La guida definitiva al blocco del tempo (+ app per il blocco del tempo)

Immagina di spegnere il computer ogni giorno alle 17 in punto solo per sentire la vocina nella tua testa che ripete: Non c'è mai abbastanza tempo...

Questa situazione suona un campanello?

In realtà, si scopre che c'è abbastanza tempo, ma non l'abbiamo bloccato.

Ma qual è questa tecnica di blocco del tempo di cui tutti sembrano parlare? Forse hai sentito che ha aiutato Elon Musk a bilanciare lavorare oltre 120 ore a settimana, pianificare la colonizzazione di Marte con la NASA e trascorrere del tempo con la sua famiglia.

Bene, non c'è più bisogno di speculare su questa misteriosa tecnica, perché questa guida sta per rivelare tutti i dettagli del blocco del tempo .

Tratteremo le basi, da quello che è alle istruzioni dettagliate su come iniziare a bloccare il tuo tempo oggi. Bene anche ti aiuta a evitare i comuni errori di blocco del tempo e ti aggiorna sugli strumenti necessari per riprendere il controllo del tuo tempo: le 11 migliori app di blocco del tempo.

Quindi, non perdiamo altro tempo e iniziamo, vero?

Che cos'è il blocco del tempo?

Il blocco del tempo, o blocco del calendario, è una semplice tecnica di gestione del tempo.

Tutto quello che devi fare è definire un intervallo di tempo specifico per un'attività, un evento o un'attività e prenotare quella fascia oraria nel tuo calendario. Dopo aver completato il lavoro in un intervallo di tempo, solo allora puoi passare a quello successivo.

Quando scegli una fascia oraria, puoi anche decidere quanto tempo impiegherà ciascuna attività. Puoi dedicare 15 minuti a rispondere alle e-mail e poi svolgere il tuo lavoro mirato per 3 ore. Non ci sono regole.

Elon Musk, ad esempio, ha scelto di lavorare in blocchi di tempo di 5 minuti mentre era il presidente ad interim di Tesla e SpaceX. La sua decisione di bloccare il suo tempo lo ha aiutato a gestire con successo due colossali aziende, esercitandosi due volte a settimana e trascorrendo circa 4 giorni di tempo di qualità alla settimana con i suoi figli.

Perché hai anche bisogno di un blocco del tempo?

Il motivo è abbastanza ovvio: abbiamo tutti bisogno di un blocco del tempo per prendere il controllo del nostro tempo e trovare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata .

Ma come può l'assegnazione di colori casuali ai nostri compiti aiutarci a finire tutto e lasciare comunque abbastanza tempo per rilassarci?

Beh, in realtà è abbastanza semplice.

Secondo la psicologia sociale, ognuno di noi ha difficoltà a fare piani realistici. Questo fenomeno che ci preoccupa tutti è chiamato errore di pianificazione e ci fa sottovalutare il tempo necessario per completare le nostre attività.

Quindi, invece di concedermi 2 giorni per finire un post sul blog di 1000 parole (perché è il tempo che di solito ci vuole), sostengo che lo finirò in un giorno.

A causa del mio errore di valutazione, non riesco a rispettare la mia scadenza e finisco per dover riprogrammare un sacco di altre attività per finire il mio articolo.

È qui che entra in gioco l'abitudine di bloccare il tempo.

Se decido di mettere da parte 6 ore per fare la ricerca, 2 ore per scrivere la mia prima bozza e 6 ore in più per scrivere la scrittura vera e propria, sto già meglio che scrivere senza un piano.

Quando blocchiamo periodi di tempo specifici per ogni attività che abbiamo a portata di mano, la pianificazione diventa più realistica. Anche se non riesci a prevedere quanto tempo avrai bisogno per finire qualcosa, la prossima volta che dovrai svolgere un'attività simile, puoi sempre tornare al tuo calendario, contare i blocchi di tempo precedenti e fare una stima completamente accurata.

Ci sono altri vantaggi per il blocco del tempo?

Oltre a salvarti dalla morsa dell'errore di pianificazione, il blocco del tempo ha molti altri vantaggi: vantaggi che noterai non appena inizierai a programmare la tua giornata con un piccolo aiuto da questa tecnica.

Ma, finché ciò non accadrà, ti forniremo un'anteprima di tutto ciò che puoi aspettarti quando inizi a bloccare le tue attività .

Il blocco del tempo ti costringerà a concentrarti sulle priorità

Non appena inizierai a fare il piano iniziale, sentirai il bisogno di bloccare le ore in cui ti senti più concentrato sui tuoi compiti più importanti .

Forse vedrai che sei più concentrato al mattino, quindi deciderai di bloccare i tuoi orari mattutini per attività importanti e urgenti.

Il blocco del tempo ridurrà la procrastinazione e le distrazioni

Quando hai un'attività programmata nel tuo calendario, completa di orari di inizio e fine prescritti, sentirai il bisogno di essere all'altezza del tempo prescritto, o addirittura di superarlo, quindi avrai meno probabilità di procrastinare o cadere vittima alle distrazioni .

Il blocco del tempo ti renderà realistico riguardo al tuo tempo e al tuo lavoro

Dire che finirai una bozza di progetto oggi è un'ipotesi ottimistica nella migliore delle ipotesi a meno che tu non abbia questo compito scritto nel tuo programma, con il tempo previsto che ti ci vorrà per finire - e i blocchi di tempo ti danno proprio questo.

Il blocco del tempo ti aiuterà a tenere traccia di come trascorri il tempo

Con il blocco del tempo, stai essenzialmente dividendo la tua giornata in fasce orarie predefinite, ad esempio:

• 1 ora per il lavoro amministrativo,
• 1 ora per rispondere alle e-mail quotidiane e
• 3 ore per quando devi creare una proposta di progetto.

Per quanto il tempo che blocchi nel tuo calendario funge da guida per sopravvivere alla tua lista di cose da fare, serve anche come promemoria di ciò che hai realizzato finora e quanto tempo hai dedicato a determinate attività. Questi dati ti consentono di ripensare al tuo programma e se partecipare alle riunioni per 4 ore al giorno ti impedisce di concentrarti su altre questioni più importanti.

Il blocco del tempo ti aiuterà a trovare il tempo per tutto

Se sei preoccupato di non aver passato abbastanza tempo con i tuoi figli ultimamente, programma un periodo di tempo dedicato ogni giorno solo per loro.

Se hai una cena importante in famiglia a breve, blocca la tua serata quel giorno e non lasciare che nessuna scusa ti impedisca di partecipare.

Se vuoi lavorare su un hobby creativo, programma un'ora ogni settimana per questo e attieniti a questo orario.

Questo è uno dei maggiori vantaggi di questa tecnica di gestione del tempo: non solo riserverai e risparmierai abbastanza tempo per le tue attività lavorative, ma risparmierai anche tempo per il relax, gli hobby, la famiglia, gli amici o qualsiasi cosa tu voglia .

E le variazioni di blocco del tempo?

Il blocco del tempo è una tecnica di gestione del tempo che cambia la vita di per sé.

Ma è abbastanza universale da poter funzionare per tutti? E se avessi semplicemente bisogno di partecipare a dozzine di riunioni il mercoledì e riuscissi a far parte della maggior parte del tuo lavoro mirato solo il lunedì?

È qui che le variazioni di blocco del tempo - batch di attività , time boxing e temi del giorno - vengono in soccorso.

Raggruppamento di attività

Pensa al batch delle attività come un aggiornamento al blocco del tempo. Il batch delle attività implica anche la selezione di particolari periodi di tempo per attività specifiche. Ma questa volta, invece di dedicare la tua attenzione a un compito particolare alla volta, raggruppi compiti simili e li completi in una sola seduta.

Ma come funziona esattamente?

Diciamo che sei responsabile della campagna di email marketing della tua azienda. Invece di dover passare dalla progettazione di una strategia e-mail per un'ora alla scrittura di una didascalia sui social media per 15 minuti, solo per tornare alla tua campagna e-mail, puoi completare tutte le tue attività relative alla posta elettronica in una volta. Quindi, al termine, si passa semplicemente al batch successivo.

Pugilato a tempo

Sebbene sembri simile e suoni simile, il time boxing è in realtà molto diverso dal time blocking.

Il time boxing implica anche che tu metta da parte una determinata quantità di tempo per un singolo compito , ma ti impedisce di allungare il punto di arrivo all'infinito.

Quindi, invece di allocare 3 ore per scrivere il mio post sul blog, mi concedo solo 3 ore per comporre una bozza di 500 parole. Rendendo il mio obiettivo più specifico e limitato nel tempo, mi impedirò di procrastinare e imparerò anche a fissare scadenze migliori.

Tema del giorno

Immagina di avere un'intera giornata davanti a te solo per la creazione di contenuti. Niente riunioni, niente e-mail, solo un lungo periodo ininterrotto di creatività.

Bene, questo è il tema del giorno. Organizzi la tua giornata attorno a un argomento particolare e presti la tua totale attenzione ad esso.

Quindi, il giorno successivo puoi partecipare alle riunioni, svuotare la posta in arrivo e cedere alle interruzioni.

Il CEO di Twitter, Jack Dorsey, segue questa pratica, quindi trascorre interi martedì in attività relative ai prodotti e interi mercoledì in attività di marketing.

Tuttavia, sebbene il tema del giorno prometta la maggior quantità di ore concentrate, implica l'interruzione di ogni attività che non si adatta al tema del giorno.

Nel caso in cui il tuo lavoro richieda di essere sempre presente e disponibile, potrebbe essere meglio optare per una diversa variazione di blocco del tempo.

Come bloccare il tempo del tuo programma

Ora che abbiamo scoperto tutti i fondamenti del blocco del tempo, è tempo di vedere come mettere in atto questa tecnica di gestione del tempo.

Tutto quello che devi fare è seguire i 4 passaggi principali per il blocco del tempo :

• Pianifica tutto
• Definisci i periodi di tempo
• Agisci secondo il tuo programma
• Testare e rivedere

1. Pianifica tutto

Questo primo passo mette tutto in moto. Questa volta dovrai fare un brainstorming su tutte le attività su cui potresti dover lavorare questa settimana, e poi proseguire da lì.

Una volta terminato il brainstorming, probabilmente scoprirai di aver elencato una serie di attività che non sono una priorità o che hanno una scadenza lontana. Puoi eliminare queste attività per ora e mirare a limitare i tuoi programmi giornalieri a 3-5 attività prioritarie al giorno.

Queste priorità possono essere attività ricorrenti che affronti ogni giorno, come rispondere a e-mail importanti o gestire le chiamate dei clienti. Oppure possono essere compiti che affronti ogni tanto, come gestire un lavoro amministrativo urgente o condurre ricerche per il tuo nuovo progetto.

In ogni caso, assicurati di evidenziare queste attività prioritarie e inevitabili nella tua lista di cose da fare. Puoi anche aggiungere stime di tempo per ogni attività, per semplificare il passaggio successivo.

Per semplificare ulteriormente questo processo, puoi anche dividere le tue attività in attività più piccole .

Ad esempio, invece di bloccare un'ora intera solo per rispondere alle e-mail, puoi contare il numero di e-mail che hai ricevuto quel giorno e assegnare 5 minuti a ciascuna e-mail.

In questo modo, eviterai di sprecare 10 minuti con un'e-mail e poi di correre a finire quella successiva in 2 minuti solo per stare al passo con il blocco temporale.

Dopo aver selezionato le priorità e compilato un elenco di cose da fare dettagliato, è il momento di definire intervalli di tempo precisi e contrassegnarli nel calendario.

2. Definire i periodi di tempo

Il secondo passaggio richiede di concentrarsi solo sul tempo. Qui dovrai decidere:

• Quando bloccare il tempo, definendo orari di inizio e fine specifici
• Per quanto tempo bloccare il tempo, definendo la durata dell'attività

Quando cerchi di trovare una risposta a queste domande, non dimenticare che è del tutto naturale non sapere quanto tempo potrebbero richiedere alcuni dei tuoi compiti. Più ti eserciti nel blocco del tempo, più diventerai sicuro di programmare le tue attività.

Quando hai bisogno di bloccare il tempo?

Secondo la scienza dei ritmi circadiani, c'è un momento ideale per tutte le tue attività . Sia che tu stia per rilassarti o per creare la tua lista di cose da fare, devi aver notato che ci sono alcuni momenti della tua giornata in cui svolgi i tuoi compiti in modo più efficiente.

Questo sarebbe il tuo punto di partenza.

Pensa all'ora del giorno in cui sei più vigile, concentrato e più propenso a concentrarti senza distrazioni. Questo è il momento in cui dovresti pianificare le tue attività prioritarie.

Tutto il resto, che si tratti di lavoro o di personale, dovresti provare a programmare intorno a questo momento "principale".

Per quanto tempo hai bisogno di bloccare il tempo?

La scienza dei ritmi ultradiani afferma che le nostre menti lavorano in cicli di 90 minuti. Ma, se sei un fan del popolare principio Pomodoro, forse hai lavorato in cicli di 25 minuti.

Quindi, per quanto tempo dovresti effettivamente lavorare?

Innanzitutto, dovresti limitare il tuo blocco di tempo a 90 minuti . La scienza mostra che non puoi concentrarti su un'attività senza una pausa per più di un'ora e mezza. Almeno non se vuoi produrre un lavoro di qualità.

Sia la scienza dei ritmi ultradiani che la tecnica del Pomodoro insistono sul fatto che tu faccia pause frequenti, almeno per 5 minuti dopo ogni sessione di lavoro. Ma se ritieni che gli intervalli di 90 minuti siano troppo lunghi, puoi invece scegliere 25 minuti per i tuoi intervalli di tempo . Questo intervallo è abbastanza lungo da permetterti di concentrarti, ma abbastanza breve da non stancarti troppo.

In alternativa, puoi mescolarli. A seconda dell'attività su cui stai lavorando, puoi bloccare 90 minuti per lavori più impegnativi e 25 minuti per rispondere alle e-mail, finire le scartoffie, ecc.

Non dimenticare che questi sono solo alcuni suggerimenti basati sulla scienza. Puoi sempre provare a testare i tuoi blocchi temporali personalizzati finché non trovi quella strategia che funziona per te.

3. Agisci secondo il tuo programma

Dopo aver selezionato il cosa e definito il quando e per quanto tempo , dovrai "agire" in base alle tue promesse e seguire il tuo programma.

Inizia con il tuo primo blocco temporale. Inizia a lavorarci all'ora di inizio prescritta e smetti di lavorarci all'ora di fine prescritta. Quindi, ripeti, fino a raggiungere la fine del programma per oggi.

Questo può sembrare il passaggio più semplice nel processo di blocco del tempo: hai stabilito le regole di base, ora devi solo seguirle.

Ma agire secondo il tuo programma diventerà facile e semplice solo una volta che avrai capito se i tuoi intervalli di tempo prescritti funzionano nella vita reale, ed è qui che entra in gioco la fase di revisione.

4. Testare e rivedere

Una volta che inizi a lavorare sui tuoi blocchi temporali, potresti notare che le tue previsioni non sono sempre così accurate come ti aspettavi.

Forse scoprirai che riunioni efficaci in genere richiedono 15 minuti e che sprechi gli altri 10 minuti nel tentativo di rispettare il periodo di tempo prescritto.

Anche se questo è tutt'altro che inaspettato, per perfezionare le tue abilità di blocco del tempo, dovrai prestare molta attenzione al tempo necessario per completare ogni attività .

A tale scopo, puoi provare a guardare l'ora il più frequentemente possibile o utilizzare un rilevatore di tempo che può farlo in background per te.

Se stai utilizzando Clockify per questo scopo, puoi inserire manualmente il nome dell'attività su cui stai attualmente lavorando e avviare il timer nella versione desktop non appena inizi a lavorare.

In alternativa, puoi utilizzare le estensioni del browser Clockify e avviare il timer direttamente dal tuo browser.

Per risparmiare ancora più minuti, puoi avviare il timer da qualsiasi punto del browser, selezionando il testo desiderato e facendo clic con il pulsante destro del mouse. Quindi, dovrai solo fare clic su Avvia timer con descrizione ...

Nel caso in cui tu stia per partecipare a una riunione, puoi persino avviare il timer direttamente dall'evento programmato.

Una volta che hai finito con la riunione, fai semplicemente clic su STOP per ottenere il tempo esatto che hai trascorso in essa.

Quindi, la prossima volta che crei un programma di blocco del tempo, avrai i risultati del monitoraggio del tempo reale che mostrano il tempo che dedichi alle riunioni per guidarti verso una perfetta routine di blocco del tempo.

Come evitare gli errori di blocco del tempo comuni

Dicono che se non commetti errori, non fai nulla , e questo è particolarmente vero con il blocco del tempo. Quando pianifichi un'attività ricorrente e vedi che non hai bloccato abbastanza tempo per completarla, questo errore ti porterà a pianificare in modo più intelligente la prossima volta.

Tuttavia, alcuni errori di blocco del tempo potrebbero costarti più tempo ed energia a lungo termine, o addirittura portarti a rinunciare completamente a questa tecnica di gestione del tempo senza darle la possibilità di trasformare il tuo flusso di lavoro.

Quindi, invece di iniziare come un principiante e cadere preda degli errori dei principianti, considera i seguenti suggerimenti e inizia come un vero esperto di time blocking.

Sii pronto a rinunciare alle cose

Iniziare con una nuova tecnica di gestione del tempo, in particolare quella che promette di rivoluzionare il modo in cui fai il tuo lavoro, è sicuramente entusiasmante.

Ma cosa succede se l'eccitazione ti porta a tenere troppo stretto il tuo programma, anche quando diventa ovvio che non ci sono abbastanza ore in un giorno per completare tutto? Se ciò accade, probabilmente non solo rinuncerai al blocco del tempo prima della fine della settimana, ma aumenterai anche le tue possibilità di esaurimento.

Quindi, invece di mantenere i tuoi piani anche quando accade qualcosa di inaspettato, sii pronto a cambiare le cose o a rinunciarvi del tutto . A meno che non debbano essere completati proprio quel giorno, puoi sempre apportare modifiche e posticipare alcune delle tue attività a domani.

In alternativa, puoi sempre pensare in anticipo agli imprevisti e programmare un'ora in più nel caso qualcosa non funzioni come previsto.

Non dimenticare di programmare le tue pause

È facile lasciarsi trasportare dal lavoro, soprattutto quando le cose stanno andando alla grande e i tuoi blocchi di tempo sembrano funzionare per te.

Ma, prima o poi, se dimentichi di programmare una pausa, finirai per essere oberato di lavoro.

Quando ciò accade, è più probabile che tu commetta errori e ti porti al burnout.

Oltre a mettere a rischio il tuo stesso benessere lavorando senza interruzioni, è probabile che la tua decisione di bloccare il tempo si sgretoli in un paio di giorni.

Assicurati di mettere da parte almeno 5 minuti tra ogni blocco e non dimenticare di attenerti all'abitudine di mettere tutto in attesa durante questo intervallo di tempo.

Sei libero di progettare il tuo tempo di pausa secondo le tue preferenze, ma assicurati che non implichi guardare gli schermi.

Pianifica un giorno "nel caso qualcosa vada storto".

Pensa a un giorno in cui tutto fila liscio: riesci a spuntare ogni singola cosa dalla tua lista e hai ancora l'energia per allenarti, uscire e leggere prima di andare a letto.

Quanti di questi giorni alla settimana otteniamo? A volte nessuno, e questo è solo umano.

Come recuperare da dozzine di interruzioni e attività incompiute è ciò che fa la differenza tra una settimana lavorativa di successo e una settimana andata male.

Quindi, per quanto abile tu sia nel bloccare il tempo, assicurati sempre di mettere da parte almeno un paio d'ore nel caso in cui si verifichi qualcosa di inaspettato e non riesci nemmeno a iniziare con i tuoi compiti prioritari.

In questo modo, puoi riprogrammare l'imprevisto e affrontarlo durante le tue ore "per ogni evenienza", oppure affrontarlo immediatamente sapendo che hai ancora abbastanza tempo per tornare alle tue priorità principali.

Se possibile, prova a programmare un'intera giornata per tutte le attività con cui sei in ritardo .

Non appena vedi un'intera giornata bloccata solo per recuperare le cose che ti fanno sentire sopraffatto durante la settimana, ti sentirai immediatamente meno stressato e più pronto a seguire il tuo programma.

Ulteriori suggerimenti per fare in modo che il blocco del tempo funzioni per te

Sebbene la pratica renda tutto perfetto e probabilmente imparerai l'abitudine di bloccare il tempo dopo un po', abbiamo preparato alcuni suggerimenti aggiuntivi in ​​modo che tu possa saltare alcuni passaggi e fare in modo che il blocco del tempo funzioni per te fin dall'inizio.

Crea modelli di blocco del tempo

Il blocco del tempo nel tuo calendario può richiedere tempo, ma accelererai le cose se crei modelli di blocco del tempo . Puoi creare fasce orarie vuote con orari di inizio e fine e riempirle semplicemente con le attività.

Prenota fasce orarie vuote per le tue attività quotidiane, ad esempio riserva gli orari in cui ti allenerai, farai una doccia mattutina, farai colazione.

Puoi anche prenotare fasce orarie vuote per le tue attività prioritarie: se hai calcolato la tua prima serata biologica, capirai quando sarà la tua finestra temporale più efficace e saprai di riservare sempre queste fasce orarie prestabilite per il tuo compiti prioritari.

Fai sapere a tutti della tua nuova abitudine

La maggior parte delle volte, per quanto attentamente pianifichiamo il nostro programma, le cose si mettono in mezzo. A volte ci sabotiamo procrastinando o cedendo a compiti non urgenti, e altre volte altre persone semplicemente vengono e interrompono e finiamo per multitasking durante il giorno.

Sebbene la maggior parte di queste interruzioni siano probabilmente del tutto giustificate, almeno una parte significativa di esse potrebbe essere evitata se le persone sapessero che eri troppo occupato.

Quindi, invece di sperare che nessuno pianifichi una riunione nel mezzo del tuo blocco "deep focus", informa i membri del tuo team sulle modifiche che hai introdotto nel tuo flusso di lavoro .

Segna le tue ore disponibili nell'app del calendario e fai sapere a tutti i modi migliori per contattarti rapidamente in caso di emergenza che non può aspettare che le tue ore di concentrazione finiscano.

Di solito, non appena i tuoi colleghi vedono che non sei disponibile, la maggior parte di loro apporterà modifiche ai propri piani e attenderà la tua prossima apertura per contattarti.

Non tralasciare il tuo tempo personale

Anche se può sembrare logico che tu non dimentichi di smettere di lavorare a un certo punto, a volte è necessario inserire anche il tempo personale nel tuo calendario .

Ma bloccare una parte di tempo "fuori dall'ufficio" non significa che devi pianificare il tuo tempo libero in anticipo se ti sembra troppo restrittivo. Tuttavia, quando c'è una giornata impegnativa davanti a te e sembra che non ci sia fine, vedere una faccia amichevole sotto forma di un'attività divertente proprio in fondo al tuo programma rende sempre la giornata un po' più luminosa.

Pianifica un rituale di "fine giornata".

Il rituale di "fine giornata" non va bene solo con il blocco del tempo. Se ti sei mai esercitato nel "lavoro profondo" o hai letto il libro di Cal Newport sul successo in un mondo distratto, sai quanto sia importante dare alla tua mente un segnale che è ora di abbandonare la vita .

Il tuo rituale non deve richiedere ore, né deve seguire una struttura particolare.

Puoi programmare da 5 a 15 minuti al giorno per rivedere i tuoi blocchi temporali, rivedere tutto ciò che hai realizzato durante la giornata e rivedere i blocchi che hai pianificato per domani.

Il venerdì, puoi persino trasformarlo in una recensione di "Fine settimana" e rivedere i dettagli esatti di ciascuno dei tuoi periodi di tempo.

Questa routine non solo ti aiuterà a smettere di pensare al lavoro dopo esserti disconnesso, ma renderà anche i tuoi blocchi temporali futuri più intelligenti, perché ti dà un momento per riflettere sul tuo programma di blocco del tempo iniziale.

Forse noterai che inizialmente hai pianificato di trascorrere solo due ore alle riunioni, ma la scorsa settimana hanno finito per impiegare quasi quattro ore del tuo tempo. Quindi, ora sai di mettere da parte periodi di tempo più lunghi per la comunicazione in futuro.

App di blocco del tempo

Abbiamo detto che il blocco del tempo è una semplice tecnica di gestione del tempo.

Quindi potresti chiederti: " Se è così semplice, perché dovresti aver bisogno di un sacco di app? Non complicheranno semplicemente le cose ?

In effetti, faranno l'esatto opposto di quello. Le seguenti app di blocco del tempo semplificheranno la tua routine di blocco del tempo e ti assicureranno di commettere il minor numero di errori mentre procedi.

Avrai solo bisogno di un:

• Rilevatore del tempo — per aiutarti a capire esattamente come trascorri il tuo tempo (in tempo reale).
• App da fare, app per la gestione delle attività, organizzatore o pianificatore — per aiutarti a stare al passo con le tue priorità.
• App Calendario — per aiutarti a visualizzare i tuoi blocchi temporali e far sapere a tutti gli altri quando sei disponibile.

Per aiutarti a perdere il minor tempo possibile nella preparazione, abbiamo individuato alcuni dei migliori artisti di ogni categoria e sono i seguenti:

• Clockify — app di monitoraggio del tempo
• Google Calendar : app calendario classica
• Any.do — versatile task manager e assistente calendario
• Todoist — app per la lista delle cose da fare
• Fantastico — App calendario per Mac
• Ricorda il latte : elenco di cose da fare e app per la gestione delle attività
• DigiCal — agenda giornaliera
• Microsoft To Do : app per l'elenco delle cose da fare
• Cose 3 : app per la gestione delle attività
• TimeBloc – agenda giornaliera mobile
• TickTick : app di pianificazione giornaliera

Clockify — app di monitoraggio del tempo

Clockify è un'app di monitoraggio del tempo con efficienti funzioni di blocco del tempo.

Con Clockify, sarai in grado di tenere traccia del tempo che dedichi ai tuoi intervalli di tempo programmati mentre lavori su di essi e capire se dovrai apportare revisioni per gli stessi intervalli di tempo in futuro.

Potrai anche:

• Tieni traccia del tempo in tempo reale, fino al secondo esatto che ti occorre per completare un'attività
• Aggiungi manualmente il tempo che hai già dedicato ai periodi programmati nella pagina Rilevatore tempo o in una visualizzazione del foglio presenze
• Fai stime per i tuoi periodi di tempo e confronta se sei davvero all'altezza di queste stime
• Analizza il tempo che hai dedicato a progetti e attività nei rapporti settimanali, dettagliati e di riepilogo
• Visualizza sia il tuo tempo monitorato che le attività sovrapposte in una vista Calendario

• Usa l'integrazione con Google Calendar per tenere traccia del tempo su eventi e attività programmati senza mai uscire da Google Calendar
• Tieni traccia del tempo da quasi ogni angolo del Web poiché Clockify si integra con oltre 80 app

Sarai anche in grado di definire 4 diversi tipi di tariffe orarie e fare in modo che il tempo che monitori su fasce orarie programmate venga calcolato automaticamente in guadagni nella sezione Rapporti dell'app.

Disponibile per : Web, Windows, Linux, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox, Edge

Google Calendar: app calendario classica

Google Calendar è un'app di calendario classica che ti consente di pianificare eventi, attività e promemoria in intervalli di tempo visivi: ogni voce del calendario rappresenta un intervallo di tempo.

Potrai:

• Crea calendari diversi con codice colore per le diverse parti della tua vita
• Pianifica periodi di tempo concentrato e programma promemoria per la ripetizione di blocchi temporali/attività
• Pianifica le riunioni con i gruppi quando tutti sono disponibili analizzando gli orari suggeriti
• Aggiungi eventi e programma riunioni con compagni di squadra da tutto il mondo
• Definisci i tuoi orari di lavoro esatti, per far sapere ai tuoi compagni di squadra quando sei disponibile
• Abilita le notifiche desktop per essere ricordato del prossimo blocco temporale/attività nell'agenda

La funzione di evidenziazione di Google Calendar ti aiuta a ricordarti la tua agenda quotidiana: ogni mattina prima dell'inizio della tua giornata lavorativa (intorno alle 5:00), riceverai un'e-mail automatica che riassume gli eventi/promemoria/attività che ti aspettano quel giorno.

Disponibile per : Web, iOS, Android, Chrome, Firefox

Any.do — versatile task manager e assistente calendario

Any.do è un task manager all-inclusive con le funzionalità di un'app classica di calendario, promemoria e pianificazione. Sarai in grado di pianificare e implementare il tuo programma di blocco del tempo, nonché collaborare con altri in un sistema di blocco del tempo congiunto.

In sostanza, arriverai a:

• Aggiungi attività, assegna la priorità a quelle giuste, organizzale come elenchi e suddividile in sottoattività
• Gestisci progetti condivisi
• Definisci le attività ricorrenti e imposta dei promemoria per esse
• Aggiungi eventi e attività al tuo calendario, quindi goditi la loro visualizzazione combinata che mette in evidenza le tue ore di punta e i blocchi di tempo libero
• Fai riprogrammare automaticamente tutte le attività con priorità più bassa per lasciare più spazio alle priorità

Il clou di questa app di calendario sono le sue funzioni di comando vocale: avrai la possibilità di aggiungere eventi e attività tramite dettatura, chiedere l'agenda di oggi in remoto e affrontare le tue liste di cose da fare a mani libere.

Disponibile per: Web, Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox, Apple Watch, Android Wear, Amazon Alexa, Siri, Google Assistant

Todoist — app per l'elenco delle cose da fare

Todoist è l'ultima app per l'elenco delle cose da fare, che offre una serie di funzionalità di gestione delle attività, oltre a una serie di integrazioni e opzioni di sincronizzazione.

In gist, sarai in grado di:

• Crea attività e incarichi e raggruppali in progetti
• Definisci la scadenza per le attività
• Ordina le attività in base al livello di priorità con bandiere codificate a colori
• Crea e gestisci elenchi di cose da fare
• Collaborare con gli altri su progetti e attività
• Carica materiale aggiuntivo per le cose da fare e aggiungi commenti illuminanti

Todoist offre un'esperienza di gestione delle attività più completa rispetto alla maggior parte delle app simili, consentendoti di gestire i tuoi progetti come intervalli di tempo in una vista Calendario e come diagrammi di Gantt: sarai in grado di visualizzare tutti i tuoi progetti mappati con le rispettive scadenze, risultati del progetto e dipendenze.

C'è anche un'opzione per vedere le tendenze della tua produttività per settimane e mesi, impostare obiettivi personalizzati e ricevere punti ogni volta che completi un'attività.

Disponibile per : Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux, Chrome, Firefox, Edge, Safari, Apple Watch, Android Wear

Fantastico: app calendario per Mac

Fantastical is a Mac-exclusive calendar app with the usual time-blocking-friendly calendar features – you'll be able to reorganize your schedule around team priorities, but also duplicate events across calendars and view your weekly agenda in a couple of clicks.

Potrai:

• View maps showing the locations where you have scheduled events
• Make use of various calendar sets meant to help improve your scheduling
• Create reminders for your time blocked events and tasks in an instant by starting a sentence with “reminder” or “remind me to”
• Enjoy a full-calendar view for the time blocks you had scheduled per day, week, month, or year
• Add and join conference calls right from the app

The highlight feature of the app is its Mini Window — this Fantastical window inhabits your menu bar, and allows you to create, view, and edit events, tasks, and reminders in a faster way.

Available for: Mac

Remember the Milk — to-do list and task management app

Remember the Milk is a to-do list and task management app meant to help you handle your to-do lists — especially if you have a busy schedule and are likely to forget about your priorities (like buying the milk).

Potrai:

• Note down tasks and to-dos in a simple workspace
• Define reminders for each task and set them to arrive to you via Twitter, Text, or email
• Share lists and delegate tasks to others
• Organize and categorize your tasks with priority levels, tags, deadlines, and more
• Search for tasks, notes, and then save your most important searches as “Smart lists” for easier access

The standout feature of Remember the Milk is its recent Gmail add-on that lets you create new tasks right from your inbox, as well as its Zapier integration that gives you the option to connect Remember the Milk with hundreds of different apps.

Available for : Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, BlackBerry, Apple Watch, Edge, Chrome, Firefox, Safari

DigiCal — agenda giornaliera

DigiCal è un semplice pianificatore giornaliero nel suo nucleo, ma con più visualizzazioni del calendario, widget, un catalogo di calendari e integrazioni con diversi calendari online importanti.

All'interno di questa app, potrai:

• Pianifica gli appuntamenti e poi visualizzali in 7 diverse visualizzazioni del calendario, inclusa una panoramica giornaliera, settimanale, mensile o dell'agenda dei tuoi eventi
• Goditi 6 widget funzionali e 9 temi preimpostati
• Sincronizza e pianifica i tuoi programmi in base ai programmi TV ufficiali: spunta le attività bloccate dal tempo, ma non perdere mai una partita importante per questo
• Sincronizza con i calendari online più popolari, come Google Calendar, Exchange e Outlook.com

La caratteristica principale di questa app sono le previsioni del tempo, che la rendono un compagno perfetto per i fotografi all'aperto: sarai in grado di coordinare i tuoi eventi e attività all'aperto in base alla temperatura esterna, alle nuvole, alle condizioni del vento, nonché agli orari di alba e tramonto .

Disponibile per: Android

Microsoft To Do: app per l'elenco delle cose da fare

Microsoft To Do è un software per elenchi di cose da fare semplice da usare che può aiutarti a stabilire le priorità, organizzare le tue attività attorno a un argomento particolare e condividerle facilmente in modo che tutti possano vedere a cosa stai lavorando attualmente.

L'app ti dà anche la possibilità di:

• Aggiungi attività secondarie ai tuoi progetti più grandi
• Personalizza le tue liste con sfondi e immagini differenti
• Aggiungi tag alle tue attività in modo da poterle trovare sempre
• Imposta date di scadenza e promemoria per ogni attività separata
• Sincronizzazione con Outlook.com e Microsoft Planner

Sebbene molto più semplice dei suoi robusti concorrenti, la caratteristica principale di Microsoft To Do è la sua funzione collaborativa che ti consente di assegnare compiti ad altri membri e di aggiungere compiti a te assegnati alla tua lista di cose da fare.

Disponibile per: Web, Windows, Mac, iOS, Android

Cose 3: app per la gestione delle attività

Things 3 è un'altra app di gestione delle attività con una visualizzazione simile a un diario: potrai creare elenchi di cose da fare, compilare liste della spesa e della spesa, visualizzare attività raggruppate per progetti e aggiungere note. E tutto questo secondo la metodologia Getting Things Done.

Sarai in grado di bloccare il tempo per gli eventi in una semplice visualizzazione Calendario e quindi raggrupparli per tipo: Lavoro, Personale, Famiglia o qualsiasi altra classificazione personalizzata che desideri.

Potrai anche:

• Raccogli le cose da fare che non sono state ancora classificate e archiviale nella sezione Posta in arrivo dell'app
• Crea progetti, aggiungi le attività corrispondenti che puoi spuntare su di essi e quindi dividili in sottotitoli, per una gestione più semplice
• Creare aree e raggruppare progetti correlati

L'elemento clou di questa app sono le sue funzionalità di pianificazione: sarai in grado di raggruppare le attività in base all'ora del giorno in cui devono essere affrontate:

• Oggi — la sezione con tutte le tue priorità per quel giorno
• La sera: la sezione per tutte le tue priorità che non intendi affrontare prima della sera
• In arrivo: la sezione con le attività posticipate e generate automaticamente
• In qualsiasi momento: attività per le quali non hai ancora bloccato il tempo, ma che puoi affrontare in qualsiasi momento
• Un giorno, più attività per le quali non hai ancora bloccato il tempo, ma che devi svolgere a una certa ora

Disponibile per : Mac, iOS

TimeBloc – agenda giornaliera mobile

TimeBloc è un'app solo per dispositivi mobili che ti consente di dividere la tua giornata in attività ed eventi più piccoli, etichettarli e codificarli a colori in modo da non perdere nulla di importante.

Ti aiuta anche a:

• Progetta la tua routine quotidiana in base alle tue attività ricorrenti
• Trascina e rilascia rapidamente le tue attività in modo da poterle organizzare in base a diversi intervalli di tempo
• Guarda esattamente come trascorri il tuo tempo guardando le tue statistiche sul tempo
• Rimani aggiornato sulle tue attività inviandoti promemoria
• Tieni tutti i tuoi dati in un unico posto sincronizzandoli con il tuo calendario mobile preferito

Ciò che distingue questa app dalla concorrenza sono sicuramente i rapporti dettagliati che offrono agli utenti informazioni dettagliate su come trascorrono le loro giornate o addirittura intere settimane.

Dandoti la possibilità di visualizzare tutto ciò che fai durante il giorno, TimeBloc ti aiuta a pianificare le tue giornate in modo più intelligente e a prendere l'abitudine di bloccare il tempo molto più velocemente.

Disponibile per: iOS, Android

TickTick: app di pianificazione giornaliera

TickTick è uno strumento progettato principalmente per stare al passo con compiti e scadenze. Poiché l'app offre agli utenti più scelte per organizzare e ordinare le cose da fare quotidiane (come cartelle, elenchi, tag e priorità), è perfetta sia per il blocco del tempo che per il batch delle attività.

TickTick ti consente anche di:

• Aggiungi attività tramite comando vocale o utilizzando Siri o Quick Ball
• Imposta una durata stimata di ogni attività
• Abilita "Avviso fastidioso" per assicurarti di non dimenticare di completare le attività
• Trasforma rapidamente le email in attività
• Condividi le tue liste con gli altri

L'opzione di evidenziazione che questa app offre è il promemoria della posizione. TickTick ti dà la possibilità di impostare una posizione particolare per ciascuna delle tue attività, in modo che non appena l'app registra che ti trovi a un determinato indirizzo, ti avviserà automaticamente dell'attività che deve essere completata lì.

Disponibile per: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, Chrome, Firefox, Apple Watch

…Alla fine, il tempo sta bloccando la tecnica di gestione del tempo per te?

In breve — sì .

Anche se non esiste una tecnica miracolosa di gestione del tempo che fa il lavoro al posto tuo, se fai un piccolo sforzo per pianificare le tue giornate in anticipo, il blocco del tempo potrebbe avvicinarsi di più al fare miracoli.

Dopotutto, abbiamo tutti solo 24 ore al giorno, quindi perché non semplicemente bloccarle? Anche se questo potrebbe non mettere tutto in sospeso, almeno capiremo dove è andato il nostro tempo prezioso e faremo tutto di nuovo, un po' diversamente, domani.