نصائح لا تحتاج إلى تفكير لإرسال خطاب علاقات عامة مثالي إلى صحفي

1. ما هو ملعب العلاقات العامة
2. قبل إرسال عرض تقديمي إلى صحفي
3. كيفية تنظيم عرضك الصحفي
4. أنواع البريد الإلكتروني الملعب العلاقات العامة
5. أمثلة الملعب العلاقات العامة

يعد الحصول على القصص التي تلتقطها الصحافة أمرًا في غاية الأهمية إذا كنت ترغب في التواصل مع الجمهور المستهدف وتنمية أعمالك. لكن العديد من رواد الأعمال والعاملين في مجال العلاقات العامة يقولون إن الصحفيين والمدونين يواجهون صعوبة في رفض أو حتى تجاهل عروضهم طوال الوقت. الحل ليس الاستسلام.

في منشور المدونة هذا ، سنرشدك إلى النصائح الأساسية التي يمكن أن تجعلك مميزًا في منشوراتك المستهدفة.

ما هو ملعب العلاقات العامة

عرض العلاقات العامة عبارة عن رسالة قصيرة وموجزة (يمكن أن تكون رسالة بريد إلكتروني أو رسالة أو مكالمة هاتفية) تقدم قصة إخبارية لصحفي أو مؤثر. تتمثل المهمة الرئيسية للعرض التقديمي في جذب الاهتمام إلى القصة ومعرفة ما إذا كان المستلم مستعدًا لاستخدامها.

قبل إرسال عرض إلى صحفي

قبل طرح أي شيء ، تأكد من أنك تعرف ما تريد ومن يمكنه مساعدتك. ستكون خطواتك الأولى هي تحديد هدف وإنشاء قائمة بالمؤثرين للوصول إليهم.

• حدد هدفك

خذ الوقت الكافي لفهم ما تحاول تحقيقه.

• احصل على حركة المرور أو الوصلة الخلفية

تعد الروابط الخلفية من بين أهم العوامل التي تؤثر على تصنيفات Google أكثر من غيرها. إذا كانت بعض المواقع الأخرى مرتبطة بموقعك ، فيمكن للأشخاص اكتشاف ذلك بسهولة. لكن ضع في اعتبارك أنه من المهم أن تكون ذات صلة. على سبيل المثال ، إذا كنت تبيع أقراصًا مضغوطة موسيقية ، فلن ترغب في الحصول على روابط خلفية من موقع مستحضرات التجميل على الويب.

• أن يتم ذكرها في الصحافة للتوعية بالعلامة التجارية

إذا كنت محظوظًا بالحصول على إشارات من ناشرين مرموقين ، فسوف يتحسن مفهوم علامتك التجارية بالتأكيد.

• احصل على عملاء محتملين جدد

يمكن للقصص التي تجعل منتجاتك أو خدماتك تبدو مرغوبة أن تزيد أرباحك بشكل كبير - بافتراض أنك تستهدف الجمهور المناسب.

• ضع قائمة بالصحفيين للتواصل معهم

في هذه المرحلة ، يمكنك البدء في البحث عن المنشورات أو المؤثرين الذين ستتواصل معهم.

المصدر: خاص بالجرائم الجنائية

• جوجل موضوعك

حتى إذا كنت لا تعرف حتى الآن ما الذي ستدور حوله قصتك ، فلا تعتقد أنه ليس الوقت المناسب للبحث عن صحفي. في بعض الأحيان ، يكون إنشاء المحتوى الخاص بك مع وضع فرد معين في الاعتبار أسهل بكثير. غالبًا ما يكون الصحفيون أكثر اهتمامًا بالقصص التي تتطابق تمامًا مع الموضوع الذي قاموا بتغطيته من قبل.

• اكتشف منشورات المنافسين

من الجيد دائمًا معرفة ما يفعله منافسوك. بهذه الطريقة ، يمكنك الحصول على أفضل أفكار المحتوى في تخصصك - بدلاً من البدء من الصفر. أيضًا ، باستخدام الأدوات المناسبة ، يمكنك تحديد المنشورات عالية الترتيب والعثور على مواقع الويب التي تريد متابعتها. سنغطي الأدوات الموجودة في هذه المقالة أيضًا. تابع القراءة.

كيف تنظم عرضك الصحفي

قبل أن نتعمق في أفضل الممارسات ، دعونا نرى كيف ينبغي تنظيم عرض ترويجي فعال.

• ابدأ بالمقدمة

الصدارة هي الزاوية في قصتك. حاول أن تجعلها قصيرة وموجزة.

• أنواع الخيوط

هناك نوعان من العملاء المتوقعين: ربط الأخبار وربط الوقت. يرتبط الأول بقصة أو موضوع شائع يتعلق بالمحتوى الخاص بك (ما الذي يجعل القصة ذات أهمية إخبارية؟). على سبيل المثال ، ترتبط قصتك بطريقة أو بأخرى بالنباتيين ، وهو الاتجاه السائد الآن.

يمثل الثاني تاريخًا أو حدثًا قادمًا (ما الذي يجعل القصة في الوقت المناسب؟). نظرًا لأن الوسائط غالبًا ما تشكل المحتوى حول التواريخ المهمة أو ذات الصلة (على سبيل المثال ، أسبوع المطورين في سان فرانسيسكو ، وقمة دبلن للتكنولوجيا ، وإعصار كاترينا ، وما إلى ذلك) ، يمكنك الاستفادة من هذه التواريخ.

• أضف دعوة مباشرة للعمل

قدم للقارئ عبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA) في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالصحفي ، حتى لا يضطر إلى التفكير كثيرًا. ولا تخف من الظهور بمظهر شديد الإصرار والصراحة. باستخدام CTA المباشر ، يمكنك حتى كسب احترام الصحفي المشغول ، وبالتالي زيادة فرصك في الحصول على ما تريد.

• قدم عرضًا للقيمة

عنصر أساسي آخر لنجاح العلاقات العامة هو عرض القيمة. في هذه الفقرة ، يجب أن تشرح ما تحتويه هذه الفقرة وكيف ستكون القصة ممتعة لجمهورهم. ضع في اعتبارك أن عرض القيمة يجب أن يكون عنهم وليس عنك.

• أضف الخاتمة

يوصي الخبراء بتجنب كلمة "من فضلك" في عروض العلاقات العامة الخاصة بك لأنه قد يبدو أنك تتوسلهم لاستخدام قصتك. بدلاً من ذلك ، اشكر المستلم بسرعة على وقته ، وأعد تأكيد هدفك أو أضف CTA.

• التوقيع مع التوقيع

قم بتسجيل الخروج باستخدام توقيع بريد إلكتروني فريد لإبراز بريدك الإلكتروني وإضافة القليل من شخصيتك. أيضًا ، يمكّن توقيع البريد الإلكتروني الصحفي من القيام ببعض التحقق من الخلفية قبل الرد.

افعل لبريدك الإلكتروني الصحفي

عندما تقدم عرضًا للصحفيين ، ضع هذه النصائح في الاعتبار:

• اعرض القيمة

يجب أن يقدم عرضك قيمة المتلقي. بدلاً من شرح ما تفعله ولماذا تعتبر منتجاتك أو خدماتك رائعة ، أظهر للصحفي كيف ستؤدي قصتك إلى زيادة عدد الزيارات وتلقى صدى لدى القراء. في حال كتبت شيئًا جديدًا وفريدًا وجديدًا ، اشرح كيف ستصل قصتك إلى جمهور جديد لم يستغله الصحفي بعد.

مرة اخرى:

لماذا يهتم قراء الصحفي بقصتك؟

لماذا سيجذب المحتوى الخاص بك حركة المرور والاهتمام؟

كيف ستساعد قصتك الصحفي في الوصول إلى جمهوره المستهدف؟

• كن صريحًا

يقول الصحفيون إنهم يكرهون الملاعب الطويلة لأنها تستغرق وقتًا طويلاً لقراءتها. إذا كنت تقدر وقت هدفك ، فلا تتغلب على الأدغال وتصل إلى النقطة في أقرب وقت ممكن.

• قم بواجبك عن الصحفي

من السهل جدًا إزعاج المراسلين عن طريق إرسال بريد إلكتروني جماعي أو حتى مجرد الترويج للشخص الخطأ. يغطي الصحفيون المختلفون إيقاعات مختلفة ، لذا خذ وقتك وقم بأبحاثك. قبل التواصل معهم ، اتبع الخطوات أدناه.

• البحث عن المنشورات ذات الصلة

المصدر: Hubspot

من المهم أن تكون متأكدًا من ارتباط عرضك بما يغطيه هدفك عادةً. لن ترغب في إقناع المؤثر الذي لا يغطي سوى موضوع التكنولوجيا في قصة عن الطعام. إذا كنت ترغب في الترويج لافتتاح موقع مطعم جديد ، فابحث عن صحفي يكتب عن الطعام ونمط الحياة والعلامات التجارية.

لاحقًا ، يمكنك الاستفادة من بحثك وتذكر أنك معتاد على أعمالهم في الجملة الأولى من البريد الإلكتروني الخاص بعرض العروض التقديمية للعلاقات العامة ، حيث تقول شيئًا مثل ، "لقد قرأت مقالتك عن xxx ، وقد استمتعت بأسلوبك في التعامل مع xxx. لدي قصة ذات صلة ، وأعتقد أنها ستكون مثالية لجمهورك ".

• افهم المكانة المناسبة

لصياغة قصة رائعة وعرض ترويجي للعلاقات العامة ، من الضروري أن تصبح خبيرًا في الموضوع الذي تكتب عنه.

تحقق جيدًا من الموقع

ربما يرغب هدفك في الذهاب إلى ميونيخ وزيارة مطعمك الافتتاحي. لكن يبدو أنك قد فاتتك إحدى التفاصيل الصغيرة - الصحفي الذي تتواصل معه لتعيش في تورنتو ، كندا. هذا يبعد أكثر من 4000 ميل.

لزيادة فرصك في النجاح عند تقديم عرض للمراسلين ، تأكد من تقسيمهم حسب الموقع أيضًا.

• البحث عن الجوائز أو الأحداث أو الخطب

هذه المعلومات ضرورية إذا كنت ترغب في جعل عرضك في العلاقات العامة مخصصًا وزيادة احتمالات الاستماع إليك.

• اختصر

يتلقى الصحفيون والمؤثرون عروض العلاقات العامة طوال الوقت. إذا كانت رسالتك الإلكترونية طويلة جدًا ، فمن غير المرجح أن تتم قراءتها والرد عليها. حاول أن تحافظ على جوهر خطاب العلاقات العامة الخاص بك بين فقرتين أو ثلاث فقرات قصيرة. استخدم النقاط عند الاقتضاء. ضع في اعتبارك أيضًا كتابة المعلومات الأكثر أهمية في بريدك الإلكتروني بخط غامق أو مائل ، ولكن لا تبالغ في ذلك.

• العمل على سطر الموضوع الخاص بك

تمامًا مثل سطر موضوع أي بريد إلكتروني آخر ، يجب أن يكون موضوع عرض العلاقات العامة مبدعًا بما يكفي لجذب انتباه المستلم. ومع ذلك ، تجنب جميع الأحرف الكبيرة وعلامات التعجب والرموز التعبيرية والكلمات غير المرغوب فيها.

المصدر: Buzzstream

نصيحة رقم 1: حاول إنشاء سطر موضوع مشابه للعناوين التي يستخدمها الصحفي عادة في كتابة مقالاته.

نصيحة رقم 2: اسأل نفسك: "هل سيجعلني سطر الموضوع هذا أفتح هذا البريد الإلكتروني؟".

• بناء علاقة اجتماعية

تمامًا مثل الأشخاص الآخرين ، من المرجح أن يقرأ المراسلون رسائل البريد الإلكتروني من المرسلين الذين يتعرفون على أسمائهم. لذا ، قبل إرسال عرضك التقديمي ، لماذا لا تتبع هدفك على الشبكات الاجتماعية؟ شارك ، اعجب ، وعلق على منشوراتهم بعد ذلك ، بمجرد أن يحين وقت عرض قصتك ، تكون بالفعل متقدمًا على اللعبة.

• إضفاء الطابع الشخصي على عرضك

يجب أن تبدو رسالة البريد الإلكتروني المثالية للعلاقات العامة وكأنها تمت كتابتها مباشرة مع وضع فرد معين في الاعتبار. استخدم دائمًا اسم المستلم. لن يضرك أيضًا إظهار أنك قد قرأت قصصًا كتبها الصحفي (اذكر المقالات واسحب الاقتباسات من الداخل).

بطبيعة الحال ، نحب جميعًا أن يتم إخبارنا بأشياء لطيفة عنا. لذلك إذا وجدت قصة كتبها هدفك ثاقبة حقًا ، فلا تخف من قول ذلك - سيحبون سماعها!

• قدم قصة فريدة

ليس من السهل دائمًا ابتكار شيء جديد ، ولكن على الأقل يمكنك محاولة إيجاد زاوية فريدة. أيضًا ، يجب أن يكون كل عرض بريد إلكتروني تقوم به فريدًا. ضع في اعتبارك أن المراسلين يرون العشرات من العروض التقديمية كل يوم. لذلك من الأفضل تجنب استخدام القالب كدليل.

لا تفعل

إليك بعض الأمور التي لا يجب مراعاتها أثناء تطوير عرضك للعلاقات العامة.

• لا ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عدة أشخاص في الشركة الإعلامية

إرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص من نفس الشركة الإعلامية لن يفيدك بأي خدمة. في كثير من الأحيان ، يتحدث الصحفيون عن العروض الترويجية التي يتلقونها. وبمجرد أن يدركوا أنهم جميعًا حصلوا على نفس الشيء بالضبط ، فإن فرصك في التغطية تساوي صفرًا.

• لا ترسل نفس البريد الإلكتروني إلى جميع الصحفيين

تخيل أنك أرسلت قصتك إلى دونالد وهيلاري في نفس الوقت. وكلاهما بدأ العمل على القصة لأنهما أحباها. في النهاية ، سيبدو أحد هؤلاء بعيد المنال إذا أضاف قصة تمت مشاركتها بالفعل في مكان آخر.

لذلك من الأفضل إرسال رسالة إلكترونية إلى دونالد وإعطائه بضعة أيام للرد. إذا لم تتلق ردًا ، أرسل بريدك الإلكتروني إلى هيلاري. ولا تنس إرسال ملاحظة قصيرة إلى دونالد فقط لإخباره أنك شاركت قصتك مع صحفي آخر.

• لا تعرض المنتج

إذا لم يكن لديك أخبار لمشاركتها ، فاختر قصة توضح الحاجة إلى منتجك أو خدمتك. اعرض القصة وليس المنتج.

• لا تخطئ في كتابة اسم الصحفي

غالبًا ما يكون اسم الصحفي موجودًا هناك ، ويمكن للجميع رؤيته - في عنوان بريدهم الإلكتروني. يمكنك أيضًا التحقق من Twitter و LinkedIn و Instagram. ابدأ بريدك الإلكتروني دائمًا باسم. على سبيل المثال ، "عزيزتي كاتي."

قبل أن تضغط على "إرسال" ، تأكد من تهجئة اسم الصحفي بشكل صحيح! ( هي ليست كاثي .)

بالإضافة إلى ذلك ، لن يضرك التدقيق اللغوي والتدقيق الإملائي لكل ما كتبته في عرضك.

• لا تقم بإرفاق ملفات

الملفات المرفقة مرتبطة ببرامج ضارة ويمكن اكتشافها بواسطة عوامل تصفية البريد العشوائي. من الأفضل استخدام الروابط بدلاً من المرفقات.

• لا نسخة مخفية الوجهة أو نسخة

كما ذكرنا أعلاه ، لا ينبغي أن تنطبق نفس الملعب على عدة متلقين في وقت واحد. بالكاد أتخيل صحفيًا يسعده التعامل مع شخص يرسل رسائل بريد إلكتروني جماعية في مجال العلاقات العامة.

أدوات للاستخدام

الآن ، دعنا نلقي نظرة على الأدوات التي تساعدك في عرض المحتوى على المراسلين.

• HeyPress

يمنحك HeyPress الوصول إلى قاعدة بيانات كبيرة للصحفيين التقنيين والمؤثرين. يحتوي الموقع على الكثير من المقالات من كتّاب مختلفين حول مواضيع تقنية. تبدأ الأسعار من 15 دولارًا في الشهر. أرخص خطة تمنحك ثلاثين بريدًا إلكترونيًا للصحفيين شهريًا.

• Hunter.io

لنفترض أنك تريد الحصول على منشور على موقع ويب كبير. إذا انتقلت إلى صفحة الاتصال الخاصة بهم ، فربما لن تجد شيئًا سوى نموذج اتصال أو بريد إلكتروني عام مثل [email protected] . يسمح لك Hunter.io بالعثور على المزيد من عناوين البريد الإلكتروني في شركة محددة بمجرد كتابة عنوان موقع الويب. تبدأ الأسعار من 49 دولارًا شهريًا ، ولكن يمكنك أيضًا استخدام إصدار محدود مجانًا.

• مدقق Netpeak

باستخدام Netpeak Checker ، من السهل البحث عن المدونات التي تكتب عن مواضيع محددة أو تقبل منشورات الضيف. كل ما تحتاجه هو إدخال الكلمات الرئيسية وبدء البحث. سيعيد Netpeak Checker قائمة بالمواقع الإلكترونية الأكثر صلة التي تكتب عن هذا الموضوع أو تتاح لك الفرصة لنشر عرضك التقديمي. من الممكن أيضًا الحصول على بيانات الاتصال الخاصة بهم مثل رسائل البريد الإلكتروني أو أرقام الهواتف عن طريق تحديد هذه المعلمات قبل المسح الضوئي ، أو جمع إشارات علامتك التجارية عبر الإنترنت أو البحث عن معلومات عن أفضل الموضوعات عن طريق إدخال الكلمات الرئيسية في أداة مكشطة SERP والمزيد. أيضًا ، من الميزات الأساسية لمتخصصي العلاقات العامة ، أو مالكي المدونات التحقق من الروابط الخلفية بعد نشر المحتوى الخاص بك على مواقع الويب - تحقق من عدد الروابط الخلفية التي ترتبط بعنوان URL المستهدف بالإضافة إلى dofollow أو nofollow هذه الروابط. تبدأ الأسعار من 19 دولارًا في الشهر.

• CrystalKnows

إنها أداة مثالية لمعرفة المزيد عن شخصية هدفك. على سبيل المثال ، يمكنك العثور على معلومات مثل نوع اللغة أو النبرة التي يستخدمونها في مقالاتهم ، والطول المثالي للرسائل التي يفضلونها ، وما إلى ذلك. تمنحك CrystalKnows أيضًا اقتراحات حول كيفية تحسين عرضك وفقًا للمراسل الذي ستتواصل معه. تبدأ الأسعار من 19 دولارًا في الشهر.

• أتباع

FollowerWonk رائع للعثور على الصحفيين والمؤثرين على Twitter. باستخدام هذه الأداة ، من السهل اكتشاف أفضل وقت للتغريد لأهدافك وقياس مستوى تأثيرهم. تبدأ الأسعار من 29 دولارًا في الشهر.

• BuzzStream

باستخدام BuzzStream ، من السهل البحث عن المؤثرين الذين يكتبون عن مواضيع محددة. كل ما عليك فعله هو إدخال كلمة رئيسية وبدء البحث. سيعرض BuzzStream قائمة بالأشخاص الأكثر صلة الذين يكتبون عن هذا الموضوع. وليس هذا فقط. من الممكن أيضًا الحصول على مستويات المشاركة والنشاط الخاصة بهم ، وفهم المكان الذي يقضي فيه أهدافك وقتهم على الإنترنت ، وتصفية المحتوى حسب الموضوع والمنشور ، والمزيد. تبدأ الأسعار من 24 دولارًا في الشهر.

• سطر الموضوع

أدخل أيًا من أمثلة سطر موضوع العرض التقديمي للعلاقات العامة في الحقل المقابل على موقع ويب SubjectLine ، وستساعدك الأداة في تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى إجراء أي تحسينات. SubjectLine مجاني.

• Ahrefs و Semrush

تساعدك الأداتان على فهم ما يفعله منافسوك ، ومن يرسل لهم روابط خلفية ، والكلمات الرئيسية التي يشار إليها ، والمزيد.

أنواع البريد الإلكتروني في عروض العلاقات العامة

أكثر أنواع رسائل البريد الإلكتروني الترويجية للعلاقات العامة شيوعًا هي رسائل البريد الإلكتروني الباردة ورسائل البريد الإلكتروني الدافئة ورسائل البريد الإلكتروني الشخصية والمتابعات.

• الملعب وسائل الإعلام الباردة

يتم إرسال خطاب إعلامي بارد إلى المستلمين دون أي علاقة سابقة أو محادثة معهم. عادة ، يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعلاقات العامة الباردة إلى عدة صحفيين في وقت واحد ، ولكن ضع في اعتبارك أنه لا يزال من الأفضل إتقان مهارة كتابة رسائل بريد إلكتروني باردة ليست في الواقع باردة ولا ترسل قصصك إلى العديد من الصحفيين في ذات مرة.

• طبقة دافئة

هذا بريد إلكتروني إلى جهة اتصال / علاقة راسخة. إذا لم تكن قد قدمت خطابًا إلى أي شخص حتى الآن ، فضع في اعتبارك أنه في عصر وسائل التواصل الاجتماعي ، يمكن أن تصبح رسائل البريد الإلكتروني الباردة رسائل بريد إلكتروني دافئة. فقط استخدم الأدوات المناسبة في الوقت المناسب. تابع الصحفيين المستهدفين على Twitter أو Facebook أو LinkedIn أو أي منصة أخرى حيث يتم مشاركة قصصهم اجتماعيًا ، مثلهم ، ومشاركتها ، والتعليق عليها. ابذل قصارى جهدك لتصبح اسمًا معروفًا.

• الملعب المخصص

لكتابة هذا النوع من البريد الإلكتروني ، تأكد من معرفة اسم المستلم ومعلومات أساسية أخرى مثل الجوائز ، والتعاون ، والمقالات الحديثة ، وما إلى ذلك. ستحافظ العروض التقديمية المخصصة على الأمور الشخصية وتزيد من فرصك في الاستماع إليك.

• متابعة

تريد من الصحفيين الرد بعد أن نصبتهم ، أليس كذلك؟ ثم لا تستسلم وتواصل مرة أخرى. يقول الخبراء إنه يجب عليك الانتظار لمدة أربعة إلى سبعة أيام والمتابعة مرة واحدة فقط. إذا لم تسمع أي رد منذ ذلك الحين ، فيمكنك طرح فكرة مختلفة.

أمثلة الملعب العلاقات العامة

إليك نموذج عرض تقديمي للعلاقات العامة يمكنك الرجوع إليه للترويج:

نموذج الائتمان: فن رسائل البريد الإلكتروني

لماذا نحب هذا النموذج؟

• يبدأ البريد الإلكتروني باسم الصحفي.
• يتوجه المؤلف إلى صحفي كتب عن مواضيع مماثلة في الماضي ؛
• يقدم الملعب العلاقات العامة قيمة (تقرير بالأرقام) ؛
• المؤلف لا يعرض فقط ما تفعله شركتهم ؛
• إنها شخصية وقصيرة ومباشرة ؛

استنتاج

أنت تعرف الآن كيفية كتابة عرض ترويجي للعلاقات العامة ، لكن دعنا نلخصها. قبل أن تضغط على "إرسال" ، تأكد من:

• أنت تعرف ضربات الصحفي المستهدف ومكانه ؛
• تجعل سطر موضوع البريد الإلكتروني لعرض إعلانات العلاقات العامة الخاص بك مغريًا وغير مرغوب فيه ؛
• تبدأ رسالتك باسم الصحفي (تحقق مرة أخرى من التهجئة) ؛
• تصل مباشرة إلى صلب الموضوع وتشرح باختصار ماهية القصة ولماذا تعتقد أنها مناسبة بشكل جيد ؛
• أنت لا ترسل أشياء غير ذات صلة ؛
• لا ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عدة أشخاص في نفس شركة الوسائط.