Najlepszy przewodnik po blokowaniu czasu (+ aplikacje blokujące czas)

Wyobraź sobie, że codziennie wyłączasz komputer punktualnie o 17:00 tylko po to, by usłyszeć cichy głosik w swojej głowie powtarzający: Nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu…

Czy ta sytuacja dzwoni?

Właściwie okazuje się, że jest wystarczająco dużo czasu, po prostu tego nie zablokowaliśmy.

Ale czym jest tym razem technika blokowania, o której wszyscy mówią? Być może słyszałeś, że pomogło to Elonowi Muskowi zrównoważyć pracę ponad 120 godzin tygodniowo, planowanie kolonizacji Marsa z NASA i spędzanie czasu z rodziną.

Cóż, nie ma już potrzeby spekulować na temat tej tajemniczej techniki, ponieważ ten przewodnik ma ujawnić wszystkie tajniki blokowania czasu .

Omówimy podstawy — od tego, co to jest , po instrukcje krok po kroku, jak zacząć blokować swój czas już dziś. Będziemy też pomóc uniknąć typowych błędów blokowania czasu i poinformować Cię o narzędziach, których potrzebujesz, aby odzyskać kontrolę nad czasem — 11 najlepszych aplikacji blokujących czas.

Więc nie traćmy więcej czasu i zacznijmy, dobrze?

Czym jest blokowanie czasu?

Blokowanie czasu lub blokowanie kalendarza to prosta technika zarządzania czasem.

Wszystko, co musisz zrobić, to zdefiniować konkretne ramy czasowe dla zadania, wydarzenia lub czynności i zarezerwować ten przedział czasowy w swoim kalendarzu. Dopiero po zakończeniu pracy w jednym bloku czasowym możesz przejść do następnego.

Kiedy wybierasz przedział czasowy, możesz również zdecydować, ile czasu zajmie każde zadanie. Możesz poświęcić 15 minut na odpowiadanie na e-maile, a następnie wykonywać swoją skoncentrowaną pracę przez 3 godziny. Nie ma zasad.

Na przykład Elon Musk wybrał pracę w 5-minutowych blokach czasowych, gdy był prezesem Tesli i SpaceX. Jego decyzja o zablokowaniu czasu pomogła mu z powodzeniem prowadzić dwie kolosalne firmy, ćwicząc dwa razy w tygodniu i spędzając około 4 dni w tygodniu ze swoimi dziećmi.

Dlaczego w ogóle potrzebujesz blokowania czasu?

Powód jest dość oczywisty — wszyscy potrzebujemy blokowania czasu, aby przejąć kontrolę nad naszym czasem i osiągnąć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym .

Ale w jaki sposób przypisywanie losowych kolorów do naszych zadań może pomóc nam dokończyć wszystko i pozostawić wystarczająco dużo czasu na relaks?

Cóż, to właściwie całkiem proste.

Według psychologii społecznej każdy z nas ma problem z realizacją planów. To zjawisko, które nas wszystkich niepokoi, nazywane jest błędem planowania i sprawia, że ​​nie doceniamy czasu potrzebnego na wykonanie naszych działań.

Tak więc, zamiast dać sobie 2 dni na dokończenie 1000-wyrazowego posta na blogu (ponieważ tyle zwykle trwa), twierdzę, że skończę go w jeden dzień.

Z powodu mojej błędnej oceny nie dotrzymuję terminu i muszę przełożyć kilka innych zadań, aby dokończyć artykuł.

W tym momencie w grę wchodzi nawyk blokowania czasu.

Jeśli zdecyduję się przeznaczyć 6 godzin na zrobienie researchu, 2 godziny na napisanie pierwszego szkicu i 6 więcej na samo pisanie, już teraz będzie mi lepiej niż pisanie bez planu.

Kiedy blokujemy określone fragmenty czasu na każde zadanie, które mamy pod ręką, planowanie staje się bardziej realistyczne. Nawet jeśli nie uda Ci się przewidzieć, ile czasu będziesz potrzebować na ukończenie czegoś, następnym razem, gdy będziesz musiał wykonać podobne zadanie, zawsze możesz wrócić do swojego kalendarza, policzyć bloki czasowe sprzed i dokładnie oszacować.

Czy są jakieś inne korzyści związane z blokowaniem czasu?

Oprócz wyrwania Cię z uścisku błędu planowania, blokowanie czasu ma o wiele więcej zalet — korzyści, które zauważysz, gdy tylko zaczniesz planować swój dzień z niewielką pomocą tej techniki.

Ale dopóki to się nie stanie, damy Ci podgląd wszystkiego, czego możesz się spodziewać, gdy zaczniesz blokować zadania .

Blokowanie czasu zmusi Cię do skupienia się na priorytetach

Gdy tylko zaczniesz tworzyć wstępny plan, poczujesz potrzebę zablokowania godzin, w których czujesz się najbardziej skoncentrowany na najważniejszych zadaniach .

Być może zauważysz, że rano jesteś bardziej skoncentrowany, więc zdecydujesz się zablokować poranne czasy na zadania, które są zarówno ważne, jak i pilne.

Blokowanie czasu zmniejszy prokrastynację i rozproszenie

Kiedy masz zaplanowane zadanie w swoim kalendarzu, wraz z wyznaczonymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia, poczujesz potrzebę dotrwania do tego wyznaczonego czasu, a nawet pokonania go – więc będziesz mniej skłonny do zwlekania lub padnięcia ofiarą do rozproszeń .

Blokowanie czasu sprawi, że będziesz realistycznie traktować swój czas i pracę

Powiedzenie, że dzisiaj skończysz wersję roboczą projektu, jest w najlepszym razie optymistycznym przypuszczeniem, chyba że masz to zadanie zapisane w swoim harmonogramie, z oczekiwanym czasem, jaki zajmie Ci ukończenie — a bloki czasowe właśnie to zapewniają.

Blokowanie czasu pomoże Ci prowadzić rejestr tego, jak spędzasz czas

Dzięki blokowaniu czasu zasadniczo dzielisz swój dzień na wstępnie zdefiniowane przedziały czasowe — na przykład:

• 1 godzina na prace administracyjne,
• 1 godzina na odpowiadanie na codzienne e-maile i
• 3 godziny na przygotowanie propozycji projektu.

O ile czas, który blokujesz w kalendarzu, służy jako przewodnik po upakowanej liście rzeczy do zrobienia, służy on również jako przypomnienie o dotychczasowych osiągnięciach i czasie spędzonym na określonych zadaniach. Te dane pozwalają przemyśleć swój harmonogram i to, czy uczęszczanie na spotkania przez 4 godziny każdego dnia uniemożliwia skupienie się na innych, ważniejszych sprawach.

Blokowanie czasu pomoże Ci znaleźć czas na wszystko

Jeśli martwisz się, że ostatnio nie spędzasz wystarczająco dużo czasu ze swoimi dziećmi, zaplanuj codziennie specjalny blok czasowy tylko dla nich.

Jeśli wkrótce będziesz miał ważny rodzinny obiad, zablokuj dla niego wieczór tego dnia i nie pozwól, aby żadne wymówki powstrzymały Cię od wzięcia w nim udziału.

Jeśli chcesz popracować nad kreatywnym hobby, zaplanuj na to godzinę w tygodniu i trzymaj się tego czasu.

Jest to jedna z największych zalet tej techniki zarządzania czasem — nie tylko zarezerwujesz i oszczędzisz wystarczająco dużo czasu na czynności związane z pracą, ale także zaoszczędzisz czas na relaks, hobby, rodzinę, przyjaciół lub cokolwiek chcesz .

A co z odmianami blokującymi czas?

Blokowanie czasu to sama w sobie technika zarządzania czasem, która zmienia życie.

Ale czy jest na tyle uniwersalna, że ​​może działać dla każdego? A co jeśli po prostu musisz uczestniczyć w dziesiątkach spotkań w środy i większość swojej skoncentrowanej pracy zmieścisz tylko w poniedziałki?

W tym miejscu na ratunek przychodzą warianty blokowania czasu — grupowanie zadań , boks czasowy i motywy dnia .

Grupowanie zadań

Pomyśl o grupowaniu zadań jako uaktualnieniu do blokowania czasu. Grupowanie zadań obejmuje również wybieranie określonych fragmentów czasu dla określonych zadań. Ale tym razem, zamiast skupiać uwagę na jednym konkretnym zadaniu na raz, grupujesz podobne zadania i wykonujesz je za jednym razem.

Ale jak to dokładnie działa?

Załóżmy, że kierujesz kampanią e-mail marketingową swojej firmy. Zamiast przechodzić od godzinnego projektowania strategii e-mailowej do pisania podpisu w mediach społecznościowych przez 15 minut, tylko po to, by wrócić do kampanii e-mailowej, możesz od razu zakończyć wszystkie zadania związane z pocztą e-mail. Następnie, po zakończeniu, po prostu przechodzisz do następnej partii.

Boks na czas

Chociaż wygląda podobnie i brzmi podobnie, boks czasowy w rzeczywistości różni się od blokowania czasu.

Boks czasowy obejmuje również zarezerwowanie określonej ilości czasu na pojedyncze zadanie , ale zapobiega rozciąganiu punktu końcowego w nieskończoność.

Tak więc, zamiast poświęcać 3 godziny na napisanie posta na blogu, dam sobie po prostu 3 godziny na skomponowanie 500-wyrazowej wersji roboczej. Ustanawiając mój cel bardziej konkretny i ograniczony w czasie, uchronię się przed zwlekaniem i nauczę się również ustalać lepsze terminy.

Motyw dnia

Wyobraź sobie, że masz cały dzień przed sobą tylko na tworzenie treści. Żadnych spotkań, żadnych e-maili, tylko długa, nieprzerwana kreatywność.

Cóż, o to chodzi w temacie dnia. Organizujesz swój dzień wokół jednego konkretnego tematu i poświęcasz mu niepodzielną uwagę.

Następnie następnego dnia możesz uczestniczyć w spotkaniach, wyczyścić skrzynkę odbiorczą i poddać się przerwom.

Dyrektor generalny Twittera, Jack Dorsey, postępuje zgodnie z tą praktyką, więc całe wtorki spędza na działaniach związanych z produktami, a całe środy na działaniach marketingowych.

Mimo to, chociaż motywy dzienne obiecują największą liczbę godzin, w których można się skoncentrować, obejmują one odcięcie się od każdego zadania, które nie pasuje do twojego dziennego motywu.

Jeśli Twoja praca wymaga, abyś był obecny i dostępny przez cały czas, lepiej wybrać inny wariant blokowania czasu.

Jak zablokować czas w swoim harmonogramie

Teraz, gdy odkryliśmy wszystkie podstawy blokowania czasu, nadszedł czas, aby zobaczyć, jak zastosować tę technikę zarządzania czasem w akcji.

Wszystko, co musisz zrobić, to wykonać 4 główne kroki blokowania czasu :

• Zaplanuj wszystko
• Zdefiniuj bloki czasowe
• Działaj zgodnie ze swoim harmonogramem
• Testuj i poprawiaj

1. Zaplanuj wszystko

Ten pierwszy krok wprawia wszystko w ruch. Tym razem będziesz musiał przeprowadzić burzę mózgów nad wszystkimi zadaniami, nad którymi być może będziesz musiał popracować w tym tygodniu, a następnie zejść w dół.

Po zakończeniu burzy mózgów prawdopodobnie zauważysz, że wymieniłeś szereg zadań, które nie są priorytetem lub mają odległy termin. Na razie możesz zrezygnować z tych zadań i ograniczyć swoje codzienne harmonogramy do 3–5 zadań priorytetowych dziennie.

Te priorytety mogą być powtarzającymi się zadaniami, z którymi zmagasz się każdego dnia, takimi jak odpowiadanie na ważne e-maile lub obsługa połączeń od klientów. Mogą też być zadaniami, z którymi mierzysz się od czasu do czasu, takimi jak pilna praca administracyjna lub prowadzenie badań do nowego projektu.

Tak czy inaczej, upewnij się, że wyróżniłeś te priorytetowe i nieuniknione zadania na swojej liście rzeczy do zrobienia. Możesz nawet dodać szacunkowe czasy dla każdego zadania, aby ułatwić kolejny krok.

Aby jeszcze bardziej uprościć ten proces, możesz nawet podzielić swoje zadania na mniejsze .

Na przykład zamiast blokować całą godzinę tylko w celu odpowiedzi na e-maile, możesz policzyć e-maile otrzymane tego dnia i przeznaczyć 5 minut na każdy e-mail.

W ten sposób unikniesz marnowania 10 minut na jeden e-mail, a następnie pospiesznego dokończenia następnego w 2 minuty, aby nadążyć za blokiem czasowym.

Po wybraniu priorytetów i skompilowaniu szczegółowej listy rzeczy do zrobienia nadszedł czas na zdefiniowanie dokładnych bloków czasowych i zaznaczenie ich w kalendarzu.

2. Zdefiniuj bloki czasowe

Drugi krok wymaga skupienia się tylko na czasie. Tutaj musisz zdecydować:

• Kiedy blokować czas, definiując konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia
• Na jak długo blokować czas, definiując czas trwania zadania

Próbując znaleźć odpowiedź na te pytania, nie zapominaj, że zupełnie naturalne jest, że nie wiesz, ile czasu mogą zająć niektóre z twoich zadań. Im więcej ćwiczysz blokowanie czasu, tym pewniej będziesz planować swoje zadania.

Kiedy trzeba blokować czas?

Zgodnie z nauką o rytmach dobowych jest idealny czas na wszystkie Twoje czynności . Niezależnie od tego, czy zamierzałeś się zrelaksować, czy tworzyć listę rzeczy do zrobienia, musiałeś zauważyć, że w ciągu dnia są pewne momenty, w których skuteczniej wykonujesz swoje zadania.

To byłby twój punkt wyjścia.

Pomyśl o porze dnia, kiedy jesteś najbardziej czujny, skoncentrowany i najprawdopodobniej skupiasz się bez rozpraszania uwagi. To czas, w którym powinieneś zaplanować swoje priorytetowe zadania.

Wszystko inne, czy to biznesowe, czy osobiste, powinieneś starać się zaplanować mniej więcej w tym „najlepszym” czasie.

Na jak długo trzeba blokować czas?

Nauka o rytmach ultradiańskich twierdzi, że nasze umysły pracują w 90-minutowych cyklach. Ale jeśli jesteś fanem popularnej zasady Pomodoro, być może pracujesz w cyklach 25-minutowych.

Więc jak długo powinieneś pracować?

Po pierwsze, ogranicz blok czasowy do 90 minut . Nauka pokazuje, że nie można skoncentrować się na jednej czynności bez przerwy trwającej dłużej niż półtorej godziny. Przynajmniej nie, jeśli chcesz wykonywać pracę wysokiej jakości.

Zarówno nauka o rytmach ultradiańskich, jak i technika Pomodoro nalegają, aby robić częste przerwy — przynajmniej przez 5 minut po każdej sesji pracy. Ale jeśli uważasz, że 90-minutowe interwały są zbyt długie, możesz zamiast tego wybrać 25 minut dla swoich bloków czasowych . Interwał ten jest wystarczająco długi, abyś mógł się skoncentrować, ale na tyle krótki, żebyś się zbytnio nie zmęczył.

Alternatywnie możesz je mieszać. W zależności od zadania, nad którym pracujesz, możesz zablokować 90 minut na bardziej wymagającą pracę i 25 minut na odpowiadanie na e-maile, dokończenie formalności itp.

Nie zapominaj, że to tylko niektóre sugestie oparte na nauce. Zawsze możesz wypróbować i przetestować własne niestandardowe bloki czasowe, aż znajdziesz tę jedną strategię, która działa dla Ciebie.

3. Działaj zgodnie ze swoim harmonogramem

Po wybraniu co i określeniu, kiedy i jak długo , musisz „zrealizować” swoje obietnice i przestrzegać harmonogramu.

Zacznij od pierwszego bloku czasowego. Rozpocznij pracę nad nim w wyznaczonym czasie rozpoczęcia i przestań nad nim pracować w wyznaczonym czasie zakończenia. Następnie powtarzaj, aż dojdziesz do końca harmonogramu na dziś.

To może wydawać się najłatwiejszym krokiem w procesie blokowania czasu — ustaliłeś już podstawowe zasady, teraz wystarczy ich przestrzegać.

Jednak działanie zgodnie z harmonogramem stanie się łatwe i proste dopiero wtedy, gdy zorientujesz się, czy wyznaczone bloki czasowe działają w prawdziwym życiu — i tu zaczyna się etap weryfikacji.

4. Testuj i poprawiaj

Gdy zaczniesz pracować nad blokami czasowymi, możesz zauważyć, że Twoje przewidywania nie zawsze są tak dokładne, jak się spodziewałeś.

Być może zauważysz, że efektywne spotkania zazwyczaj zajmują 15 minut, a pozostałe 10 minut marnujesz, starając się dotrzymać wyznaczonego czasu.

Chociaż nie jest to nieoczekiwane, aby doskonalić swoje umiejętności blokowania czasu, musisz zwracać szczególną uwagę na to, ile czasu zajmuje ukończenie każdego zadania .

W tym celu możesz spróbować jak najczęściej obserwować czas lub skorzystać z narzędzia do śledzenia czasu, które może to zrobić w tle.

Jeśli używasz Clockify do tego celu, możesz ręcznie wstawić nazwę zadania, nad którym aktualnie pracujesz, i uruchomić timer w wersji desktopowej, gdy tylko zaczniesz pracę.

Alternatywnie możesz użyć rozszerzeń przeglądarki Clockify i uruchomić stoper bezpośrednio z przeglądarki.

Aby zaoszczędzić jeszcze więcej minut, możesz uruchomić stoper z dowolnego miejsca w przeglądarce, wybierając żądany tekst i klikając go prawym przyciskiem myszy. Następnie wystarczy kliknąć przycisk Uruchom zegar z opisem …

Jeśli masz zamiar dołączyć do spotkania, możesz nawet uruchomić stoper bezpośrednio z zaplanowanego wydarzenia.

Gdy skończysz spotkanie, po prostu kliknij ZATRZYMAJ, aby uzyskać dokładny czas, który na nim spędziłeś.

Tak więc następnym razem, gdy utworzysz harmonogram blokowania czasu, będziesz mieć wyniki śledzenia czasu rzeczywistego pokazujące czas spędzony na spotkaniach, aby poprowadzić Cię w kierunku idealnej rutyny blokowania czasu.

Jak uniknąć typowych błędów blokowania czasu

Mówią, że jeśli nie popełniasz błędów, to nic nie robisz , a dotyczy to zwłaszcza blokowania czasu. Gdy zaplanujesz zadanie cykliczne i zobaczysz, że nie zablokowałeś wystarczająco dużo czasu, aby je ukończyć, ten błąd doprowadzi Cię do sprytniejszego zaplanowania następnego razu.

Jednak pewne błędy związane z blokowaniem czasu mogą kosztować więcej czasu i energii na dłuższą metę, a nawet doprowadzić do całkowitego zrezygnowania z tej techniki zarządzania czasem, nie dając jej szansy na przekształcenie przepływu pracy.

Więc zamiast zaczynać jako nowicjusz i paść ofiarą błędów początkujących, rozważ poniższe wskazówki i zacznij jako prawdziwy ekspert w blokowaniu czasu.

Przygotuj się na rezygnację z rzeczy

Rozpoczęcie od nowej techniki zarządzania czasem, zwłaszcza tej, która obiecuje zrewolucjonizować sposób, w jaki wykonujesz swoją pracę, jest z pewnością ekscytujące.

Ale co, jeśli podekscytowanie sprawi, że będziesz zbyt napięty harmonogramem, nawet jeśli stanie się oczywiste, że w ciągu dnia nie masz wystarczająco dużo godzin, abyś mógł wszystko ukończyć? Jeśli tak się stanie, prawdopodobnie nie tylko zrezygnujesz z blokowania na czas przed końcem tygodnia, ale także zwiększysz swoje szanse na wypalenie.

Dlatego zamiast trzymać się swoich planów, nawet jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego, przygotuj się na zmianę rzeczy lub zrezygnuj z nich całkowicie . O ile nie trzeba ich ukończyć tego samego dnia, zawsze możesz wprowadzić zmiany i odłożyć niektóre zadania na jutro.

Możesz też zawsze pomyśleć o nieoczekiwanych wydarzeniach z wyprzedzeniem i zaplanować dodatkową godzinę na wypadek, gdyby coś nie poszło zgodnie z planem.

Nie zapomnij zaplanować przerw

Łatwo jest dać się ponieść pracy, zwłaszcza gdy wszystko idzie świetnie, a Twoje blokady czasowe wydają się Ci wypracowywać.

Ale prędzej czy później, jeśli zapomnisz zaplanować sobie przerwę, skończysz przepracowany.

Kiedy tak się dzieje, jest bardziej prawdopodobne, że popełnisz błędy i doprowadzisz się do wypalenia.

Oprócz ryzykowania własnego samopoczucia poprzez pracę bez przerw, prawdopodobnie w ciągu zaledwie kilku dni Twoja decyzja dotycząca blokowania czasu rozpadnie się.

Pamiętaj, aby odłożyć co najmniej 5 minut między każdym blokiem i nie zapomnij trzymać się zwyczaju odkładania wszystkiego na później.

Możesz dowolnie zaprojektować własny czas przerwy, ale upewnij się, że nie wymaga to patrzenia na ekrany.

Zaplanuj dzień „na wypadek, gdyby coś poszło nie tak”

Pomyśl o dniu, w którym wszystko idzie gładko — udaje Ci się odhaczyć każdą rzecz z listy i nadal masz energię, by ćwiczyć, wyjść i czytać przed pójściem spać.

Ile takich dni w tygodniu otrzymujemy? Czasami żaden, a to tylko człowiek.

To, jak odzyskać siły po dziesiątkach przerw i niedokończonych zadań, jest tym, co decyduje o różnicy między udanym tygodniem pracy a nieudanym tygodniem.

Tak więc, bez względu na to, jak umiejętnie jesteś w momencie blokowania, zawsze pamiętaj, aby odłożyć co najmniej kilka godzin na wypadek, gdyby pojawiło się coś nieoczekiwanego i nawet nie możesz zacząć od swoich priorytetowych zadań.

W ten sposób możesz przełożyć nieoczekiwaną rzecz i zająć się nią w godzinach „na wszelki wypadek” lub zająć się tym od razu, wiedząc, że wciąż masz wystarczająco dużo czasu, aby wrócić do swoich najważniejszych priorytetów.

Jeśli to możliwe, spróbuj zaplanować cały dzień dla wszystkich zadań, z którymi masz zaległości .

Gdy tylko zobaczysz, że cały dzień jest zablokowany tylko po to, by nadrobić zaległości, które sprawiają, że przez cały tydzień czujesz się przytłoczony, natychmiast poczujesz się mniej zestresowany i bardziej gotowy do przestrzegania harmonogramu.

Dodatkowe wskazówki, dzięki którym blokowanie czasu działa dla Ciebie

Chociaż praktyka czyni wszystko perfekcyjnym i prawdopodobnie po pewnym czasie opanujesz nawyk blokowania czasu, przygotowaliśmy kilka dodatkowych wskazówek, dzięki którym możesz pominąć kilka kroków i sprawić, by blokowanie czasu zadziałało od samego początku.

Twórz szablony blokujące czas

Blokowanie czasu w kalendarzu może trochę potrwać, ale przyspieszysz to, jeśli utworzysz szablony blokowania czasu . Możesz tworzyć puste przedziały czasowe z godzinami rozpoczęcia i zakończenia i po prostu wypełniać je zadaniami.

Zarezerwuj puste przedziały czasowe na codzienne czynności — na przykład zarezerwuj godziny, w których będziesz ćwiczyć, brać poranny prysznic, jeść śniadanie.

Możesz także zarezerwować puste przedziały czasowe dla swoich priorytetowych zadań — jeśli obliczyłeś swój biologiczny czas prime, zrozumiesz, kiedy jest najbardziej efektywne okno czasowe, i będziesz wiedział, aby zawsze rezerwować te wcześniej ustalone przedziały czasowe dla swoich zadania priorytetowe.

Niech wszyscy wiedzą o swoim nowym nawyku

W większości przypadków, bez względu na to, jak starannie układamy nasz harmonogram, rzeczy stają na przeszkodzie. Czasami sabotujemy siebie, odwlekając lub poddając się niepilnym zadaniom, a innym razem inni ludzie po prostu przychodzą i przerywają, i kończymy na wielozadaniowości przez cały dzień.

Chociaż większość z tych przerw jest prawdopodobnie całkowicie uzasadniona, przynajmniej znacznej ich części można by uniknąć, gdyby ludzie wiedzieli, że jesteś zbyt zajęty.

Tak więc, zamiast mieć nadzieję, że nikt nie zaplanuje spotkania w środku Twojego bloku „głębokiego skupienia”, poinformuj członków zespołu o zmianach, które wprowadziłeś do swojego przepływu pracy .

Oznacz dostępne godziny w aplikacji kalendarza i poinformuj wszystkich o najlepszych sposobach szybkiego skontaktowania się z Tobą w sytuacji awaryjnej, która nie może się doczekać końca Twoich godzin koncentracji.

Zwykle, gdy tylko twoi koledzy zobaczą, że nie jesteś dostępny, większość z nich wprowadza zmiany w swoich planach i czeka na następne otwarcie, aby się z tobą skontaktować.

Nie pomijaj swojego czasu osobistego

Chociaż może wydawać się logiczne, że w pewnym momencie nie zapomnisz przestać pracować, czasami konieczne jest również umieszczenie czasu osobistego w kalendarzu .

Ale blokowanie kawałka czasu „poza biurem” nie oznacza, że ​​musisz z wyprzedzeniem planować swój wolny czas, jeśli wydaje ci się to zbyt ograniczające. Mimo to, gdy przed tobą pracowity dzień i wydaje się, że nie ma końca, widząc przyjazną twarz w kształcie zabawnej aktywności na samym dole harmonogramu, zawsze sprawiasz, że dzień jest nieco jaśniejszy.

Zaplanuj rytuał „na koniec dnia”

Rytuał „końca dnia” nie idzie dobrze tylko z blokowaniem czasu. Jeśli kiedykolwiek ćwiczyłeś „głęboką pracę” lub czytałeś książkę Cala Newporta o sukcesie w rozproszonym świecie, wiesz, jak ważne jest, aby dać umysłowi sygnał, że nadszedł czas, aby nazwać to dniem .

Twój rytuał nie musi trwać godzinami, ani nie musi mieć określonej struktury.

Możesz zaplanować od 5 do 15 minut dziennie, aby przejrzeć swoje bloki czasowe, przejrzeć wszystko, co osiągnąłeś w ciągu dnia i zmienić bloki, które zaplanowałeś na jutro.

W piątki możesz nawet przekształcić go w recenzję „na koniec tygodnia” i przejrzeć dokładne szczegóły każdego z bloków czasowych.

Ta rutyna nie tylko pomoże Ci przestać myśleć o pracy po wylogowaniu się, ale także sprawi, że Twoje przyszłe bloki czasowe staną się inteligentniejsze — ponieważ daje Ci chwilę na zastanowienie się nad początkowym harmonogramem blokowania czasu.

Być może zauważysz, że początkowo planowałeś spędzić tylko dwie godziny na spotkaniach, ale w zeszłym tygodniu zajęło ci to prawie cztery godziny. Więc teraz wiesz, że należy odłożyć dłuższe bloki czasowe na komunikację w przyszłości.

Aplikacje blokujące czas

Wspominaliśmy, że blokowanie czasu to prosta technika zarządzania czasem.

Być może zastanawiasz się: „ Jeśli to takie proste, po co ci kilka aplikacji? Czy nie będą po prostu zbytnio komplikować rzeczy ?”

W rzeczywistości zrobią dokładnie odwrotność tego. Poniższe aplikacje do blokowania czasu uproszczą rutynę blokowania czasu i zapewnią, że popełnisz jak najmniej błędów.

Potrzebujesz tylko:

• Śledzenie czasu — aby pomóc Ci dowiedzieć się, jak dokładnie spędzasz czas (w czasie rzeczywistym).
• Aplikacja listy zadań, aplikacja do zarządzania zadaniami, organizator lub planista — aby pomóc Ci pozostać na szczycie swoich priorytetów.
• Aplikacja Kalendarz — aby pomóc Ci zwizualizować bloki czasowe i poinformować innych, kiedy będziesz dostępny.

Aby pomóc Ci zmarnować jak najmniej czasu na przygotowanie, wybraliśmy kilku najlepszych wykonawców z każdej kategorii i przedstawiamy je w następujący sposób:

• Clockify — aplikacja do śledzenia czasu
• Kalendarz Google — klasyczna aplikacja kalendarza
• Any.do — wszechstronny menedżer zadań i asystent kalendarza
• Todoist — lista zadań
• Fantastyczny — Aplikacja kalendarza Mac
• Pamiętaj o mleku — lista rzeczy do zrobienia i aplikacja do zarządzania zadaniami
• DigiCal — planer dnia
• Microsoft To Do — aplikacja z listą rzeczy do zrobienia
• Rzeczy 3 — aplikacja do zarządzania zadaniami
• Blok czasu – mobilny planer dnia
• TickTick – aplikacja do codziennego planowania

Clockify — aplikacja do śledzenia czasu

Clockify to aplikacja do śledzenia czasu z wydajnymi funkcjami blokowania czasu.

Dzięki Clockify będziesz mógł śledzić czas spędzony w zaplanowanych blokach czasowych podczas pracy nad nimi i dowiedzieć się, czy będziesz musiał wprowadzać poprawki dla tych samych bloków czasowych w przyszłości.

Będziesz także mógł:

• Śledź czas w czasie rzeczywistym, z dokładnością do sekundy, która naprawdę zajmuje Ci wykonanie zadania
• Dodaj czas, który już spędziłeś na zaplanowanych blokach czasu ręcznie na stronie Śledzenie czasu lub w widoku grafiku
• Oszacuj swoje bloki czasowe i porównaj, czy naprawdę dotrzymujesz tych szacunków
• Analizuj czas spędzony na projektach i zadaniach w raportach tygodniowych, szczegółowych i podsumowujących
• Zobacz zarówno śledzony czas, jak i nakładające się zadania w widoku kalendarza

• Skorzystaj z integracji z Kalendarzem Google, aby śledzić czas w zaplanowanych wydarzeniach i zadaniach bez opuszczania Kalendarza Google
• Śledź czas z niemal każdego zakątka sieci, ponieważ Clockify integruje się z ponad 80 aplikacjami

Będziesz także mógł zdefiniować 4 różne rodzaje stawek godzinowych, a czas, który śledzisz w zaplanowanych blokach czasu, będzie automatycznie przeliczany na zarobki w sekcji Raporty w aplikacji.

Dostępne dla : Web, Windows, Linux, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox, Edge

Kalendarz Google — klasyczna aplikacja kalendarza

Kalendarz Google to klasyczna aplikacja kalendarza, która umożliwia planowanie wydarzeń, zadań i przypomnień w wizualnych blokach czasowych — każda pozycja kalendarza reprezentuje blok czasowy.

Będziesz w stanie:

• Twórz różne, oznaczone kolorami kalendarze dla różnych części swojego życia
• Zaplanuj okresy skoncentrowanego czasu i zaplanuj przypomnienia dla powtarzających się bloków czasowych/zadań
• Planuj spotkania z grupami, gdy wszyscy są dostępni, analizując sugerowane godziny
• Dodawaj wydarzenia i planuj spotkania z kolegami z drużyny z całego świata
• Określ dokładne godziny pracy, aby Twoi koledzy z drużyny wiedzieli, kiedy będziesz dostępny
• Włącz powiadomienia na pulpicie, aby otrzymywać przypomnienia o następnym bloku/zadaniu w agendzie

Funkcja podświetlania Kalendarza Google pomaga przypomnieć Ci o swoim planie dnia — każdego ranka przed rozpoczęciem dnia pracy (około 5 rano) otrzymasz automatyczny e-mail z podsumowaniem wydarzeń/przypomnień/zadań, które czekają na Ciebie tego dnia.

Dostępne dla : WWW, iOS, Android, Chrome, Firefox

Any.do — wszechstronny menedżer zadań i asystent kalendarza

Any.do to wszechstronny menedżer zadań z funkcjami klasycznego kalendarza, przypomnień i aplikacji do planowania. Będziesz mógł zaplanować i wdrożyć swój harmonogram blokowania czasu, a także współpracować z innymi we wspólnym systemie blokowania czasu.

W skrócie, dostaniesz się do:

• Dodawaj zadania, ustalaj priorytety właściwych, organizuj je jako listy i dziel na podzadania
• Zarządzaj wspólnymi projektami
• Zdefiniuj zadania cykliczne i ustaw dla nich przypomnienia
• Dodaj wydarzenia i zadania w swoim kalendarzu, a następnie ciesz się ich połączonym widokiem, który podkreśla Twoje ruchliwe godziny i bloki czasu wolnego
• Automatycznie przełóż wszystkie zadania o niższym priorytecie, aby pozostawić więcej miejsca na priorytety

Najważniejszym elementem tej aplikacji kalendarza są funkcje poleceń głosowych — możesz dyktować wydarzenia i zadania, zdalnie poprosić o dzisiejszy plan dnia, a także zająć się listami rzeczy do zrobienia bez użycia rąk.

Dostępne dla: Web, Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox, Apple Watch, Android Wear, Amazon Alexa, Siri, Google Assistant

Todoist — lista rzeczy do zrobienia

Todoist to najlepsza aplikacja z listą rzeczy do zrobienia, która oferuje szereg funkcji zarządzania zadaniami, a także szereg opcji integracji i synchronizacji.

W skrócie, będziesz mógł:

• Twórz zadania i przydziały oraz grupuj je w projekty
• Określ termin realizacji zadań
• Porządkuje zadania według poziomu priorytetu z flagami oznaczonymi kolorami
• Twórz listy rzeczy do zrobienia i zarządzaj nimi
• Współpracuj z innymi przy projektach i zadaniach
• Prześlij dodatkowe materiały do ​​rzeczy do zrobienia i dodaj do nich pouczające komentarze

Todoist oferuje bardziej zaokrąglone zarządzanie zadaniami niż większość podobnych aplikacji, umożliwiając obsługę projektów jako bloków czasowych w widoku kalendarza i jako wykresów Gantta — będziesz mógł wyświetlić wszystkie swoje projekty zmapowane z ich odpowiednimi terminami, elementami dostarczanymi projektu i zależności.

Dostępna jest również opcja przeglądania trendów produktywności według tygodni i miesięcy, wyznaczania spersonalizowanych celów i otrzymywania punktów za każdym razem, gdy wykonasz zadanie.

Dostępne dla : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux, Chrome, Firefox, Edge, Safari, Apple Watch, Android Wear

Fantastycznie – aplikacja kalendarza Mac

Fantastical is a Mac-exclusive calendar app with the usual time-blocking-friendly calendar features – you'll be able to reorganize your schedule around team priorities, but also duplicate events across calendars and view your weekly agenda in a couple of clicks.

Będziesz w stanie:

• View maps showing the locations where you have scheduled events
• Make use of various calendar sets meant to help improve your scheduling
• Create reminders for your time blocked events and tasks in an instant by starting a sentence with “reminder” or “remind me to”
• Enjoy a full-calendar view for the time blocks you had scheduled per day, week, month, or year
• Add and join conference calls right from the app

The highlight feature of the app is its Mini Window — this Fantastical window inhabits your menu bar, and allows you to create, view, and edit events, tasks, and reminders in a faster way.

Available for: Mac

Remember the Milk — to-do list and task management app

Remember the Milk is a to-do list and task management app meant to help you handle your to-do lists — especially if you have a busy schedule and are likely to forget about your priorities (like buying the milk).

Będziesz w stanie:

• Note down tasks and to-dos in a simple workspace
• Define reminders for each task and set them to arrive to you via Twitter, Text, or email
• Share lists and delegate tasks to others
• Organize and categorize your tasks with priority levels, tags, deadlines, and more
• Search for tasks, notes, and then save your most important searches as “Smart lists” for easier access

The standout feature of Remember the Milk is its recent Gmail add-on that lets you create new tasks right from your inbox, as well as its Zapier integration that gives you the option to connect Remember the Milk with hundreds of different apps.

Available for : Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, BlackBerry, Apple Watch, Edge, Chrome, Firefox, Safari

DigiCal — planer dnia

DigiCal jest prostym planerem dnia w swoim rdzeniu, ale z wieloma widokami kalendarza, widżetami, katalogiem kalendarzy i integracją z kilkoma godnymi uwagi kalendarzami online.

W tej aplikacji uzyskasz dostęp do:

• Zaplanuj spotkania, a następnie przeglądaj je w 7 różnych widokach kalendarza, w tym dziennym, tygodniowym, miesięcznym lub przeglądem planu wydarzeń
• Korzystaj z 6 funkcjonalnych widżetów i 9 gotowych motywów
• Synchronizuj i planuj własny harmonogram zgodnie z oficjalnymi harmonogramami telewizyjnymi – zaznaczaj zablokowane czasowo zadania, ale także nigdy nie przegap z tego powodu ważnej gry
• Synchronizuj z najpopularniejszymi kalendarzami online, takimi jak Kalendarz Google, Exchange i Outlook.com

Wyróżniającą cechą tej aplikacji jest prognoza pogody, co czyni ją idealnym towarzyszem dla fotografów plenerowych — będziesz w stanie koordynować swoje wydarzenia i zadania na świeżym powietrzu zgodnie z temperaturą zewnętrzną, chmurami, wiatrem oraz porami wschodu i zachodu słońca .

Dostępne dla: Androida

Microsoft To Do — aplikacja z listą rzeczy do zrobienia

Microsoft To Do to proste w użyciu oprogramowanie do tworzenia list zadań, które może pomóc w ustalaniu priorytetów, porządkowaniu zadań wokół określonego tematu i łatwym udostępnianiu ich, tak aby każdy mógł zobaczyć, nad czym aktualnie pracujesz.

Aplikacja daje również możliwość:

• Dodaj podzadania do większych projektów
• Spersonalizuj swoje listy za pomocą różnych środowisk i obrazów
• Dodaj tagi do swoich zadań, abyś zawsze mógł je znaleźć
• Ustaw terminy i przypomnienia dla każdego oddzielnego zadania
• Synchronizuj z Outlook.com i Microsoft Planner

Chociaż znacznie prostsze niż jego solidni konkurenci, wyróżniającą cechą Microsoft To Do jest funkcja współpracy, która umożliwia przypisywanie zadań innym członkom, a także dodawanie zadań przypisanych do Ciebie do własnej listy rzeczy do zrobienia.

Dostępne dla: Web, Windows, Mac, iOS, Android

Rzeczy 3 — aplikacja do zarządzania zadaniami

Things 3 to kolejna aplikacja do zarządzania zadaniami z widokiem przypominającym dziennik — możesz tworzyć listy rzeczy do zrobienia, kompilować listy zakupów i zakupów, wyświetlać zadania pogrupowane według projektów i dodawać do nich notatki. A wszystko to zgodnie z metodologią Getting Things Done.

Będziesz mógł blokować czas na wydarzenia w prostym widoku kalendarza, a następnie grupować je według typu — Praca, Osobiste, Rodzina lub dowolną inną niestandardową klasyfikację.

Będziesz także mógł:

• Zbieraj rzeczy do zrobienia, które nie zostały jeszcze skategoryzowane, i przechowuj je w sekcji Skrzynka odbiorcza aplikacji
• Twórz projekty, dodawaj do nich odpowiednie zadania, które możesz zaznaczyć, a następnie podziel je na podtytuły, aby ułatwić zarządzanie
• Twórz obszary i grupuj powiązane projekty razem

Najważniejszym elementem tej aplikacji są funkcje planowania — możesz grupować zadania według pory dnia, w której należy się zająć:

• Dzisiaj — sekcja ze wszystkimi twoimi priorytetami na ten dzień
• Wieczorem — sekcja dla wszystkich Twoich priorytetów, z którymi planujesz zająć się dopiero wieczorem
• Nadchodzące — sekcja z przełożonymi i automatycznie generowanymi zadaniami
• Anytime — zadania, na które naprawdę nie zablokowałeś jeszcze czasu, ale możesz je rozwiązać w dowolnym momencie
• Pewnego dnia — więcej zadań, na które naprawdę nie zablokowałeś jeszcze czasu, ale musisz je wykonać o określonej godzinie

Dostępne dla : Mac, iOS

TimeBloc – mobilny planer dnia

TimeBloc to aplikacja mobilna, która pozwala podzielić swój dzień na mniejsze zadania i zdarzenia, oznaczać je i kodować kolorami, aby nie przegapić niczego ważnego.

Pomaga również:

• Zaprojektuj swoją codzienną rutynę w oparciu o powtarzające się zadania
• Szybko przeciągaj i upuszczaj swoje zadania, aby móc je uporządkować według różnych bloków czasowych
• Zobacz, jak dokładnie spędzasz czas, przeglądając własne statystyki czasu
• Bądź na bieżąco ze swoimi zadaniami, wysyłając Ci przypomnienia
• Miej wszystkie swoje dane w jednym miejscu, synchronizując je z preferowanym kalendarzem mobilnym

Tym, co wyróżnia tę aplikację na tle konkurencji, są zdecydowanie szczegółowe raporty, które dają użytkownikom wgląd w to, jak spędzają dni, a nawet całe tygodnie.

Dając Ci możliwość wizualizacji wszystkiego, co robisz w ciągu dnia, TimeBloc pomaga Ci mądrzej planować dni i przyzwyczajać się do blokowania czasu znacznie szybciej.

Dostępne dla: iOS, Android

TickTick – aplikacja do codziennego planowania

TickTick to narzędzie przeznaczone głównie do nadążania za zadaniami i terminami. Ponieważ aplikacja daje użytkownikom wiele możliwości organizowania i sortowania codziennych zadań do wykonania (takich jak foldery, listy, tagi i priorytety), jest idealna zarówno do blokowania czasu, jak i grupowania zadań.

TickTick umożliwia również:

• Dodaj zadania za pomocą poleceń głosowych lub za pomocą Siri lub Quick Ball
• Ustaw szacowany czas trwania każdego zadania
• Włącz „Irytujący alert”, aby mieć pewność, że nie zapomnisz wykonać zadań
• Szybko przekształć e-maile w zadania
• Udostępnij swoje listy innym

Najważniejszą opcją, którą przedstawia ta aplikacja, jest przypomnienie o lokalizacji. TickTick daje Ci możliwość ustawienia określonej lokalizacji dla każdego zadania, dzięki czemu gdy tylko aplikacja zarejestruje, że jesteś pod określonym adresem, automatycznie powiadomi Cię o zadaniu, które należy tam wykonać.

Dostępne dla: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, Chrome, Firefox, Apple watch

…Czy w końcu czas blokuje Ci technikę zarządzania czasem?

W skrócie — tak .

Chociaż nie ma czegoś takiego jak cudowna technika zarządzania czasem, która wykonuje pracę za Ciebie, jeśli włożysz trochę wysiłku w planowanie swoich dni do przodu, blokowanie czasu może zbliżyć się o krok do czynienia cudów.

W końcu wszyscy mamy tylko 24 godziny na dobę, więc dlaczego po prostu ich nie zablokować? Nawet jeśli to może nie wstrzymać wszystkiego, przynajmniej zrozumiemy, dokąd upłynął nasz cenny czas, i jutro zrobimy to wszystko jeszcze raz, nieco inaczej.