دليل حظر الوقت النهائي (+ تطبيقات حظر الوقت)

تخيل أنك تغلق جهاز الكمبيوتر الخاص بك كل يوم في تمام الساعة 5 مساءً فقط لتسمع الصوت الخفيف في رأسك يردد: لا يوجد وقت كافٍ أبدًا ...

هل هذا الوضع يدق الجرس؟

في الواقع ، اتضح أن هناك وقتًا كافيًا ، لكننا لم نحجبه.

ولكن ، ما هي تقنية الحظر هذه المرة التي يبدو أن الجميع يتحدث عنها؟ ربما سمعت أنها ساعدت Elon Musk على تحقيق التوازن بين العمل لأكثر من 120 ساعة في الأسبوع ، والتخطيط لاستعمار المريخ مع وكالة ناسا ، وقضاء الوقت مع عائلته.

حسنًا ، لا داعي للتكهن بشأن هذه التقنية الغامضة بعد الآن ، لأن هذا الدليل على وشك الكشف عن كل خصوصيات وعموميات حظر الوقت .

سنغطي الأساسيات - بدءًا من الإرشادات التفصيلية حول كيفية بدء منع وقتك اليوم. حسنا، كذلك تساعدك على تجنب أخطاء حظر الوقت الشائعة وتحديثك بالأدوات التي تحتاجها لاستعادة التحكم في وقتك - أفضل 11 تطبيقًا لحظر الوقت.

لذا ، دعونا لا نضيع المزيد من الوقت ونبدأ ، أليس كذلك؟

ما هو الوقت المانع؟

يعد حظر الوقت ، أو حظر التقويم ، أسلوبًا بسيطًا لإدارة الوقت.

كل ما عليك القيام به هو تحديد إطار زمني محدد لمهمة أو حدث أو نشاط واحتفظ بهذه الفترة الزمنية في التقويم الخاص بك. بعد الانتهاء من العمل في كتلة واحدة ، عندها فقط يمكنك الانتقال إلى المجموعة التالية.

عندما تختار فترة زمنية ، عليك أيضًا أن تقرر المدة التي ستستغرقها كل مهمة. يمكنك قضاء 15 دقيقة في الرد على رسائل البريد الإلكتروني ثم القيام بعملك المركز لمدة 3 ساعات. لا توجد قوانين.

اختار Elon Musk ، على سبيل المثال ، العمل في فترات زمنية مدتها 5 دقائق بينما كان الرئيس بالنيابة لشركة Tesla و SpaceX. ساعده قراره بتجنيد وقته في إدارة شركتين ضخمتين بنجاح ، بينما كان يمارس الرياضة مرتين في الأسبوع ويقضي حوالي 4 أيام من الوقت الجيد في الأسبوع مع أطفاله.

لماذا تحتاج حتى إلى منع الوقت؟

السبب واضح تمامًا - نحتاج جميعًا إلى إعاقة الوقت للسيطرة على وقتنا وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة .

ولكن كيف يمكن أن يساعدنا تخصيص ألوان عشوائية لمهامنا في إنهاء كل شيء مع ترك الوقت الكافي للاسترخاء؟

حسنًا ، الأمر بسيط جدًا في الواقع.

وفقًا لعلم النفس الاجتماعي ، يواجه كل فرد منا مشكلة في وضع خطط واقعية. هذه الظاهرة التي تزعجنا جميعًا تسمى مغالطة التخطيط وهي تجعلنا نقلل من الوقت الذي نحتاجه لإكمال أنشطتنا.

لذا ، بدلاً من منح نفسي يومين لإنهاء منشور مدونة مكون من 1000 كلمة (لأن هذا هو الوقت الذي يستغرقه عادةً) ، أدعي أنني سأنتهي من ذلك في يوم واحد.

نظرًا لسوء تقديري ، أخفقت في الوفاء بالموعد النهائي وانتهى بي الأمر إلى إعادة جدولة مجموعة من المهام الأخرى لإنهاء مقالتي.

هذا هو المكان الذي تلعب فيه عادة إعاقة الوقت.

إذا قررت تخصيص 6 ساعات لإجراء البحث ، وساعتين لكتابة مسودتي الأولى ، و 6 ساعات أخرى للقيام بالكتابة الفعلية ، فأنا بالفعل أفضل حالًا من الكتابة بدون خطة.

عندما نمنع فترات زمنية محددة لكل مهمة لدينا ، يصبح التخطيط أكثر واقعية. حتى إذا فشلت في توقع مقدار الوقت الذي ستحتاجه لإنهاء شيء ما ، في المرة التالية التي تحتاج فيها إلى القيام بمهمة مماثلة ، يمكنك دائمًا الرجوع إلى التقويم الخاص بك ، وإحصاء الكتل الزمنية من قبل وإجراء تقدير دقيق تمامًا.

هل هناك أي فوائد أخرى لمنع الوقت؟

بصرف النظر عن إنقاذك من قبضة مغالطة التخطيط ، فإن حجب الوقت له العديد من المزايا - المزايا التي ستلاحظها بمجرد أن تبدأ في جدولة يومك مع القليل من المساعدة من هذه التقنية.

ولكن ، حتى يحدث ذلك ، سنقدم لك معاينة لكل ما يمكن أن تتوقعه عندما تبدأ في حظر مهامك .

سيجبرك حجب الوقت على التركيز على الأولويات

بمجرد أن تبدأ في وضع الخطة الأولية ، ستشعر بالحاجة إلى حظر الساعات التي تشعر فيها بالتركيز الأكبر على مهامك الأكثر أهمية .

ربما سترى أنك أكثر تركيزًا في الصباح ، لذلك ستقرر حظر خانات الصباح الباكر للمهام المهمة والعاجلة.

سيقلل حظر الوقت من التسويف واللهو

عندما يكون لديك مهمة مجدولة في التقويم الخاص بك ، مع استكمال أوقات البدء والانتهاء المحددة ، ستشعر بالحاجة إلى الالتزام بالوقت المحدد ، أو حتى التغلب عليها - لذلك ، ستكون أقل عرضة للتسويف أو الوقوع ضحية لتشتيت الانتباه .

سيجعلك حظر الوقت واقعيًا بشأن وقتك وعملك

إن القول بأنك ستنتهي من مسودة مشروع اليوم هو تخمين متفائل في أحسن الأحوال ما لم تكن لديك هذه المهمة مكتوبة في جدولك الزمني ، مع الوقت المتوقع الذي ستستغرقه للانتهاء - وتعطيك المربعات الزمنية ذلك بالضبط.

سيساعدك حظر الوقت في الاحتفاظ بسجل لكيفية قضاء الوقت

مع حظر الوقت ، فأنت تقسم يومك بشكل أساسي إلى فترات زمنية محددة مسبقًا - على سبيل المثال:

• 1 ساعة لأعمال الإدارة.
• ساعة واحدة للرد على رسائل البريد الإلكتروني اليومية ، و
• 3 ساعات عندما تحتاج إلى صياغة مقترح مشروع.

بقدر الوقت الذي تحظره في التقويم الخاص بك بمثابة دليلك للبقاء على قيد الحياة في قائمة المهام المليئة بك ، فإنه يعمل أيضًا كتذكير بما أنجزته حتى الآن ، ومقدار الوقت الذي قضيته في مهام معينة. تسمح لك هذه البيانات بإعادة التفكير في جدولك الزمني ، وما إذا كان حضور الاجتماعات لمدة 4 ساعات كل يوم يمنعك من التركيز على الأمور الأخرى الأكثر أهمية.

سيساعدك حظر الوقت في إيجاد الوقت لكل شيء

إذا كنت قلقًا من أنك لم تقضي وقتًا كافيًا مع أطفالك مؤخرًا ، فقم بجدولة وقت مخصص كل يوم لهم فقط.

إذا كان لديك عشاء عائلي مهم في وقت ما قريبًا ، فامنع أمسيتك في ذلك اليوم ، ولا تدع أي عذر يمنعك من الحضور.

إذا كنت ترغب في العمل على هواية إبداعية ، حدد ساعة كل أسبوع لذلك ، والتزم بهذا الوقت.

هذه واحدة من أكبر الامتيازات في تقنية إدارة الوقت هذه - لن تقوم فقط بحجز وتوفير الوقت الكافي لأنشطة عملك ، ولكنك ستوفر أيضًا وقتًا للاسترخاء أو الهوايات أو العائلة أو الأصدقاء أو أي شيء تريده .

ماذا عن الوقت الذي يحجب الاختلافات؟

يعد حظر الوقت أسلوبًا لإدارة الوقت يغير الحياة من تلقاء نفسه.

ولكن ، هل هي عالمية بما فيه الكفاية بحيث يمكن أن تعمل مع الجميع؟ ماذا لو احتجت ببساطة إلى حضور عشرات الاجتماعات في أيام الأربعاء ويمكنك المشاركة في معظم أعمالك المركزة أيام الاثنين فقط؟

هذا هو المكان الذي ينقذ فيه متغيرات حظر الوقت - تجميع المهام ، وملاكمة الوقت ، والتغيير اليومي .

تجميع المهام

فكر في تجميع المهام على أنه ترقية لحجب الوقت. يتضمن تجميع المهام أيضًا تحديد أجزاء معينة من الوقت لمهام محددة. ولكن ، هذه المرة ، بدلاً من إعطاء انتباهك لمهمة واحدة معينة في كل مرة ، تقوم بتجميع المهام المتشابهة وإكمالها في جلسة واحدة.

لكن كيف يعمل هذا بالضبط؟

لنفترض أنك مسؤول عن حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني لشركتك. بدلاً من الاضطرار إلى التبديل من تصميم إستراتيجية بريد إلكتروني لمدة ساعة إلى كتابة تعليق على وسائل التواصل الاجتماعي لمدة 15 دقيقة ، فقط للعودة إلى حملة البريد الإلكتروني مرة أخرى ، يمكنك إنهاء جميع المهام المتعلقة بالبريد الإلكتروني مرة واحدة. بعد ذلك ، بعد الانتهاء ، يمكنك ببساطة الانتقال إلى الدفعة التالية.

وقت الملاكمة

على الرغم من أنها تبدو متشابهة وتبدو متشابهة ، إلا أن الملاكمة الزمنية تختلف تمامًا عن حصر الوقت.

تتضمن الملاكمة الزمنية أيضًا تخصيص قدر معين من الوقت لمهمة واحدة ، لكنها تمنعك من تمديد نقطة النهاية إلى ما لا نهاية.

لذا ، بدلاً من تخصيص 3 ساعات لكتابة منشور مدونتي ، سأمنح نفسي 3 ساعات فقط لتأليف نسخة مسودة مكونة من 500 كلمة. من خلال جعل هدفي أكثر تحديدًا ومحدودًا بالوقت ، سأمنع نفسي من المماطلة وأتعلم كيفية تحديد مواعيد نهائية أفضل أيضًا.

يومهم

تخيل وجود يوم كامل أمامك فقط لإنشاء المحتوى. لا اجتماعات ولا رسائل بريد إلكتروني ، مجرد امتداد طويل مستمر من الإبداع.

حسنًا ، هذا هو اليوم الذي يدور حوله موضوعهم. أنت تنظم يومك حول موضوع معين وتوليه اهتمامك الكامل.

بعد ذلك ، في اليوم التالي ، يمكنك حضور الاجتماعات ، ومسح صندوق الوارد الخاص بك والاستسلام للمقاطعات.

يتبع الرئيس التنفيذي لشركة Twitter ، جاك دورسي ، هذه الممارسة ، لذا فهو يقضي أيام الثلاثاء بأكملها على الأنشطة المتعلقة بالمنتج ، وأربعاء كاملة على الأنشطة التسويقية.

ومع ذلك ، على الرغم من أن التخصيص اليومي يعد بأكبر قدر من الساعات المركزة ، إلا أنه يتضمن التوقف عن كل مهمة لا تتناسب مع موضوع يومك.

إذا كانت وظيفتك تتطلب منك أن تكون حاضرًا ومتاحًا في جميع الأوقات ، فقد يكون من الأفضل الذهاب إلى وقت مختلف لمنع الاختلاف.

كيفية منع الوقت من الجدول الزمني الخاص بك

الآن بعد أن كشفنا النقاب عن جميع أساسيات منع الوقت ، حان الوقت لنرى كيفية تطبيق تقنية إدارة الوقت هذه.

كل ما عليك فعله هو اتباع الخطوات الأربع الرئيسية لحظر الوقت :

• خطة كل شيء
• تحديد فترات زمنية
• تصرف وفقًا لجدولك الزمني
• الاختبار والمراجعة

1. خطة كل شيء

هذه الخطوة الأولى تضع كل شيء في الحركة. هذه المرة ستحتاج إلى تبادل الأفكار حول جميع المهام التي قد تضطر إلى العمل عليها هذا الأسبوع ، ثم المضي قدمًا من هناك.

بمجرد الانتهاء من العصف الذهني ، ستجد على الأرجح أنك قد أدرجت عددًا من المهام التي ليست ذات أولوية أو لديك موعد نهائي بعيد. يمكنك إلغاء هذه المهام في الوقت الحالي ، وتهدف إلى قصر جداولك اليومية على 3-5 مهام ذات أولوية في اليوم.

يمكن أن تكون هذه الأولويات مهام متكررة تقوم بها كل يوم ، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهمة أو التعامل مع مكالمات العملاء. أو يمكن أن تكون مهامًا تتعامل معها كثيرًا ، مثل التعامل مع بعض الأعمال الإدارية العاجلة ، أو إجراء بحث لمشروعك الجديد.

في كلتا الحالتين ، تأكد من إبراز هذه الأولوية والمهام التي لا مفر منها في قائمة المهام الخاصة بك. يمكنك أيضًا إضافة تقديرات الوقت لكل مهمة ، لتسهيل الخطوة التالية.

لتبسيط هذه العملية بشكل أكبر ، يمكنك تقسيم مهامك إلى مهام أصغر .

على سبيل المثال ، بدلاً من حظر ساعة كاملة فقط للرد على رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك حساب عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها في ذلك اليوم وتخصيص 5 دقائق لكل بريد إلكتروني.

بهذه الطريقة ، ستتجنب إضاعة 10 دقائق على بريد إلكتروني واحد ثم تسرع لإنهاء الرسالة التالية في دقيقتين فقط لمواكبة الكتلة الزمنية.

بمجرد تحديد أولوياتك وتجميع قائمة مهام مفصلة ، فقد حان الوقت لتحديد مجموعات زمنية دقيقة ووضع علامة عليها في التقويم الخاص بك.

2. تحديد فترات زمنية

تتطلب الخطوة الثانية التركيز على الوقت فقط. هنا عليك أن تقرر:

• متى يتم حظر الوقت ، من خلال تحديد أوقات بدء وانتهاء محددة
• إلى متى يتم حظر الوقت ، من خلال تحديد مدة المهمة

عند محاولة الخروج برد على هذه الأسئلة ، لا تنس أنه من الطبيعي تمامًا ألا تعرف المدة التي قد تستغرقها بعض مهامك. كلما مارست حظر الوقت ، زادت ثقتك في جدولة مهامك.

متى تحتاج إلى منع الوقت؟

وفقًا لعلم الإيقاعات اليومية ، هناك وقت مثالي لجميع أنشطتك . سواء كنت على وشك الاسترخاء أو إنشاء قائمة مهامك ، يجب أن تكون قد لاحظت أن هناك لحظات معينة في يومك تنجز فيها مهامك بشكل أكثر كفاءة.

ستكون هذه نقطة البداية الخاصة بك.

فكر في الوقت من اليوم الذي تكون فيه أكثر انتباهًا وتركيزًا وأكثر احتمالًا للتركيز دون تشتيت الانتباه. هذا هو الوقت الذي يجب أن تحدد فيه مهامك ذات الأولوية.

كل شيء آخر ، سواء كان خاصًا بالعمل أو شخصيًا ، يجب أن تحاول تحديد موعد حول هذا الوقت "الذروة".

ما هي المدة التي تحتاجها لمنع الوقت؟

يدعي علم إيقاعات Ultradian أن عقولنا تعمل في دورات مدتها 90 دقيقة. ولكن ، إذا كنت من محبي مبدأ بومودورو الشهير ، فربما كنت تعمل في دورات مدتها 25 دقيقة.

إذن ، إلى متى يجب أن تعمل بالفعل؟

أولاً ، يجب أن تحدد مجموعتك الزمنية بـ 90 دقيقة . يظهر العلم أنه لا يمكنك التركيز على نشاط واحد دون استراحة لأكثر من ساعة ونصف. على الأقل ليس إذا كنت ترغب في إنتاج عمل جيد.

يصر علم إيقاعات Ultradian وتقنية Pomodoro على أن تأخذ فترات راحة متكررة - على الأقل لمدة 5 دقائق بعد كل جلسة عمل. ولكن ، إذا وجدت فترات 90 دقيقة طويلة جدًا ، فيمكنك اختيار 25 دقيقة للكتل الزمنية بدلاً من ذلك. هذه الفترة الزمنية طويلة بما يكفي لتتمكن من التركيز ، لكنها قصيرة بما يكفي حتى لا تتعب كثيرًا.

بدلا من ذلك ، يمكنك مزجها. اعتمادًا على المهمة التي تعمل عليها ، يمكنك تخصيص 90 دقيقة للعمل الأكثر تطلبًا و 25 دقيقة للرد على رسائل البريد الإلكتروني وإنهاء الأعمال الورقية وما إلى ذلك.

لا تنس أن هذه مجرد بعض الاقتراحات المستندة إلى العلم. يمكنك دائمًا تجربة واختبار كتل الوقت المخصصة الخاصة بك حتى تجد استراتيجية واحدة تناسبك.

3. التصرف وفقًا لجدولك الزمني

بمجرد تحديد ماذا ، وتحديد الوقت والوقت ، ستحتاج إلى "التصرف" وفقًا لوعودك واتباع جدولك الزمني.

ابدأ بمجموعتك الأولى من الوقت. ابدأ العمل عليه في وقت البدء المحدد ، وتوقف عن العمل عليه في وقت الانتهاء المحدد. ثم كرر حتى تصل إلى نهاية جدول اليوم.

قد يبدو هذا أسهل خطوة في عملية حظر الوقت - لقد وضعت القواعد الأساسية ، والآن ما عليك سوى اتباعها.

ولكن ، العمل وفقًا لجدولك الزمني سيصبح سهلاً وبسيطًا فقط بمجرد معرفة ما إذا كانت الكتل الزمنية المحددة تعمل في الحياة الواقعية - وهذا هو المكان الذي تبدأ فيه خطوة المراجعة.

4. الاختبار والمراجعة

بمجرد أن تبدأ العمل على الكتل الزمنية الخاصة بك ، قد تلاحظ أن تنبؤاتك ليست دائمًا بالدقة التي توقعتها.

ربما ستجد أن الاجتماعات الفعالة تستغرق عادةً 15 دقيقة وأنك تضيع الدقائق العشر الأخرى في محاولة للارتقاء إلى الوقت المحدد لك.

على الرغم من أن هذا بعيد كل البعد عن أن يكون غير متوقع ، إلا أنه من أجل إتقان مهارات حظر الوقت لديك ، ستحتاج إلى الانتباه عن كثب إلى المدة التي تستغرقها كل مهمة لإكمالها .

لهذا الغرض ، يمكنك إما محاولة مشاهدة الوقت بشكل متكرر قدر الإمكان ، أو استخدام متتبع الوقت الذي يمكنه القيام بذلك في الخلفية نيابة عنك.

إذا كنت تستخدم Clockify لهذا الغرض ، فيمكنك إدراج اسم المهمة التي تعمل عليها يدويًا وبدء المؤقت في إصدار سطح المكتب بمجرد أن تبدأ العمل.

بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام ملحقات متصفح Clockify وبدء المؤقت مباشرة من متصفحك.

لتوفير المزيد من الدقائق ، يمكنك بدء تشغيل المؤقت من أي مكان في متصفحك ، عن طريق تحديد النص المطلوب والنقر بزر الماوس الأيمن فوقه. بعد ذلك ، ما عليك سوى النقر على مؤقت البدء مع الوصف ...

في حال كنت على وشك الانضمام إلى اجتماع ، يمكنك حتى بدء عداد الوقت مباشرة من الحدث المجدول.

بمجرد الانتهاء من الاجتماع ، ما عليك سوى النقر فوق إيقاف للحصول على الوقت المحدد الذي قضيته فيه.

لذلك ، في المرة التالية التي تنشئ فيها جدولًا زمنيًا لحظر الوقت ، ستحصل على نتائج تتبع الوقت الحقيقي التي تعرض الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات لإرشادك نحو روتين مثالي لحظر الوقت.

كيفية تجنب الأخطاء الشائعة في حظر الوقت

يقولون إنه إذا لم ترتكب أخطاء ، فلن ترتكب أي شيء ، وهذا صحيح بشكل خاص مع حظر الوقت. عندما تقوم بجدولة مهمة متكررة وترى أنك لم تخصص وقتًا كافيًا لإكمالها ، فإن هذا الخطأ سيقودك إلى جدولة أكثر ذكاءً في المرة القادمة.

ولكن ، قد تكلفك بعض أخطاء حظر الوقت مزيدًا من الوقت والطاقة على المدى الطويل ، أو حتى تدفعك للتخلي تمامًا عن تقنية إدارة الوقت هذه دون إعطائها فرصة لتحويل سير عملك.

لذلك ، بدلاً من البدء كمبتدئ والوقوع فريسة لأخطاء المبتدئين ، ضع في اعتبارك النصائح التالية وابدأ كخبير حقيقي في إعاقة الوقت.

كن مستعدًا للتخلي عن الأشياء

إن البدء بتقنية جديدة لإدارة الوقت ، خاصة تلك التي تعد بإحداث ثورة في الطريقة التي تؤدي بها عملك ، أمر مثير بالتأكيد.

ولكن ، ماذا لو قادتك الإثارة إلى التمسك بجدولك الزمني ضيقًا للغاية ، حتى عندما يصبح من الواضح أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم لإكمال كل شيء؟ إذا حدث هذا ، فمن المحتمل أنك لن تتخلى عن الوقت المحدد قبل نهاية الأسبوع فحسب ، بل ستزيد أيضًا من فرص الإرهاق.

لذا ، بدلاً من التمسك بخططك حتى عند حدوث شيء غير متوقع ، كن مستعدًا لتحريك الأشياء أو التخلي عنها تمامًا . ما لم تكن بحاجة إلى إكمالها في ذلك اليوم بالذات ، يمكنك دائمًا إجراء تغييرات وتأجيل بعض مهامك ليوم غد.

بدلاً من ذلك ، يمكنك دائمًا التفكير في الأحداث غير المتوقعة مسبقًا وتحديد ساعة إضافية في حالة عدم عمل شيء ما كما هو مخطط له.

لا تنسى جدولة فترات الراحة الخاصة بك

من السهل الانغماس في العمل ، خاصةً عندما تسير الأمور على ما يرام ويبدو أن المربعات الزمنية الخاصة بك تعمل من أجلك.

ولكن ، عاجلاً أم آجلاً ، إذا نسيت تحديد موعد استراحة ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى العمل فوق طاقتك.

عندما يحدث هذا ، فمن المرجح أن ترتكب أخطاء وتدفع نفسك إلى الإرهاق.

بصرف النظر عن المخاطرة برفاهيتك من خلال العمل دون فترات راحة ، فمن المحتمل أيضًا أن ترى وقتك في منع القرار ينهار في غضون يومين فقط.

تأكد من تخصيص ما لا يقل عن 5 دقائق بين كل كتلة ولا تنسى التمسك بعادة تعليق كل شيء خلال هذه الفترة الزمنية.

لك مطلق الحرية في تصميم وقت الراحة الخاص بك بالشكل الذي تفضله ، ولكن تأكد من أنه لا يتضمن النظر إلى الشاشات.

حدد يومًا "في حالة حدوث خطأ"

فكر في يوم يسير فيه كل شيء بسلاسة - يمكنك التحقق من كل شيء من قائمتك وما زلت تمتلك الطاقة لممارسة الرياضة والخروج والقراءة قبل الذهاب إلى الفراش.

كم عدد الأيام في الأسبوع التي نحصل عليها؟ أحيانًا لا شيء ، وهذا بشر فقط.

كيف تتعافى من العشرات من الانقطاعات والمهام غير المكتملة هو ما يصنع الفارق بين أسبوع العمل الناجح والأسبوع الذي يمر بشكل خاطئ.

لذلك ، مهما كانت مهارتك في الوقت الذي تمنعه ​​، تأكد دائمًا من تخصيص ساعتين على الأقل في حالة ظهور شيء غير متوقع ولم تبدأ حتى في المهام ذات الأولوية.

وبهذه الطريقة ، يمكنك إما إعادة جدولة الشيء غير المتوقع ومعالجته خلال ساعات "التحذير من الحالة" ، أو التعامل معه فورًا مع العلم أنه لا يزال لديك الوقت الكافي للعودة إلى أولوياتك القصوى.

إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول تحديد يوم كامل لجميع المهام التي تتأخر فيها .

بمجرد أن ترى يومًا كاملًا ممنوعًا لمجرد اللحاق بالأشياء التي تجعلك تشعر بالإرهاق طوال الأسبوع ، ستشعر على الفور بتوتر أقل وأكثر استعدادًا لمتابعة جدولك الزمني.

نصائح إضافية لجعل تخصيص الوقت مفيدًا لك

على الرغم من أن الممارسة تجعل كل شيء مثاليًا ، ومن المحتمل أنك ستتقن عادة حجز الوقت بعد فترة ، فقد أعددنا بعض النصائح الإضافية حتى تتمكن من تخطي بعض الخطوات وجعل الوقت المخصص للعمل مناسبًا لك منذ البداية.

إنشاء قوالب حظر الوقت

قد يستغرق حظر الوقت في التقويم وقتًا طويلاً ، ولكنك ستسرع الأمور إذا أنشأت قوالب حظر الوقت . يمكنك إنشاء خانات زمنية فارغة بوقتي البدء والانتهاء ، وتعبئتها فقط بالمهام.

احجز فترات زمنية خالية لأنشطتك اليومية - على سبيل المثال ، احجز الأوقات التي تمارس فيها الرياضة ، أو تأخذ حمامًا في الصباح ، أو تتناول وجبة الإفطار.

يمكنك أيضًا حجز فترات زمنية فارغة لمهامك ذات الأولوية - إذا قمت بحساب وقت الذروة البيولوجي الخاص بك ، فستعرف متى تكون النافذة الزمنية الأكثر فاعلية لديك ، وستعرف دائمًا حجز هذه الفترات الزمنية المعدة مسبقًا لمهامك. المهام ذات الأولوية.

دع الجميع يعرف عن عادتك الجديدة

في معظم الأوقات ، ومع أننا نرسم جدولنا بعناية ، فإن الأمور تعترض طريقنا. في بعض الأحيان نقوم بتخريب أنفسنا من خلال المماطلة أو الاستسلام للمهام غير العاجلة ، وفي أحيان أخرى يأتي الأشخاص الآخرون ببساطة ويقاطعونها وينتهي بنا الأمر بتعدد المهام على مدار اليوم.

على الرغم من أن معظم هذه الانقطاعات ربما تكون مبررة تمامًا ، إلا أنه يمكن تجنب قدر كبير منها على الأقل إذا علم الناس أنك مشغول للغاية.

لذا ، بدلاً من أن تأمل ألا يقوم أي شخص بجدولة اجتماع في منتصف كتلة "التركيز العميق" ، أبلغ أعضاء فريقك بالتغييرات التي أدخلتها على سير عملك .

حدد الساعات المتاحة في تطبيق التقويم وأخبر الجميع بأفضل الطرق للاتصال بك بسرعة إذا كانت هناك حالة طارئة لا يمكن أن تنتظر حتى تنتهي ساعاتك المركزة.

عادة ، بمجرد أن يرى زملاؤك أنك غير متاح ، سيقوم معظمهم بإجراء تغييرات على خططهم الخاصة وينتظرون الافتتاح التالي للتواصل معك.

لا تترك وقتك الشخصي

على الرغم من أنه قد يبدو من المنطقي أنك لن تنسى التوقف عن العمل عند نقطة ما ، إلا أنه من الضروري في بعض الأحيان تضمين الوقت الشخصي في التقويم الخاص بك أيضًا .

ولكن ، لا يعني حظر جزء كبير من الوقت "خارج المكتب" أنه يتعين عليك التخطيط لوقت فراغك مسبقًا إذا كان ذلك مقيدًا للغاية بالنسبة لك. ومع ذلك ، عندما يكون أمامك يوم حافل ويبدو أنه لا نهاية له ، فإن رؤية وجه ودود على شكل نشاط ممتع في أسفل جدولك يجعل اليوم دائمًا أكثر إشراقًا.

حدد موعدًا لطقوس "نهاية اليوم"

طقوس "نهاية اليوم" لا تسير على ما يرام فقط مع إعاقة الوقت. إذا كنت قد مارست "العمل العميق" أو قرأت كتاب Cal Newport حول النجاح في عالم مشتت ، فأنت تعلم مدى أهمية إعطاء عقلك إشارة إلى أن الوقت قد حان لتسميته يوميًا .

لا يجب أن تستغرق طقوسك ساعات ، ولا يجب أن تتبع هيكلًا معينًا.

يمكنك جدولة من 5 إلى 15 دقيقة يوميًا لمراجعة مجموعات الوقت الخاصة بك ، ومراجعة كل ما أنجزته على مدار اليوم ومراجعة الكتل التي خططت لها غدًا.

في أيام الجمعة ، يمكنك حتى تحويلها إلى مراجعة "نهاية الأسبوع" والاطلاع على التفاصيل الدقيقة لكل جزء من فتراتك الزمنية.

لن يساعدك هذا الروتين على التوقف عن التفكير في العمل بعد تسجيل الخروج فحسب ، بل سيجعل أيضًا الكتل الزمنية المستقبلية أكثر ذكاءً - لأنه يمنحك لحظة للتفكير في جدول حظر الوقت الأولي الخاص بك.

ربما ستلاحظ أنك خططت في البداية لقضاء ساعتين فقط في الاجتماعات ، لكن انتهى بهم الأمر إلى قضاء ما يقرب من أربع ساعات من وقتك الأسبوع الماضي. لذا ، فأنت تعلم الآن تخصيص فترات زمنية أطول للتواصل في المستقبل.

تطبيقات حظر الوقت

لقد ذكرنا أن حظر الوقت هو أسلوب بسيط لإدارة الوقت.

لذلك قد تتساءل ، " إذا كان الأمر بهذه البساطة ، فلماذا تحتاج إلى مجموعة من التطبيقات؟ ألن يبالغوا في تعقيد الأمور ؟ "

في الواقع ، سيفعلون عكس ذلك تمامًا. سيؤدي حظر التطبيقات في الوقت التالي إلى تبسيط روتين حظر وقتك والتأكد من ارتكاب أقل قدر من الأخطاء أثناء التنقل.

ستحتاج فقط إلى:

• تعقب الوقت - لمساعدتك في معرفة كيف تقضي وقتك بالضبط (في الوقت الفعلي).
• تطبيق To-do أو تطبيق إدارة المهام أو المنظم أو المخطط - لمساعدتك على البقاء على رأس أولوياتك.
• تطبيق التقويم - لمساعدتك في تصور المربعات الزمنية الخاصة بك وإعلام الجميع عندما تكون متاحًا.

لمساعدتك على إضاعة أقل قدر من الوقت في التحضير ، حددنا بعضًا من أفضل الفنانين أداءً من كل فئة وهم على النحو التالي:

• Clockify - تطبيق تعقب الوقت
• تقويم Google - تطبيق التقويم الكلاسيكي
• Any.do - مدير مهام متعدد الاستخدامات ومساعد تقويم
• Todoist - تطبيق قائمة المهام
• خيالي - تطبيق تقويم Mac
• تذكر Milk - قائمة المهام وتطبيق إدارة المهام
• DigiCal - مخطط يومي
• Microsoft To Do - تطبيق قائمة المهام
• الأشياء 3 - تطبيق إدارة المهام
• كتلة الوقت - مخطط يومي متنقل
• TickTick - تطبيق مخطط يومي

Clockify - تطبيق تعقب الوقت

Clockify هو تطبيق لتتبع الوقت مع ميزات فعالة لحظر الوقت.

باستخدام Clockify ، ستتمكن من تتبع الوقت الذي تقضيه في مجموعات الوقت المجدولة أثناء العمل عليها ، ومعرفة ما إذا كنت ستحتاج إلى إجراء مراجعات لنفس الكتل الزمنية في المستقبل.

ستتمكن أيضًا من:

• تتبع الوقت في الوقت الفعلي ، إلى اللحظة التي تستغرقها بالفعل لإنهاء مهمة
• أضف الوقت الذي قضيته بالفعل في كتل الوقت المجدولة يدويًا في صفحة متتبع الوقت ، أو في طريقة عرض الجدول الزمني
• قم بعمل تقديرات لمجموعات الوقت الخاصة بك ، وقارن ما إذا كنت حقًا ترقى إلى مستوى هذه التقديرات
• قم بتحليل الوقت الذي قضيته في المشاريع والمهام في التقارير الأسبوعية والمفصلة والموجزة
• شاهد كلاً من الوقت المتعقب والمهام المتداخلة في طريقة عرض التقويم

• استخدم التكامل مع تقويم Google لتتبع الوقت في الأحداث والمهام المجدولة دون مغادرة تقويم Google مطلقًا
• تتبع الوقت من كل ركن من أركان الويب تقريبًا نظرًا لأن Clockify يتكامل مع أكثر من 80 تطبيقًا

ستتمكن أيضًا من تحديد 4 أنواع مختلفة من الأسعار بالساعة ، ولديك الوقت الذي تتبعه على فترات زمنية مجدولة يتم حسابها تلقائيًا في الأرباح في قسم التقارير في التطبيق.

متاح لـ : الويب و Windows و Linux و Mac و iOS و Android و Chrome و Firefox و Edge

تقويم Google - تطبيق التقويم الكلاسيكي

تقويم Google هو تطبيق تقويم كلاسيكي يسمح لك بجدولة الأحداث والمهام والتذكيرات في كتل زمنية مرئية - يمثل كل إدخال في التقويم كتلة زمنية.

عليك أن تكون قادرا على:

• أنشئ تقاويم مختلفة ومميزة بألوان مختلفة لأجزاء مختلفة من حياتك
• خطط لفترات زمنية مركزة وجدول تذكيرات لتكرار الكتل الزمنية / المهام
• قم بجدولة الاجتماعات مع المجموعات عندما يكون الجميع متاحًا من خلال تحليل الأوقات المقترحة
• أضف الأحداث وجدولة الاجتماعات مع زملائك في الفريق من جميع أنحاء العالم
• حدد ساعات عملك بالضبط ، حتى يعرف زملائك في الفريق عندما تكون متاحًا
• قم بتمكين إشعارات سطح المكتب ليتم تذكيرك بالمهمة / الكتلة التالية في جدول أعمالك

تساعدك ميزة تمييز تقويم Google على تذكيرك بجدول أعمالك اليومي - كل صباح قبل بدء يوم عملك (حوالي الساعة 5 صباحًا) ، ستصلك رسالة بريد إلكتروني تلقائية تلخص الأحداث / التذكيرات / المهام التي تنتظرك في ذلك اليوم.

متاح لـ : الويب و iOS و Android و Chrome و Firefox

Any.do - مدير مهام متعدد الاستخدامات ومساعد تقويم

Any.do هو مدير مهام شامل مع ميزات التقويم الكلاسيكي والتذكير وتطبيق المخطط. ستكون قادرًا على تخطيط وتنفيذ جدول حظر الوقت ، بالإضافة إلى التعاون مع الآخرين في نظام مشترك لحظر الوقت.

في الأساس ، سوف تحصل على:

• أضف المهام ، وحدد أولويات المهام المناسبة ، ونظمها في شكل قوائم ، وقم بتقسيمها إلى مهام فرعية
• إدارة المشاريع المشتركة
• تحديد المهام المتكررة وتعيين تذكيرات لها
• أضف أحداثًا ومهامًا في التقويم الخاص بك ، ثم استمتع بعرضها المشترك الذي يبرز ساعاتك المزدحمة وفترات وقت الفراغ
• قم بإعادة جدولة جميع المهام ذات الأولوية الأقل لديك تلقائيًا لترك مساحة أكبر للأولويات

أهم ما يميز تطبيق التقويم هذا هو ميزات الأوامر الصوتية الخاصة به - ستحصل على فرصة لإضافة أحداث ومهام من خلال الإملاء ، وطلب جدول أعمال اليوم عن بُعد ، بالإضافة إلى معالجة قوائم المهام بدون استخدام اليدين.

متاح لـ: الويب و Windows و Mac و iOS و Android و Chrome و Firefox و Apple Watch و Android Wear و Amazon Alexa و Siri و Google Assistant

Todoist - تطبيق قائمة المهام

Todoist هو تطبيق قائمة المهام النهائي ، وهو يوفر مجموعة من ميزات إدارة المهام ، بالإضافة إلى عدد من خيارات التكامل والمزامنة.

في جوهرها ، ستكون قادرًا على:

• أنشئ المهام والواجبات ، وقم بتجميعها في مشاريع
• تحديد موعد نهائي للمهام
• ترتيب المهام حسب مستوى الأولوية باستخدام الأعلام المرمزة بالألوان
• إنشاء وإدارة قوائم المهام
• تعاون مع الآخرين في المشاريع والمهام
• قم بتحميل مواد إضافية إلى عناصر المهام ، وأضف تعليقات مفيدة عليها

يقدم Todoist تجربة إدارة مهام أكثر تقريبًا من معظم التطبيقات المماثلة ، من خلال السماح لك بالتعامل مع مشاريعك ككتل زمنية في عرض التقويم وكمخططات جانت - ستتمكن من عرض جميع مشاريعك التي تم تعيينها مع المواعيد النهائية الخاصة بها ، وتسليمات المشروع و التبعيات.

هناك أيضًا خيار لمعرفة اتجاهات الإنتاجية الخاصة بك حسب الأسابيع والأشهر ، وتحديد أهداف مخصصة ، وتلقي النقاط كلما أكملت مهمة ما.

متاح لـ : الويب و iOS و Android و Windows و Mac و Linux و Chrome و Firefox و Edge و Safari و Apple Watch و Android Wear

خيالي - تطبيق تقويم Mac

Fantastical is a Mac-exclusive calendar app with the usual time-blocking-friendly calendar features – you'll be able to reorganize your schedule around team priorities, but also duplicate events across calendars and view your weekly agenda in a couple of clicks.

عليك أن تكون قادرا على:

• View maps showing the locations where you have scheduled events
• Make use of various calendar sets meant to help improve your scheduling
• Create reminders for your time blocked events and tasks in an instant by starting a sentence with “reminder” or “remind me to”
• Enjoy a full-calendar view for the time blocks you had scheduled per day, week, month, or year
• Add and join conference calls right from the app

The highlight feature of the app is its Mini Window — this Fantastical window inhabits your menu bar, and allows you to create, view, and edit events, tasks, and reminders in a faster way.

Available for: Mac

Remember the Milk — to-do list and task management app

Remember the Milk is a to-do list and task management app meant to help you handle your to-do lists — especially if you have a busy schedule and are likely to forget about your priorities (like buying the milk).

عليك أن تكون قادرا على:

• Note down tasks and to-dos in a simple workspace
• Define reminders for each task and set them to arrive to you via Twitter, Text, or email
• Share lists and delegate tasks to others
• Organize and categorize your tasks with priority levels, tags, deadlines, and more
• Search for tasks, notes, and then save your most important searches as “Smart lists” for easier access

The standout feature of Remember the Milk is its recent Gmail add-on that lets you create new tasks right from your inbox, as well as its Zapier integration that gives you the option to connect Remember the Milk with hundreds of different apps.

Available for : Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, BlackBerry, Apple Watch, Edge, Chrome, Firefox, Safari

DigiCal - مخطط يومي

DigiCal هو مخطط يومي مباشر في جوهره ، ولكن مع طرق عرض تقويم متعددة وعناصر واجهة مستخدم وكتالوج تقويم وتكامل مع العديد من التقويمات البارزة عبر الإنترنت.

داخل هذا التطبيق ، ستحصل على:

• قم بجدولة المواعيد ثم اعرضها في 7 طرق عرض تقويم مختلفة ، بما في ذلك نظرة عامة يومية أو أسبوعية أو شهرية أو جدول أعمال لأحداثك
• استمتع بـ 6 عناصر واجهة مستخدم وظيفية و 9 موضوعات محددة مسبقًا
• قم بمزامنة جدولك الزمني وخططه وفقًا لجداول التلفزيون الرسمية - حدد الوقت الذي تم فيه حظر المهام ، ولكن أيضًا لا تفوت أي لعبة مهمة بسبب ذلك
• قم بالمزامنة مع التقويمات الأكثر شيوعًا عبر الإنترنت ، مثل تقويم Google و Exchange و Outlook.com

الميزة البارزة لهذا التطبيق هي توقعات الطقس ، مما يجعله رفيقًا مثاليًا للمصورين الخارجيين - ستتمكن من تنسيق الأحداث والمهام الخارجية وفقًا لدرجة الحرارة الخارجية والغيوم وظروف الرياح ، بالإضافة إلى أوقات شروق الشمس وغروبها .

متاح لـ: Android

Microsoft To Do - تطبيق قائمة المهام

Microsoft To Do هو برنامج سهل الاستخدام لقائمة المهام التي يمكن أن تساعدك في تحديد الأولويات وتنظيم مهامك حول موضوع معين ومشاركتها بسهولة حتى يتمكن الجميع من رؤية ما تعمل عليه حاليًا.

يمنحك التطبيق أيضًا فرصة لـ:

• أضف المهام الفرعية إلى مشاريعك الأكبر
• إضفاء الطابع الشخصي على قوائمك بخلفيات وصور مختلفة
• أضف علامات إلى مهامك بحيث يمكنك دائمًا العثور عليها
• قم بتعيين تواريخ الاستحقاق والتذكيرات لكل مهمة منفصلة
• قم بالمزامنة مع Outlook.com و Microsoft Planner

على الرغم من أنها أبسط بكثير من منافسيها الأقوياء ، إلا أن ميزة Microsoft To Do البارزة هي وظيفتها التعاونية التي تسمح لك بتعيين المهام لأعضاء آخرين بالإضافة إلى إضافة المهام المعينة لك إلى قائمة المهام الخاصة بك.

متاح لـ: الويب و Windows و Mac و iOS و Android

الأشياء 3 - تطبيق إدارة المهام

Things 3 هو تطبيق آخر لإدارة المهام مع عرض يشبه دفتر اليومية - ستتمكن من إنشاء قوائم مهام ، وتجميع قوائم التسوق والبقالة ، وعرض المهام المجمعة حسب المشاريع ، وإضافة ملاحظات إليها. وكل ذلك وفق منهجية Getting Things Done.

ستتمكن من حظر الوقت للأحداث في طريقة عرض تقويم بسيطة ، ثم تجميعها حسب النوع - العمل أو الشخصي أو العائلة أو أي تصنيف مخصص آخر تريده.

ستتمكن أيضًا من:

• اجمع عناصر المهام التي لم يتم تصنيفها بعد ، وقم بتخزينها في قسم البريد الوارد في التطبيق
• أنشئ مشاريع ، وأضف المهام المقابلة التي يمكنك تحديدها ، ثم قسمها إلى عناوين فرعية ، لتسهيل الإدارة
• إنشاء المناطق وتجميع المشاريع ذات الصلة معًا

العنصر المميز في هذا التطبيق هو ميزات الجدولة الخاصة به - ستتمكن من تجميع المهام حسب الوقت الذي تحتاج إلى معالجته من اليوم:

• اليوم - القسم مع كل أولوياتك لذلك اليوم
• في المساء - قسم لكل أولوياتك لا تنوي معالجته حتى المساء
• قادم - القسم الذي يحتوي على مهام مؤجلة وتم إنشاؤها تلقائيًا
• في أي وقت - المهام التي لم تمنعها من الوقت حتى الآن ، ولكن يمكنك معالجتها في أي وقت
• يومًا ما - المزيد من المهام التي لم تمنعها من الوقت حتى الآن ، ولكن عليك القيام بها في وقت معين

متوفر لما يلي: Mac و iOS

TimeBloc - مخطط يومي متنقل

TimeBloc هو تطبيق للجوّال فقط يسمح لك بتقسيم يومك إلى مهام وأحداث أصغر ، ووضع علامات عليها ولون رمزها بحيث لا يفوتك أي شيء مهم.

كما أنه يساعدك على:

• صمم روتينك اليومي بناءً على مهامك المتكررة
• قم بسحب المهام وإفلاتها بسرعة حتى تتمكن من ترتيبها وفقًا لفترات زمنية مختلفة
• تعرف على الطريقة التي تقضي بها وقتك بالتحديد من خلال الاطلاع على إحصاءات الوقت الخاصة بك
• تابع مهامك عن طريق إرسال تذكيرات إليك
• احصل على جميع بياناتك في مكان واحد عن طريق المزامنة مع تقويم هاتفك المحمول المفضل

ما يميز هذا التطبيق عن منافسيه هو بالتأكيد التقارير التفصيلية التي تمنح مستخدميه نظرة ثاقبة حول كيفية قضاء أيامهم أو حتى أسابيع كاملة.

من خلال منحك خيار تصور كل ما تفعله على مدار اليوم ، يساعدك TimeBloc على التخطيط لأيامك بطريقة أكثر ذكاءً والتعود على عادة حظر الوقت بشكل أسرع.

متاح لـ: iOS ، Android

TickTick - تطبيق مخطط يومي

TickTick هي أداة مصممة بشكل أساسي لمواكبة المهام والمواعيد النهائية. نظرًا لأن التطبيق يمنح مستخدميه خيارات متعددة لتنظيم المهام اليومية وفرزها (مثل المجلدات والقوائم والعلامات والأولويات) ، فهو مثالي لحظر الوقت وتجميع المهام.

يتيح لك TickTick أيضًا:

• أضف المهام عن طريق الأوامر الصوتية أو باستخدام Siri أو Quick Ball
• قم بإعداد المدة المقدرة لكل مهمة
• قم بتمكين "التنبيه المزعج" للتأكد من أنك لن تنسى إكمال المهام
• تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام بسرعة
• مشاركة القوائم الخاصة بك مع الآخرين

خيار التمييز الذي يقدمه هذا التطبيق هو تذكير الموقع. يمنحك TickTick خيار إعداد موقع معين لكل مهمة من مهامك ، بحيث بمجرد أن يسجل التطبيق أنك في عنوان معين ، سوف يخطرك تلقائيًا بالمهمة التي يجب إكمالها هناك.

متاح لـ: الويب و Windows و Mac و Linux و iOS و Android و Chrome و Firefox و Apple watch

... في النهاية ، هل الوقت هو أسلوب إدارة الوقت بالنسبة لك؟

باختصار - نعم .

على الرغم من عدم وجود شيء مثل تقنية إدارة الوقت المعجزة التي تقوم بالعمل بدلاً منك ، إذا بذلت القليل من الجهد في التخطيط لأيامك في المستقبل ، فقد يقترب حظر الوقت من القيام بالعجائب.

بعد كل شيء ، نحصل جميعًا على 24 ساعة فقط في اليوم ، فلماذا لا نحظرها فقط؟ على الرغم من أن هذا قد لا يؤجل كل شيء ، فإننا على الأقل سوف نفهم أين ذهب وقتنا الثمين ونفعل كل شيء مرة أخرى ، بطريقة مختلفة قليلاً ، غدًا.