Suggerimenti semplici per inviare una presentazione PR perfetta a un giornalista

1. Che cos'è una presentazione PR
2. Prima di inviare una presentazione a un giornalista
3. Come strutturare il tuo pitch da giornalista
4. Tipi di email di presentazione PR
5. Esempi di passo PR

Ottenere le notizie raccolte dalla stampa è estremamente importante se vuoi comunicare con il pubblico di destinazione e far crescere la tua attività. Ma molti imprenditori e persone di PR affermano che giornalisti e blogger stanno dando loro del filo da torcere rifiutando o addirittura ignorando le loro proposte tutto il tempo. La soluzione è non arrendersi.

In questo post del blog, ti guideremo attraverso i suggerimenti essenziali che possono metterti in primo piano nelle tue pubblicazioni di destinazione.

Che cos'è una presentazione PR

Un PR pitch è un messaggio breve e conciso (potrebbe essere un'e-mail, una lettera o una telefonata) che offre una notizia a un giornalista o influencer. Il compito principale del pitch è attirare l'interesse per la storia e scoprire se il destinatario è disposto a utilizzarla.

Prima di inviare una presentazione a un giornalista

Prima di lanciare qualsiasi cosa, assicurati di sapere cosa vuoi e chi può aiutarti. I tuoi primi passi sarebbero fissare un obiettivo e fare un elenco di influencer a cui rivolgersi.

• Identifica il tuo obiettivo

Prenditi il ​​tempo per capire cosa stai cercando di ottenere.

• Ottieni traffico o backlink

I backlink sono tra i principali fattori che influenzano maggiormente le classifiche di Google. Se alcuni altri siti fanno backlink al tuo sito, le persone possono scoprirlo più facilmente. Ma tieni presente che è importante che siano rilevanti. Ad esempio, se vendi CD musicali, non vorresti backlink dal sito Web di cosmetici.

• Essere menzionato dalla stampa per la consapevolezza del marchio

Se sei fortunato a ricevere menzioni da editori rispettabili, la percezione del tuo marchio migliorerà sicuramente.

• Ottieni nuovi contatti

Le storie che fanno sembrare desiderabili i tuoi prodotti o servizi possono aumentare significativamente i tuoi profitti, supponendo che tu stia prendendo di mira il pubblico giusto.

• Fai una lista di giornalisti a cui rivolgerti

A questo punto, puoi iniziare a cercare pubblicazioni o influencer a cui rivolgerti.

fonte: Criminallyprolific

• Google il tuo argomento

Anche se non sai ancora di cosa parlerà la tua storia, non pensare che non sia il momento migliore per cercare un giornalista. A volte, creare i tuoi contenuti pensando a una persona specifica è molto più semplice. Spesso i giornalisti sono più interessati alle storie che si adattano perfettamente all'argomento che hanno trattato in precedenza.

• Esplora le pubblicazioni della concorrenza

È sempre bene sapere cosa stanno facendo i tuoi concorrenti. In questo modo, puoi ottenere le migliori idee per i contenuti nella tua nicchia, invece di iniziare da zero. Inoltre, utilizzando gli strumenti giusti, puoi identificare i post di alto livello e trovare siti Web da seguire. Tratteremo gli strumenti anche in questo articolo. Continua a leggere.

Come strutturare il tuo pitch da giornalista

Prima di addentrarci nelle migliori pratiche, vediamo come dovrebbe essere strutturata una presentazione di PR efficace.

• Inizia con il vantaggio

Il vantaggio è l'angolo della tua storia. Cerca di renderlo breve e conciso.

• Tipi di lead

Esistono due tipi di lead: un peg di notizie e un peg temporale. Il primo è collegato a una storia o un argomento di tendenza che si riferisce al tuo contenuto (cosa rende la storia degna di nota?). Ad esempio, la tua storia è in qualche modo legata al veganismo, che è di tendenza ora.

Il secondo rappresenta una data o un evento imminente (cosa rende la storia attuale?). Poiché i media spesso modellano i contenuti in base a date significative o rilevanti (ad esempio, la Developer Week a San Francisco, il Dublin Tech Summit, l'uragano Katrina, ecc.), puoi sfruttare queste date.

• Aggiungi un invito all'azione diretto

Fornisci al lettore un chiaro invito all'azione (CTA) nella tua e-mail di presentazione del giornalista, in modo che non debbano pensare troppo. E non aver paura di sembrare troppo persistente e schietto. Utilizzando un semplice CTA, puoi persino ottenere il rispetto di un giornalista impegnato e, quindi, aumentare le tue possibilità di ottenere ciò che desideri.

• Presentare una proposta di valore

Un altro elemento essenziale per un lancio di PR di successo è la proposta di valore. In questo paragrafo, dovresti spiegare cosa c'è in loro per loro e come la storia sarebbe interessante per il loro pubblico. Tieni presente che la proposta di valore deve riguardare loro, non te.

• Aggiungi conclusione

Gli esperti consigliano di evitare la parola "per favore" nelle tue presentazioni di pubbliche relazioni perché potrebbe sembrare che tu li stia pregando di usare la tua storia. Invece, ringrazia rapidamente il destinatario per il suo tempo, riafferma il tuo obiettivo o aggiungi un CTA.

• Firma con una firma

Esci con una firma e-mail univoca per far risaltare la tua e-mail e aggiungere un po' della tua personalità. Inoltre, la firma dell'e-mail consente a un giornalista di fare un po' di controllo in background prima di rispondere.

Cose da fare per l'e-mail di presentazione del giornalista

Quando ti presenti ai giornalisti, tieni a mente questi suggerimenti:

• Offri il valore

La tua presentazione deve offrire valore al destinatario. Invece di spiegare cosa fai e perché i tuoi prodotti o servizi sono eccezionali, mostra al giornalista come la tua storia guiderà il traffico e risuonerà con i suoi lettori. Nel caso in cui tu abbia scritto qualcosa di fresco, unico e nuovo, spiega come la tua storia raggiungerà un nuovo pubblico a cui il giornalista non ha ancora attinto.

Di nuovo:

Perché i lettori del giornalista saranno interessati alla tua storia?

Perché i tuoi contenuti attireranno traffico e interesse?

In che modo la tua storia aiuterà il giornalista a raggiungere il suo pubblico di destinazione?

• Diventa diretto

I giornalisti dicono che odiano i discorsi prolissi perché impiegano troppo tempo a leggerli. Se apprezzi il tempo del tuo obiettivo, non girare intorno al cespuglio e vai al punto il prima possibile.

• Fai i compiti sul giornalista

È fin troppo facile infastidire i giornalisti inviando un'e-mail di massa o anche solo presentando la persona sbagliata. Giornalisti diversi coprono ritmi diversi, quindi prenditi il ​​​​tempo e fai le tue ricerche. Prima di contattarli, segui i passaggi seguenti.

• Trova la pubblicazione correlata

fonte: Hubspot

È importante che tu sia sicuro che la tua presentazione sia correlata a ciò che normalmente copre il tuo obiettivo. Non vorresti presentare un influencer che copre solo la tecnologia su una storia sul cibo. Se vuoi promuovere l'apertura di una nuova sede di ristorante, cerca un giornalista che scriva di cibo, lifestyle e marchi.

Successivamente, puoi sfruttare la tua ricerca e menzionare che conosci i loro lavori nella prima frase della tua e-mail di presentazione, dicendo qualcosa del tipo: "Ho letto il tuo articolo su xxx e mi è piaciuto il tuo approccio a xxx. Ho una storia rilevante, che credo sarebbe perfetta per il tuo pubblico".

• Comprendi la nicchia

Per creare una grande storia e una presentazione di pubbliche relazioni, è fondamentale per te diventare un esperto dell'argomento di cui stai scrivendo.

Ricontrolla la posizione

Forse, il tuo target vorrebbe andare a Monaco e visitare l'apertura del tuo ristorante. Ma sembra che tu abbia perso un piccolo dettaglio: il giornalista a cui stai contattando vive a Toronto, in Canada. Sono oltre 4.000 miglia di distanza.

Per aumentare le tue possibilità di successo durante la presentazione ai giornalisti, assicurati di segmentarli anche in base alla posizione.

• Ricerca su premi, eventi o discorsi

Queste informazioni sono essenziali se vuoi personalizzare la tua presentazione PR e aumentare le tue probabilità di essere ascoltato.

• Tienilo breve

Giornalisti e influencer ricevono continuamente presentazioni di PR. Se la tua e-mail è troppo lunga, è improbabile che venga letta e riceva risposta. Cerca di mantenere l'essenza del tuo passo di PR tra due o tre brevi paragrafi. Usa i punti elenco dove appropriato. Inoltre, considera di mettere in grassetto o corsivo le informazioni più importanti nella tua email, ma non esagerare.

• Lavora sulla riga dell'oggetto

Proprio come la riga dell'oggetto di qualsiasi altra e-mail, l'oggetto di una presentazione PR deve essere sufficientemente creativo da attirare l'attenzione del destinatario. Tuttavia, evita tutte le lettere maiuscole, i punti esclamativi, gli emoji e le parole di spam.

fonte: Buzzstream

Suggerimento n. 1: prova a creare una riga dell'oggetto simile ai titoli che il giornalista usa solitamente per scrivere i suoi articoli.

Suggerimento n. 2: chiediti: "Questa riga dell'oggetto mi farebbe aprire questa email?".

• Costruisci un rapporto sociale

Proprio come le altre persone, i giornalisti hanno maggiori probabilità di leggere le e-mail di mittenti di cui riconoscono i nomi. Quindi, prima di inviare il tuo pitch, perché non seguire il tuo target sui social network? Condividi, metti mi piace e commenta i loro post. Quindi, una volta che è il momento di presentare la tua storia, sei già molto più avanti del gioco.

• Personalizza la tua presentazione

Un'e-mail di presentazione PR ideale dovrebbe apparire e sembrare come se fosse stata scritta direttamente pensando a un particolare individuo. Usa sempre il nome del destinatario. Inoltre, non ti farà male mostrare di aver letto storie scritte dal giornalista (menziona gli articoli e tira le citazioni dall'interno).

Naturalmente, tutti noi amiamo sentirsi dire cose belle su di noi. Quindi, se hai trovato una storia che il tuo target ha scritto davvero perspicace, non aver paura di dirlo: adoreranno ascoltarla!

• Offri una storia unica

Non è sempre facile inventare qualcosa di nuovo, ma almeno puoi provare a trovare un'angolazione unica. Inoltre, ogni presentazione e-mail che crei dovrebbe essere unica. Tieni presente che i giornalisti vedono dozzine di presentazioni ogni giorno. Quindi è meglio evitare anche di utilizzare un modello come guida.

Non farlo

Ecco un paio di cose da non considerare mentre sviluppi il tuo pitch PR.

• Non inviare e-mail a più persone nella società di media

Inviare e-mail a più persone della stessa società di media non ti farà guadagnare alcun favore. Spesso i giornalisti parlano dei lanci che ricevono. E una volta che si rendono conto che hanno tutti lo stesso identico, le tue possibilità di essere coperti sono zero.

• Non inviare la stessa email a tutti i giornalisti

Immagina di aver inviato la tua storia a Donald e Hillary contemporaneamente. Ed entrambi hanno iniziato a lavorare alla storia perché gli piaceva. Alla fine, uno di quelli sembrerà fuori dal mondo se aggiungerà una storia che è già stata condivisa altrove.

Quindi è meglio inviare la tua e-mail di presentazione a Donald e dargli un paio di giorni per rispondere. Se non ricevi risposta, invia la tua e-mail a Hillary. E non dimenticare di inviare una breve nota a Donald solo per fargli sapere che hai condiviso la tua storia con un altro giornalista.

• Non lanciare il prodotto

Se non hai notizie da condividere, inventa una storia che dimostri la necessità del tuo prodotto o servizio. Presenta la storia, non il prodotto.

• Non scrivere male il nome del giornalista

Il nome del giornalista è spesso lì, visibile a tutti, nel suo indirizzo email. Puoi anche controllare Twitter, LinkedIn e Instagram. Inizia sempre la tua email con un nome. Ad esempio, "Cara Katy".

Prima di premere "Invia", assicurati di scrivere correttamente il nome del giornalista! ( Lei NON è Kathy .)

Inoltre, non ti farà male correggere e controllare l'ortografia di tutto ciò che hai scritto nella tua presentazione.

• Non allegare file

I file allegati sono associati a malware e possono essere catturati dai filtri antispam. È meglio utilizzare i collegamenti anziché gli allegati.

• Non BCC o CC

Come accennato in precedenza, la stessa presentazione non dovrebbe applicarsi a più destinatari contemporaneamente. Difficilmente immagino un giornalista che sarebbe felice di avere a che fare con una persona che invia e-mail di pubbliche relazioni di massa.

Strumenti da utilizzare

Ora, diamo un'occhiata agli strumenti per aiutarti a presentare i contenuti ai giornalisti.

• Ciao Press

HeyPress ti dà accesso a un ampio database di giornalisti e influencer tecnologici. Il sito contiene molti articoli di vari scrittori su argomenti tecnologici. I prezzi partono da $ 15 al mese. Il piano più economico ti dà trenta email di giornalisti al mese.

• Hunter.io

Diciamo che vuoi ottenere una pubblicazione su un grande sito web. Se vai alla loro pagina dei contatti, probabilmente non troverai altro che un modulo di contatto o un'e-mail generica come [email protected] . Hunter.io ti consente di trovare più indirizzi email in un'azienda selezionata semplicemente digitando l'indirizzo del sito web. I prezzi partono da $ 49 al mese, ma puoi anche utilizzare una versione limitata gratuitamente.

• Netpeak Checker

Con Netpeak Checker, è facile cercare blog che scrivono su argomenti specifici o accettano i post degli ospiti. Tutto ciò che serve è inserire le parole chiave e avviare la ricerca. Netpeak Checker restituirà un elenco dei siti Web più rilevanti che scrivono su quell'argomento o che hanno l'opportunità di pubblicare la tua presentazione. È anche possibile ottenere i loro dati di contatto come e-mail o numeri di telefono selezionando questi parametri prima della scansione, raccogliere le menzioni del tuo marchio su Internet o cercare informazioni per argomenti migliori inserendo parole chiave nello strumento di raschiamento SERP e altro ancora. Inoltre, una delle caratteristiche essenziali per gli specialisti di pubbliche relazioni o i proprietari di blog è controllare i backlink dopo aver pubblicato i tuoi contenuti sui siti Web: controlla il numero di backlink che si collegano all'URL di destinazione e dofollow o nofollow questi collegamenti. I prezzi partono da $ 19 al mese.

• CrystalKnows

È uno strumento perfetto per saperne di più sulla personalità del tuo target. Ad esempio, puoi trovare informazioni come un tipo di lingua o tono che usano nei loro articoli, la lunghezza ideale dei messaggi che preferiscono e così via. CrystalKnows ti dà anche suggerimenti su come migliorare la tua presentazione in base al giornalista con cui ti metterai in contatto. I prezzi partono da $ 19 al mese.

• FollowerWonk

FollowerWonk è ottimo per trovare giornalisti e influencer su Twitter. Con questo strumento, è facile scoprire il momento migliore per twittare ai tuoi target e misurare il loro livello di influenza. I prezzi partono da $ 29/mese.

• BuzzStream

Con BuzzStream, è facile ricercare influencer che scrivono su argomenti specifici. Tutto quello che devi fare è inserire una parola chiave e avviare la ricerca. BuzzStream restituirà un elenco delle persone più rilevanti che scrivono su quell'argomento. E non solo. È anche possibile ottenere i loro livelli di coinvolgimento e attività, capire dove trascorrono il loro tempo online i tuoi target, filtrare i loro contenuti per argomento e per pubblicazione e altro ancora. I prezzi partono da $ 24 al mese.

• Linea tematica

Inserisci qualsiasi esempio di riga dell'oggetto della tua presentazione PR nel campo corrispondente sul sito Web SubjectLine e lo strumento ti aiuterà a determinare se è necessario apportare miglioramenti. SubjectLine è gratuito.

• Ahrefs e Semrush

Entrambi gli strumenti ti aiutano a capire cosa stanno facendo i tuoi concorrenti, chi sta inviando loro backlink, a quali parole chiave fanno riferimento e altro ancora.

Tipi di email di presentazione PR

I tipi più comuni di e-mail di presentazione di PR sono e-mail fredde, e-mail calde, e-mail personalizzate e follow-up.

• Passo dei media freddi

Un discorso a freddo viene inviato ai destinatari senza alcuna precedente relazione o conversazione con loro. Di solito, le e-mail di presentazione di PR fredde possono essere inviate a più giornalisti alla volta, ma tieni presente che è comunque meglio padroneggiare l'abilità di scrivere e-mail fredde che non sono effettivamente fredde e non inviare le tue storie a molti giornalisti su una volta.

• Tono caldo

Questa è un'e-mail a un contatto/relazione stabilito. Se non hai ancora presentato una proposta a nessuno, tieni presente che nell'era dei social media, le email fredde possono diventare email calde. Basta usare gli strumenti giusti al momento giusto. Segui i tuoi giornalisti target su Twitter, Facebook, LinkedIn o qualsiasi altra piattaforma in cui hanno le loro storie condivise socialmente, metti mi piace, condividile, commentale. Fai del tuo meglio per diventare un nome riconoscibile.

• Passo personalizzato

Per scrivere questo tipo di email, assicurati di conoscere il nome del destinatario e altre informazioni di base come premi, collaborazioni, articoli recenti, ecc. La presentazione personalizzata manterrà le cose personali e aumenterà le tue possibilità di essere ascoltato.

• Seguito

Vuoi che i giornalisti rispondano dopo che ti sei rivolto a loro, giusto? Quindi non arrenderti e allunga la mano di nuovo. Gli esperti dicono che dovresti aspettare quattro-sette giorni e seguire solo una volta. Se non ricevi risposta nemmeno allora, puoi proporre un'idea diversa.

Esempi di presentazioni PR

Ecco un modello di presentazione PR a cui puoi fare riferimento per la presentazione:

Credito modello: arte delle e-mail

Perché ci piace questo modello?

• L'e-mail inizia con il nome del giornalista;
• L'autore si rivolge a un giornalista che ha scritto su argomenti simili in passato;
• Il passo PR offre valore (un rapporto con i numeri);
• L'autore non si limita a presentare ciò che fa la loro azienda;
• È personalizzato, breve e diretto;

Conclusione

Ora sai come scrivere una presentazione PR, ma riassumiamo. Prima di premere "Invia", assicurati di:

• Conosci il ritmo e la posizione del giornalista di destinazione;
• Rendi la riga dell'oggetto della tua email di presentazione allettante e non spam;
• Inizi il tuo messaggio con il nome di un giornalista (ricontrolla l'ortografia);
• Vai dritto al punto e spieghi brevemente di cosa tratta la storia e perché pensi che si adatterebbe bene;
• Non invii roba irrilevante;
• Non invii email a più persone nella stessa società di media.