Die ultimative Zeitblocker-Anleitung (+ Zeitblocker-Apps)

Stellen Sie sich vor, Sie schalten jeden Tag um Punkt 17 Uhr Ihren Computer aus, nur um die kleine Stimme in Ihrem Kopf wiederholen zu hören: Es ist nie genug Zeit …

Klingelt diese Situation eine Glocke?

Tatsächlich stellt sich heraus, dass die Zeit reicht, wir haben sie nur nicht blockiert.

Aber was ist diese Zeitblockierungstechnik, über die alle zu sprechen scheinen? Vielleicht haben Sie gehört, dass es Elon Musk geholfen hat, mehr als 120 Stunden pro Woche zu arbeiten, die Marskolonisierung mit der NASA zu planen und Zeit mit seiner Familie zu verbringen.

Nun, Sie müssen nicht mehr über diese mysteriöse Technik spekulieren, denn dieser Leitfaden wird gleich alle Besonderheiten der Zeitblockierung enthüllen.

Wir behandeln die Grundlagen – von dem, was es ist , bis hin zu Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie heute damit beginnen, Ihre Zeit zu blockieren. Wir werden auch hilft Ihnen , häufige Fehler beim Blockieren von Zeit zu vermeiden, und informiert Sie über die Tools, die Sie benötigen, um die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzugewinnen – die 11 besten Apps zum Blockieren von Zeit.

Also, lasst uns keine Zeit mehr verschwenden und anfangen, sollen wir?

Was ist Zeitblockierung?

Zeitblockierung oder Kalenderblockierung ist eine einfache Zeitmanagementtechnik.

Alles, was Sie tun müssen, ist , einen bestimmten Zeitrahmen für eine Aufgabe, ein Ereignis oder eine Aktivität zu definieren und dieses Zeitfenster in Ihrem Kalender zu reservieren . Nachdem Sie die Arbeit in einem Zeitblock abgeschlossen haben, können Sie erst dann zum nächsten übergehen.

Wenn Sie ein Zeitfenster auswählen, können Sie auch entscheiden, wie lange jede Aufgabe dauern wird. Sie können 15 Minuten damit verbringen, E-Mails zu beantworten und dann 3 Stunden lang konzentriert arbeiten. Es gibt keine Regeln.

Elon Musk entschied sich zum Beispiel dafür, in 5-Minuten-Blöcken zu arbeiten, während er der amtierende Vorsitzende von Tesla und SpaceX war. Seine Entscheidung, seine Zeit zu blockieren, half ihm, erfolgreich zwei kolossale Unternehmen zu führen, während er zweimal pro Woche trainierte und etwa 4 Tage Qualitätszeit pro Woche mit seinen Kindern verbrachte.

Warum brauchen Sie überhaupt Zeitblockierung?

Der Grund ist ziemlich offensichtlich – wir alle brauchen Zeitblocker, um die Kontrolle über unsere Zeit zu übernehmen und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen .

Aber wie kann uns das Zuweisen zufälliger Farben zu unseren Aufgaben helfen, alles zu erledigen und trotzdem genug Zeit zum Entspannen zu lassen?

Nun, es ist eigentlich ganz einfach.

Laut Sozialpsychologie hat jeder einzelne von uns Schwierigkeiten, realistische Pläne zu machen. Dieses Phänomen, das uns alle stört, wird als Planungsfehlschluss bezeichnet und lässt uns die Zeit unterschätzen, die wir benötigen, um unsere Aktivitäten abzuschließen.

Anstatt mir also 2 Tage Zeit zu geben, um einen 1000-Wörter-Blog-Beitrag fertigzustellen (weil es normalerweise so lange dauert), behaupte ich, dass ich ihn an einem Tag fertigstellen werde.

Aufgrund meiner Fehleinschätzung halte ich meine Frist nicht ein und muss am Ende eine Reihe anderer Aufgaben umplanen, um meinen Artikel fertigzustellen.

Hier kommt die Zeitblockiergewohnheit ins Spiel.

Wenn ich mich entscheide, 6 Stunden für die Recherche, 2 Stunden für den ersten Entwurf und weitere 6 Stunden für das eigentliche Schreiben einzuplanen, bin ich schon besser dran, als ohne Plan zu schreiben.

Wenn wir für jede anstehende Aufgabe bestimmte Zeitblöcke blockieren, wird die Planung realistischer. Selbst wenn Sie nicht vorhersagen können, wie viel Zeit Sie benötigen, um etwas fertigzustellen, können Sie das nächste Mal, wenn Sie eine ähnliche Aufgabe erledigen müssen, jederzeit zu Ihrem Kalender zurückkehren, die Zeitblöcke von vorher zählen und eine absolut genaue Schätzung vornehmen.

Gibt es weitere Sperrzeitvorteile?

Abgesehen davon, dass es Sie aus den Fängen des Planungsfehlers rettet, hat das Zeitblockieren noch viele weitere Vorteile – Vorteile, die Sie bemerken werden, sobald Sie mit ein wenig Hilfe von dieser Technik beginnen, Ihren Tag zu planen.

Bis dahin geben wir Ihnen jedoch eine Vorschau auf alles, was Sie erwarten können, wenn Sie mit dem Blockieren Ihrer Aufgaben beginnen .

Das Blockieren von Zeit zwingt Sie dazu, sich auf Prioritäten zu konzentrieren

Sobald Sie anfangen, den ersten Plan zu erstellen, werden Sie den Drang verspüren, die Stunden zu blockieren, in denen Sie sich am konzentriertesten auf Ihre wichtigsten Aufgaben fühlen .

Vielleicht werden Sie feststellen, dass Sie morgens konzentrierter sind, und sich entscheiden, Ihre Zeitfenster am frühen Morgen für Aufgaben zu blockieren, die sowohl wichtig als auch dringend sind.

Das Blockieren von Zeit reduziert Aufschub und Ablenkungen

Wenn Sie eine Aufgabe in Ihrem Kalender mit vorgeschriebenen Start- und Endzeiten geplant haben, werden Sie den Drang verspüren, diese vorgeschriebene Zeit einzuhalten oder sogar zu übertreffen – so dass Sie weniger wahrscheinlich aufschieben oder Opfer werden zu Ablenkungen .

Die Zeitblockierung lässt Sie Ihre Zeit und Arbeit realistisch einschätzen

Zu sagen, dass Sie einen Projektentwurf heute fertigstellen werden, ist bestenfalls eine optimistische Vermutung, es sei denn, Sie haben diese Aufgabe in Ihrem Zeitplan mit der erwarteten Zeit, die Sie für die Fertigstellung benötigen, aufgeschrieben – und Zeitblöcke geben Ihnen genau das.

Die Zeitblockierung hilft Ihnen dabei, aufzuzeichnen, wie Sie Ihre Zeit verbringen

Mit der Zeitblockierung unterteilen Sie Ihren Tag im Wesentlichen in vordefinierte Zeitfenster – zum Beispiel:

• 1 Stunde für Verwaltungsarbeiten,
• 1 Stunde für die Beantwortung täglicher E-Mails und
• 3 Stunden, wenn Sie einen Projektvorschlag erstellen müssen.

So sehr die Zeit, die Sie in Ihrem Kalender blockieren, als Leitfaden für das Überleben Ihrer vollen Aufgabenliste dient, dient sie auch als Erinnerung daran, was Sie bisher erreicht haben und wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufgewendet haben. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, Ihren Zeitplan zu überdenken und festzustellen, ob die Teilnahme an Meetings für 4 Stunden pro Tag Sie daran hindert, sich auf andere wichtigere Dinge zu konzentrieren.

Die Zeitblockierung hilft Ihnen, Zeit für alles zu finden

Wenn Sie sich Sorgen machen, dass Sie in letzter Zeit nicht genug Zeit mit Ihren Kindern verbracht haben, planen Sie jeden Tag einen speziellen Zeitblock nur für sie ein.

Wenn Sie bald ein wichtiges Familienessen haben, blockieren Sie Ihren Abend an diesem Tag dafür und lassen Sie sich durch keine Entschuldigung davon abhalten, daran teilzunehmen.

Wenn Sie einem kreativen Hobby nachgehen möchten, planen Sie jede Woche eine Stunde dafür ein und halten Sie sich an diese Zeit.

Dies ist einer der größten Vorteile dieser Zeitmanagementtechnik – Sie reservieren und sparen nicht nur genügend Zeit für Ihre Arbeitsaktivitäten, sondern auch Zeit für Entspannung, Hobbys, Familie, Freunde oder alles, was Sie wollen .

Was ist mit zeitblockierenden Variationen?

Zeitblockierung ist eine lebensverändernde Zeitmanagementtechnik für sich.

Aber ist es universell genug, damit es für alle funktioniert? Was ist, wenn Sie einfach mittwochs an Dutzenden von Besprechungen teilnehmen müssen und den größten Teil Ihrer konzentrierten Arbeit nur montags erledigen können?

Hier kommen zeitblockierende Variationen – Task-Batching , Timeboxing und Day-Theming – zur Rettung.

Task-Batching

Stellen Sie sich Task-Batching als ein Upgrade zur Zeitblockierung vor. Bei der Stapelverarbeitung von Aufgaben müssen Sie auch bestimmte Zeitabschnitte für bestimmte Aufgaben auswählen. Aber diesmal gruppieren Sie ähnliche Aufgaben und erledigen sie in einer Sitzung, anstatt Ihre Aufmerksamkeit jeweils nur einer bestimmten Aufgabe zu widmen.

Aber wie funktioniert das genau?

Angenommen, Sie sind für die E-Mail-Marketingkampagne Ihres Unternehmens verantwortlich. Anstatt eine Stunde vom Entwerfen einer E-Mail-Strategie zum Schreiben einer Social-Media-Beschriftung für 15 Minuten wechseln zu müssen, nur um wieder zu Ihrer E-Mail-Kampagne zurückzukehren, können Sie alle Ihre E-Mail-bezogenen Aufgaben auf einmal erledigen. Wenn Sie fertig sind, fahren Sie einfach mit dem nächsten Stapel fort.

Zeitboxen

Obwohl es ähnlich aussieht und sich ähnlich anhört, unterscheidet sich Timeboxing tatsächlich stark von Timeblocking.

Beim Timeboxing nehmen Sie sich auch eine bestimmte Zeit für eine einzelne Aufgabe vor, hindern Sie jedoch daran, den Endpunkt ins Unendliche auszudehnen.

Anstatt also 3 Stunden für das Schreiben meines Blogbeitrags aufzuwenden, gebe ich mir einfach 3 Stunden Zeit, um eine 500-Wörter-Entwurfsversion zu verfassen. Indem ich mein Ziel konkreter und zeitlich begrenzt mache, verhindere ich, dass ich zögere, und lerne auch, bessere Fristen zu setzen.

Tagesthema

Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen ganzen Tag nur für die Erstellung von Inhalten vor sich. Keine Meetings, keine E-Mails, nur eine lange, ununterbrochene Phase der Kreativität.

Nun, darum geht es bei der Tagesthematisierung. Du organisierst deinen Tag um ein bestimmtes Thema herum und widmest ihm deine ungeteilte Aufmerksamkeit.

Am nächsten Tag können Sie dann an Besprechungen teilnehmen, Ihren Posteingang aufräumen und Unterbrechungen nachgeben.

Der CEO von Twitter, Jack Dorsey, folgt dieser Praxis, also verbringt er ganze Dienstage mit produktbezogenen Aktivitäten und ganze Mittwoche mit Marketingaktivitäten.

Obwohl die Themengestaltung am Tag die meisten konzentrierten Stunden verspricht, bedeutet es dennoch, dass Sie sich von jeder Aufgabe abschalten, die nicht in Ihr Tagesthema passt.

Falls Ihr Job es erfordert, dass Sie jederzeit anwesend und verfügbar sind, ist es möglicherweise besser, sich für eine andere Zeitblockierungsvariante zu entscheiden.

So blockieren Sie Ihren Zeitplan

Nachdem wir nun alle Grundlagen der Zeitblockierung aufgedeckt haben, ist es an der Zeit zu sehen, wie man diese Zeitmanagementtechnik in die Tat umsetzt.

Alles, was Sie tun müssen, ist, die 4 Hauptschritte zum Blockieren der Zeit zu befolgen:

• Alles planen
• Definieren Sie Zeitblöcke
• Handeln Sie nach Ihrem Zeitplan
• Testen und überarbeiten

1. Planen Sie alles

Dieser erste Schritt setzt alles in Bewegung. Dieses Mal müssen Sie alle Aufgaben, an denen Sie möglicherweise in dieser Woche arbeiten müssen, in einem Brainstorming zusammenfassen und sich dann von dort aus nach unten arbeiten.

Wenn Sie mit dem Brainstorming fertig sind, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie eine Reihe von Aufgaben aufgelistet haben, die keine Priorität haben oder eine weit entfernte Frist haben. Sie können diese Aufgaben vorerst streichen und versuchen, Ihre Tagespläne auf 3–5 vorrangige Aufgaben pro Tag zu beschränken.

Diese Prioritäten können wiederkehrende Aufgaben sein, die Sie jeden Tag erledigen, wie das Beantworten wichtiger E-Mails oder das Bearbeiten von Kundenanrufen. Oder es können Aufgaben sein, die Sie hin und wieder erledigen, wie die Erledigung dringender Verwaltungsarbeiten oder die Durchführung von Recherchen für Ihr neues Projekt.

Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie diese vorrangigen und unvermeidlichen Aufgaben in Ihrer To-do-Liste hervorheben . Sie können sogar Zeitschätzungen für jede Aufgabe hinzufügen, um den nächsten Schritt zu vereinfachen.

Um diesen Prozess weiter zu vereinfachen, können Sie Ihre Aufgaben sogar in kleinere aufteilen .

Anstatt beispielsweise eine ganze Stunde zu blockieren, nur um auf E-Mails zu antworten, können Sie die Anzahl der E-Mails zählen, die Sie an diesem Tag erhalten haben, und jeder E-Mail 5 Minuten zuweisen.

Auf diese Weise vermeiden Sie es, 10 Minuten mit einer E-Mail zu verschwenden und dann die nächste E-Mail in 2 Minuten zu erledigen, nur um mit dem Zeitblock Schritt zu halten.

Nachdem Sie Ihre Prioritäten festgelegt und eine detaillierte To-Do-Liste zusammengestellt haben, ist es an der Zeit, genaue Zeitblöcke zu definieren und in Ihrem Kalender zu markieren.

2. Zeitblöcke definieren

Der zweite Schritt erfordert, dass Sie sich nur auf die Zeit konzentrieren. Hier müssen Sie sich entscheiden:

• Wann die Zeit blockiert werden soll, indem bestimmte Start- und Endzeiten definiert werden
• Wie lange die Zeit blockiert werden soll, indem die Aufgabendauer definiert wird

Wenn Sie versuchen, eine Antwort auf diese Fragen zu finden, vergessen Sie nicht, dass es völlig natürlich ist, nicht zu wissen, wie lange einige Ihrer Aufgaben dauern könnten. Je mehr Sie das Zeitblockieren üben, desto sicherer werden Sie bei der Planung Ihrer Aufgaben.

Wann müssen Sie die Zeit blockieren?

Laut der Wissenschaft der zirkadianen Rhythmen gibt es eine ideale Zeit für all Ihre Aktivitäten . Egal, ob Sie sich entspannen oder Ihre To-do-Liste erstellen wollten, Sie müssen bemerkt haben, dass es bestimmte Momente in Ihrem Tag gibt, in denen Sie Ihre Aufgaben effizienter erledigen.

Dies wäre Ihr Ausgangspunkt.

Denken Sie an die Tageszeit, zu der Sie am wachsamsten und konzentriertesten sind und sich am ehesten ohne Ablenkungen konzentrieren können. Dies ist die Zeit, in der Sie Ihre vorrangigen Aufgaben planen sollten.

Alles andere, ob geschäftlich oder privat, sollten Sie versuchen, um diese „Prime“-Zeit herum zu planen.

Wie lange müssen Sie die Zeit blockieren?

Die Wissenschaft der ultradianischen Rhythmen behauptet, dass unser Geist in 90-Minuten-Zyklen arbeitet. Aber wenn Sie ein Fan des beliebten Pomodoro-Prinzips sind, haben Sie vielleicht in 25-Minuten-Zyklen gearbeitet.

Also, wie lange sollte man eigentlich arbeiten?

Zunächst sollten Sie Ihren Zeitblock auf 90 Minuten begrenzen . Die Wissenschaft zeigt, dass man sich nicht länger als anderthalb Stunden ohne Unterbrechung auf eine Aktivität konzentrieren kann. Zumindest nicht, wenn Sie Qualitätsarbeit leisten wollen.

Sowohl die Wissenschaft der ultradianischen Rhythmen als auch die Pomodoro-Technik bestehen darauf, dass Sie häufige Pausen einlegen – mindestens 5 Minuten nach jeder Arbeitssitzung. Aber wenn Sie die 90-Minuten-Intervalle zu lang finden, können Sie stattdessen 25 Minuten für Ihre Zeitblöcke wählen . Dieses Intervall ist lang genug, damit Sie sich konzentrieren können, aber kurz genug, damit Sie nicht zu müde werden.

Alternativ können Sie sie mischen. Je nach Aufgabe, an der Sie arbeiten, können Sie 90 Minuten für anspruchsvollere Arbeiten und 25 Minuten für die Beantwortung von E-Mails, die Erledigung des Papierkrams usw.

Vergessen Sie nicht, dass dies nur einige wissenschaftlich fundierte Vorschläge sind. Sie können jederzeit Ihre eigenen benutzerdefinierten Zeitblöcke ausprobieren und testen, bis Sie die eine Strategie gefunden haben, die für Sie funktioniert.

3. Handeln Sie nach Ihrem Zeitplan

Sobald Sie das Was ausgewählt und das Wann und Wie lange definiert haben, müssen Sie Ihre Versprechen einhalten und Ihren Zeitplan einhalten.

Beginnen Sie mit Ihrem ersten Zeitblock. Beginnen Sie mit der Bearbeitung zur vorgeschriebenen Startzeit und beenden Sie die Bearbeitung zur vorgeschriebenen Endzeit. Wiederholen Sie dies dann, bis Sie das Ende des Zeitplans für heute erreicht haben.

Dies mag wie der einfachste Schritt im Zeitblockierungsprozess erscheinen – Sie haben die Grundregeln festgelegt, jetzt müssen Sie sie nur noch befolgen.

Aber das Handeln nach Ihrem Zeitplan wird erst dann einfach und unkompliziert, wenn Sie herausgefunden haben, ob Ihre vorgeschriebenen Zeitblöcke im wirklichen Leben funktionieren – und hier setzt der Überarbeitungsschritt ein.

4. Testen und überarbeiten

Sobald Sie mit der Arbeit an Ihren Zeitblöcken beginnen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre Vorhersagen nicht immer so genau sind, wie Sie es erwartet haben.

Vielleicht werden Sie feststellen, dass effektive Meetings normalerweise 15 Minuten dauern und dass Sie die anderen 10 Minuten verschwenden, um Ihren vorgeschriebenen Zeitblock einzuhalten.

Obwohl dies alles andere als unerwartet ist, müssen Sie genau darauf achten, wie lange jede Aufgabe zum Abschließen dauert, um Ihre Fähigkeiten zum Blockieren von Zeit zu perfektionieren .

Zu diesem Zweck können Sie entweder versuchen, so oft wie möglich auf die Uhrzeit zu schauen, oder eine Zeiterfassung verwenden, die dies im Hintergrund für Sie erledigt.

Wenn Sie zu diesem Zweck Clockify verwenden, können Sie den Namen der Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, manuell eingeben und den Timer in der Desktop-Version starten, sobald Sie mit der Arbeit beginnen.

Alternativ können Sie Clockify-Browsererweiterungen verwenden und den Timer direkt von Ihrem Browser aus starten.

Um noch mehr Minuten zu sparen, können Sie den Timer von überall in Ihrem Browser starten, indem Sie den gewünschten Text auswählen und mit der rechten Maustaste darauf klicken. Dann müssen Sie nur noch auf den Start-Timer mit Beschreibung klicken …

Falls Sie einem Meeting beitreten möchten, können Sie den Timer sogar direkt aus dem geplanten Ereignis heraus starten.

Wenn Sie mit dem Meeting fertig sind, klicken Sie einfach auf STOP, um die genaue Zeit anzuzeigen, die Sie darin verbracht haben.

Wenn Sie also das nächste Mal einen Zeitblockierungsplan erstellen, werden Ihnen Ihre realen Zeiterfassungsergebnisse angezeigt, die die Zeit anzeigen, die Sie für Besprechungen aufwenden, um Sie zu einer perfekten Zeitblockierungsroutine zu führen.

Wie man häufige Zeitblockierungsfehler vermeidet

Man sagt, dass man nichts macht, wenn man keine Fehler macht , und das gilt besonders für das Zeitblockieren. Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe planen und feststellen, dass Sie nicht genug Zeit blockiert haben, um sie abzuschließen, führt dieser Fehler dazu, dass Sie das nächste Mal intelligenter planen.

Aber bestimmte Zeitblockierungsfehler könnten Sie auf lange Sicht mehr Zeit und Energie kosten oder Sie sogar dazu bringen, diese Zeitmanagementtechnik ganz aufzugeben, ohne ihr die Chance zu geben, Ihren Arbeitsablauf zu verändern.

Anstatt also als Anfänger anzufangen und Anfängerfehlern zum Opfer zu fallen, beachten Sie die folgenden Tipps und beginnen Sie als echter Zeitblocker-Experte.

Seien Sie bereit, Dinge aufzugeben

Mit einer neuen Zeitmanagement-Technik anzufangen, insbesondere mit der, die verspricht, die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen, zu revolutionieren, ist sicherlich aufregend.

Aber was ist, wenn die Aufregung dazu führt, dass Sie sich zu eng an Ihren Zeitplan halten, selbst wenn sich herausstellt, dass der Tag nicht genügend Stunden hat, um alles zu erledigen? Wenn dies passiert, werden Sie wahrscheinlich nicht nur das Zeitblockieren vor Ende der Woche aufgeben, sondern Sie werden auch Ihre Burnout-Chancen erhöhen.

Anstatt also an Ihren Plänen festzuhalten, selbst wenn etwas Unerwartetes passiert, seien Sie bereit, Dinge zu verschieben oder ganz aufzugeben . Sofern sie nicht noch am selben Tag erledigt werden müssen, können Sie jederzeit Änderungen vornehmen und einige Ihrer Aufgaben auf morgen verschieben.

Alternativ können Sie auch immer im Voraus an unerwartete Ereignisse denken und eine zusätzliche Stunde einplanen, falls etwas nicht wie geplant funktioniert.

Vergessen Sie nicht, Ihre Pausen einzuplanen

Es ist leicht, sich von der Arbeit mitreißen zu lassen, besonders wenn die Dinge gut laufen und Ihre Zeitblöcke für Sie zu funktionieren scheinen.

Aber früher oder später, wenn Sie vergessen, eine Pause einzuplanen, werden Sie am Ende überarbeitet.

Wenn dies passiert, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Fehler machen und sich selbst in den Burnout treiben.

Abgesehen davon, dass Sie Ihr eigenes Wohlbefinden riskieren, indem Sie ohne Pausen arbeiten, werden Sie wahrscheinlich auch sehen, wie Ihre Zeit, die Entscheidungen blockiert, in nur wenigen Tagen zusammenbricht.

Stellen Sie sicher, dass Sie zwischen jedem Block mindestens 5 Minuten einplanen, und vergessen Sie nicht, sich an die Gewohnheit zu halten, während dieses Zeitintervalls alles auf Eis zu legen.

Es steht Ihnen frei, Ihre eigene Pausenzeit nach Ihren Wünschen zu gestalten, aber stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf Bildschirme schauen müssen.

Planen Sie einen „Falls etwas schief geht“-Tag ein

Denken Sie an einen Tag, an dem alles glatt läuft – Sie schaffen es, jeden einzelnen Punkt von Ihrer Liste abzuhaken und haben immer noch die Energie, vor dem Schlafengehen zu trainieren, auszugehen und zu lesen.

Wie viele solcher Tage pro Woche haben wir? Manchmal keine, und das ist nur menschlich.

Wie Sie sich von Dutzenden von Unterbrechungen und unerledigten Aufgaben erholen, macht den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Arbeitswoche und einer schiefgegangenen Woche.

Also, so geschickt Sie beim Zeitblockieren sind, stellen Sie immer sicher, dass Sie mindestens ein paar Stunden einplanen, falls etwas Unerwartetes passiert und Sie nicht einmal mit Ihren vorrangigen Aufgaben beginnen können.

Auf diese Weise können Sie das Unerwartete entweder umplanen und es während Ihrer „nur für den Fall“-Stunden angehen, oder sich sofort darum kümmern, in dem Wissen, dass Sie noch genug Zeit haben, um sich wieder Ihren obersten Prioritäten zuzuwenden.

Versuchen Sie möglichst einen ganzen Tag für all die Aufgaben einzuplanen, mit denen Sie ins Hintertreffen geraten .

Sobald Sie sehen, dass ein ganzer Tag blockiert ist, nur um Dinge nachzuholen, die Sie die ganze Woche über überfordert fühlen, fühlen Sie sich sofort weniger gestresst und besser bereit, Ihren Zeitplan einzuhalten.

Zusätzliche Tipps, damit die Zeitblockierung für Sie funktioniert

Obwohl Übung alles perfekt macht und Sie wahrscheinlich die Gewohnheit des Zeitblockierens nach einer Weile beherrschen werden, haben wir einige zusätzliche Tipps vorbereitet, damit Sie ein paar Schritte überspringen und das Zeitblockieren von Anfang an für sich arbeiten lassen können.

Erstellen Sie Zeitblockierungsvorlagen

Das Blockieren von Zeit in Ihrem Kalender kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber Sie beschleunigen die Dinge, wenn Sie Vorlagen zum Blockieren von Zeit erstellen . Sie können leere Zeitfenster mit Start- und Endzeiten erstellen und diese einfach mit Aufgaben füllen.

Reservieren Sie leere Zeitfenster für Ihre täglichen Aktivitäten – reservieren Sie zum Beispiel die Zeiten, zu denen Sie trainieren, morgens duschen, frühstücken.

Sie können auch leere Zeitfenster für Ihre vorrangigen Aufgaben reservieren – wenn Sie Ihre biologische Hauptsendezeit berechnet haben, wissen Sie, wann Ihr effektivstes Zeitfenster ist, und Sie wissen, dass Sie diese vorgefertigten Zeitfenster immer für sich reservieren müssen vorrangige Aufgaben.

Informieren Sie alle über Ihre neue Gewohnheit

Meistens, so sorgfältig wir unseren Zeitplan planen, kommen uns Dinge in die Quere. Manchmal sabotieren wir uns selbst, indem wir nicht dringende Aufgaben aufschieben oder nachgeben, und manchmal kommen einfach andere Leute und unterbrechen uns, und wir enden damit, den ganzen Tag über Multitasking zu betreiben.

Obwohl die meisten dieser Unterbrechungen wahrscheinlich völlig gerechtfertigt sind, könnte zumindest ein erheblicher Teil davon vermieden werden, wenn die Leute wüssten, dass Sie zu beschäftigt sind.

Anstatt also zu hoffen, dass niemand mitten in Ihrem „Deep Focus“-Block ein Meeting ansetzen würde, informieren Sie Ihre Teammitglieder über die Änderungen, die Sie an Ihrem Workflow vorgenommen haben .

Markieren Sie Ihre verfügbaren Stunden in der Kalender-App und teilen Sie allen mit, wie sie sich am besten schnell mit Ihnen in Verbindung setzen können, wenn es einen Notfall gibt, der nicht warten kann, bis Ihre konzentrierten Stunden zu Ende sind.

Sobald Ihre Kollegen sehen, dass Sie nicht verfügbar sind, ändern die meisten von ihnen normalerweise ihre eigenen Pläne und warten auf Ihre nächste freie Stelle, um sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen.

Lassen Sie Ihre persönliche Zeit nicht aus

Obwohl es logisch erscheinen mag, dass Sie nicht vergessen, irgendwann mit der Arbeit aufzuhören, ist es manchmal notwendig, auch private Zeit in Ihren Kalender einzuplanen .

Das Blockieren eines Zeitabschnitts „außerhalb des Büros“ bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Freizeit im Voraus planen müssen, wenn Ihnen dies zu einschränkend erscheint. Wenn jedoch ein arbeitsreicher Tag vor Ihnen liegt und es so aussieht, als würde er kein Ende nehmen, macht es den Tag immer ein bisschen heller, wenn Sie ein freundliches Gesicht in Form einer lustigen Aktivität ganz unten in Ihrem Zeitplan sehen.

Planen Sie ein „Tagesabschluss“-Ritual

Das „Tagesende“-Ritual passt nicht nur zum Zeitblockieren. Wenn Sie jemals „Deep Work“ praktiziert oder das Buch von Cal Newport über den Erfolg in einer abgelenkten Welt gelesen haben, wissen Sie, wie wichtig es ist , Ihrem Geist ein Signal zu geben, dass es Zeit ist, Feierabend zu machen .

Dein Ritual muss weder Stunden dauern noch einer bestimmten Struktur folgen.

Sie können 5 bis 15 Minuten pro Tag einplanen, um Ihre Zeitblöcke zu überprüfen, alles durchzugehen, was Sie den ganzen Tag über erreicht haben, und die Blöcke, die Sie für morgen geplant haben, zu überarbeiten.

Freitags können Sie es sogar in einen Wochenendrückblick verwandeln und die genauen Details jedes Ihrer Zeitblöcke durchgehen.

Diese Routine hilft Ihnen nicht nur, nach dem Abmelden nicht mehr an die Arbeit zu denken, sondern macht auch Ihre zukünftigen Zeitblöcke intelligenter – weil Sie einen Moment Zeit haben, um über Ihren anfänglichen Zeitblockierungsplan nachzudenken.

Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass Sie ursprünglich geplant hatten, nur zwei Stunden in Meetings zu verbringen, aber letzte Woche haben sie fast vier Stunden Ihrer Zeit in Anspruch genommen. Jetzt wissen Sie also, dass Sie in Zukunft längere Zeitblöcke für die Kommunikation einplanen sollten.

Zeitblockierende Apps

Wir haben erwähnt, dass Zeitblockierung eine einfache Zeitmanagementtechnik ist.

Sie fragen sich vielleicht: „ Wenn es so einfach ist, warum brauchen Sie dann eine Menge Apps? Werden sie die Dinge nicht zu kompliziert machen ?“

Tatsächlich werden sie genau das Gegenteil davon tun. Die folgenden Zeitblocker-Apps vereinfachen Ihre Zeitblocker-Routine und stellen sicher, dass Sie dabei so wenig Fehler wie möglich machen.

Sie brauchen nur ein:

• Zeiterfassung — um Ihnen dabei zu helfen herauszufinden, wie genau Sie Ihre Zeit verbringen (in Echtzeit).
• Aufgaben-App, Aufgabenverwaltungs-App, Organizer oder Planer – um Ihnen zu helfen, Ihre Prioritäten im Auge zu behalten.
• Kalender-App — um Ihnen zu helfen, Ihre Zeitblöcke zu visualisieren und alle anderen wissen zu lassen, wann Sie verfügbar sind.

Damit Sie so wenig Zeit wie möglich mit der Vorbereitung verschwenden, haben wir einige der besten Performer aus jeder Kategorie herausgegriffen, und zwar wie folgt:

• Clockify – Zeiterfassungs-App
• Google Kalender – klassische Kalender-App
• Any.do – vielseitiger Aufgabenmanager und Kalenderassistent
• Todoist – Aufgabenlisten-App
• Fantastisch — Mac-Kalender-App
• Denken Sie an die Milk – To-do-Liste und Aufgabenverwaltungs-App
• DigiCal — Tagesplaner
• Microsoft To Do – To-Do-Listen-App
• Things 3 – Aufgabenverwaltungs-App
• Zeitblock – mobiler Tagesplaner
• TickTick – Tagesplaner-App

Clockify – Zeiterfassungs-App

Clockify ist eine Zeiterfassungs-App mit effizienten Zeitblockierungsfunktionen.

Mit Clockify können Sie die Zeit verfolgen, die Sie für Ihre geplanten Zeitblöcke aufwenden, während Sie daran arbeiten, und herausfinden, ob Sie in Zukunft Überarbeitungen für dieselben Zeitblöcke vornehmen müssen.

Sie können auch:

• Verfolgen Sie die Zeit in Echtzeit auf die Sekunde genau, die Sie wirklich brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen
• Fügen Sie die Zeit, die Sie bereits für geplante Zeitblöcke aufgewendet haben, manuell auf der Seite „Zeiterfassung“ oder in einer Arbeitszeittabellenansicht hinzu
• Machen Sie Schätzungen für Ihre Zeitblöcke und vergleichen Sie, ob Sie diese Schätzungen wirklich einhalten
• Analysieren Sie die Zeit, die Sie für Projekte und Aufgaben aufgewendet haben, in wöchentlichen, detaillierten und zusammenfassenden Berichten
• Sehen Sie sowohl Ihre nachverfolgte Zeit als auch sich überschneidende Aufgaben in einer Kalenderansicht

• Verwenden Sie die Integration mit Google Kalender, um die Zeit für geplante Ereignisse und Aufgaben zu verfolgen, ohne Google Kalender jemals zu verlassen
• Verfolgen Sie die Zeit aus fast jeder Ecke des Webs, da Clockify in über 80 Apps integriert ist

Sie können auch 4 verschiedene Arten von Stundensätzen definieren und die Zeit, die Sie in geplanten Zeitblöcken verfolgen, automatisch im Berichtsbereich der App in Einnahmen umrechnen lassen.

Verfügbar für : Web, Windows, Linux, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox, Edge

Google Kalender – klassische Kalender-App

Google Kalender ist eine klassische Kalender-App, mit der Sie Ihre Termine, Aufgaben und Erinnerungen in visuellen Zeitblöcken planen können – jeder Kalendereintrag repräsentiert einen Zeitblock.

Du wirst in der Lage sein:

• Erstellen Sie verschiedene, farbcodierte Kalender für verschiedene Teile Ihres Lebens
• Planen Sie konzentrierte Zeiträume ein und planen Sie Erinnerungen für sich wiederholende Zeitblöcke/Aufgaben
• Planen Sie Besprechungen mit Gruppen, wenn alle verfügbar sind, indem Sie die vorgeschlagenen Zeiten analysieren
• Fügen Sie Veranstaltungen hinzu und planen Sie Meetings mit Teamkollegen aus der ganzen Welt
• Definieren Sie Ihre genauen Arbeitszeiten, damit Ihre Teamkollegen wissen, wann Sie verfügbar sind
• Aktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen, um an den nächsten Zeitblock/die nächste Aufgabe in Ihrer Agenda erinnert zu werden

Die Highlight-Funktion von Google Kalender hilft Ihnen, sich an Ihren Tagesablauf zu erinnern – jeden Morgen vor Beginn Ihres Arbeitstages (ca. 5 Uhr morgens) erhalten Sie eine automatische E-Mail mit einer Zusammenfassung der Ereignisse/Erinnerungen/Aufgaben, die Sie an diesem Tag erwarten.

Verfügbar für : Web, iOS, Android, Chrome, Firefox

Any.do – vielseitiger Aufgabenmanager und Kalenderassistent

Any.do ist ein All-Inclusive-Aufgabenmanager mit den Funktionen einer klassischen Kalender-, Erinnerungs- und Planer-App. Sie können Ihren Zeitblockplan planen und umsetzen sowie mit anderen in einem gemeinsamen Zeitblocksystem zusammenarbeiten.

Im Wesentlichen gelangen Sie zu:

• Fügen Sie Aufgaben hinzu, priorisieren Sie die richtigen, organisieren Sie sie als Listen und unterteilen Sie sie in Unteraufgaben
• Gemeinsame Projekte verwalten
• Definieren Sie wiederkehrende Aufgaben und richten Sie Erinnerungen dafür ein
• Fügen Sie Ereignisse und Aufgaben in Ihren Kalender ein und genießen Sie dann die kombinierte Ansicht, die Ihre geschäftigen Stunden und Freizeitblöcke hervorhebt
• Lassen Sie alle Ihre Aufgaben mit niedrigerer Priorität automatisch neu planen, um mehr Platz für Prioritäten zu lassen

Das Highlight dieser Kalender-App sind die Sprachbefehlsfunktionen – Sie haben die Möglichkeit, Ereignisse und Aufgaben per Diktat hinzuzufügen, aus der Ferne nach der heutigen Tagesordnung zu fragen und Ihre To-Do-Listen freihändig zu bearbeiten.

Verfügbar für: Web, Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox, Apple Watch, Android Wear, Amazon Alexa, Siri, Google Assistant

Todoist – To-Do-Listen-App

Todoist ist die ultimative Aufgabenlisten-App, die eine Reihe von Aufgabenverwaltungsfunktionen sowie eine Reihe von Integrations- und Synchronisierungsoptionen bietet.

Im Wesentlichen können Sie:

• Erstellen Sie Aufgaben und Zuweisungen und gruppieren Sie sie in Projekten
• Definieren Sie Fristen für Aufgaben
• Ordnet Aufgaben nach Prioritätsstufe mit farbcodierten Flags
• To-Do-Listen erstellen und verwalten
• Arbeiten Sie mit anderen an Projekten und Aufgaben zusammen
• Laden Sie zusätzliches Material zu Aufgaben hoch und fügen Sie aufschlussreiche Kommentare hinzu

Todoist bietet ein umfassenderes Aufgabenverwaltungserlebnis als die meisten ähnlichen Apps, indem Sie Ihre Projekte als Zeitblöcke in einer Kalenderansicht und als Gantt-Diagramme verwalten können – Sie können alle Ihre Projekte mit ihren jeweiligen Fristen und Projektergebnissen anzeigen , und Abhängigkeiten.

Es gibt auch eine Option, um Ihre Produktivitätstrends nach Wochen und Monaten anzuzeigen, personalisierte Ziele festzulegen und Punkte zu erhalten, wenn Sie eine Aufgabe erledigen.

Verfügbar für : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux, Chrome, Firefox, Edge, Safari, Apple Watch, Android Wear

Fantastical – Mac-Kalender-App

Fantastical is a Mac-exclusive calendar app with the usual time-blocking-friendly calendar features – you'll be able to reorganize your schedule around team priorities, but also duplicate events across calendars and view your weekly agenda in a couple of clicks.

Du wirst in der Lage sein:

• View maps showing the locations where you have scheduled events
• Make use of various calendar sets meant to help improve your scheduling
• Create reminders for your time blocked events and tasks in an instant by starting a sentence with “reminder” or “remind me to”
• Enjoy a full-calendar view for the time blocks you had scheduled per day, week, month, or year
• Add and join conference calls right from the app

The highlight feature of the app is its Mini Window — this Fantastical window inhabits your menu bar, and allows you to create, view, and edit events, tasks, and reminders in a faster way.

Available for: Mac

Remember the Milk — to-do list and task management app

Remember the Milk is a to-do list and task management app meant to help you handle your to-do lists — especially if you have a busy schedule and are likely to forget about your priorities (like buying the milk).

Du wirst in der Lage sein:

• Note down tasks and to-dos in a simple workspace
• Define reminders for each task and set them to arrive to you via Twitter, Text, or email
• Share lists and delegate tasks to others
• Organize and categorize your tasks with priority levels, tags, deadlines, and more
• Search for tasks, notes, and then save your most important searches as “Smart lists” for easier access

The standout feature of Remember the Milk is its recent Gmail add-on that lets you create new tasks right from your inbox, as well as its Zapier integration that gives you the option to connect Remember the Milk with hundreds of different apps.

Available for : Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, BlackBerry, Apple Watch, Edge, Chrome, Firefox, Safari

DigiCal — Tagesplaner

DigiCal ist im Kern ein unkomplizierter Tagesplaner, aber mit mehreren Kalenderansichten, Widgets, einem Kalenderkatalog und Integrationen mit mehreren bemerkenswerten Online-Kalendern.

Innerhalb dieser App gelangen Sie zu:

• Planen Sie Termine und zeigen Sie sie dann in 7 verschiedenen Kalenderansichten an, einschließlich einer Tages-, Wochen-, Monats- oder Agendaübersicht Ihrer Veranstaltungen
• Genießen Sie 6 funktionale Widgets und 9 voreingestellte Themen
• Synchronisieren und planen Sie Ihren eigenen Zeitplan gemäß den offiziellen Fernsehplänen – markieren Sie Ihre zeitlich blockierten Aufgaben, aber verpassen Sie dadurch auch kein wichtiges Spiel
• Synchronisieren Sie mit den beliebtesten Online-Kalendern wie Google Kalender, Exchange und Outlook.com

Das herausragende Merkmal dieser App ist ihre Wettervorhersage, die sie zu einem perfekten Begleiter für Outdoor-Fotografen macht – Sie können Ihre Outdoor-Events und -Aufgaben entsprechend der Außentemperatur, den Wolken, den Windverhältnissen sowie den Sonnenauf- und -untergangszeiten koordinieren .

Verfügbar für: Android

Microsoft To Do – To-Do-Listen-App

Microsoft To Do ist eine einfach zu verwendende To-Do-Listen-Software, die Ihnen helfen kann, Ihre Aufgaben zu priorisieren, zu einem bestimmten Thema zu organisieren und sie einfach zu teilen, damit jeder sehen kann, woran Sie gerade arbeiten.

Die App bietet Ihnen auch die Möglichkeit:

• Fügen Sie Ihren größeren Projekten Unteraufgaben hinzu
• Personalisieren Sie Ihre Listen mit verschiedenen Hintergründen und Bildern
• Fügen Sie Tags zu Ihren Aufgaben hinzu, damit Sie sie immer finden können
• Legen Sie Fälligkeitsdaten und Erinnerungen für jede einzelne Aufgabe fest
• Synchronisieren Sie mit Outlook.com und Microsoft Planner

Obwohl es viel einfacher ist als seine robusten Konkurrenten, ist das herausragende Merkmal von Microsoft To Do seine kollaborative Funktion, mit der Sie anderen Mitgliedern Aufgaben zuweisen sowie Ihnen zugewiesene Aufgaben zu Ihrer eigenen Aufgabenliste hinzufügen können.

Verfügbar für: Web, Windows, Mac, iOS, Android

Things 3 – Aufgabenverwaltungs-App

Things 3 ist eine weitere Aufgabenverwaltungs-App mit einer tagebuchähnlichen Ansicht – Sie können Aufgabenlisten erstellen, Einkaufs- und Einkaufslisten zusammenstellen, Aufgaben nach Projekten gruppiert anzeigen und Notizen hinzufügen. Und das alles nach der Getting-Things-Done-Methodik.

Sie können die Zeit für Ereignisse in einer einfachen Kalenderansicht blockieren und sie dann nach Typ gruppieren – Arbeit, Privat, Familie oder jede andere gewünschte benutzerdefinierte Klassifizierung.

Sie können auch:

• Sammeln Sie Aufgaben, die noch nicht kategorisiert wurden, und speichern Sie sie im Posteingangsbereich der App
• Erstellen Sie Projekte, fügen Sie entsprechende Aufgaben hinzu, die Sie markieren können, und teilen Sie sie dann zur einfacheren Verwaltung in Unterüberschriften auf
• Erstellen Sie Bereiche und gruppieren Sie zusammengehörige Projekte

Das Highlight dieser App sind die Planungsfunktionen – Sie können Aufgaben nach der Tageszeit gruppieren, zu der sie erledigt werden müssen:

• Heute – der Abschnitt mit all Ihren Prioritäten für diesen Tag
• Am Abend – der Abschnitt für all Ihre Prioritäten, die Sie erst am Abend angehen wollen
• Demnächst – der Abschnitt mit verschobenen und automatisch generierten Aufgaben
• Jederzeit – Aufgaben, für die Sie noch keine Zeit geblockt haben, die Sie aber jederzeit angehen können
• Eines Tages – mehr Aufgaben, für die Sie noch keine Zeit geblockt haben, die aber zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen

Verfügbar für : Mac, iOS

TimeBloc – mobiler Tagesplaner

TimeBloc ist eine App nur für Mobilgeräte, mit der Sie Ihren Tag in kleinere Aufgaben und Ereignisse unterteilen, diese markieren und farblich kennzeichnen können, damit Sie nichts Wichtiges verpassen.

Es hilft Ihnen auch dabei:

• Gestalten Sie Ihren Tagesablauf anhand Ihrer wiederkehrenden Aufgaben
• Ziehen Sie Ihre Aufgaben schnell per Drag-and-Drop, damit Sie sie nach verschiedenen Zeitblöcken anordnen können
• Sehen Sie, wie genau Sie Ihre Zeit verbringen, indem Sie sich Ihre eigene Zeitstatistik ansehen
• Bleiben Sie bei Ihren Aufgaben auf dem Laufenden, indem Sie Ihnen Erinnerungen senden
• Haben Sie alle Ihre Daten an einem Ort, indem Sie sie mit Ihrem bevorzugten mobilen Kalender synchronisieren

Was diese App von ihren Mitbewerbern abhebt, sind definitiv die detaillierten Berichte, die ihren Nutzern einen Einblick geben, wie sie ihre Tage oder sogar ganze Wochen verbringen.

TimeBloc gibt Ihnen die Möglichkeit, alles zu visualisieren, was Sie den ganzen Tag über tun, und hilft Ihnen, Ihre Tage intelligenter zu planen und sich das Zeitblockieren viel schneller anzugewöhnen.

Verfügbar für: iOS, Android

TickTick – Tagesplaner-App

TickTick ist ein Tool, das hauptsächlich dafür entwickelt wurde, mit Aufgaben und Fristen Schritt zu halten. Da die App ihren Benutzern mehrere Möglichkeiten zum Organisieren und Sortieren ihrer täglichen Aufgaben (wie Ordner, Listen, Tags und Prioritäten) bietet, eignet sie sich perfekt sowohl für die Zeitblockierung als auch für das Stapeln von Aufgaben.

Mit TickTick können Sie außerdem:

• Fügen Sie Aufgaben per Sprachbefehl oder mithilfe von Siri oder Quick Ball hinzu
• Legen Sie für jede Aufgabe eine geschätzte Dauer fest
• Aktivieren Sie "Ärgerlicher Alarm", um sicherzustellen, dass Sie die Erledigung von Aufgaben nicht vergessen
• Wandeln Sie E-Mails schnell in Aufgaben um
• Teilen Sie Ihre Listen mit anderen

Die Highlight-Option, die diese App vorschlägt, ist die Standorterinnerung. TickTick gibt Ihnen die Möglichkeit, für jede Ihrer Aufgaben einen bestimmten Ort einzurichten, sodass Sie, sobald die App registriert, dass Sie sich an einer bestimmten Adresse befinden, automatisch über die dort zu erledigende Aufgabe informiert werden.

Verfügbar für: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, Chrome, Firefox, Apple Watch

… Blockiert die Zeit am Ende die Zeitmanagementtechnik für Sie?

Kurz gesagt – ja .

Obwohl es so etwas wie eine wundersame Zeitmanagementtechnik nicht gibt, die die Arbeit anstelle von Ihnen erledigt, könnte das Zeitblockieren dem Wunder einen Schritt näher kommen, wenn Sie sich ein wenig Mühe geben, Ihre Tage im Voraus zu planen.

Schließlich haben wir alle nur 24 Stunden am Tag, warum also nicht einfach blockieren? Auch wenn dies vielleicht nicht alles auf Eis legt, werden wir zumindest verstehen, wohin unsere kostbare Zeit geflossen ist, und morgen alles noch einmal, etwas anders, machen.