Kiat Profesional tentang Cara Menerapkan Format yang Tepat untuk Tanda Tangan Email Bisnis Dengan Contoh

1. Mengapa format tanda tangan email bisnis yang tepat penting untuk merek Anda?
2. Elemen apa yang paling penting untuk disertakan dalam tanda tangan email bisnis yang tepat?
3. Bagaimana seharusnya Anda mendesain konten tanda tangan email?
4. Pastikan Anda tidak pernah membuat kesalahan mudah ini dalam tanda tangan email bisnis Anda
5. Masalah apa yang dapat dipecahkan oleh generator tanda tangan email online?
6. Contoh format tanda tangan email bisnis yang paling kuat

Seperti apa tanda tangan email yang ideal? Apa yang dikatakan tentang Anda? Apakah bisnis Anda menegaskan bahwa Anda adalah orang yang profesional dan menyenangkan untuk dihadapi, atau, sebaliknya, menunjukkan bahwa Anda melakukan bisnis dengan sembrono seperti Anda memperlakukan merek Anda?

Mengapa format tanda tangan email bisnis yang tepat penting untuk merek Anda?

Baik Anda berkomunikasi dengan mitra atau calon investor, mengirim email dingin, atau menawarkan dukungan kepada pelanggan Anda, tanda tangan email Anda, yang dilampirkan pada setiap email yang Anda kirim, memengaruhi persepsi setiap kontak tentang Anda. Jika dirancang dengan cara yang tepat, tanda tangan bisnis di email dapat membantu Anda membuat merek dan logo perusahaan dapat dikenali; membangkitkan minat yang lebih besar dari penerima; bantu mereka menghubungi Anda dengan mudah; buat mereka mengunjungi profil media sosial Anda, menyukai postingan Anda, dan mengingat Anda; menunjukkan kepribadian pengirim, dll. Dalam artikel hari ini, kita akan membahas apa yang harus Anda sertakan dalam tanda tangan email Anda agar terlihat profesional. Kami juga akan memberi Anda tip desain yang berharga dan mengajari Anda cara membuat tanda tangan Anda sendiri.

Elemen apa yang paling penting untuk disertakan dalam tanda tangan email bisnis yang tepat?

Bahkan detail terkecil pun penting untuk membuat kesan pertama yang positif. Warna, font, jumlah & ukuran ikon media sosial, ukuran & kualitas gambar, ajakan bertindak: semua elemen ini harus dipertimbangkan. Jadi, bagaimana memformat tanda tangan email untuk memenangkan pikiran pelanggan? Berikut adalah daftar pertanyaan paling umum dengan jawaban.

Mengapa penting untuk menambahkan nama pribadi dan perusahaan Anda?

Bayangkan menerima email dari seseorang yang tidak Anda kenal. Orang tersebut menawarkan Anda beberapa layanan atau mengundang Anda untuk mengunjungi suatu acara. Anda tidak yakin apakah Anda tertarik dengan apa yang ditawarkan pengirim kepada Anda, atau apakah Anda dapat mempercayai perusahaan tersebut. Jika mereka menyertakan nama pribadi dan perusahaan dalam tanda tangan bisnis mereka, Anda dapat membuka tab baru di browser Anda dan mulai meneliti jika perlu. Jika Anda menerima email dari John Doe, dan tidak ada nama perusahaan yang disertakan, mungkin perlu waktu terlalu lama untuk mencari orang ini di Internet. Dan jika Anda menerima pesan dari beberapa perusahaan ABC, Anda mungkin akan menganggapnya sangat umum, tidak dipersonalisasi.

Haruskah Anda menambahkan logo perusahaan atau foto pribadi ke tanda tangan?

Gambar selalu menarik perhatian orang ketika mereka melihat informasi di layar. Itulah mengapa kami menyarankan Anda untuk membuat tanda tangan dengan gambar. Jika Anda memutuskan untuk menambahkan jenis logo, Anda mengiklankan bisnis Anda sekali lagi. Dan itu harus berkontribusi secara signifikan pada pengenalan merek Anda karena Anda dengan lembut mengingatkan penerima tentang perusahaan Anda setiap kali Anda mengirimi mereka email. Kemudian, seseorang bahkan mungkin tidak menyadari dari mana mereka mengingat logo perusahaan Anda, tetapi mungkin itu akan tetap diingat. Jika Anda menambahkan gambar diri Anda, Anda melangkah lebih jauh. Headshot di footer email membuktikan bahwa ada orang sungguhan di balik email.

Informasi kontak apa yang benar-benar dibutuhkan penerima Anda?

Memberikan terlalu banyak detail adalah kesalahan umum pemula. Menambahkan nama, posisi, nama perusahaan, situs web, dan nomor telepon Anda sudah cukup.

sumber gambar: baling-baling

Berapa banyak tombol media sosial untuk ditambahkan, dan mana yang paling penting?

Jika Anda ingin mengarahkan orang ke halaman media sosial Anda, pertimbangkan untuk menambahkan tombol media sosial yang dapat diklik di footer email Anda. Kami akan merekomendasikan menggunakan maksimal empat ikon untuk menjaga ruang tetap rapi. Prioritas harus diberikan kepada jaringan yang paling sering Anda gunakan.

Apa yang dapat Anda sertakan ke spanduk promosi Anda dalam tanda tangan?

Dengan memanfaatkan spanduk, Anda dapat mengubah tanda tangan email bisnis Anda menjadi alat pemasaran yang hebat. Anda dapat menghangatkan dan mendidik prospek Anda dengan memberikan tautan ke artikel terbaru Anda di blog, mempromosikan acara yang akan Anda ikuti, mengingatkan orang tentang hadiah, dan sebagainya.

Terkait: “13 Cara Cerdas Menggunakan Banner Promosi di Tanda Tangan Email.”

Kapan Anda perlu memiliki penafian hukum di tanda tangan email bisnis Anda?

Perusahaan sering menyertakan penafian tanda tangan jika mereka ingin melindungi informasi yang terkandung dalam pesan email perusahaan.

Seperti apa tampilan tombol CTA?

Saat Anda melihat contoh tanda tangan email bisnis terbaik, Anda akan melihat bahwa sebagian besar dari mereka, sebagai suatu peraturan, memiliki ajakan bertindak (CTA) yang langsung berorientasi pada tindakan. Cobalah bereksperimen dengan menambahkan berbagai jenis ajakan bertindak ke tanda email Anda. Sertakan penawaran untuk berlangganan saluran YouTube Anda, tautan ke posting blog terbaru Anda, permintaan untuk memberikan donasi, atau isi formulir. Ajakan bertindak yang baik menonjol dari semua hal lain di halaman, berisi kata-kata yang memancing emosi atau antusiasme, memberi alasan kepada penerima mengapa mereka harus mengambil tindakan yang diinginkan, memiliki desain yang dipikirkan dengan matang, panjangnya pendek.

Bagaimana seharusnya Anda mendesain konten tanda tangan email?

Saat tiba saatnya untuk mendesain tanda tangan email, ikuti aturan sederhana ini:

Tetap berpegang pada warna merek Anda

Saat membuat footer email, pertimbangkan untuk menggunakan warna dan font perusahaan Anda. Sebaiknya pilih maksimal dua atau tiga warna agar tidak mengganggu pembaca.

Atur semua elemen dengan bijak

Elemen kunci dari tanda tangan email bisnis biasanya mencakup nama, posisi, nama perusahaan, dan nomor telepon Anda. Anda juga dapat memilih untuk menambahkan alamat, situs web perusahaan Anda, dan halaman media sosial. Pastikan untuk menyajikan elemen terpenting di bagian atas, bereksperimen dengan ukuran dan format font. Untuk mengatur semua elemen tanda tangan Anda dengan bijak, Anda dapat menggunakan rumus berikut: nama > judul > alamat > nomor telepon > email > situs web > akun media sosial .

Buat tanda tangan Anda singkat dan menarik

Footer email profesional harus pendek dan manis. Idealnya, simpan tidak lebih dari tiga atau empat baris teks.

Jangan menambahkan terlalu banyak tautan sosial

Seperti yang kami sebutkan di atas, lebih baik hindari menggunakan lebih dari empat tombol media sosial kecuali jika Anda ingin membuatnya terlihat berantakan. Namun, jika Anda masih perlu menyertakan lebih banyak tombol media sosial dalam desain tanda tangan Anda, lihat apakah Anda dapat mengurangi konten lainnya.

Pastikan gambarnya tidak terlalu besar

Jika Anda menyertakan foto kepala atau logo di footer email Anda, ingatlah bahwa mereka tidak perlu besar untuk menonjol dan mudah diingat. Jika Anda menggunakan grafik yang terlalu besar, kemungkinan penerima email Anda akan menunggu terlalu lama untuk mengunduhnya, terutama jika mereka memiliki koneksi internet yang lambat. Plus, di utas panjang, menjadi sangat menjengkelkan untuk menggulir melewati.

Periksa apakah tanda tangan email bisnis Anda terlihat cukup bagus di seluler

Saat ini, orang membaca email di ponsel cerdas mereka lebih sering daripada sebelumnya. Jadi, jangan menjadi orang yang footer emailnya menjadi sangat besar atau kecil di layar ponsel.

Pastikan Anda tidak pernah membuat kesalahan mudah ini dalam tanda tangan email bisnis Anda

Berikut adalah daftar lima jebakan yang harus Anda pertimbangkan saat membuat pemasaran tanda tangan email Anda.

Membuatnya terlalu berwarna

Saat membuat tanda tangan email yang berwarna-warni, Anda membayangkan bagaimana orang-orang kagum dengan keterampilan desainer Anda. Namun pada kenyataannya, mereka berpikir: “Yah, orang ini suka hijau, dan kuning, dan ungu, dan biru, dan merah, dan omg... pirus. Dan betapa jeleknya tanda tangannya.” Percayalah, memilih salah satu warna tersebut dan mencampurnya dengan warna teks abu-abu atau hitam halus yang bagus akan memberikan teks Anda dampak visual yang jauh lebih baik.

sumber gambar: crazyegg

Menambahkan kutipan yang tidak perlu ke footer email bisnis

Pengetahuan yang buruk tentang etiket email bisnis dapat membuat Anda mendapat masalah. Misalnya, jika Anda membagikan kutipan pribadi di footer email Anda, beberapa pembaca dapat dengan mudah tersinggung atau mungkin tidak menyukai humor yang Anda gunakan.

Memasukkan GIF lucu ke tanda tangan profesional

GIF animasi lucu di footer email sepertinya ide yang bagus, tetapi sayangnya, mereka tidak akan berfungsi di semua klien email. Selain itu, penerima email Anda mungkin menganggap GIF Anda tidak profesional.

Membuat foto Anda mengambil sebagian besar ruang tanda tangan

Elemen grafis yang umum digunakan dalam tanda tangan bisnis adalah foto kepala pengirim karena membantu membangun lebih banyak hubungan pribadi dan menciptakan perasaan dapat dipercaya. Namun, ada satu kesalahan rookie umum yang harus Anda hindari. Jangan memilih foto diri Anda yang terlalu besar untuk digunakan di footer email Anda. Pikirkan tentang hal ini, bagaimana perasaan Anda jika Anda menerima versi seukuran seseorang di kotak masuk Anda setiap kali Anda berbicara dengan mereka melalui email? Tebakan terbaik kami, itu bisa sedikit mengejutkan kecuali Anda jatuh cinta dengan orang itu.

Membuat template tanda tangan email bisnis sendiri

Masalah dengan visibilitas di berbagai klien email, tanda tangan tidak ramah seluler, masalah spam, lama mengunggah di email, masalah dengan distribusi di semua anggota tim - Anda mungkin menghadapi semua ini dan banyak lagi masalah jika Anda memutuskan untuk membuat email bisnis template tanda tangan sendiri. Jika Anda tidak tahu cara membuat tanda tangan email bisnis dengan cepat dan mudah, teruslah membaca.

Masalah apa yang dapat dipecahkan oleh pembuat tanda tangan email online?

Membuat tanda tangan email yang identik untuk semua departemen dan karyawan Anda

Karyawan Anda mengirim lusinan jika tidak ratusan email setiap hari. Ini adalah kesempatan bagus untuk mempromosikan dan menyebarkan nilai-nilai perusahaan Anda di setiap email. Itulah mengapa penting untuk memiliki tanda tangan perusahaan untuk semua karyawan. Namun, ingatlah bahwa itu tidak akan efektif jika mereka membuat tanda tangan ini sendiri. Disarankan untuk membuat template email bisnis resmi dan terstandarisasi untuk semua tanda tangan yang berasal dari kotak surat perusahaan Anda.

Harus memberi tahu karyawan Anda untuk mengubah tanda tangan mereka secara manual setiap saat

Pembuat tanda tangan email memungkinkan Anda mengelola dan menyebarkan tanda secara terpusat untuk semua cakupan kotak surat di perusahaan Anda. Ini berarti Anda tidak perlu mengontrol apakah karyawan memasang atau memperbarui tanda tepat waktu.

Harus melibatkan tim desain, TI, dan pemasaran untuk membuat tanda tangan email yang menarik

Biarkan orang-orang Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memperbaiki masalah dengan tanda tangan dan lebih banyak waktu untuk melakukan tugas rutin mereka.

Menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membuat dan mengedit footer email

Dengan pembuat template tanda tangan email, Anda akan menghemat banyak waktu karena Anda tidak perlu menyewa seorang desainer, menguji tanda tangan, mengonfigurasi ulang, dan menyempurnakannya dari waktu ke waktu.

Standarisasi tanda tangan untuk klien email yang berbeda

Footer email yang dibuat dengan generator tanda tangan dapat diinstal di hampir semua klien email utama termasuk Gmail, Apple Mail, Outlook, iOS, dan banyak lagi. Selain itu, Anda dapat yakin bahwa tanda tangan Anda akan terlihat bagus di semua klien email tersebut.

sumber gambar: emailclientmarketshare

Memperbarui semua tanda tangan secara teratur

Anda dapat memperbarui tanda tangan Anda untuk liburan, acara khusus, atau penjualan di seluruh organisasi hanya dengan beberapa klik.

Menggunakan tanda tangan email sebagai saluran pemasaran

Spanduk dalam tanda tangan email, yang dapat diperbarui secara berkala, dapat menjadi saluran distribusi yang sangat baik untuk mempromosikan acara, konten, berita, demo produk, dan lainnya yang paling penting di perusahaan Anda.

Anda mungkin juga menyukai: “Cara Mendesain Tanda Tangan Email Perusahaan yang Luar Biasa.”

Contoh format tanda tangan email bisnis yang paling kuat

Dan terakhir, kami ingin membagikan beberapa template tanda tangan email yang bagus untuk menginspirasi Anda. Menikmati!

Didukung oleh Newoldstamp

Anda mungkin juga menyukai: “7 Ide Cerdas untuk Menggunakan Template Tanda Tangan Email.”