Najlepsze oprogramowanie komunikacyjne dla zespołów w 2022 roku — 3 typy, których POTRZEBUJESZ dzisiaj

Na samym początku pandemii COVID-19 zdaliśmy sobie sprawę z pewnych rzeczy.

Wiedzieliśmy, że możemy się zarazić, trudniej będzie podróżować, a polityka i ekonomia będą chaotyczne. Ale jedną rzeczą, której nie widzieliśmy, był kryzys epistemologiczny.

Będąc nieznanym typem wirusa, nie było żadnych danych na temat COVID-19, a ilość fałszywych wiadomości z tego powodu była ogromna. Informacja stała się kłamstwem, komunikacja została utracona .

Podobnie, podobna sytuacja miała miejsce w sferze miejsca pracy.

Ponieważ wiele firm i przedsiębiorstw zabrało pracę do domu, spadła zwłaszcza wydajność pracy wykonywanej przez zespoły iw zespołach.

Ale dlaczego?

Czy nie wszyscy czuliby się bardziej komfortowo, pracując w zaciszu własnego domu?

Czy usunięcie dojazdów do pracy nie pomogłoby w wydajności i oszczędności czasu?

Czy biura domowe nie były przyszłością?

Jest tam co rozpakować, ale jedno jest pewne. Członkowie zespołu nie mogą działać indywidualnie . Bez współdzielenia tego samego środowiska pracy nie jest niespodzianką, że większość firm odnotowała spadek wskaźników wydajności.

Ale na szczęście pionierzy technologii przejęli ster i wprowadzili narzędzia, aby ponownie stworzyć idealne środowisko zespołowe. Podczas gdy rok 2020 i 2021 były rokiem, w którym znaleźliśmy rozwiązanie, rok 2022 wydaje się być rokiem, w którym je opanujemy. Dziś przyglądamy się najlepszym narzędziom komunikacji dla zespołów w 2022 roku.

Zanim zaczniemy od naszej listy najlepszych narzędzi do komunikacji w zespole, pamiętajmy , czym one naprawdę są i dlaczego są tak ważne.

Czym jest narzędzie komunikacji?

Narzędzie komunikacyjne lub oprogramowanie komunikacyjne to narzędzie, które pomaga dwóm lub większej liczbie stron komunikować się ze sobą. Chociaż może się wydawać, że obejmuje tylko narzędzia, takie jak czaty i narzędzia do obsługi poczty e-mail, w rzeczywistości obejmuje narzędzia do wideokonferencji, narzędzia do udostępniania plików i narzędzia do zarządzania projektami. Komunikacja niekoniecznie jest werbalna i może przybrać formę prezentacji przygotowanej wspólnie za pomocą takiego oprogramowania.

Dlaczego potrzebujesz narzędzi komunikacyjnych?

Głównym zadaniem zespołu jest zawsze komunikacja i współpraca.

Możesz mieć pod ręką piękny obraz, ale jeśli nie pasuje do ramy, nie możesz powiesić go na ścianie.

Narzędzia komunikacji były zawsze niezbędne, ale brak odpowiednich narzędzi i/lub niemożność ich maksymalnego wykorzystania kosztowała firmy dużo pieniędzy podczas pandemii. Ubiegły rok stał się fizycznym dowodem na znaczenie narzędzi komunikacyjnych dla zespołów. Bez względu na wielkość, wszystkie firmy poszukują obecnie optymalnego pakietu narzędzi dla swojej działalności. Ale nie wiedząc, dlaczego jest to ważne, nie możesz w pełni pracować z narzędziem.

Korzyści z narzędzi komunikacyjnych

Mikrobiuro

Przede wszystkim możesz umieścić całe biuro w narzędziu komunikacyjnym.

Można zredukować zgiełk podróży biurowych w tył i fort. Jeszcze lepiej, jeśli pracujesz w domu. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownik nie mógł zdążyć do pracy. Świetnym pomysłem jest to, że wszyscy mamy dostęp do narzędzia, nawet jeśli nie ma nas tam fizycznie.

Maksymalna odpowiedzialność

Najbladszy atrament jest lepszy niż najostrzejsza pamięć – lub w naszym przypadku najmniejszy piksel jest lepszy niż najostrzejsza pamięć.

Podobnie jak dawniej gorączka e-mailowa, po raz kolejny za pomocą narzędzi komunikacyjnych pamiętamy, że słowo pisane jest bezpieczniejsze niż mówione. Ponieważ nieporozumienia są o wiele bardziej powszechne, niż można się spodziewać w świecie biznesu, najlepiej jest obrać bezpieczną ścieżkę i kontynuować konwersację na narzędziu.

Przyjazny dla danych

Chociaż korzyści są znacznie większe, niż moglibyśmy tutaj wymienić, wreszcie narzędzie komunikacyjne jest najlepsze do tworzenia, udostępniania i przechowywania znaczących danych.

Narzędzie komunikacyjne obejmuje pojęcie „rozmowy o narzędziu” i obejmuje rodzaje narzędzi, które pozwolą Ci wspólnie tworzyć treści i produkty, natychmiast udostępniać pliki i przechowywać je na stałe. Wszystkie okazały się bardziej niż przydatne w warunkach blokady, w których mieliśmy tylko narzędzia online.

Jakie są rodzaje narzędzi komunikacyjnych?

Chociaż definicja narzędzia komunikacyjnego jest dość prosta, prawdą jest, że definicja ta obejmuje różne rodzaje narzędzi. W rzeczywistości każde narzędzie, które postrzega komunikację jako swoją główną, a czasem drugorzędną mocną stronę, może być uważane za narzędzie komunikacji.

Nie wszystkie narzędzia komunikacji są identyfikowane jako jeden konkretny rodzaj narzędzia i większość z nich służy kilku celom. Jednak główne i najważniejsze typy narzędzi to:

• Narzędzia czatu w czasie rzeczywistym, które koncentrują się na komunikacji werbalnej członków zespołu w czasie rzeczywistym
• Narzędzia do rozmów głosowych i wideokonferencji, które pozwalają członkom organizować spotkania, gdy fizyczne spotkanie nie jest możliwe
• Narzędzia do zarządzania projektami, które pomagają wizualizować przepływ pracy konkretnych projektów w zespole

Chociaż istnieje kilka innych typów narzędzi, takich jak narzędzia do udostępniania plików, narzędzia do współpracy z dokumentami i narzędzia do komunikacji wewnętrznej, większość narzędzi należących do kategorii wymienionych powyżej ma zwykle tego typu funkcje, a zatem przez większość czasu nie jest traktowana priorytetowo. Dzisiaj skupiamy się na trzech głównych typach.

Teraz bez zbędnych ceregieli, oto lista narzędzi komunikacyjnych, których potrzebujesz, aby zwiększyć wydajność swojego zespołu w biurze i poza nim.

Narzędzia czatu w czasie rzeczywistym

Wszyscy wiemy, jaką rolę w życiu biznesowym odgrywają e-maile.

To ogromna i – na razie – pozornie niezastąpiona rola. Jednak zespoły potrzebują komfortu czatu w czasie rzeczywistym, zwłaszcza gdy nie korzystają przez cały czas z tego samego środowiska. Tak więc, jeśli Twój zespół nadal nie ma narzędzia do czatu w czasie rzeczywistym, jego zdobycie zdziała cuda.

Ale który wybrać?

Luźny

Slack był jednym z wiodących narzędzi do komunikacji zespołowej przed 2020 rokiem i wygląda na to, że stanie się popularny dopiero w 2022 roku.

Zasadniczo jest to dobre dla komunikacji zespołu w czasie rzeczywistym, ale na tym się nie kończy. Slack można zintegrować z ponad 2200 aplikacjami i narzędziami , pomagając tworzyć zautomatyzowane przepływy pracy i udostępniać pliki. Jedną z funkcji, którą szczególnie lubię, jest to, że pozwala pracować z różnymi zespołami w taki sam sposób, jak z własnym zespołem, nawet z zespołami z różnych firm.

Ten szwajcarski scyzoryk z narzędziem ma cenę 6,67 USD miesięcznie dla małych i średnich firm i 12,50 USD miesięcznie dla większych . Dzięki warstwie Enterprise Grid możesz zebrać do 500 000 osób na Slacku i nie martw się, ma bezpłatną wersję dla pojedynczych zespołów, która będzie więcej niż wystarczająca na początek.

Co więcej, Slack jest dostępny na twoim komputerze i jako aplikacja. Rób to w podróży!

Zespoły Microsoft

Będąc świetną opcją edukacji podczas pandemii, Microsoft Teams stał się jeszcze bardziej popularny w zeszłym roku.

To było już świetne do komunikacji i współpracy zespołowej, ale dzięki najnowszym aktualizacjom stało się koniecznością dla wszystkich zespołów. Chociaż Microsoft Teams jest również narzędziem opartym głównie na rzeczywistej komunikacji, istnieją pewne funkcje, które czynią go jeszcze bardziej atrakcyjnym. Dzięki MS Teams możesz organizować spotkania w formie wideokonferencji lub połączeń, możesz wspólnie pracować nad plikami w czasie rzeczywistym, a także udostępniać i przechowywać je. Ale najlepszą częścią MS Teams jest prawdopodobnie to, że jest to produkt Microsoft. Jeśli masz zespół, który jest zaznajomiony z produktami MS, Microsoft Teams jest dla Twojego zespołu.

Sprzedawany jako część pakietu Microsoft 365 Business usługa Microsoft Teams jest dostępna w cenie 5,00 USD za użytkownika miesięcznie za warstwę podstawową . Warstwa standardowa ma cenę 12,50 USD za użytkownika / miesiąc, podczas gdy warstwa Office 365 E3 to 20,00 USD za użytkownika / miesiąc. Podobnie jak Slack, usługa Teams ma również bezpłatną warstwę, która obejmuje bardzo podstawowe wersje każdej funkcji z możliwością obsługi mniejszej liczby członków zespołu.

Narzędzia do konferencji głosowych i wideo

Chociaż narzędzia takie jak Slack i Microsoft Teams zaspokajają potrzebę organizowania spotkań, mogą nie wystarczyć na większe zespoły lub zespoły, których jeszcze nie stać na takie narzędzia.

Ponadto, ponieważ pandemia uświadomiła nam możliwości spotkań online, możemy teraz potrzebować więcej opcji konferencji głosowych lub wideokonferencji. Jeszcze jedną rzeczą do zapamiętania jest szansa, że ​​możemy pracować z kimś spoza zespołu. Najlepiej nie wikłać osoby w skomplikowane narzędzia zespołowe. W każdym scenariuszu najlepiej mieć osobne i specyficzne narzędzie do konferencji.

Oto kilka, które kochamy.

Powiększenie

Nie ma słów, aby wyrazić, jakiego rodzaju wzrost popytu miał w zeszłym roku Zoom.

Oczywiście nadal jest to najwyższej klasy, bardzo pożądane narzędzie, a funkcje stają się coraz lepsze. Zoom to narzędzie, w którym możesz prowadzić spotkania z wideo lub tylko audio. Uczestnicy mogą rozmawiać na czacie, podnosić ręce i udostępniać ekran. Gospodarz może tworzyć ankiety dla zespołu, umieszczać uczestników w pokojach podgrup i tworzyć poczekalnię dla dodatkowego bezpieczeństwa. Najlepsze jest to, że wszystkie funkcje można dostosować i dostosować.

Warstwa pro dla Zoom kosztuje 149,90 USD rocznie za licencję i jest najlepszą opcją dla małych zespołów, podczas gdy warstwa biznesowa kosztuje 199,90 USD rocznie za licencję , a warstwa korporacyjna 240 USD rocznie za licencję . Jak zwykle Zoom ma również darmową wersję, dzięki której możesz prowadzić nawet 40-minutowe spotkania lub nielimitowane spotkania jeden na jednego.

Spotkania Cisco WebEx

Cisco WebEx jest bardzo podobny do Zoom, tylko mniej popularny.

Nie dlatego, że niczego mu brakuje, ale dlatego, że Zoom radził sobie lepiej w marketingu w najważniejszych momentach. W rzeczywistości, według opinii, Cisco WebEx jest bardziej preferowany przez stosunkowo większe przedsiębiorstwa. Wielcy klienci, tacy jak CNN i Jimmy Kimmel Live – wow – korzystają z Cisco WebEx.

Ale co dokładnie sprawia, że ​​WebEx jest porównywalny z Zoom?

Ma kilka unikalnych funkcji. Na przykład WebEx ma narzędzie do wykrywania obecności i pozwala zobaczyć ogólny wgląd w uczestników. Kolejną bardzo innowacyjną funkcją wprowadzoną przez WebEx jest cyfrowy asystent spotkań, który może robić dla Ciebie notatki i nie tylko. Rzeczywiście dobra alternatywa.

Cisco WebEx ma cenę początkową 13,50 USD za hosta miesięcznie, warstwa plus 17,95 USD za hosta miesięcznie, a warstwa biznesowa 26,95 USD za hosta miesięcznie. Podobnie jak jego bardziej popularny odpowiednik, WebEx ma darmową wersję, w której możesz organizować 40-minutowe spotkania z maksymalnie 200 uczestnikami.

Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektem nie jest czymś, co można zrobić na papierze lub przez e-maile.

Nawet gdy cały zespół znajduje się w tym samym pomieszczeniu, część pracy trzeba wykonać indywidualnie. Dzięki narzędziu do zarządzania projektami możesz zobaczyć, co robią Twoi koledzy z zespołu, a także śledzić i przyczyniać się do określonych zadań i plików.

Praca zespołowa

Mając wśród swoich klientów Disney, Netflix, Spotify i PayPal, Teamwork już jest tego wart.

Na poziomie produktu Teamwork ma wszystko, czego oczekujesz od narzędzia do zarządzania projektami. Dzięki łatwości użytkowania oprogramowania i dużej liczbie wysoce konfigurowalnych funkcji, oferuje sposoby tworzenia integralności w zespole i robienia tego jednym kliknięciem. Jedną z bardzo oczekiwanych funkcji jest funkcja „obciążenia pracą”, która pozwala zobaczyć zadania powierzone członkom zespołu i całą pojemność.

Warstwa pro jest dostępna w cenie 10 USD za użytkownika/miesiąc (rozliczanie roczne), podczas gdy warstwa premium to 18 USD za użytkownika/miesiąc (rozliczanie roczne). Dostępna jest darmowa wersja, w której możesz pracować nad maksymalnie 2 projektami z 5 członkami.

Projekt Kissflow

Kolejne potężne narzędzie dla znanych klientów, takich jak HubSpot, Domino's, Michelin i Pepsi, Kissflow Project oferuje doskonale zorganizowane przepływy pracy z efektywną współpracą w centrum.

Dzięki Kissflow Project masz jasny obraz wszystkiego, co dzieje się w zespole dzięki wyspecjalizowanym widokom, takim jak mój ulubiony tryb Matrix . Członkowie zespołu mogą oznaczać zadania jako w toku, wstrzymane i wykonane , co pozwala zaoszczędzić czas całemu zespołowi. Inną mocną stroną Kissflow Project są funkcje raportowania, które uwzględniają wiele czynników, które mogą drastycznie wpłynąć na projekty.

Kissflow Project ma darmową warstwę dla 3 użytkowników i 1 projektu i zawiera proste raporty, limit 10 GB miejsca i funkcje terminów. Warstwa początkowa dla 5 użytkowników i 5 projektów jest dostępna w cenie 35 USD miesięcznie, podczas gdy cena warstwy korporacyjnej jest ustalana wyłącznie.

Kliknij w górę

ClickUp pomaga „zaoszczędzić dzień każdego tygodnia”. Chociaż to ich własne powiedzenie, jako członek organizacji, która wykorzystuje ClickUp do codziennych zadań i zarządzania projektami, mogę powiedzieć, że narzędzie pomaga nam zaoszczędzić sporo czasu.

Nie ma większych różnic w porównaniu z innymi narzędziami do zarządzania projektami, ale łatwość użycia i przyjazność interfejsu użytkownika ułatwia nawigację po narzędziu, dzięki czemu zarządzanie codziennymi zadaniami jest łatwą pracą.

Ponadto dzięki wielu funkcjom, takim jak śledzenie czasu, zarządzanie przeciążeniem, automatyzacja itp., pomaga uzyskać cenne informacje na temat zespołu i zautomatyzować powtarzalne procesy.

Wniosek

Wybór odpowiednich narzędzi ma kluczowe znaczenie dla wszystkich firm.

Trzeba też bardzo dokładnie rozważyć wielkość i branżę firmy. Nawet jeśli uważasz, że jedno narzędzie jest najlepsze i potrzebujesz go, może istnieć inne narzędzie, które może oferować funkcje dwóch oddzielnych narzędzi.

Teraz, gdy znasz nasze sugestie dotyczące najważniejszych rodzajów narzędzi komunikacyjnych, możesz zdecydować, czego potrzebuje Twoja firma.

Często Zadawane Pytania

Dlaczego powinienem używać oprogramowania do komunikacji zespołowej?

Oprogramowanie do komunikacji zespołowej może pomóc zwiększyć odpowiedzialność w organizacji i zapewnić zdrową linię komunikacji między członkami zespołu i różnymi zespołami.

Które narzędzie komunikacji najlepiej sprawdza się jako sposób odpowiadania na pytania członków zespołu?

Większość narzędzi do komunikacji zespołowej, takich jak Slack i Microsoft Teams, umożliwia prowadzenie rozmów z kolegami z zespołu, podczas gdy narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Notion, ClickUp lub Asana, mogą zapewnić podobne funkcje.