Profesjonalne wskazówki, jak zastosować właściwy format biznesowego podpisu e-mail z przykładami

1. Dlaczego odpowiedni format podpisu w biznesowej wiadomości e-mail jest niezbędny dla Twojej marki?
2. Jakie elementy są najważniejsze w poprawnym biznesowym podpisie e-mail?
3. Jak zaprojektować treść podpisu e-mail?
4. Upewnij się, że nigdy nie popełniasz tych łatwych błędów w podpisie firmowego e-maila
5. Jakie problemy może rozwiązać internetowy generator podpisów e-mail?
6. Przykłady najpotężniejszych biznesowych formatów podpisów e-mail

Jak wygląda idealny podpis w wiadomości e-mail? Co to o tobie mówi? Czy potwierdzasz, że jesteś osobą profesjonalną i miłą w kontaktach, czy wręcz przeciwnie, pokazujesz, że prowadzisz biznes tak niedbale, jak traktujesz swój branding?

Dlaczego odpowiedni format podpisu w biznesowej wiadomości e-mail jest niezbędny dla Twojej marki?

Niezależnie od tego, czy komunikujesz się ze swoimi partnerami lub potencjalnymi inwestorami, wysyłasz zimne e-maile, czy oferujesz wsparcie swoim klientom, Twój podpis e-mail, który jest dołączany do każdego wysłanego e-maila, wpływa na postrzeganie Ciebie przez każdego kontaktu. Dobrze zaprojektowany podpis biznesowy w wiadomości e-mail może pomóc w rozpoznawaniu marki i logo firmy; wzbudzić większe zainteresowanie odbiorców; pomóż im łatwo się z Tobą skontaktować; sprawić, by odwiedzali Twoje profile w mediach społecznościowych, polubili Twoje posty i Cię zapamiętali; pokazać osobowość nadawcy itp. W dzisiejszym artykule omówimy, co należy umieścić w swoim podpisie e-mail, aby wyglądał profesjonalnie. Udzielimy również cennych wskazówek projektowych i nauczymy, jak wygenerować własny podpis.

Jakie elementy są najważniejsze w poprawnym biznesowym podpisie e-mail?

Nawet najdrobniejsze szczegóły są ważne dla zrobienia pozytywnego pierwszego wrażenia. Kolory, czcionki, liczba i rozmiar ikon mediów społecznościowych, rozmiar i jakość obrazu, wezwania do działania: wszystkie te elementy należy wziąć pod uwagę. Jak więc sformatować podpisy w wiadomościach e-mail, aby zdobyć umysły klientów? Oto lista najczęstszych pytań wraz z odpowiedziami.

Dlaczego konieczne jest dodanie zarówno nazwy osobistej, jak i nazwy firmy?

Wyobraź sobie, że otrzymujesz e-mail od kogoś, kogo nie znasz. Ta osoba oferuje Ci jakąś usługę lub zaprasza Cię na wydarzenie. Nie masz pewności, czy interesuje Cię to, co oferuje nadawca, czy możesz zaufać firmie. Jeśli w podpisie biznesowym zawiera zarówno nazwę osobistą, jak i nazwę firmy, możesz otworzyć nową kartę w przeglądarce i rozpocząć wyszukiwanie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od Jana Kowala, która nie zawiera nazwy firmy, wyszukanie tej osoby w Internecie może zająć zbyt dużo czasu. A jeśli otrzymasz wiadomość od jakiejś firmy ABC, prawdopodobnie uznasz ją za całkowicie ogólną, niespersonalizowaną.

Czy do podpisu należy dodać logo firmy czy osobiste zdjęcie?

Obrazy zawsze przyciągają uwagę ludzi, gdy widzą informacje na ekranie. Dlatego zalecamy wykonanie podpisu z obrazem. Decydując się na dodanie logotypu, ponownie reklamujesz swoją firmę. A powinno to znacząco przyczynić się do rozpoznania Twojej marki, ponieważ za każdym razem, gdy wysyłasz do niego e-mail, delikatnie przypominasz odbiorcy o swojej firmie. Później osoba może nawet nie zauważyć, skąd pamięta logo Twojej firmy, ale prawdopodobnie zostanie to zapamiętane. Jeśli dodasz zdjęcie siebie, pójdziesz jeszcze dalej. Headshoty w stopkach e-maili dowodzą, że za e-mailem stoi prawdziwa osoba.

Jakich danych kontaktowych naprawdę potrzebują Twoi odbiorcy?

Podanie zbyt wielu szczegółów jest częstym błędem początkujących. Wystarczy dodać swoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, stronę internetową i numer telefonu.

źródło obrazu: śmigło

Ile przycisków mediów społecznościowych dodać i które z nich mają największe znaczenie?

Jeśli chcesz przyciągnąć ludzi do swoich stron w mediach społecznościowych, rozważ dodanie klikalnych przycisków mediów społecznościowych w stopce wiadomości e-mail. Zalecamy użycie maksymalnie czterech ikon, aby zachować porządek. Pierwszeństwo powinny mieć te sieci, z których korzystasz najczęściej.

Co możesz umieścić na swoim banerze promocyjnym w podpisie?

Korzystając z banerów, możesz przekształcić swój firmowy podpis e-mail w potężne narzędzie marketingowe. Możesz zarówno rozgrzać, jak i edukować swoich potencjalnych klientów, udostępniając linki do ostatniego artykułu na blogu, promując wydarzenia, w których będziesz uczestniczyć, przypominając ludziom o prezentach i tak dalej.

Powiązane: „13 inteligentnych sposobów wykorzystania banera promocyjnego w podpisie e-mail”.

Kiedy należy umieścić zastrzeżenia prawne w podpisie firmowego adresu e-mail?

Firmy często umieszczają zastrzeżenia dotyczące podpisów, jeśli chcą chronić informacje zawarte w firmowych wiadomościach e-mail.

Jak powinny wyglądać przyciski CTA?

Kiedy sprawdzisz najlepsze przykłady biznesowego podpisu e-mail, zauważysz, że większość z nich ma z reguły proste, zorientowane na działanie wezwanie do działania (CTA). Spróbuj poeksperymentować z dodawaniem różnych typów wezwań do działania do swojego sygnału e-mail. Dołącz oferty subskrypcji Twojego kanału YouTube, linki do Twojego ostatniego posta na blogu, prośby o przekazanie darowizny lub wypełnij formularz. Dobre wezwanie do działania wyróżnia się spośród wszystkich innych na stronie, zawiera słowa, które wywołują emocje lub entuzjazm, daje odbiorcom powód do podjęcia pożądanego działania, ma przemyślany design, jest krótkie.

Jak zaprojektować treść podpisu e-mail?

Kiedy przychodzi czas na zaprojektowanie podpisu w wiadomości e-mail, postępuj zgodnie z tymi prostymi zasadami:

Trzymaj się kolorów swojej marki

Tworząc stopkę wiadomości e-mail, rozważ użycie firmowych kolorów i czcionek. Zalecamy wybranie maksymalnie dwóch lub trzech kolorów, aby nie rozpraszać czytelnika.

Uporządkuj wszystkie elementy mądrze

Kluczowe elementy podpisu firmowego e-maila zazwyczaj obejmują imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy i numer telefonu. Możesz także dodać adres, witrynę firmy i strony mediów społecznościowych. Upewnij się, że najważniejsze elementy przedstawiasz na górze, eksperymentuj z rozmiarem i formatem czcionki. Aby mądrze uporządkować wszystkie elementy swojego podpisu, możesz skorzystać z następującej formuły: imię i nazwisko > tytuł > adres > numer telefonu > e-mail > strona internetowa > konta w mediach społecznościowych .

Niech Twój podpis powinien być krótki i atrakcyjny

Profesjonalna stopka e-maila powinna być krótka i ładna. Najlepiej, aby nie przekraczało trzech lub czterech wierszy tekstu.

Nie dodawaj zbyt wielu linków społecznościowych

Jak wspomnieliśmy powyżej, lepiej unikać używania więcej niż czterech przycisków mediów społecznościowych, chyba że chcesz, aby wyglądało na zagracone. Jeśli jednak nadal potrzebujesz umieścić więcej przycisków mediów społecznościowych w swoim projekcie podpisu, sprawdź, czy możesz ograniczyć inne treści.

Upewnij się, że obrazy nie są zbyt duże

Jeśli w stopce e-maila umieścisz zdjęcie lub logo, pamiętaj, że nie muszą one być duże, aby się wyróżniać i zapadać w pamięć. Jeśli używasz zbyt dużej grafiki, prawdopodobnie odbiorcy poczty e-mail będą czekać zbyt długo z ich pobraniem, zwłaszcza jeśli mają wolne połączenie internetowe. Dodatkowo, w długim wątku, przewijanie przeszłości staje się naprawdę denerwujące.

Sprawdź, czy podpis Twojego firmowego adresu e-mail wygląda wystarczająco dobrze na urządzeniu mobilnym

Dzisiaj ludzie częściej niż kiedykolwiek czytają e-maile na swoich smartfonach. Nie bądź więc osobą, której stopka wiadomości e-mail staje się nieprzyzwoicie duża lub mała na ekranie telefonu komórkowego.

Upewnij się, że nigdy nie popełniasz tych łatwych błędów w podpisie firmowego e-maila

Oto nasza lista pięciu pułapek, które należy wziąć pod uwagę podczas marketingu podpisów e-mail.

Robiąc to zbyt kolorowo

Tworząc kolorowy podpis e-mail, wyobrażasz sobie, jak ludzie są zachwyceni Twoimi umiejętnościami projektanta. Ale w rzeczywistości myślą: „Cóż, ten gość lubi zielony, żółty, fioletowy, niebieski, czerwony i omg... turkusowy. I jaki ma brzydki podpis. Uwierz nam, wybranie jednego z tych kolorów i zmieszanie go z ładnym, subtelnym szarym lub czarnym kolorem tekstu zapewni Twojemu tekstowi znacznie lepszy efekt wizualny.

źródło obrazu: crazyegg

Dodawanie niepotrzebnych cytatów do stopki biznesowego e-maila

Słaba znajomość etykiety biznesowej poczty e-mail może wpędzić Cię w kłopoty. Na przykład, jeśli udostępniasz osobiste cytaty w stopce wiadomości e-mail, niektórzy czytelnicy mogą łatwo się obrazić lub mogą nie lubić humoru, którego używasz.

Wstawianie zabawnych GIF-ów do profesjonalnego podpisu

Śmieszne animowane GIF-y w stopkach e-maili wydają się świetnym pomysłem, ale niestety nie będą działać we wszystkich klientach pocztowych. Ponadto odbiorcy wiadomości e-mail mogą uznać, że Twoje pliki GIF są nieprofesjonalne.

Sprawienie, by Twoje zdjęcie zajmowało większość miejsca na podpis

Typowym elementem graficznym do wykorzystania w podpisach biznesowych jest zdjęcie nadawcy, ponieważ pomaga zbudować bardziej osobistą relację i stworzyć poczucie wiarygodności. Jest jednak jeden powszechny błąd debiutanta, którego powinieneś unikać. Nie wybieraj zbyt dużych zdjęć, które chcesz wykorzystać w stopce e-maila. Zastanów się, jak byś się czuł, gdybyś za każdym razem, gdy rozmawiasz z nią przez e-mail, otrzymywał w swojej skrzynce odbiorczej naturalną wersję jakiejś osoby? Nasze najlepsze przypuszczenie może być trochę zaskakujące, chyba że jesteś zakochany w tej osobie.

Samodzielne tworzenie biznesowego szablonu podpisu e-mail

Problemy z widocznością w różnych klientach pocztowych, podpisy nieprzyjazne dla urządzeń mobilnych, problemy ze spamem, długi czas przesyłania wiadomości e-mail, problemy z dystrybucją wśród wszystkich członków zespołu - możesz napotkać te wszystkie i wiele innych problemów, jeśli zdecydujesz się na biznesową wiadomość e-mail szablon podpisu samodzielnie. Jeśli nie wiesz, jak szybko i bez wysiłku tworzyć firmowe podpisy e-mail, czytaj dalej.

Jakie problemy może rozwiązać generator podpisów e-mail online?

Tworzenie identycznych podpisów e-mail dla wszystkich działów i pracowników

Twoi pracownicy wysyłają codziennie dziesiątki, jeśli nie setki e-maili. To świetna okazja do promowania i rozpowszechniania wartości Twojej firmy w każdym e-mailu. Dlatego ważne jest posiadanie podpisów firmowych dla wszystkich pracowników. Pamiętaj jednak, że nie będzie to skuteczne, jeśli samodzielnie utworzą te podpisy. Zaleca się utworzenie oficjalnego, ustandaryzowanego szablonu biznesowej poczty e-mail dla wszystkich podpisów pochodzących ze skrzynek pocztowych Twojej firmy.

Konieczność ciągłego nakłaniania pracowników do ręcznej zmiany podpisów

Generatory podpisów e-mail umożliwiają centralne zarządzanie i wdrażanie podpisów dla dowolnego zakresu skrzynek pocztowych w Twojej firmie. Oznacza to, że nie musisz kontrolować, czy pracownik zainstalował lub zaktualizował podpisanie na czas.

Konieczność zaangażowania zespołów projektowych, IT i marketingowych do tworzenia atrakcyjnych podpisów e-mail

Pozwól swoim pracownikom spędzać mniej czasu na rozwiązywaniu problemów z podpisami, a więcej na wykonywaniu swoich codziennych obowiązków.

Poświęcanie zbyt dużo czasu na tworzenie i edycję stopek e-maili

Dzięki generatorom szablonów podpisów e-mail zaoszczędzisz dużo czasu, ponieważ nie będziesz musiał zatrudniać projektanta, testować podpisów, zmieniać ich konfiguracji i doskonalić od czasu do czasu.

Standaryzacja podpisów dla różnych klientów poczty e-mail

Stopki wiadomości e-mail utworzone za pomocą generatorów podpisów można zainstalować w prawie wszystkich głównych klientach poczty e-mail, w tym w Gmailu, Apple Mail, Outlooku, iOS i innych. Co więcej, możesz być pewien, że Twoje podpisy będą dobrze wyglądać we wszystkich tych klientach poczty e-mail.

źródło obrazu: emailclientmarketshare

Regularne aktualizowanie wszystkich podpisów

Możesz zaktualizować swoje podpisy na święta, wydarzenia specjalne lub wyprzedaże w całej organizacji za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Używanie podpisów e-mail jako kanału marketingowego

Banery w podpisach e-mail, które mogą być regularnie aktualizowane, mogą być doskonałym kanałem dystrybucji do promowania najważniejszych wydarzeń, treści, wiadomości, prezentacji produktów i nie tylko.

Możesz także polubić: „Jak zaprojektować wyróżniający się firmowy podpis e-mail”.

Przykłady najpotężniejszych biznesowych formatów podpisów e-mail

I na koniec, chcemy udostępnić kilka świetnych szablonów podpisów e-mail, aby Cię zainspirować. Cieszyć się!

Obsługiwane przez Newoldstamp

Możesz także polubić: „7 inteligentnych pomysłów na wykorzystanie szablonów podpisów e-mail”.