Zwroty e-mailowe i frazesy biznesowe, które na zawsze pogrzebią Twój zasięg

1. Nadużywane zwroty powitalne w firmowych e-mailach
2. Frazy e-mail w treści wiadomości e-mail
3. Frazy kończące biznesowe e-maile
4. Klisze dotyczące e-maili z przeprosinami
5. Biznesowe klisze w follow-up e-mailach

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Reply.io — osobisty zasięg e-mail, połączenia i zadania
4. Mailtrack — link do e-maila otwiera śledzenie
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

Mam dość nudnych frazesów i bezsensownych wierszy w mojej skrzynce odbiorczej. Może dzisiaj dostanę coś lepszego. Och, wygląda na to, że mam tu kilka nowych e-maili.

- „Szanowny Panie lub Pani, mam nadzieję, że dobrze sobie radzicie!”

- „Tak… czuję się na tyle dobrze, aby przenieść twój e-mail do kosza bez dalszego czytania, ponieważ nawet nie zadałeś sobie trudu, aby skopiować moje imię i nazwisko z mojego adresu e-mail”.

Następny!

- "Szczerze.."

- „Czekaj… czy do tej pory nie byłeś ze mną szczery?”

I ostatni strzał.

- "Z poważaniem."

- „Myślisz, że właśnie wykopałem list z epoki wiktoriańskiej. Złe wieści. Nie, zostało napisane w 2022 roku.”

Jeśli nadal używasz tych fraz, nie obrażaj się, ale zdaj sobie sprawę, że może właśnie znalazłeś powód, dla którego ludzie rzadko odpowiadają na Twoje e-maile.

A jeśli Twoim celem jest skuteczna komunikacja i uzyskanie tego, czego chcesz, pamiętaj, że napisanie dobrej wiadomości e-mail wymaga czasu i wysiłku. Ponadto ludzie otrzymują dziś tak wiele e-maili, że nie mają innego wyjścia, jak frustrować się z powodu pustych fraz i usuwać większość otrzymywanych wiadomości w ciągu kilku sekund od ich otwarcia.

W tym artykule omówimy najpopularniejsze frazy biznesowe i najlepsze alternatywy, aby je zastąpić.

Nadużywane zwroty powitalne w firmowych wiadomościach e-mail

Sposób, w jaki zaczynasz e-mail, nadaje ton i może kształtować postrzeganie Ciebie przez adresata. Wraz z tematem może również decydować o tym, czy czytają dalej. Oto siedem fraz, które powinieneś usunąć lub znaleźć substytuty, jeśli nie chcesz być tym irytującym facetem, którego e-mail „dobrze znajduje czytelnika”.

• Jak się masz?

źródło: Businessinsider

Wiem, że starasz się być uprzejmy, ale z reguły nadawca tak naprawdę nie chce wiedzieć, a odbiorca nie mówi prawdy. Więc jaki jest sens? Jeśli jesteś naprawdę zainteresowany i dobrze znasz odbiorcę, lepiej poświęcić czas na napisanie czegoś bardziej spersonalizowanego. Na przykład: „Podobał mi się Twój tweet na temat [temat]”, „Miło było Cię poznać na konferencji. Czyje przemówienie podobało ci się najbardziej?” Pełnią one prawie taką samą funkcję jak „Jak się masz?” ale wymagają dużego wysiłku.

• Jestem John i pracuję dla John Inc.

Jeśli zaczynasz swój e-mail od tego wyrażenia, aby dodać trochę autorytetu, pamiętaj, że zawsze jest druga strona medalu: odbiorcy mogą postrzegać Cię jako osobę arogancką. Dobrym pomysłem jest podanie na końcu swojego imienia i nazwiska oraz stanowiska w podpisie e-maila .

• mam nadzieję, że u Ciebie jest wszystko w porządku

Innym powszechnym wyrażeniem automatycznego wypełniania, którego nadużywamy w e-mailach, jest „Mam nadzieję, że dobrze sobie radzisz”. Podobnie jak „Jak się masz?” te słowa nie mają już żadnego znaczenia.

• Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie

Jeśli chcesz, aby ludzie odpowiadali na Twój e-mail, upewnij się, że ma to dla nich wartość. Ponieważ ten banał nie wydaje się wnosić żadnej realnej wartości, możesz go bez wątpienia usunąć. Zamiast tego pokaż, że szanujesz czas czytelnika i od razu przejdź do sedna.

• Na naszą rozmowę

Ten należy do najniebezpieczniejszych klisz w komunikacji biznesowej. Nie tylko zabrzmi zbyt oficjalnie i formalnie, ale także odbiorcy mogą uznać go za wymagający, a nawet agresywny. Aby uniknąć nieporozumień, lepiej uprzejmie powtórzyć rozmowę. Na przykład: „Kiedy ostatni raz się spotkaliśmy, ustaliliśmy, że sporządzisz raport kwartalny do 25 października”.

• Wiem, że jesteś zajęty

Kiedy zamieszczasz takie stwierdzenia w swoich e-mailach, nie możesz liczyć na to, że ludzie potraktują Cię poważnie. Możesz napisać: „Wiem, że jesteś zajęty”, odbiorca przeczyta: „Mój czas jest mniej cenny niż Twój”.

• Chciałem tylko się z tobą skontaktować

To czasochłonne. Czy nie byłoby efektywniej pominąć wszystkie wyjaśnienia i wyrazić działanie, o które prosisz czytelnika?

Pomysły na poprawę

Oto, co możesz zrobić zamiast tego.

• Przejdź od razu do sedna

Zapracowani ludzie często wolą proste i zwięzłe e-maile od tych słodkich. Nie chcą twoich wyjaśnień, dlaczego docierasz do nich. A im szybciej dojdziesz do sedna, tym szczęśliwsi będą Twoi odbiorcy. Poza tym nadal możesz zachować słodki i uprzejmy ton wiadomości e-mail bez żadnych fraz wypełniających.

• Rozpocznij małą rozmowę

Jeśli znasz osobę, do której piszesz, nigdy nie zaszkodzi przypomnieć jej, że masz istniejący związek. Na przykład: „Mam nadzieję, że podobała Ci się reszta pobytu w Chicago po spotkaniu”.

Frazy e-mail w treści wiadomości e-mail

Po tym, jak wyraziłeś nadzieję, że Twój e-mail dobrze trafił do odbiorcy, powinieneś ostrożnie wybrać kolejne bezsensowne wyrażenie lub nawet dwa, aby jak najdłużej nie zabierać się do pracy. Żart. Chyba że nienawidzisz odbiorcy, a Twoim celem jest doprowadzenie go do szaleństwa.

Oto kilka typowych frazesów, których należy unikać w treści wiadomości e-mail.

• Problemem jest…

Prawie za każdym razem, gdy wysyłam e-mail do działu obsługi klienta z prośbą o pomoc dotyczącą aplikacji lub urządzenia, zaczynają swoje wyjaśnienie od frazy „problem jest”. A wiesz, dlaczego tego nienawidzę? Ponieważ nadaje e-mailowi ​​negatywny ton. Jestem pewien, że każdy klient chętnie by usłyszał o naprawie, a nie o problemie. Nikt nie lubi problemów.

• Szczerze

Czy zazwyczaj jesteś nieuczciwy? Jeśli nie, odetnij to i skup się na opowiedzeniu, jak jest.

• Moja firma specjalizuje się w

Z reguły ta fraza e-maila łączy się z czymś w rodzaju „Cześć. Mam na imię John." Są dwa powody, dla których ta para nie jest dobra. Jeśli korzystasz z niej i oczekujesz, że będziesz postrzegany jako profesjonalista, pamiętaj, że wyrażanie siebie w oderwaniu od firmy nie daje ci żadnej przysługi. Ponadto „specjalizacja” to suche i formalne słowo, które nie przemawia do odbiorców. Używając tego wyrażenia, sprawiasz, że odbiorca nie widzi niczego poza inną ogólną firmą, która nie aktualizowała swoich szablonów wiadomości e-mail od lat. Jeśli chcesz wyróżnić się na tle konkurencji, zrób wszystko, co możliwe, aby brzmiało to bardziej naturalnie, tak jakbyś rozmawiał z osobą spoza Internetu.

• Proszę to zanotować

Jeśli nie chcesz brzmieć protekcjonalnie, użyj alternatyw, takich jak „poinformuj” lub „w celach informacyjnych”. Czasami możesz nawet pominąć frazę „proszę zanotować”, nie tracąc sensu.

• Myślę

Jeśli powiesz „myślę o tobie” , to w porządku. Ale jeśli powiesz „Myślę, że mogę ci pomóc”, oznacza to, że nie masz pewności. Czy jesteś?

• Jak już wcześniej wspomniałem

Z iloma osobami kontaktujesz się przez e-mail? Jeśli liczba jest większa niż pięć, trudno mi uwierzyć, że pamiętasz dokładnie, co każdy z nich powiedział w długim wątku wiadomości. Następnym razem, gdy napiszesz „Jak wcześniej wspomniałem”, po prostu powtórz informacje, nie sugerując, że już je udostępniłeś.

• Odprawa

Ten frazes można spotkać głównie w tematach. Czy ma jakąkolwiek wartość lub oferuje konkretne informacje o treści e-maila? Oczywiście że nie. Zamiast tego może łatwo odstraszyć odbiorcę. Jeśli masz na myśli coś konkretnego, o czym chcesz porozmawiać, zaznacz to w temacie.

• Proszę znaleźć w załączeniu

Nie ma nic złego w pisaniu „Proszę znaleźć załącznik” w e-mailach, jeśli chcesz brzmieć jak dziewiętnastowieczny prawnik. W innych przypadkach rozważ użycie alternatyw, takich jak „Załączam dla Ciebie dokument”, „Proszę zapoznać się z załączonym plikiem PDF, aby uzyskać więcej informacji”, „Odpowiednie informacje znajdują się w załączonym pliku”.

• Całkowicie rozumiem, jak się czujesz

Nawet jeśli kiedykolwiek byłeś w takiej sytuacji, jak osoba po drugiej stronie ekranu, nie oczekuj, że poczuje się lepiej, gdy poinformujesz ich, że możesz się z nimi komunikować. Bez względu na to, czy chciałeś być wspierający i empatyczny, powyższe zdanie może wywołać jeszcze więcej frustracji i gniewu. Dlatego lepiej powtórzyć ten problem, używając ich słów, aby poczuli się zrozumiani. Na przykład: „Zdecydowanie widzę, jak to cię frustruje, i chcę się upewnić, że zajmiemy się tym problemem tak szybko, jak to możliwe”.

Pomysły na poprawę

Wspomniane wyżej biznesowe frazesy i frazy nie wnoszą nic do przekazu. Ponadto nadają twoim e-mailom negatywny lub protekcjonalny ton. Co możesz z tym zrobić?

• Bądź bardziej rozmowny

Aby zabrzmieć bardziej naturalnie i przyjaźnie, postaraj się pisać tak, aby nie wyglądało na to, że piszesz, ale rozmawiaj z odbiorcą twarzą w twarz.

Firmowe frazy kończące e-maile

źródło: Saleshandy

Jeśli masz pozdrowienie, powinieneś również mieć zamknięcie, aby je zrównoważyć. Oto kilka zwrotów, których należy unikać w przypadku profesjonalnych podpisów e-mail:

• To, co najlepsze

Nie jest to najgorszy znak na świecie, ale pamiętaj, że nadużywanie „Najlepszego” może sprawić, że będziesz wydawać się nudny i pozbawiony wyobraźni.

Nie mogę się doczekać kontaktu z Tobą

Czy nie wygląda na to, że to tylko grzeczny sposób powiedzenia „Lepiej odpowiedz szybko na moją wiadomość” ? Zamiast tego wypróbuj coś w stylu „Chcę wiedzieć, co myślisz” .

• Nie wahaj się ze mną skontaktować

Jeśli potrzebujesz dalszych wyjaśnień od nadawcy, który nie użył tego wyrażenia w początkowej wiadomości e-mail, czy nie poprosiłbyś o te informacje? To zdanie jest nie tylko zbędne, ale także staromodne i zbyt formalne. Lepiej to pominąć lub po prostu powiedzieć „Możesz skontaktować się ze mną w celu uzyskania dalszych wyjaśnień” , jeśli nadal czujesz potrzebę podkreślenia, że ​​jesteś gotowy odpowiedzieć na pytania.

• Z poważaniem

Jest trochę przestarzały i bardzo formalny. Jeśli nie znasz odbiorcy, wyrażenie może nawet sprawić, że zabrzmisz zbyt chętnie, by zadowolić.

• Z góry dziękuję

Oczywiście wdzięczność to doskonały sposób na zakończenie e-maila, jeśli chcesz otrzymać odpowiedź od czytelnika. Lepiej jednak uważaj na „Z góry dziękuję”, ponieważ w zależności od kontekstu możesz brzmieć jak „Oczekuję, że to zrobisz, a nie masz innego wyboru, ponieważ już ci podziękowałem”.

• Twoje zdrowie

„Na zdrowie” nie jest najlepszą opcją, jeśli chcesz brzmieć przyjaźnie, nie będąc jednocześnie nieprofesjonalnym. Sugeruję używanie tego podpisu tylko w przypadku znajomych i współpracowników, których możesz później spotkać na drinka .

• Z poważaniem

Czy należysz do odbiorcy? Jeśli nie, brzmi to po prostu sztucznie i zbyt znajomo.

Pomysły na poprawę

Oto kilka pomysłów na zakończenie e-maila.

• Zadać pytanie

Rozmowa z ludźmi jest często bardziej produktywna niż rozmawianie z nimi. A dobre pytanie może zmienić jednokierunkową wiadomość e-mail w rozmowę. Oto kilka przykładów: „Czy próbowałeś którejś z tych strategii? Mam kilka ciekawszych pomysłów na Twój projekt” lub „Widziałem Twój post o przejściu od marketingu do zarządzania produktem – to imponujące. Jak długo zajęło ci zostanie kompetentnym PMem? lub „Wyślę Ci zaproszenie, gdy tylko skończę prezentację. Brzmi dobrze?"

źródło: Thrivethemes.com

• Dodaj odpowiednie wezwanie do działania

Jeśli chcesz otrzymać odpowiedź od osób, z którymi się kontaktujesz, powiedz im, czego oczekujesz od nich. Na przykład: „Czy możesz dać mi znać do 11 marca, czy będziesz mógł wziąć udział?”

Jeśli chcesz uzyskać więcej porad na temat zamykania linii e-maili, zapoznaj się z naszym artykułem.

Klisze dotyczące e-maili z przeprosinami

Chociaż konieczne jest wzięcie odpowiedzialności i od czasu do czasu przeprosiny, wiele osób robi to zbyt często. Kiedy cały czas mówisz „przepraszam”, twoje przeprosiny tracą na wartości. Zachowaj więc ostrożność , używając poniższych fraz w swoich e-mailach.

• Przepraszam, że przeszkadzam

Puste stwierdzenia, takie jak „Przepraszam, że przeszkadzam” są uprzejme, ale byłoby lepiej, gdybyś skoncentrował się na ważniejszych rzeczach. Jeśli Twoja wiadomość jest krótka i rzeczowa, istnieje duże prawdopodobieństwo, że odbiorca będzie mógł ją od razu przeczytać. Nie ma potrzeby, aby Twój e-mail nie zawierał już słów wypełniających.

• Przepraszam za późną odpowiedź

Osoba może nawet nie zdawać sobie sprawy, że odpowiedź zajęła ci zbyt dużo czasu, zanim to podkreślisz. Jeśli nadal czujesz potrzebę przeprosin, rozważ użycie zwrotów takich jak „Dziękuję za cierpliwość”, „Dziękuję za zrozumienie”. Te wiadomości zarówno potwierdzają twój poślizg, jak i komplementują odbiorcę.

• Przepraszam za niedogodności

„Przepraszam za niedogodności” to jedno z najczęściej nadużywanych zwrotów, zwłaszcza w obsłudze klienta. Ale czy te słowa pomagają, czy przekazują autentyczne przesłanie? Lepiej powiedzieć dokładnie, za co przepraszasz i co zrobisz, aby rozwiązać problem.

Pomysły na poprawę

Co powinieneś zrobić? Zarezerwuj przeprosiny za chwile, w których naprawdę jesteś im winien, i unikaj ich nadużywania, ponieważ prędzej czy później stracisz wiarygodność.

• Nie przepraszaj, bądź wdzięczny

przez GIPHY

Tak, większość Twoich odbiorców jest zajęta, a Twoja wiadomość może odwrócić ich uwagę od ważnych spraw. Jeśli jednak Twój e-mail jest spersonalizowany, zwięzły i zawiera przydatne informacje, nie będą mieli nic przeciwko przerwie. Zamiast cały czas mówić „przepraszam” , spójrz na sytuację z innej perspektywy. Może możesz powiedzieć „dziękuję” i zamiast tego skomplementować czytelnika. Na przykład „Dziękuję za cierpliwość”.

• Jeśli ci przykro, spróbuj przeprosić

Jeśli chcesz przeprosić, staraj się unikać frazesów i sprawdź, czy możesz wybrać coś bardziej spersonalizowanego do sytuacji. Na przykład „Przepraszam, że mój pies zjadł twoje tulipany”.

Biznesowe klisze w follow-up e-mailach

Dla mnie napisanie przyzwoitej kontynuacji jest nawet trudniejszym zadaniem niż napisanie dobrego pierwszego e-maila. Za każdym razem, gdy śledzę, czuję pokusę, by użyć zwrotów, które wszyscy znamy. Są to „Na wypadek, gdybyś to przegapił”, „Nie jestem pewien, czy otrzymałeś mój ostatni e-mail”, „Tylko następna wiadomość” i inne. Ale oto, jak odbiorcy mogą postrzegać Twoje słowa, gdy używasz tych pozornie niewinnych frazesów e-mail.

• kontaktuję się ostatnim razem

Poważnie, unikaj grania w gry manipulacyjne. To nieprofesjonalne.

• Jeśli to przegapiłeś

Cóż, może ktoś za tym tęsknił. A może po prostu nie byli zainteresowani. Kiedy widzę tego typu kontynuację, dla mnie brzmi to tak: „Nie robisz tego, co powiedziałem, że powinieneś robić. Czy naprawdę muszę się powtarzać?”

• Myślałem, że zatoczę tyłem

Odbiorca nie odpowiedział na Twoją pierwszą wiadomość e-mail. Dlaczego tym razem odpowiedzą, zwłaszcza gdy reszta wiadomości zostanie po prostu skopiowana i wklejona z oryginalnej wiadomości?

• po prostu śledzę

Jeśli chcesz być zauważony przez czytelnika, postaraj się znaleźć bardziej kreatywną linię otwierającą.

• Nie jestem pewien, czy otrzymałem mój ostatni e-mail lub nie jestem pewien, czy widziałeś mój ostatni e-mail

Naprawdę? Żyjemy w czasach, w których każdy może śledzić otwarcia e-maili. Nie używaj tego wyrażenia, ponieważ brzmi ono jak „Jak długo myślisz, że możesz mnie ignorować?”

• Na mój ostatni e-mail

Ten może wyglądać na pasywno-agresywny. Lepiej jest powtórzyć poprzednią wiadomość.

Pomysły na poprawę

Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby poprawić swoje działania następcze.

• Ponownie przejdź do sedna

Oprócz ponownego przedstawienia swojej prośby lub punktu, rozważ dodanie nowych informacji w kolejnej wiadomości e-mail.

• Dodaj krótki przegląd swojej prośby

Być może zwiększy to Twoje szanse na otrzymanie odpowiedzi, ponieważ ludzie uwielbiają krótsze e-maile.

• Nie zrzucaj winy na odbiorcę

Nigdy nie obwiniaj czytelnika za to, że do ciebie nie wrócił. To nie pomoże, jeśli to zrobisz. Czasami warto założyć, że nie odpowiedzieli nie dlatego, że były złe, ale dlatego, że Twój e-mail nie był wystarczająco przekonujący, by sprowokować natychmiastowe działanie.

Przeczytaj nasz artykuł „Jak napisać najlepsze e-maile uzupełniające po braku odpowiedzi: wskazówki i przykłady”.

Wniosek

Przeciętna osoba spędza około jedenastu sekund na czytaniu wiadomości e-mail. Jeśli chcesz, aby Cię wysłuchano, spróbuj przejść od razu do sedna, unikając frazesów dotyczących biznesowej poczty e-mail, takich jak „Zgodnie z naszą konwersacją”, „Tylko kontynuacja”, „Mam nadzieję, że ten e-mail Cię dobrze zainteresuje”, „Nie wahaj się ze mną skontaktować ” i nie tylko. I pamiętaj, że każdy e-mail nie musi być arcydziełem, ale musi spełniać swoją funkcję.