Najlepsze praktyki dotyczące podpisów w wiadomościach e-mail: kreatywne pomysły, piękne przykłady, wskazówki projektowe i bezpłatne narzędzia do użycia teraz

1. Co to jest podpis lub stopka wiadomości e-mail?
2. Czy należy traktować swój podpis w wiadomości e-mail jako wizytówkę?
3. Najlepsze praktyki projektowania podpisów e-mail
4. Najlepsze praktyki dotyczące marketingu podpisów e-mail
5. Najlepsze praktyki zarządzania podpisami e-mail
6. Aspekty techniczne, na które należy zwrócić uwagę
7. Najlepsze darmowe generatory podpisów e-mail
8. Przykłady podpisów e-mail i edytowalne szablony

Co to jest podpis lub stopka wiadomości e-mail?

Podpis w wiadomości e-mail, często nazywany stopką wiadomości e-mail, jest częścią wizerunku marki, która jest czymś więcej niż tylko nazwą i tytułem firmy. Dostarcza odbiorcy informacji o Twojej firmie i pomaga m.in. ją rozpoznać.

Czy powinieneś traktować swój podpis w wiadomości e-mail jako wizytówkę?

Zwykle wymieniamy się wizytówkami podczas networkingu na wydarzeniach offline. Karty pomagają nam stworzyć bardziej osobiste i niezapomniane wrażenie oraz zbudować fundament pod przyszłe relacje. Dlaczego więc nie zrobić tego samego, gdy wchodzimy w interakcję z ludźmi online? Co więcej, podpis e-mail, który dodajemy na dole każdej wysyłanej przez nas wiadomości e-mail, należy do najtańszych taktyk marketingowych, które mogą zwiększać świadomość, zwiększać zasięg i budować zaufanie.

Najlepsze praktyki projektowania podpisów e-mail

Zanim stworzysz najlepszą stopkę e-maili i wyróżnisz swoje e-maile, zastanów się, co ona przekazuje ludziom o Twojej firmie? Czy wygląda wystarczająco dobrze, aby reprezentować Twoją niesamowitą markę? Czy dopracowałeś jego projekt tak starannie, aby odbiorcy mogli powiedzieć, że mają do czynienia z profesjonalistą? Niezależnie od tego, czy prowadzisz dużą, czy małą firmę, pamiętaj o traktowaniu podpisu w wiadomości e-mail z taką samą ostrożnością, jak w przypadku każdej innej strategii marketingu e-mailowego. Mając to na uwadze, chcemy podzielić się najlepszymi praktykami dotyczącymi podpisów e-mail na 2022 rok.

1. Zachowaj minimalistyczny projekt podpisu e-mail

Jeśli chodzi o projektowanie podpisów e-mail, pamiętaj, że mniej znaczy więcej. Utrzymuj swój znak w czystości, schludny i prosty. Podczas tworzenia stopki wiadomości e-mail weź pod uwagę kolory i czcionki firmowe.

• Trzymaj się dwóch lub trzech kolorów w swojej charakterystycznej palecie.

Jeśli użyjesz więcej, ryzykujesz rozproszenie uwagi czytelnika.

• Wybierz jedną czcionkę podpisu e-mail. Nie używaj zbyt wielu fantazyjnych czcionek.

Zamiast tego wybierz coś czystego, eleganckiego i prostego. Jeśli Twoja organizacja ma określony styl czcionki materiałów marketingowych, rozważ użycie go w stopce wiadomości e-mail, aby wszystko było spójne.

2. Użyj wizualnej gradacji, aby podkreślić ważne informacje

Aby wyróżnić najważniejsze części stopki wiadomości e-mail, wykonaj następujące czynności:

• Nadaj priorytet swoim informacjom

Czy wiesz, czym jest piramida hierarchii wizualnej? Tworzenie wizualnej hierarchii jest ważne dla kierowania uwagi czytelników. Jest to proces porządkowania i priorytetyzowania treści lub obrazów, tak aby stopniowo zwracały uwagę na najważniejszą część treści i ułatwiały odczytywanie informacji. Hierarchia wizualna jest jak piramida — najważniejsze elementy znajdują się u góry (przekazane większą czcionką). Informacje są stopniowo dostosowywane według ich ważności, gdy schodzisz w dół. Na przykład możesz użyć następującej formuły dla podpisów e-mail: imię i nazwisko > tytuł > adres > numer telefonu > e-mail > witryna internetowa > konta mediów społecznościowych . Przedstawiając w ten sposób swoje dane kontaktowe, zapewniasz, że odbiorca w naturalny sposób najpierw przetworzy najważniejsze informacje.

• Użyj pogrubienia

Mądrze używaj pogrubionych liter w najważniejszych rzeczach, ponieważ szybko przyciągają wzrok czytelnika.

• Użyj rozmiaru czcionki

Jeśli chcesz zwrócić uwagę na konkretny aspekt stopki e-maila, taki jak imię i nazwisko lub nagrody/certyfikaty, pobaw się rozmiarem czcionki. Należy jednak pamiętać, że rozmiar czcionki powinien wynosić od 10 do 12, aby zapewnić najlepszą czytelność.

• Użyj dzielników przestrzeni

W razie potrzeby użyj przegródek, aby oddzielić różne elementy swojego znaku i skierować wzrok odbiorcy.

3. Używaj wysokiej jakości obrazów i elementów graficznych

Używając elementów wizualnych w stopce wiadomości e-mail, zawsze warto przestrzegać tych prostych zasad:

• Używaj zdjęć z neutralnym tłem;
• Wybierz zdjęcie w głowę zamiast zdjęcia całego ciała;
• Używaj grafiki o odpowiedniej rozdzielczości oraz przejrzystego i prostego projektu.

4. Dodaj tylko odpowiednie i profesjonalne ikony społecznościowe

Nasze ostatnie badanie wykazało, że 80% osób, które używają profesjonalnych podpisów e-mail w swojej komunikacji biznesowej, zawiera linki społecznościowe w swoich podpisach. Dostosuj stopkę e-maila do grupy docelowej i marki. Użyj maksymalnie czterech ikon mediów społecznościowych, aby zachować porządek. Pamiętaj też, aby wybrać zestaw profesjonalnie wyglądających przycisków mediów społecznościowych, które pasują do reszty podpisu w wiadomości e-mail.

Czego należy unikać w projekcie podpisu e-mail

Jeśli chodzi o pracę nad projektem podpisu e-mail, musisz pamiętać, czego nie robić. Oto lista kontrolna pięciu najczęstszych błędów w podpisach e-mail, których należy unikać.

• Przeciążanie podpisu informacjami tekstowymi

Zbyt duża ilość tekstu może zepsuć ładny wygląd podpisu w wiadomości e-mail. Najlepiej, aby każda linia znaku nie przekraczała 72 znaków.

• Używanie zbyt dużej ilości koloru

Podobnie jak obrazy, kolory świetnie nadają się do przyciągania uwagi odbiorców i przekazywania emocji. Jeśli jednak użyjesz ich zbyt dużo, ryzykujesz, że będziesz wyglądać dziecinnie i nieprofesjonalnie.

• Używanie zbyt wielu czcionek, które nie są bezpieczne w Internecie

Granie z wieloma różnymi czcionkami w podpisie e-mail to zdecydowanie nie. To po prostu rozprasza, jest trudne do odczytania i sprawia, że ​​wyglądasz nieprofesjonalnie. Mówiąc o czcionkach bezpiecznych w Internecie, jeśli użyjesz kroju pisma, którego większość ludzi nie zainstalowała na swoich komputerach lub smartfonach, Twój podpis będzie wyglądał na pomieszany dla większości z nich.

• Dodawanie zbyt wielu ikon społecznościowych

Twoja stopka e-mail będzie wyglądać na zagraconą, jeśli dodasz ikony dla wszystkich kanałów mediów społecznościowych. Jak już wspomnieliśmy, zaleca się używanie nie więcej niż czterech przycisków mediów społecznościowych.

• Nie przesyłanie obrazów do ekranów Retina

Wielu odbiorców może czytać swoje e-maile na wyświetlaczach Retina. Aby uniknąć oglądania rozmazanych obrazów w wiadomości e-mail, przesyłaj wysokiej jakości zdjęcia do ekranów Retina.

Najlepsze praktyki dotyczące marketingu podpisów e-mail

Jak już wyjaśniliśmy, możemy użyć podpisu w wiadomości e-mail, aby przekazać odbiorcom informacje o tym, kim jesteśmy i co robimy. Ale możemy również przenieść tę praktykę na wyższy poziom, sprawiając, że podpis będzie odzwierciedlał prowadzone przez nas kampanie marketingowe. Jak? Przeczytaj ten przewodnik marketingowy dotyczący podpisów e-mail.

Więc od czego zaczniemy?

1. Dodaj wezwania do działania do podpisu e-mail

Gdy sprawdzisz przykłady dobrych biznesowych podpisów e-mail, zauważysz, że większość z nich z reguły zawiera jasne, proste, niezbyt nachalne wezwania do działania (CTA). Możesz poeksperymentować z dodawaniem różnych typów CTA do stopki e-maila. Wezwania do działania obejmują zarówno oferty subskrypcji Twojego kanału YouTube, jak i linki, które kierują odbiorców do Twojego ostatniego posta na blogu. Aby dowiedzieć się więcej o CTA i sposobach ich efektywnego wykorzystania w podpisie e-mail, zapoznaj się z tym przewodnikiem.

• Dodaj link do swojego kalendarza

W ten sposób pomożesz swoim współpracownikom, partnerom i klientom wykorzystać czas w Twoim kalendarzu bez konieczności umawiania się na spotkanie przez e-mail lub telefon.

• Poproś o recenzję

Dodaj linki do swoich witryn z recenzjami, a Twoi klienci zobaczą je za każdym razem, gdy będą rozmawiać z Tobą przez e-mail.

• Dodaj link do pobrania raportów/studiów przypadków

Kiedy rozmawiasz z potencjalnymi klientami, zawsze dobrze jest dzielić się raportami, studiami przypadków i historiami sukcesu.

• Linki do Twojego rynku

Podpis e-mail może również służyć jako doskonały sposób na promowanie firmy za pośrednictwem poczty e-mail. A jeśli sprzedajesz coś na Amazon, eBay, Etsy, dlaczego nie wspomnieć o tym na swoim znaku?

• Subskrybuj swój kanał

Zachęć odbiorców wiadomości e-mail do subskrybowania Twojego kanału w mediach społecznościowych, dodając wezwanie do działania bezpośrednio w podpisie wiadomości e-mail.

2. Podpis e-maila jako narzędzie do zwiększania świadomości marki

Jeśli szukasz sposobów na promowanie większej świadomości marki w swojej organizacji, rozważ dodanie informacji o nagrodach, certyfikatach, pozytywnych opiniach klientów w swoim podpisie e-mail.

• Nagrody i certyfikaty

Jeśli Twoja firma kiedykolwiek otrzymała jakiekolwiek certyfikaty lub nagrody, idealnym miejscem do ich pochwalenia jest dół każdej wiadomości e-mail, którą wysyłasz do partnerów, klientów i potencjalnych klientów.

• Ogłoszenia

Stopka wiadomości e-mail jest również doskonałym miejscem do zamieszczania ogłoszeń, w których liczy się czas, takich jak wystąpienia na targach, specjalne godziny świąteczne, wprowadzenie nowych produktów lub usług.

• Opinie klientów

Czy chcesz wyświetlać oceny zadowolenia klientów i recenzje również w swoich e-mailach? Umieść linki do recenzji klientów w swoim podpisie e-mail i zwróć na nich uwagę.

3. Uruchom kampanie banerów z podpisami e-mail, aby zwiększyć konwersje

Generuj ruch na swojej stronie, łącząc ją z banerami reklamowymi. Możesz je zobaczyć na blogach, portalach informacyjnych, mediach społecznościowych, a nawet e-mailach. Banery promocyjne mogą pomóc Ci pokazać historie, chwile, nadchodzące wydarzenia, oferty specjalne i wywołać reakcję.

Poniżej przedstawiamy kilka okazji i materiały marketingowe, które możesz promować za pomocą banerów z podpisami e-mail:

• Ostatni wpis na blogu
• Nadchodzące webinarium
• Specjalne oferty
• Bezpłatny dostęp do Twoich narzędzi
• Zaproś ludzi na spotkanie na konferencji
• Rabaty
• Posłuchaj swojego podcastu

Pamiętaj, aby nie przytłaczać użytkowników zbyt dużą liczbą wezwań do działania. Jeśli zaoferujesz ludziom zbyt wiele możliwości wyboru, mogą w ogóle niczego nie wybrać.

Dowiedz się więcej o skutecznych kampaniach podpisów w naszym artykule o marketingu podpisów e-mail.

Najlepsze praktyki zarządzania podpisami e-mail

Jak już ustaliliśmy, podpis w wiadomości e-mail to Twoja cyfrowa wizytówka. I jest to sposób na nawiązanie kontaktu z obecnymi i potencjalnymi klientami. Mimo to wiele firm nie czyni stopek e-maili naturalną częścią swojej strategii brandingowej i zapewnia, że ​​wszystkie podpisy są spójne i aktualizowane w całej organizacji. Nie przegap więc okazji, aby zmienić swoich pracowników w ambasadorów Twojej marki i tworzyć firmowe podpisy e-mail, przestrzegając tych prostych zasad:

1. Utwórz ustandaryzowany szablon podpisu e-mail

Jeśli chodzi o tworzenie podpisów e-mail pracowników, ważne jest, aby były one jednolite i spójne.

• Użyj logo

Stopka e-maila z logo firmy zwiększy świadomość Twojej marki. Za każdym razem, gdy czytelnik zobaczy podpis e-mail Twojego pracownika, skojarzy go z Twoją marką, wzmacniając w ten sposób rozpoznawalność Twojej marki.

• Trzymaj się kolorów swojej marki

Zaleca się używanie palety kolorów spójnej z kolorami Twojej marki. Przypomnijmy jednak raz jeszcze: nie jest dobrym pomysłem używanie więcej niż dwóch kolorów.

• Standaryzowane informacje kontaktowe

Standardowy firmowy podpis e-mail powinien zawierać imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika wysyłającego e-mail, a także jego dane kontaktowe. Pamiętaj jednak, że może być konieczne spersonalizowanie podpisów firmowych zgodnie ze stanowiskiem pracownika, działem i zakresem odbiorców wiadomości e-mail. Na przykład stopki wiadomości e-mail zespołu sprzedaży powinny zawierać rozszerzone dane firmy w porównaniu z podpisami pracowników IT.

2. Używaj uproszczonych podpisów do komunikacji wewnętrznej

Wysyłając e-maile do współpracowników, niekoniecznie potrzebujesz w stopce tylu informacji, co w przypadku kontaktów zewnętrznych. Powinna to być bardziej kompaktowa wersja, ponieważ nie musisz zawierać szczegółów, takich jak zastrzeżenie prawne, banery marketingowe lub przyciski mediów społecznościowych. Wystarczy logo, imię i nazwisko, stanowisko, numer wewnętrzny lub numer bezpośredni.

3. Używaj uproszczonych podpisów w odpowiedziach i przekazach dalej

Zastanów się nad uproszczeniem stopki wiadomości e-mail w przypadku odpowiedzi i przekazywania dalej. Pomoże Ci to uniknąć przeciążenia wątków konwersacji.

4. Dodaj różne CTA i banery dla różnych działów

Twórz specjalne stopki e-maili dla różnych działów w Twojej firmie. Na przykład podpisy Twoich sprzedawców mogą zawierać baner z przyciskiem „Zaplanuj prezentację”. A podpisy Twojego działu marketingu mogą promować najnowsze treści i zwiększać liczbę rejestracji.

5. Udostępnij link do predefiniowanego szablonu podpisu w generatorze podpisów e-mail

Znajdź usługę, która pozwoli Ci centralnie zarządzać i wdrażać podpisy firmowe dla dowolnego zakresu skrzynek pocztowych w Twojej organizacji.

Aspekty techniczne, na które należy zwrócić uwagę

Istnieje wiele aspektów technicznych, na które należy zwrócić uwagę, aby stopka wiadomości e-mail była piękna, ale responsywna.

1. Spraw, aby Twój podpis był przyjazny dla urządzeń mobilnych

W dzisiejszych czasach wszyscy korzystamy ze smartfonów, a liczba osób sprawdzających pocztę e-mail na swoich telefonach stale rośnie. Czy wiesz, że 55% wszystkich wiadomości elektronicznych dostarczanych każdego dnia jest otwieranych na urządzeniach mobilnych? To jest coś, na co warto zwrócić uwagę. Pracując nad swoim znakiem, zastanów się, co odbiorcy zobaczą na swoich telefonach. Zwróć uwagę, że ekran smartfona jest znacznie mniejszy niż ekran komputera. Oznacza to, że obiekty, których używasz w swoim podpisie e-mail, muszą być większe, a ich liczba mniejsza. Pamiętaj też, że prędkość mobilnego Internetu może być ograniczona.

2. Uruchom test zgodności

Istnieje błędne przekonanie, że stopka wiadomości e-mail będzie wyświetlana poprawnie we wszystkich klientach poczty e-mail. Smutna prawda jest taka, że ​​tak się nie stanie. To, że Twój podpis wygląda idealnie w Gmailu, nie oznacza, że ​​będzie wyglądał tak samo w Outlooku. Aby upewnić się, że wygląda dobrze w różnych klientach poczty e-mail, musisz przeprowadzić test zgodności między wszystkimi najpopularniejszymi klientami poczty.

Oto przykład wykonania tego testu:

• Wysyłanie z Outlook 2016 do Gmaila
• Wysyłanie z Outlooka 2019 do Gmaila
• Wysyłanie z Gmaila do Outlooka 2016
• Wysyłanie z Gmaila do Outlooka 2019
• i tak dalej.

Mamy nadzieję, że różne narzędzia sprawią, że zapewnienie prawidłowego wyświetlania podpisu wiadomości e-mail na wszystkich platformach jest wygodne i łatwe. Nasz następny rozdział koncentruje się na tym temacie. Czytaj dalej.

3. Pamiętaj o rozmiarze podpisu e-mail

W przypadku stopek e-maili są dwa rozmiary do sprawdzenia. Rozmiar w pikselach i rozmiar w kilobajtach. W przypadku komputerów stacjonarnych zalecany maksymalny rozmiar podpisu wiadomości e-mail to 700px (szerokość) x 300px (wysokość). Najlepiej zachować sig 320px (szerokość) x 600px (wysokość) dla urządzeń mobilnych z mniejszymi ekranami i skalowaniem. Staraj się również, aby stopka e-maila nie przekraczała 50 KB.

4. Hosting obrazów

Jeśli hostujesz obrazy w niezaufanej domenie, Twoje e-maile mogą nie zostać dostarczone do skrzynki odbiorczej adresata. Dlatego konieczne jest korzystanie z renomowanego komercyjnego hosta dla wszystkich dołączanych obrazów. Niektóre z nich to Twój serwer, Zdjęcia Google, Amazon S3.

5. Upewnij się, że nie używasz podwójnego śledzenia w podpisach

Jeśli zdecydujesz się śledzić wyświetlenia i kliknięcia linków w swoim podpisie, nie korzystaj z innych usług/rozszerzeń śledzenia poczty e-mail (np. Mailtrack). W przeciwnym razie ryzykujesz, że zostaniesz złapany przez filtry antyspamowe.

Najlepsze darmowe generatory podpisów e-mail

Podczas projektowania biznesowego podpisu e-mail pamiętanie o wszystkich wyżej wymienionych najlepszych praktykach może być przytłaczające. Rozwiązania do zarządzania podpisami w wiadomościach e-mail mogą pomóc w stworzeniu przejrzystego, profesjonalnego projektu, rozpowszechnieniu standardowych szablonów podpisów w wiadomościach e-mail w różnych działach firmy i upewnieniu się, że podpisy zespołu wyglądają idealnie w większości klientów poczty e-mail.

Oto lista niezawodnych twórców podpisów, od których można zacząć:

Nowa pieczątka

Newoldstamp to popularny generator podpisów, który ma zarówno wersję bezpłatną, jak i premium z roczną subskrypcją. Pozwala wybrać i dostosować szablon do własnych potrzeb i wymagań. Jeśli chcesz dodać banery promocyjne z wezwaniami do działania prowadzącymi do strony docelowej, możesz to zrobić za pomocą Newoldstamp. Co więcej, ten generator podpisów e-mail jest idealnym narzędziem dla całej Twojej organizacji, ponieważ ma centralne zarządzanie, które pozwala kontrolować i aktualizować wszystkie podpisy w Twojej firmie. Pamiętasz, mówiliśmy o upewnieniu się, że twój znak wygląda dobrze w różnych klientach poczty e-mail? Podpisy Newoldstamp są kompatybilne z większością głównych klientów poczty e-mail.

Mój podpis

MySignature to świetne narzędzie, które pomoże Ci zwiększyć widoczność marki za pomocą podpisu. Ma wiele szablonów i dodatków, które wyrażają tożsamość marki i wyróżniają Twoje e-maile. MySignature to najlepsze rozwiązanie dla freelancerów i małych firm.

HubSpot

Kreator podpisów z Hubspot znany jest z łatwości obsługi. Podaj swoje dane osobowe, dodaj linki do kont w mediach społecznościowych, baw się motywami, czcionkami i kolorami. A potem po prostu umieść swój nowy podpis na swoim koncie e-mail.

Więcej opcji ze szczegółowymi informacjami o funkcjach, cenach i opiniach klientów znajdziesz w naszym artykule o najlepszym oprogramowaniu do zarządzania podpisami w wiadomościach e-mail .

Przykłady podpisów e-mail i edytowalne szablony

Jak więc wygląda profesjonalny podpis w wiadomości e-mail? Tutaj mamy kilka fantastycznych przykładów wykonanych za pomocą naszego generatora podpisów e-mail Newoldstamp.

#1 Ten minimalistyczny podpis e-mail odzwierciedla tożsamość marki firmy, a jednocześnie kieruje ruch na korporacyjne profile w mediach społecznościowych. Przycisk Pobierz w AppStore CTA działa jako dodatkowe narzędzie do generowania leadów.

ten szablon stworzony przy użyciu newoldstamp.com

#2 Oto przykład wykorzystania kampanii banerów z podpisami e-mail, aby ogłosić przyszłe wydarzenia offline i online, takie jak konferencje lub seminaria internetowe. Użyj oprogramowania do podpisów e-mail, aby śledzić liczbę kliknięć banerów i wizualizacji.

ten szablon stworzony przy użyciu newoldstamp.com

#3 Poniższy przykład da ci wyobrażenie, w jaki sposób możesz użyć swojego podpisu e-mail, aby powiększyć swoją listę e-mailową lub zwiększyć liczbę subskrybentów podcastów lub YouTube.

ten szablon stworzony przy użyciu newoldstamp.com

#4 Kolejny przykład markowego podpisu e-mail, który pomaga zdobyć zaufanie klientów, udostępniając link do ostatniego studium przypadku. Dodaj dowód społecznościowy w swoim podpisie, aby zwiększyć lojalność i sprzedaż.

ten szablon stworzony przy użyciu newoldstamp.com

Wniosek

Projektując swój profesjonalny podpis e-mail, pamiętaj, aby pomyśleć o:

• Prosty i schludny design
• Korzystanie wyłącznie z wysokiej jakości obrazów i elementów graficznych
• Dodawanie prostego wezwania do działania
• Używanie banerów reklamowych do promowania rzeczy, takich jak najnowsze posty na blogu, nadchodzące wydarzenia
• Dostosowywanie podpisu do urządzeń mobilnych
• Zachowanie standardów korporacyjnych i prawnych
• Tworzenie podpisów firmowych
• Korzystanie z kreatorów podpisów e-mail.