關於如何應用正確格式的商業電子郵件簽名的專業提示與示例
已發表: 2022-06-03
1. 為什麼正確的商業電子郵件簽名格式對您的品牌至關重要？
2. 在正確的商務電子郵件簽名中包含哪些最重要的元素？
3. 郵件簽名內容應該如何設計？
4.確保您永遠不會在您的商業電子郵件簽名中犯這些簡單的錯誤
5. 在線電子郵件簽名生成器可以解決哪些問題？
6.最強大的商務郵件簽名格式示例
理想的電子郵件簽名是什麼樣的？ 它對你說了什麼？ 您是否確認您是一個專業且易於相處的人，或者相反，表明您在做生意時像對待您的品牌一樣粗心？
為什麼正確的商業電子郵件簽名格式對您的品牌至關重要？
無論您是與您的合作夥伴或潛在投資者溝通，發送冷電子郵件，還是為您的客戶提供支持，您發送的每封電子郵件所附的電子郵件簽名都會影響每個聯繫人對您的看法。 當以知情的方式設計時，電子郵件中的商業簽名可以幫助您使品牌和公司徽標可識別； 引起接受者更大的興趣； 幫助他們輕鬆與您聯繫； 讓他們訪問您的社交媒體資料，喜歡您的帖子並記住您； 顯示發件人的個性等。在今天的文章中，我們將討論您應該在電子郵件簽名中包含哪些內容以使其看起來更專業。 我們還將為您提供寶貴的設計技巧，並教您如何生成自己的簽名。
在正確的商業電子郵件簽名中包含哪些最重要的元素？
即使是最小的細節對於給人留下積極的第一印像也很重要。 顏色、字體、社交媒體圖標的數量和大小、圖像大小和質量、號召性用語：應考慮所有這些元素。 那麼，如何格式化電子郵件簽名來贏得客戶的心呢？ 以下是最常見問題的列表以及答案。
為什麼必須同時添加您的個人和公司名稱？
想像一下收到一封您不認識的人發來的電子郵件。 該人正在為您提供一些服務或邀請您參加活動。 您不確定是否對發件人向您提供的內容感興趣，或者您是否可以信任該公司。 如果他們的商業簽名中同時包含個人和公司名稱，您可以在瀏覽器中打開一個新選項卡，並在需要時開始研究。 如果您收到來自 John Doe 的電子郵件，但未包含公司名稱，則在 Internet 上查找此人可能需要很長時間。 如果您收到來自某個 ABC 公司的消息，您可能會發現它完全是通用的、非個性化的。
您應該在簽名中添加公司徽標還是個人照片？
當人們看到屏幕上的信息時，圖像總是能抓住人們的注意力。 這就是為什麼我們建議您使用圖像進行簽名。 如果您決定添加一個標識，您將再次宣傳您的業務。 它應該對您的品牌認知度有很大貢獻，因為您每次向他們發送電子郵件時都會溫和地提醒他們您的公司。 後來，一個人甚至可能不會注意到他們從哪裡記住您的公司徽標，但可能會記住它。 如果您添加自己的圖像，您會走得更遠。 電子郵件頁腳中的頭像證明電子郵件背後有一個真實的人。
您的收件人真正需要哪些聯繫信息？
提供太多細節是新手的常見錯誤。 添加您的姓名、職位、公司名稱、網站和電話號碼就足夠了。
圖片來源：螺旋槳
要添加多少社交媒體按鈕，哪些最重要？
如果您想將人們吸引到您的社交媒體頁面，請考慮在您的電子郵件頁腳中添加可點擊的社交媒體按鈕。 我們建議使用最多四個圖標來保持空間整潔。 應優先考慮您使用最多的網絡。
您可以在簽名中的促銷橫幅中包含哪些內容？
通過使用橫幅，您可以將您的商務電子郵件簽名轉變為強大的營銷工具。 您可以通過在博客中提供指向您最近文章的鏈接、宣傳您將參加的活動、提醒人們有關贈品等方式來熱身和教育您的潛在客戶。
相關：“在電子郵件簽名中使用促銷橫幅的 13 種智能方法。”
您何時需要在企業電子郵件簽名中加入法律免責聲明？
如果公司想要保護公司電子郵件中包含的信息，他們通常會包含簽名免責聲明。
CTA 按鈕應該是什麼樣的？
當您查看最好的商業電子郵件簽名示例時，您會注意到其中大多數通常都有一個簡單的、面向行動的號召性用語 (CTA)。 嘗試在您的電子郵件簽名中添加各種類型的號召性用語。 包括訂閱您的 YouTube 頻道的優惠、指向您最近的博客文章的鏈接、捐款請求或填寫表格。 一個好的號召性用語從頁面上的所有其他內容中脫穎而出，包含激起情感或熱情的詞語，為收件人提供他們應該採取所需行動的理由，經過深思熟慮的設計，篇幅短。
您應該如何設計電子郵件簽名內容？
在設計電子郵件簽名時，請遵循以下簡單規則：
堅持你的品牌顏色
創建電子郵件頁腳時，請考慮使用您的公司顏色和字體。 我們建議最多選擇兩種或三種顏色，以免分散讀者的注意力。
明智地組織所有元素
商業電子郵件簽名的關鍵元素通常包括您的姓名、職位、公司名稱和電話號碼。 您還可以選擇添加地址、公司網站和社交媒體頁面。 確保在頂部展示最重要的元素，嘗試字體大小和格式。 要明智地組織簽名的所有元素，您可以使用以下公式：姓名 > 標題 > 地址 > 電話號碼 > 電子郵件 > 網站 > 社交媒體帳戶。
保持您的簽名簡短而吸引人
專業的電子郵件頁腳應該簡短而溫馨。 理想情況下，不要超過三到四行文本。
不要添加太多社交鏈接
正如我們上面提到的，最好避免使用超過四個社交媒體按鈕，除非你想讓它看起來雜亂無章。 但是，如果您仍需要在簽名設計中包含更多社交媒體按鈕，請查看是否可以減少其他內容。
確保圖片不要太大
如果您在電子郵件頁腳中包含頭像或徽標，請記住，它們不需要很大即可脫穎而出並令人難忘。 如果您使用過大的圖形，您的電子郵件收件人可能會等待太長時間才能下載它們，尤其是當他們的互聯網連接速度較慢時。 另外，在長線程中，滾動過去真的很煩人。
檢查您的企業電子郵件簽名在移動設備上是否足夠好
如今，人們在智能手機上閱讀電子郵件的頻率比以往任何時候都高。 因此，不要成為電子郵件頁腳在移動屏幕上變得非常大或小得令人討厭的人。
確保您永遠不會在您的企業電子郵件簽名中犯這些簡單的錯誤
這是我們在進行電子郵件簽名營銷時應考慮的五個陷阱的列表。
讓它變得過於豐富多彩
在製作豐富多彩的電子郵件簽名時，您會想像人們對您的設計師技能感到敬畏。 但實際上，他們認為：“嗯，這傢伙喜歡綠色，黃色，紫色，藍色，紅色，天哪……綠松石色。 他有一個多麼醜陋的簽名。” 相信我們，選擇其中一種顏色並將其與微妙的灰色或黑色文本顏色混合會給您的文本帶來更好的視覺衝擊力。
圖片來源：瘋蛋
向企業電子郵件頁腳添加不必要的引號
對商務電子郵件禮儀的了解不足可能會給您帶來一些麻煩。 例如，如果您在電子郵件頁腳中分享個人引語，一些讀者可能很容易被冒犯或可能不喜歡您使用的幽默。
在專業簽名中插入有趣的 GIF
電子郵件頁腳中有趣的動畫 GIF 看起來是個好主意，但不幸的是，它們不適用於所有電子郵件客戶端。 此外，您的電子郵件收件人可能會認為您的 GIF 不專業。
讓您的照片佔據簽名的大部分空間
在商業簽名中使用的一個常見圖形元素是發件人的頭像，因為它有助於建立更多的個人關係並營造一種值得信賴的感覺。 但是，您應該避免一個常見的新手錯誤。 不要選擇太大的您自己的照片在您的電子郵件頁腳中使用。 想一想，如果每次通過電子郵件與某人交談時，您的收件箱中都會收到一個真人大小的人，您會有什麼感覺？ 我們最好的猜測是，除非你愛上那個人，否則這可能會有點令人吃驚。
自己創建企業電子郵件簽名模板
各種電子郵件客戶端的可見性問題、簽名不適合移動設備、垃圾郵件問題、電子郵件上傳時間過長、所有團隊成員的分發問題 - 如果您決定製作商務電子郵件，您可能會面臨所有這些以及更多問題簽名模板自己。 如果您不知道如何快速輕鬆地創建商務電子郵件簽名，請繼續閱讀。
在線電子郵件簽名生成器可以解決哪些問題？
為所有部門和員工創建相同的電子郵件簽名
您的員工每天發送數十封甚至數百封電子郵件。 這是在每封電子郵件中宣傳和傳播貴公司價值觀的絕佳機會。 這就是為什麼所有員工都有公司簽名很重要的原因。 但是，請記住，如果他們自己創建這些簽名將不會有效。 建議為來自您公司郵箱的所有簽名創建一個正式的、標準化的商務電子郵件模板。
必須一直告訴您的員工手動更改簽名
電子郵件簽名生成器可讓您集中管理和部署公司內任何範圍郵箱的簽名。 這意味著您無需控制員工是否按時安裝或更新了簽名。
必須讓設計、IT 和營銷團隊參與才能製作吸引人的電子郵件簽名
讓您的員工花費更少的時間來解決簽名問題，而將更多的時間用於履行日常職責。
在創建和編輯電子郵件頁腳上花費太多時間
使用電子郵件簽名模板生成器，您將節省大量時間，因為您無需不時聘請設計師、測試簽名、重新配置和完善它們。
為不同的電子郵件客戶端標準化簽名
使用簽名生成器創建的電子郵件頁腳可以安裝在幾乎所有主要的電子郵件客戶端中，包括 Gmail、Apple Mail、Outlook、iOS 等。 此外，您可以確保您的簽名在所有這些電子郵件客戶端中看起來都不錯。
圖片來源：emailclientmarketshare
定期更新所有簽名
只需單擊幾下，您就可以更新整個組織的假期、特殊活動或銷售的簽名。
使用電子郵件簽名作為營銷渠道
電子郵件簽名中的橫幅可以定期更新，可以成為宣傳公司最重要的活動、內容、新聞、產品演示等的絕佳分發渠道。
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最強大的商業電子郵件簽名格式示例
最後，我們想分享一些很棒的電子郵件簽名模板來激發您的靈感。 享受！
由Newoldstamp提供支持
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