanie informacji o najlepszych tematach poprzez wprowadzanie słów kluczowych w narzędziu do skrobania SERP i nie tylko. Jedną z podstawowych funkcji dla specjalistów PR lub właścicieli blogów jest sprawdzanie linków zwrotnych po opublikowaniu treści na stronach internetowych — sprawdź liczbę linków zwrotnych, które prowadzą do docelowego adresu URL, a także dofollow lub nofollow tych linków. Ceny zaczynają się od 19 USD/miesiąc.

• CrystalWieds

Jest to doskonałe narzędzie, aby dowiedzieć się więcej o osobowości Twojego celu. Na przykład możesz znaleźć takie informacje, jak rodzaj języka lub tonu, którego używają w swoich artykułach, idealna długość wiadomości, które preferują, i tak dalej. CrystalKnows daje również sugestie, jak poprawić swoją prezentację zgodnie z reporterem, z którym zamierzasz się skontaktować. Ceny zaczynają się od 19 USD/miesiąc.

• ObserwatorWonk

FollowerWonk świetnie nadaje się do znajdowania dziennikarzy i influencerów na Twitterze. Dzięki temu narzędziu łatwo jest znaleźć najlepszy czas na tweetowanie do swoich celów i zmierzyć ich poziom wpływu. Ceny zaczynają się od 29 USD/miesiąc.

• BuzzStream

Dzięki BuzzStream łatwo jest wyszukiwać influencerów, którzy piszą na określone tematy. Wystarczy wpisać słowo kluczowe i rozpocząć wyszukiwanie. BuzzStream zwróci listę najbardziej odpowiednich osób piszących na ten temat. I nie tylko. Możliwe jest również poznanie ich poziomu zaangażowania i aktywności, zrozumienie, gdzie cele spędzają czas online, filtrowanie ich treści według tematu i publikacji i nie tylko. Ceny zaczynają się od 24 USD/miesiąc.

• Wiersz tematu

Wprowadź dowolny przykładowy wiersz tematu prezentacji PR w odpowiednim polu w witrynie SubjectLine, a narzędzie pomoże Ci określić, czy konieczne jest wprowadzenie jakichkolwiek ulepszeń. SubjectLine jest bezpłatny.

• Ahrefs i Semrush

Oba narzędzia pomagają zrozumieć, co robią Twoi konkurenci, kto wysyła im linki zwrotne, do jakich słów kluczowych się odwołują i nie tylko.

Rodzaje e-maili z prezentacją PR

Najczęstsze rodzaje e-maili z prezentacją PR to zimne e-maile, ciepłe e-maile, spersonalizowane e-maile i uzupełnienia.

• Smoła do mediów zimnych

Zimna reklama medialna jest wysyłana do odbiorców bez wcześniejszej relacji lub rozmowy z nimi. Zwykle zimne e-maile z prezentacją PR można wysyłać do wielu dziennikarzy naraz, ale pamiętaj, że nadal lepiej jest opanować umiejętność pisania zimnych e-maili, które w rzeczywistości nie są zimne i nie wysyłaj swoich historii do wielu dziennikarzy na raz.

• Ciepła smoła

To jest e-mail do nawiązanego kontaktu/powiązania. Jeśli jeszcze nikomu nie rozmawiałeś, pamiętaj, że w dobie mediów społecznościowych zimne e-maile mogą stać się ciepłymi e-mailami. Po prostu używaj odpowiednich narzędzi we właściwym czasie. Śledź swoich docelowych dziennikarzy na Twitterze, Facebooku, LinkedIn lub dowolnej innej platformie, na której udostępniają swoje historie społecznie, polub, udostępniaj je, komentuj. Postaraj się stać się rozpoznawalną nazwą.

• Spersonalizowana prezentacja

Aby napisać tego typu wiadomość e-mail, upewnij się, że znasz imię i nazwisko odbiorcy oraz inne podstawowe informacje, takie jak nagrody, współpraca, najnowsze artykuły itp. Spersonalizowana prezentacja zapewni osobisty charakter i zwiększy Twoje szanse na to, że zostaniesz wysłuchany.

• Podejmować właściwe kroki

Chcesz, żeby dziennikarze odpowiadali po tym, jak im rzuciłeś, prawda? Więc nie poddawaj się i ponownie sięgnij. Eksperci twierdzą, że powinieneś poczekać cztery siedem dni i tylko raz. Jeśli nawet wtedy nie otrzymasz odpowiedzi, możesz zaproponować inny pomysł.

Przykłady prezentacji PR

Oto szablon prezentacji PR, do którego możesz się odwołać podczas prezentacji:

Kredyt szablonu: Sztuka e-maili

Dlaczego podoba nam się ten szablon?

• E-mail zaczyna się od nazwiska dziennikarza;
• Autor zwraca się do dziennikarza, który w przeszłości pisał na podobne tematy;
• Prezentacja PR oferuje wartość (raport z liczbami);
• Autor nie tylko przedstawia to, co robi ich firma;
• Jest spersonalizowany, krótki i prosty;

Wniosek

Wiesz już, jak napisać prezentację PR, ale podsumujmy to. Zanim klikniesz „Wyślij”, upewnij się, że:

• Znasz rytm i lokalizację docelowego dziennikarza;
• Sprawiasz, że temat wiadomości e-mail z propozycją PR jest kuszący i nie zawiera spamu;
• Wiadomość zaczynasz od nazwiska dziennikarza (sprawdź pisownię dwukrotnie);
• Przechodzisz od razu do sedna i krótko wyjaśniasz, o czym jest ta historia i dlaczego uważasz, że będzie pasować;
• Nie wysyłasz nieistotnych rzeczy;
• Nie wysyłasz e-maili do wielu osób w tej samej firmie medialnej.