Nihai zaman engelleme kılavuzu (+ zaman engelleme uygulamaları)

Her gün saat 17.00'de bilgisayarınızı kapattığınızı ve sadece kafanızdaki küçük sesin tekrar ettiğini duyduğunuzu hayal edin: Asla yeterli zaman yok…

Bu durum bir zil çalıyor mu?

Aslında, yeterli zaman olduğu ortaya çıktı, biz onu engellemedik.

Peki herkesin bahsettiği bu zamanı engelleme tekniği nedir? Belki de Elon Musk'ın haftada 120 saatten fazla çalışmayı, NASA ile Mars kolonizasyonunu planlamayı ve ailesiyle zaman geçirmeyi dengelemesine yardımcı olduğunu duymuşsunuzdur.

Pekala, artık bu gizemli teknik hakkında spekülasyon yapmaya gerek yok, çünkü bu rehber zaman blokajının tüm ayrıntılarını ortaya çıkarmak üzere.

Temel bilgileri ele alacağız - ne olduğundan , bugün zamanınızı nasıl bloke etmeye başlayacağınıza dair adım adım talimatlara kadar. Ayrıca da Zamanı engelleyen yaygın hatalardan kaçınmanıza yardımcı olur ve zamanınızın kontrolünü geri almak için ihtiyacınız olan araçlar hakkında sizi bilgilendirir - en iyi 11 zamanı engelleyen uygulama.

O halde daha fazla zaman kaybetmeyelim ve başlayalım, olur mu?

Zamanı bloke etmek nedir?

Zaman engelleme veya takvim engelleme, basit bir zaman yönetimi tekniğidir.

Yapmanız gereken tek şey bir görev, etkinlik veya aktivite için belirli bir zaman çerçevesi belirlemek ve bu zaman aralığını takviminizde rezerve etmektir. Bir zaman bloğundaki işi tamamladıktan sonra, ancak o zaman bir sonrakine geçebilirsiniz.

Bir zaman aralığı seçtiğinizde, her bir görevin ne kadar süreceğine de karar verirsiniz. E-postalara yanıt vermek için 15 dakika ayırabilir ve ardından 3 saat boyunca odaklanmış çalışmanızı yapabilirsiniz. Kural yok.

Örneğin Elon Musk, Tesla ve SpaceX'in başkan vekiliyken 5 dakikalık zaman dilimlerinde çalışmayı seçti. Zamanını engelleme kararı, haftada iki kez egzersiz yaparken ve çocuklarıyla haftada yaklaşık 4 gün kaliteli zaman geçirirken iki devasa şirketi başarıyla yönetmesine yardımcı oldu.

Neden zaman engellemeye ihtiyacınız var?

Nedeni oldukça açık – hepimizin zamanımızı kontrol altına almak ve daha iyi bir iş-yaşam dengesi kurmak için zamana ihtiyacı var .

Ancak görevlerimize rastgele renkler atamak, her şeyi bitirmemize ve yine de rahatlamak için yeterli zaman bırakmamıza nasıl yardımcı olabilir?

Şey, aslında oldukça basit.

Sosyal psikolojiye göre, her birimiz gerçekçi planlar yapmakta zorlanıyoruz. Hepimizi rahatsız eden bu olguya planlama yanılgısı denir ve faaliyetlerimizi tamamlamak için gereken süreyi hafife almamıza neden olur.

Bu yüzden, 1000 kelimelik bir blog yazısını bitirmek için kendime 2 gün vermek yerine (çünkü genellikle bu kadar sürer), bir günde bitireceğimi iddia ediyorum.

Yanlış kararım nedeniyle, teslim tarihime yetişemedim ve makalemi bitirmek için bir sürü başka görevi yeniden planlamak zorunda kaldım.

İşte burada zaman bloke etme alışkanlığı devreye giriyor.

6 saatimi araştırmaya, 2 saatimi ilk taslağımı yazmaya ve 6 saatimi de asıl yazmaya ayırmaya karar verirsem, plansız yazmaktansa zaten daha iyiyimdir.

Elimizdeki her görev için belirli zaman dilimlerini engellediğimizde, planlama daha gerçekçi hale gelir. Bir şeyi bitirmek için ne kadar zamana ihtiyacınız olacağını tahmin etmede başarısız olsanız bile, bir dahaki sefere benzer bir görevi yapmanız gerektiğinde, her zaman takviminize geri dönebilir, önceki zaman bloklarını sayabilir ve tamamen doğru bir tahmin yapabilirsiniz.

Başka zaman engelleyici faydalar var mı?

Zamanı bloke etmenin sizi planlama yanılgısının pençesinden kurtarmasının yanı sıra daha birçok avantajı vardır - bu teknikten biraz yardım alarak gününüzü planlamaya başlar başlamaz fark edeceğiniz avantajlar.

Ancak bu gerçekleşene kadar , görevlerinizi engellemeye başladığınızda bekleyebileceğiniz her şeyin bir önizlemesini vereceğiz.

Zaman engelleme, sizi önceliklere odaklanmaya zorlar

İlk planı yapmaya başlar başlamaz , en önemli görevlerinize en çok odaklandığınızı hissettiğiniz saatleri engelleme dürtüsü hissedeceksiniz .

Belki sabahları daha fazla odaklandığınızı göreceksiniz, bu nedenle hem önemli hem de acil görevler için sabah erken saatlerinizi kapatmaya karar vereceksiniz.

Zaman engelleme, ertelemeyi ve dikkat dağıtıcı şeyleri azaltacaktır

Takviminizde önceden belirlenmiş başlangıç ​​ve bitiş zamanlarıyla tamamlanmış bir göreviniz olduğunda, belirtilen zamana kadar yaşama, hatta onu geçme dürtüsü hissedeceksiniz - bu nedenle, erteleme veya kurban olma olasılığınız daha düşük olacaktır. dikkat dağıtıcılara .

Zaman engelleme, zamanınız ve işiniz konusunda gerçekçi olmanızı sağlar

Bir proje taslağını bugün bitireceğinizi söylemek, en iyi ihtimalle bu görevi, bitirmeniz için gereken süreyi de içerecek şekilde programınıza yazmadıkça iyimser bir tahmindir - ve zaman blokları size tam da bunu verir.

Zaman engelleme, nasıl zaman harcadığınızın kaydını tutmanıza yardımcı olur

Zaman engelleme ile gününüzü önceden tanımlanmış zaman dilimlerine bölersiniz - örneğin:

• İdari işler için 1 saat,
• Günlük e-postaları yanıtlamak için 1 saat ve
• Bir proje teklifi hazırlamanız gerektiğinde 3 saat.

Takviminizde engellediğiniz süre, dolu yapılacaklar listenizde hayatta kalma rehberiniz olduğu kadar, o ana kadar başardığınız şeylerin ve belirli görevlere ne kadar zaman harcadığınızın da bir hatırlatıcısı olarak hizmet eder. Bu veriler, programınızı yeniden düşünmenizi ve her gün 4 saat toplantılara katılmanın diğer daha önemli konulara odaklanmanızı engelleyip engellemediğini belirlemenizi sağlar.

Zaman engelleme, her şey için zaman bulmanıza yardımcı olur

Son zamanlarda çocuklarınızla yeterince zaman geçirmediğinizden endişeleniyorsanız, her gün sadece onlar için özel bir zaman dilimi planlayın.

Yakın zamanda önemli bir aile yemeğiniz varsa, o gün akşamınızı bunun için engelleyin ve hiçbir bahanenin sizi katılmaktan alıkoymasına izin vermeyin.

Yaratıcı bir hobi üzerinde çalışmak istiyorsanız, bunun için her hafta bir saat planlayın ve bu süreye bağlı kalın.

Bu, bu zaman yönetimi tekniğinin en büyük avantajlarından biridir - yalnızca iş aktiviteleriniz için yeterli zaman ayırıp biriktirmekle kalmayacak, aynı zamanda rahatlama, hobiler, aile, arkadaşlar veya istediğiniz herhangi bir şey için zaman kazanacaksınız .

Peki ya zaman bloke eden varyasyonlar?

Zaman engelleme, kendi başına yaşamı değiştiren bir zaman yönetimi tekniğidir.

Ancak, herkes için çalışabilmesi için yeterince evrensel mi? Ya çarşamba günleri düzinelerce toplantıya katılmanız gerekiyorsa ve odaklandığınız işlerin çoğuna yalnızca pazartesi günleri sığabiliyorsanız?

İşte bu noktada zaman bloke eden varyasyonlar ( görev gruplama , zaman kutulama ve gün teması) imdada yetişir .

Görev gruplaması

Görev gruplamayı, zaman engellemeye yükseltme olarak düşünün. Görev gruplaması, belirli görevler için belirli zaman dilimlerini seçmenizi de içerir. Ancak bu sefer, dikkatinizi bir seferde belirli bir göreve vermek yerine, benzer görevleri gruplayıp bir oturuşta tamamlıyorsunuz.

Ama bu tam olarak nasıl çalışıyor?

Diyelim ki şirketinizin e-posta pazarlama kampanyasından sorumlusunuz. Bir saatliğine bir e-posta stratejisi tasarlamaktan 15 dakikalık bir sosyal medya başlığı yazmaya geçmek yerine, yalnızca e-posta kampanyanıza geri dönmek için e-postayla ilgili tüm görevlerinizi bir kerede tamamlayabilirsiniz. Ardından, işiniz bittiğinde, bir sonraki partiye geçmeniz yeterlidir.

zaman boksu

Her ne kadar benzer görünse ve kulağa benzer gelse de, zaman boksu aslında zaman bloke etmekten oldukça farklıdır.

Zaman boksu aynı zamanda tek bir görev için belirli bir süre ayırmanızı da içerir, ancak bitiş noktasını sonsuza kadar uzatmanızı engeller.

Bu nedenle, blog yazımı yazmak için 3 saat ayırmak yerine, 500 kelimelik bir taslak sürüm oluşturmak için kendime sadece 3 saat vereceğim. Hedefimi daha spesifik ve zaman sınırlı hale getirerek, kendimi ertelemekten alıkoyacağım ve daha iyi son tarihler belirlemeyi de öğreneceğim.

Gün teması

Sadece içerik oluşturmak için önünüzde koca bir gün olduğunu hayal edin. Toplantı yok, e-posta yok, sadece uzun ve kesintisiz bir yaratıcılık.

İşte bu, gün temasının neyle ilgili olduğu. Gününüzü belirli bir konu etrafında düzenler ve tüm dikkatinizi ona verirsiniz.

Ardından, ertesi gün toplantılara katılır, gelen kutunuzu temizler ve kesintilere izin verirsiniz.

Twitter'ın CEO'su Jack Dorsey bu uygulamayı takip ediyor, bu nedenle Salı günlerinin tamamını ürünle ilgili faaliyetlere ve Çarşamba günlerinin tamamını pazarlama faaliyetlerine harcıyor.

Yine de, gündüz teması en fazla odaklanılan saatler vaat etse de, günlük temanıza uymayan her görevden vazgeçmeyi içerir.

İşiniz her zaman hazır bulunmanızı gerektiriyorsa, farklı bir zaman engelleme varyasyonu kullanmak daha iyi olabilir.

Programınızı nasıl zaman bloke edersiniz

Artık zaman bloke etmenin tüm temellerini ortaya çıkardığımıza göre, bu zaman yönetimi tekniğini nasıl eyleme geçireceğimizi görmenin zamanı geldi.

Tek yapmanız gereken 4 ana zaman engelleme adımını takip etmektir:

• Her şeyi planlayın
• Zaman bloklarını tanımlayın
• Programınıza göre hareket edin
• Test et ve gözden geçir

1. Her şeyi planlayın

Bu ilk adım her şeyi harekete geçirir. Bu sefer, bu hafta üzerinde çalışmanız gerekebilecek tüm görevler için beyin fırtınası yapmanız ve ardından oradan aşağıya inmeniz gerekecek.

Beyin fırtınasını bitirdikten sonra, muhtemelen öncelikli olmayan veya uzak bir son teslim tarihi olan bir dizi görevi listelediğinizi göreceksiniz. Şimdilik bu görevleri bir kenara bırakabilir ve günlük programlarınızı günde 3-5 öncelikli görevle sınırlandırmayı hedefleyebilirsiniz.

Bu öncelikler, önemli e-postaları yanıtlamak veya müşteri aramalarını yönetmek gibi her gün üstesinden geldiğiniz yinelenen görevler olabilir. Veya, bazı acil yönetim işlerini yürütmek veya yeni projeniz için araştırma yapmak gibi sık sık üstesinden geldiğiniz görevler olabilir.

Her iki durumda da, yapılacaklar listenizde bu öncelikli ve kaçınılmaz görevleri vurguladığınızdan emin olun. Bir sonraki adımı kolaylaştırmak için her görev için zaman tahminleri bile ekleyebilirsiniz.

Bu süreci daha da basitleştirmek için görevlerinizi daha küçük parçalara bölebilirsiniz .

Örneğin, sadece e-postalara yanıt vermek için bir saatin tamamını bloke etmek yerine, o gün aldığınız e-postaların sayısını sayabilir ve her e-postaya 5 dakika ayırabilirsiniz.

Bu şekilde, bir e-postada 10 dakika harcamaktan ve ardından sadece zaman bloğuna ayak uydurmak için 2 dakikada bir sonrakini bitirmek için acele etmekten kaçınacaksınız.

Önceliklerinizi seçtikten ve ayrıntılı bir yapılacaklar listesi derledikten sonra, kesin zaman dilimlerini tanımlamanın ve bunları takviminizde işaretlemenin zamanı geldi.

2. Zaman bloklarını tanımlayın

İkinci adım, yalnızca zamana odaklanmanızı gerektirir. Burada karar vermeniz gerekecek:

• Belirli başlangıç ​​ve bitiş zamanlarını tanımlayarak zaman ne zaman engellenir
• Görev süresini tanımlayarak zamanın ne kadar süreyle bloke edileceğine ilişkin

Bu sorulara bir yanıt bulmaya çalışırken, bazı görevlerinizin ne kadar sürebileceğini bilmemenin tamamen doğal olduğunu unutmayın. Zaman bloke etme konusunda ne kadar çok pratik yaparsanız, görevlerinizi planlama konusunda o kadar kendinize güvenirsiniz.

Zamanı ne zaman engellemeniz gerekiyor?

Sirkadiyen ritim bilimine göre, tüm aktiviteleriniz için ideal bir zaman vardır . İster rahatlamak üzere olun, ister yapılacaklar listenizi oluşturmak üzere olun, gün içinde görevlerinizi daha verimli bir şekilde tamamladığınız belirli anlar olduğunu fark etmiş olmalısınız.

Bu sizin başlangıç ​​noktanız olacaktır.

Günün en uyanık, konsantre olduğunuz ve dikkatiniz dağılmadan odaklanma olasılığının en yüksek olduğu zamanı düşünün. Bu, öncelikli görevlerinizi planlamanız gereken zamandır.

Diğer her şey, ister iş ister kişisel olsun, bu "ana" zamana göre planlamaya çalışmalısınız.

Zamanı ne kadar süreyle bloke etmeniz gerekiyor?

Ultradian ritim bilimi, zihnimizin 90 dakikalık döngüler halinde çalıştığını iddia ediyor. Ancak, popüler Pomodoro ilkesinin hayranıysanız, belki de 25 dakikalık döngüler halinde çalışıyorsunuzdur.

Peki, gerçekte ne kadar süre çalışmalısınız?

İlk olarak, zaman bloğunuzu 90 dakika ile sınırlandırmalısınız . Bilim, bir aktiviteye bir buçuk saatten fazla ara vermeden konsantre olamayacağınızı gösteriyor. En azından kaliteli işler çıkarmak istiyorsanız hayır.

Hem Ultradian ritim bilimi hem de Pomodoro tekniği, her çalışma seansından sonra en az 5 dakika olmak üzere sık sık mola vermeniz konusunda ısrar ediyor. Ancak 90 dakikalık aralıkları çok uzun bulursanız, bunun yerine zaman bloklarınız için 25 dakikayı seçebilirsiniz . Bu aralık, odaklanmanız için yeterince uzun, ancak çok yorulmamanız için yeterince kısadır.

Alternatif olarak, bunları karıştırabilirsiniz. Üzerinde çalıştığınız göreve bağlı olarak, daha zorlu işler için 90 dakikayı ve e-postaları yanıtlamak, evrakları bitirmek vb. için 25 dakikayı engelleyebilirsiniz.

Bunların sadece bazı bilim temelli öneriler olduğunu unutmayın. Sizin için uygun olan stratejiyi bulana kadar her zaman kendi özel zaman bloklarınızı deneyebilir ve test edebilirsiniz .

3. Programınıza göre hareket edin

Neyi seçtikten ve ne zaman ve ne kadar süreyle tanımladıktan sonra , sözlerinize “harekete geçmeniz” ve programınızı takip etmeniz gerekecektir .

İlk zaman bloğunuzla başlayın. Öngörülen başlangıç ​​saatinde üzerinde çalışmaya başlayın ve öngörülen bitiş saatinde üzerinde çalışmayı bırakın. Ardından, bugünkü programın sonuna ulaşana kadar tekrarlayın.

Bu, zaman engelleme sürecindeki en kolay adım gibi görünebilir - temel kuralları belirlediniz, şimdi tek yapmanız gereken onları takip etmek.

Ancak, öngörülen zaman bloklarının gerçek hayatta işe yarayıp yaramadığını anladığınızda, programınıza göre hareket etmek yalnızca kolay ve basit hale gelecektir - ve revizyon adımının başladığı yer burasıdır.

4. Test edin ve gözden geçirin

Zaman bloklarınız üzerinde çalışmaya başladığınızda, tahminlerinizin her zaman beklediğiniz kadar doğru olmadığını fark edebilirsiniz.

Belki de etkili toplantıların genellikle 15 dakika sürdüğünü ve diğer 10 dakikayı öngörülen zaman bloğuna uymak için harcadığınızı göreceksiniz.

Bu beklenmedik olmaktan uzak olsa da, zaman bloke etme becerilerinizi mükemmelleştirmek için her bir görevin ne kadar sürede tamamlandığına çok dikkat etmeniz gerekecek.

Bu amaçla, zamanı olabildiğince sık izlemeyi deneyebilir veya bunu sizin için arka planda yapabilen bir zaman izleyici kullanabilirsiniz.

Clockify'ı bu amaçla kullanıyorsanız, üzerinde çalışmakta olduğunuz görevin adını manuel olarak ekleyebilir ve çalışmaya başlar başlamaz masaüstü sürümünde zamanlayıcıyı başlatabilirsiniz.

Alternatif olarak Clockify tarayıcı uzantılarını kullanabilir ve zamanlayıcıyı doğrudan tarayıcınızdan başlatabilirsiniz.

Daha da fazla dakika kazanmak için, istediğiniz metni seçip üzerine sağ tıklayarak tarayıcınızın herhangi bir yerinden zamanlayıcıyı başlatabilirsiniz. Ardından, açıklamayla birlikte Zamanlayıcıyı Başlat'a tıklamanız yeterlidir…

Bir toplantıya katılmak üzereyseniz, zamanlayıcıyı doğrudan planlanan etkinlikten bile başlatabilirsiniz.

Toplantıyı bitirdikten sonra, tam olarak harcadığınız zamanı öğrenmek için DUR'a tıklayın.

Böylece, bir dahaki sefere bir zaman engelleme programı oluşturduğunuzda, mükemmel bir zaman engelleme rutinine doğru size rehberlik etmek için toplantılara harcadığınız zamanı gösteren gerçek zamanlı izleme sonuçlarınız olacaktır.

Yaygın zaman engelleme hatalarından nasıl kaçınılır

Hata yapmazsan hiçbir şey yapmazsın derler ve bu özellikle zaman blokajı için geçerlidir. Yinelenen bir görev planladığınızda ve onu tamamlamak için yeterli zamanı engellemediğinizi gördüğünüzde, bu hata sizi bir dahaki sefere daha akıllıca planlamaya yönlendirecektir.

Ancak, belirli zaman bloke eden hatalar uzun vadede size daha fazla zaman ve enerjiye mal olabilir, hatta iş akışınızı değiştirme şansı vermeden bu zaman yönetimi tekniğinden tamamen vazgeçmenize neden olabilir.

Bu nedenle, bir acemi olarak başlamak ve yeni başlayanların hatalarına kapılmak yerine, aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurun ve gerçek bir zaman bloklama uzmanı olarak başlayın.

Bazı şeylerden vazgeçmeye hazır olun

Yeni bir zaman yönetimi tekniğiyle, özellikle de işinizi yapma şeklinizde devrim yaratmayı vaat eden bir teknikle yola çıkmak kesinlikle heyecan verici.

Ancak, günde her şeyi tamamlamanız için yeterli saat olmadığı aşikar hale gelse bile, heyecan sizi programınıza çok sıkı sıkı sıkıya bağlı kalmaya yönlendiriyorsa? Bu olursa, muhtemelen hafta sonundan önce bloke etmekten vazgeçmekle kalmayacak, aynı zamanda tükenmişlik şansınızı da artıracaksınız.

Bu nedenle, beklenmedik bir şey olduğunda bile planlarınızı sürdürmek yerine, bazı şeyleri değiştirmeye veya onlardan tamamen vazgeçmeye hazır olun. Aynı gün tamamlanmaları gerekmedikçe, her zaman değişiklik yapabilir ve bazı görevlerinizi yarına erteleyebilirsiniz.

Alternatif olarak, beklenmedik olayları her zaman önceden düşünebilir ve bir şeyin planlandığı gibi çalışmaması durumunda ek bir saat planlayabilirsiniz.

Molalarınızı planlamayı unutmayın

Özellikle işler harika gittiğinde ve zaman bloklarınız sizin için işe yaramış gibi göründüğünde, işe kendinizi kaptırmak kolaydır.

Ancak, er ya da geç, bir ara vermeyi unutursanız, sonunda çok çalışırsınız.

Bu olduğunda, hata yapma ve kendinizi tükenmişliğe sürükleme olasılığınız daha yüksektir.

Mola vermeden çalışarak kendi sağlığınızı riske atmanın yanı sıra, zamanınızı bloke etme kararınızın sadece birkaç gün içinde parçalandığını görmeniz de olasıdır.

Her blok arasına en az 5 dakika ayırdığınızdan emin olun ve bu zaman aralığında her şeyi beklemeye alma alışkanlığına bağlı kalmayı unutmayın.

Tercihinize göre kendi mola zamanınızı tasarlamakta özgürsünüz, ancak bunun ekranlara bakmayı içermediğinden emin olun.

'Bir şeyler ters giderse diye' bir gün planlayın

Her şeyin yolunda gittiği bir gün düşünün - listenizdeki her şeyi tek tek kontrol etmeyi başarırsınız ve hala çalışmak, dışarı çıkmak ve yatmadan önce okumak için enerjiniz vardır.

Haftada kaç böyle gün alıyoruz? Bazen hiçbiri ve bu sadece insan.

Düzinelerce kesintiden ve bitmemiş görevlerden nasıl kurtulursunuz, başarılı bir çalışma haftası ile yanlış giden bir hafta arasındaki tüm farkı yaratan şeydir.

Bu nedenle, engelleme konusunda ne kadar yetenekli olursanız olun, beklenmedik bir şey olursa ve öncelikli görevlerinize başlayamamanız durumunda her zaman en az birkaç saat ayırdığınızdan emin olun.

Bu şekilde, beklenmedik şeyi yeniden planlayabilir ve 'her ihtimale karşı' saatlerinizde onunla başa çıkabilir ya da en önemli önceliklerinize geri dönmek için hala yeterli zamanınız olduğunu bilerek hemen halledebilirsiniz.

Mümkünse, geride kaldığınız tüm görevler için tam bir gün planlamaya çalışın .

Tüm hafta boyunca sizi bunalmış hissettiren şeylere yetişmek için bir günün engellendiğini gördüğünüz anda, anında daha az stresli hissedecek ve programınıza uymaya daha hazır olacaksınız.

Zaman engellemenin işinize yaramasını sağlayacak ek ipuçları

Alıştırma her şeyi mükemmel hale getirse ve muhtemelen bir süre sonra zamanı bloke etme alışkanlığında ustalaşacak olsanız da, birkaç adımı atlayabilmeniz ve en baştan zaman bloke etmenin işinize yarayabilmesi için bazı ek ipuçları hazırladık.

Zaman engelleme şablonları oluşturun

Takviminizde zamanı engellemek zaman alabilir, ancak zaman engelleme şablonları oluşturursanız işleri hızlandırırsınız . Başlangıç ​​ve bitiş saatleri ile boş zaman dilimleri oluşturabilir ve bunları görevlerle doldurabilirsiniz.

Günlük aktiviteleriniz için boş zaman aralıkları ayırın - örneğin, egzersiz yapacağınız, sabah duşu alacağınız, kahvaltı yapacağınız zamanları ayırın.

Ayrıca öncelikli görevleriniz için boş zaman aralıkları ayırabilirsiniz - biyolojik asal zamanınızı hesapladıysanız, en etkili zaman pencerenizin ne zaman olduğunu anlayacaksınız ve bu önceden yapılmış zaman aralıklarını her zaman sizin için ayırmayı bileceksiniz. öncelikli görevler

Herkesin yeni alışkanlığınızı bilmesini sağlayın

Çoğu zaman, programımızı ne kadar dikkatli bir şekilde çizersek yapalım, işler yoluna girer. Bazen erteleyerek veya acil olmayan işlere teslim olarak kendimizi sabote ederiz ve diğer zamanlarda başka insanlar gelip araya girer ve gün boyunca birden fazla görevi üstleniriz.

Bu kesintilerin çoğu muhtemelen tamamen haklı olsa da, insanlar çok meşgul olduğunuzu bilseydi, en azından önemli bir miktarı önlenebilirdi.

Bu nedenle, kimsenin "derin odak" bloğunuzun ortasında bir toplantı planlamayacağını ummak yerine, ekip üyelerinizi iş akışınıza getirdiğiniz değişiklikler hakkında bilgilendirin .

Uygun saatlerinizi takvim uygulamasında işaretleyin ve odaklandığınız saatlerin bitmesini bekleyemeyen bir acil durum olduğunda herkesin sizinle hızlı bir şekilde iletişim kurmanın en iyi yollarını bilmesini sağlayın.

Genellikle, iş arkadaşlarınız müsait olmadığınızı görür görmez, çoğu kendi planlarında değişiklik yapacak ve bir sonraki açılışınızın sizinle iletişime geçmesini bekleyecektir.

Kişisel zamanınızı dışarıda bırakmayın

Bir noktada çalışmayı bırakmayı unutmamanız mantıklı görünse de, bazen kişisel zamanı da takviminize sığdırmak gerekir .

Ancak, 'ofis dışında' bir zaman dilimini engellemek, size çok kısıtlayıcı geliyorsa boş zamanınızı önceden planlamanız gerektiği anlamına gelmez. Yine de, önünüzde yoğun bir gün olduğunda ve bunun sonu yokmuş gibi göründüğünde, programınızın hemen altında eğlenceli bir aktivite şeklinde arkadaş canlısı bir yüz görmek her zaman günü biraz daha parlak hale getirir.

Bir 'gün sonu' ritüeli planlayın

'Günün sonu' ritüeli sadece zaman blokajı ile iyi gitmez. Daha önce “derin çalışma” uyguladıysanız veya Cal Newport'un dikkati dağılmış bir dünyada başarılı olmak üzerine kitabını okuduysanız , zihninize o günü bir gün olarak adlandırmanın zamanının geldiğine dair bir işaret vermenin ne kadar önemli olduğunu bilirsiniz.

Ritüelinizin saatler sürmesi veya belirli bir yapıyı takip etmesi gerekmez.

Zaman bloklarınızı gözden geçirmek, gün boyunca başardığınız her şeyi gözden geçirmek ve yarın için planladığınız blokları revize etmek için günde 5 ila 15 dakika planlayabilirsiniz.

Cuma günleri, bunu bir 'Hafta sonu' incelemesine dönüştürebilir ve her bir zaman bloğunuzun tam ayrıntılarını gözden geçirebilirsiniz.

Bu rutin, oturumu kapattıktan sonra iş hakkında düşünmeyi bırakmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda gelecekteki zaman bloklarınızı daha akıllı hale getirir - çünkü size ilk zaman kısıtlama programınızı yansıtmanız için bir an verir.

Belki başlangıçta toplantılarda yalnızca iki saat geçirmeyi planladığınızı fark edeceksiniz, ancak geçen hafta neredeyse dört saatinizi aldılar. Artık gelecekte iletişim için daha uzun zaman blokları ayırmayı biliyorsunuz.

Zamanı engelleyen uygulamalar

Zaman bloke etmenin basit bir zaman yönetimi tekniği olduğundan bahsetmiştik.

Merak ediyor olabilirsiniz, “ Eğer bu kadar basitse, neden bir sürü uygulamaya ihtiyacınız olsun ki? İşleri fazla karmaşıklaştırmazlar mı?”

Nitekim bunun tam tersini yapacaklardır. Aşağıdaki zaman engelleme uygulamaları, zaman engelleme rutininizi basitleştirecek ve ilerledikçe en az miktarda hata yapmanızı sağlayacaktır.

Sadece bir ihtiyacınız olacak:

• Zaman izleyici — zamanınızı tam olarak nasıl harcadığınızı anlamanıza yardımcı olmak için (gerçek zamanlı olarak).
• Yapılacaklar uygulaması, görev yönetimi uygulaması, düzenleyici veya planlayıcı — önceliklerinizin üstünde kalmanıza yardımcı olmak için.
• Takvim uygulaması — zaman bloklarınızı görselleştirmenize yardımcı olmak ve müsait olduğunuzda herkesin bilmesini sağlamak için.

Hazırlanmak için en az zaman harcamanıza yardımcı olmak için her kategoriden en iyi performans gösterenleri seçtik ve bunlar aşağıdaki gibidir:

• Clockify - zaman takip uygulaması
• Google Takvim — klasik takvim uygulaması
• Any.do — çok yönlü görev yöneticisi ve takvim yardımcısı
• Todoist — yapılacaklar listesi uygulaması
• Fantastik — Mac takvim uygulaması
• Milk'i hatırlayın - yapılacaklar listesi ve görev yönetimi uygulaması
• DigiCal — günlük planlayıcı
• Microsoft To Do — yapılacaklar listesi uygulaması
• Şey 3 — görev yönetimi uygulaması
• ZamanBloğu – mobil günlük planlayıcı
• TickTick – günlük planlayıcı uygulaması

Clockify - zaman takip uygulaması

Clockify , verimli zaman engelleme özelliklerine sahip bir zaman takip uygulamasıdır.

Clockify ile, planladığınız zaman blokları üzerinde çalışırken onlara harcadığınız zamanı takip edebilecek ve gelecekte aynı zaman blokları için revizyon yapmanız gerekip gerekmediğini anlayabileceksiniz.

Ayrıca şunları da yapabileceksiniz:

• Zamanı gerçek zamanlı olarak, bir görevi tamamlamanız için geçen saniyeye kadar izleyin
• Zaman İzleyici sayfasında veya bir zaman çizelgesi görünümünde önceden planlanmış zaman bloklarında geçirdiğiniz zamanı manuel olarak ekleyin
• Zaman bloklarınız için tahminler yapın ve bu tahminleri gerçekten karşılayıp karşılamadığınızı karşılaştırın.
• Projelere ve görevlere harcadığınız zamanı Haftalık, Ayrıntılı ve Özet Raporlarda analiz edin
• Takvim görünümünde hem izlenen sürenizi hem de çakışan görevleri görün

• Google Takvim'den hiç çıkmadan, planlanmış etkinliklerde ve görevlerde zamanı izlemek için Google Takvim entegrasyonunu kullanın
• Clockify, 80'den fazla uygulamayla entegre olduğundan, web'in neredeyse her köşesinden zamanı takip edin

Ayrıca 4 farklı türde saatlik ücret tanımlayabilecek ve uygulamanın Raporlar bölümünde programlanmış zaman dilimlerinde izlediğiniz sürenin otomatik olarak kazançlar olarak hesaplanmasını sağlayabilirsiniz.

Şunlar için kullanılabilir : Web, Windows, Linux, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox, Edge

Google Takvim — klasik takvim uygulaması

Google Takvim , etkinliklerinizi, görevlerinizi ve hatırlatıcılarınızı görsel zaman dilimlerinde planlamanıza olanak tanıyan klasik bir takvim uygulamasıdır; her takvim girişi bir zaman dilimini temsil eder.

Yapabileceksin:

• Hayatınızın farklı bölümleri için farklı, renk kodlu takvimler oluşturun
• Odaklanılan zaman periyotlarını planlayın ve tekrarlanan zaman blokları/görevleri için hatırlatıcılar planlayın
• Önerilen saatleri analiz ederek herkes müsait olduğunda gruplarla toplantılar planlayın
• Etkinlikler ekleyin ve dünyanın her yerinden takım arkadaşlarınızla toplantılar planlayın
• Takım arkadaşlarınızın ne zaman müsait olduğunuzu bilmeleri için tam çalışma saatlerinizi tanımlayın
• Ajandanızdaki bir sonraki blok/görevin hatırlatılması için Masaüstü bildirimlerini etkinleştirin

Google Takvim'in öne çıkan özelliği size günlük ajandanızı hatırlatmaya yardımcı olur — her sabah iş gününüz başlamadan önce (saat 5 civarında), o gün sizi bekleyen etkinlikleri/hatırlatıcıları/görevleri özetleyen otomatik bir e-posta alırsınız.

Şunlar için kullanılabilir : Web, iOS, Android, Chrome, Firefox

Any.do — çok yönlü görev yöneticisi ve takvim yardımcısı

Any.do , klasik bir takvim, hatırlatıcı ve planlayıcı uygulamasının özelliklerine sahip her şey dahil bir görev yöneticisidir. Zaman engelleme programınızı planlayabilir ve uygulayabilir, ayrıca ortak bir zaman engelleme sisteminde başkalarıyla işbirliği yapabilirsiniz.

Özünde, şunları elde edeceksiniz:

• Görevler ekleyin, doğru olanlara öncelik verin, listeler halinde düzenleyin ve alt görevlere ayırın
• Paylaşılan projeleri yönetin
• Yinelenen görevleri tanımlayın ve onlar için hatırlatıcılar ayarlayın
• Takviminize etkinlikler ve görevler ekleyin ve ardından yoğun saatlerinizi ve boş zamanlarınızı vurgulayan birleşik görünümlerinin keyfini çıkarın
• Öncelikler için daha fazla yer bırakmak için tüm düşük öncelikli görevlerinizin otomatik olarak yeniden planlanmasını sağlayın

Bu takvim uygulamasının öne çıkan özelliği sesli komut özellikleridir - dikte yoluyla etkinlikler ve görevler ekleme, bugünün gündemini uzaktan sorma ve yapılacaklar listelerinizi eller serbest olarak ele alma şansına sahip olacaksınız.

Şunlar için kullanılabilir: Web, Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox, Apple Watch, Android Wear, Amazon Alexa, Siri, Google Asistan

Todoist — yapılacaklar listesi uygulaması

Todoist , bir dizi görev yönetimi özelliğinin yanı sıra bir dizi entegrasyon ve senkronizasyon seçeneği sunan en iyi yapılacaklar listesi uygulamasıdır.

Özetle şunları yapabileceksiniz:

• Görevler ve atamalar oluşturun ve bunları projeler halinde gruplandırın
• Görevler için son tarih tanımlayın
• Görevleri renk kodlu bayraklarla öncelik düzeyine göre sıralar
• Yapılacaklar listeleri oluşturun ve yönetin
• Projeler ve görevler üzerinde başkalarıyla işbirliği yapın
• Yapılacaklar öğelerine ek materyaller yükleyin ve bunlara aydınlatıcı yorumlar ekleyin

Todoist, projelerinizi Takvim görünümünde zaman blokları ve Gantt çizelgeleri olarak yönetmenize izin vererek benzer uygulamaların çoğundan daha kapsamlı bir görev yönetimi deneyimi sunar - tüm projelerinizi ilgili son teslim tarihleri, proje çıktıları ile eşleştirilmiş olarak görebileceksiniz. , ve bağımlılıklar.

Ayrıca, üretkenlik eğilimlerinizi haftalara ve aylara göre görme, kişiselleştirilmiş hedefler belirleme ve bir görevi tamamladığınızda puan alma seçeneği de vardır.

Şunlar için kullanılabilir : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux, Chrome, Firefox, Edge, Safari, Apple Watch, Android Wear

Fantastik – Mac takvim uygulaması

Fantastical is a Mac-exclusive calendar app with the usual time-blocking-friendly calendar features – you'll be able to reorganize your schedule around team priorities, but also duplicate events across calendars and view your weekly agenda in a couple of clicks.

Yapabileceksin:

• View maps showing the locations where you have scheduled events
• Make use of various calendar sets meant to help improve your scheduling
• Create reminders for your time blocked events and tasks in an instant by starting a sentence with “reminder” or “remind me to”
• Enjoy a full-calendar view for the time blocks you had scheduled per day, week, month, or year
• Add and join conference calls right from the app

The highlight feature of the app is its Mini Window — this Fantastical window inhabits your menu bar, and allows you to create, view, and edit events, tasks, and reminders in a faster way.

Available for: Mac

Remember the Milk — to-do list and task management app

Remember the Milk is a to-do list and task management app meant to help you handle your to-do lists — especially if you have a busy schedule and are likely to forget about your priorities (like buying the milk).

Yapabileceksin:

• Note down tasks and to-dos in a simple workspace
• Define reminders for each task and set them to arrive to you via Twitter, Text, or email
• Share lists and delegate tasks to others
• Organize and categorize your tasks with priority levels, tags, deadlines, and more
• Search for tasks, notes, and then save your most important searches as “Smart lists” for easier access

The standout feature of Remember the Milk is its recent Gmail add-on that lets you create new tasks right from your inbox, as well as its Zapier integration that gives you the option to connect Remember the Milk with hundreds of different apps.

Available for : Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, BlackBerry, Apple Watch, Edge, Chrome, Firefox, Safari

DigiCal — günlük planlayıcı

DigiCal özünde basit bir günlük planlayıcıdır, ancak birden çok takvim görünümü, widget'ı, bir takvim kataloğu ve birkaç önemli çevrimiçi takvimle entegrasyonları vardır.

Bu uygulama içinde şunları elde edeceksiniz:

• Randevuları planlayın ve ardından etkinliklerinize ilişkin günlük, haftalık, aylık veya ajandaya genel bakış dahil olmak üzere 7 farklı takvim görünümünde görüntüleyin
• 6 işlevsel widget'ın ve önceden ayarlanmış 9 temanın keyfini çıkarın
• Resmi TV programlarına göre kendi programınızı senkronize edin ve planlayın - zaman engellenen görevlerinizi işaretleyin, ancak bu nedenle önemli bir oyunu asla kaçırmayın
• Google Takvim, Exchange ve Outlook.com gibi en popüler çevrimiçi takvimlerle senkronize edin

Bu uygulamanın göze çarpan özelliği, hava durumu tahminidir, bu da onu dış mekan fotoğrafçıları için mükemmel bir arkadaş yapar - dış mekan etkinliklerinizi ve görevlerinizi dış sıcaklığa, bulutlara, rüzgar koşullarına ve ayrıca gün doğumu ve gün batımı saatlerine göre koordine edebileceksiniz. .

Şunlar için kullanılabilir: Android

Microsoft To Do — yapılacaklar listesi uygulaması

Microsoft To Do , herkesin şu anda üzerinde çalıştığınız şeyi görebilmesi için önceliklendirmenize, görevlerinizi belirli bir konu etrafında organize etmenize ve bunları kolayca paylaşmanıza yardımcı olabilecek, kullanımı kolay bir yapılacaklar listesi yazılımıdır.

Uygulama ayrıca size şunları yapma şansı verir:

• Daha büyük projelerinize alt görevler ekleyin
• Listelerinizi farklı arka planlar ve resimlerle kişiselleştirin
• Görevlerinize her zaman bulabilmeniz için etiketler ekleyin
• Her ayrı görev için son tarihler ve hatırlatıcılar ayarlayın
• Outlook.com ve Microsoft Planner ile senkronize edin

Güçlü rakiplerinden çok daha basit olmasına rağmen, Microsoft To Do'nun göze çarpan özelliği, diğer üyelere görev atamanıza ve size atanan görevleri kendi yapılacaklar listenize eklemenize olanak tanıyan işbirliği işlevidir.

Şunlar için kullanılabilir: Web, Windows, Mac, iOS, Android

Şey 3 — görev yönetimi uygulaması

Things 3 , günlük benzeri bir görünüme sahip başka bir görev yönetimi uygulamasıdır - yapılacaklar listeleri yapabilir, alışveriş ve alışveriş listeleri derleyebilir, projelere göre gruplandırılmış görevleri görüntüleyebilir ve bunlara notlar ekleyebilirsiniz. Ve tüm bunlar, İşleri Bitirme metodolojisine göre.

Basit bir Takvim görünümünde etkinliklerin zamanını engelleyebilir ve ardından bunları türe göre gruplandırabilirsiniz: İş, Kişisel, Aile veya istediğiniz diğer herhangi bir özel sınıflandırma.

Ayrıca şunları da yapabileceksiniz:

• Henüz kategorilere ayrılmamış yapılacaklar öğelerini toplayın ve bunları uygulamanın Gelen Kutusu bölümünde saklayın
• Projeler oluşturun, bunlara onay işareti koyabileceğiniz ilgili görevleri ekleyin ve ardından daha kolay yönetim için bunları alt başlıklara bölün
• Alanlar oluşturun ve ilgili projeleri birlikte gruplayın

Bu uygulamanın öne çıkan öğesi, zamanlama özellikleridir - görevleri, üstesinden gelinmesi gereken günün saatine göre gruplayabileceksiniz:

• Bugün — o gün için tüm önceliklerinizi içeren bölüm
• Akşam — akşama kadar uğraşmayı planlamadığınız tüm öncelikleriniz için bölüm
• Yaklaşan — ertelenen ve otomatik olarak oluşturulan görevlerin olduğu bölüm
• Her zaman — henüz zamanını gerçekten engellemediğiniz, ancak her zaman üstesinden gelebileceğiniz görevler
• Bir gün - henüz zamanını gerçekten engellemediğiniz, ancak belirli bir zamanda yapılması gereken daha fazla görev

Şunlar için kullanılabilir : Mac, iOS

TimeBloc – mobil günlük planlayıcı

TimeBloc , gününüzü daha küçük görevlere ve etkinliklere ayırmanıza, önemli hiçbir şeyi kaçırmamanız için bunları etiketlemenize ve renk kodlamanıza olanak tanıyan, yalnızca mobil bir uygulamadır.

Ayrıca şunları yapmanıza yardımcı olur:

• Günlük rutininizi yinelenen görevlerinize göre tasarlayın
• Görevlerinizi farklı zaman bloklarına göre düzenleyebilmeniz için hızlı bir şekilde sürükleyip bırakın
• Kendi zaman istatistiklerinize bakarak zamanınızı tam olarak nasıl harcadığınızı görün
• Size hatırlatıcılar göndererek görevlerinizi takip edin
• Tercih ettiğiniz mobil takviminizle senkronize ederek tüm verilerinizi tek bir yerde toplayın

Bu uygulamayı rakiplerinden ayıran şey kesinlikle kullanıcılarına günlerini hatta tüm haftalarını nasıl geçirdiklerine dair fikir veren ayrıntılı raporlardır.

TimeBloc, gün boyunca yaptığınız her şeyi görselleştirme seçeneği sunarak günlerinizi daha akıllıca planlamanıza ve zamanı çok daha hızlı bloke etme alışkanlığı kazanmanıza yardımcı olur.

Şunlar için kullanılabilir: iOS, Android

TickTick – günlük planlayıcı uygulaması

TickTick , esas olarak görevlere ve son teslim tarihlerine ayak uydurmak için tasarlanmış bir araçtır. Uygulama, kullanıcılarına günlük yapılacak işleri (klasörler, listeler, etiketler ve öncelikler gibi) düzenlemek ve sıralamak için birden fazla seçenek sunduğundan, hem zaman engelleme hem de görev gruplama için mükemmeldir.

TickTick ayrıca şunları yapmanızı sağlar:

• Sesli komutla veya Siri veya Quick Ball kullanarak görevler ekleyin
• Her görevin tahmini süresini ayarlayın
• Görevleri tamamlamayı unutmayacağınızdan emin olmak için "Sinir bozucu uyarı"yı etkinleştirin
• E-postaları hızla görevlere dönüştürün
• Listelerinizi başkalarıyla paylaşın

Bu uygulamanın öne çıkardığı öne çıkan seçenek, konum hatırlatıcısıdır. TickTick size her göreviniz için belirli bir konum belirleme seçeneği sunar, böylece uygulama sizin belirli bir adreste olduğunuzu kaydeder kaydetmez orada tamamlanması gereken görev hakkında sizi otomatik olarak bilgilendirir.

Şunlar için kullanılabilir: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, Chrome, Firefox, Apple watch

…Sonuçta zaman yönetimi tekniği sizin için engel mi oluyor?

Kısacası - evet .

İşi sizin yerinize yapacak mucizevi bir zaman yönetimi tekniği diye bir şey olmamasına rağmen, günlerinizi önceden planlamak için biraz çaba harcarsanız, zaman blokajı harikalar yaratmaya bir adım daha yaklaşabilir.

Sonuçta, hepimiz günde sadece 24 saatimiz var, öyleyse neden onları engellemiyoruz? Bu her şeyi beklemeye almasa da, en azından değerli zamanımızın nereye gittiğini anlayacağız ve yarın her şeyi biraz farklı bir şekilde yeniden yapacağız.