5-etapowy przewodnik, jak przygotować przekonującą prezentację rocznego budżetu

Dowiedz się, jak zaprezentować budżet departamentu i zyskać akceptację decydentów.

Każdego roku liderzy są odpowiedzialni za stworzenie rocznego budżetu dla swojego działu. Zmaganie się z liczbami to jedno, ale przedstawienie budżetu może być trudniejszym zadaniem.

Jeśli Twój roczny budżet nie jest wystarczająco przekonujący, istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie dostaniesz wszystkiego, czego potrzebujesz, aby zarządzać swoim działem tak, jak powinien. Cokolwiek mniej niż to, co jest wymagane, a będziesz miał trudności z przetrwaniem nadchodzącego roku.

Przygotowaliśmy listę pięciu kroków, które pomogą Ci przygotować wyjątkową prezentację rocznego budżetu, która nie może pozostać niezauważona. Stosowanie tego podejścia krok po kroku pomoże Ci przekonać liderów wykonawczych, że każdy element Twojego budżetu jest absolutnie niezbędny do prowadzenia działu i osiągania celów firmy.

1. Ponowna ocena celów firmy i działów

Przed określeniem rocznego budżetu cofnij się i przejrzyj cele swojej firmy i działu. Zwróć uwagę na wszystko, co zmieniło się w porównaniu z poprzednimi latami. Jest to szczególnie ważne w przypadku zmieniającej się gospodarki i rynku lub zakłóceń w biznesie spowodowanych pandemią i innymi nieoczekiwanymi zdarzeniami. Wraz ze zmianami celów zmienia się budżet — zwracaj szczególną uwagę na wszystkie dane historyczne. Opracowując budżet działu, chcesz mieć pewność, że jest on zgodny z działem oraz ogólnymi celami i zadaniami firmy.

2. Zbierz informacje dotyczące budżetu

Daj dużo czasu na zebranie wszystkich informacji potrzebnych do stworzenia szczegółowego i dokładnego budżetu. Nie ograniczaj się do wydatków departamentalnych i płatności dokonanych w poprzednim roku. Budżet z poprzedniego roku jest ważny, ale zwróć także uwagę na rzeczywiste zapisy, aby zidentyfikować braki lub nadwyżki w pozycjach budżetowych.

Podczas tworzenia budżetu masz różne opcje podejścia do niego, a zwłaszcza podczas jego prezentacji. Oczywiście wszystko może zależeć od branży, firmy i konkretnego działu. Poniżej przedstawiono różne rodzaje budżetów, z których firmy najczęściej korzystają:

Omów również budżetowanie z członkami zespołu i innymi zainteresowanymi stronami, aby upewnić się, że obejmujesz wszystkie swoje bazy. Jednak każda informacja budżetowa powinna opierać się na faktach, a nie opiniach. W ten sposób będziesz mieć pewność, że budżet zostanie odpowiednio przydzielony.

3. Ustal budżet roczny

Następnie usiądź, aby utworzyć rzeczywisty budżet. W zależności od preferowanej metody lub metody Twojej firmy możesz użyć arkuszy kalkulacyjnych lub oprogramowania do budżetowania. Każdy budżet zazwyczaj obejmuje następujące podstawowe elementy:

Szacowany przychód	Kwota przychodów, które firma spodziewa się uzyskać ze wszystkich źródeł w ciągu roku budżetowego.
Koszty stałe	Koszty — takie jak umowy najmu lub dzierżawy oraz spłaty kredytów — które nie ulegają zmianie, bez względu na wzrost lub spadek produkcji lub sprzedaży.
Koszty zmienne	Koszty — na przykład materiały produkcyjne, opłaty za dostawę i prowizje — które zmieniają się wraz ze zmianami wolumenu.
Wydatki jednorazowe	Wydatki, takie jak opłaty za przeniesienie, które występują poza zwykłą działalnością firmy.
Przepływ gotówki	Przepływ pieniędzy (np. pieniądze zarobione ze sprzedaży produktów) i wychodzący (np. listy płac) z firmy.
Zysk	Zysk finansowy.

Poza podstawowymi rzeczami możesz również rozważyć dodatkowe i nieoczekiwane wydatki, które mogą się pojawić. Możesz pomyśleć o różnych scenariuszach, które mogą się pojawić i określić, w jaki sposób mogą one wpłynąć na Twoją firmę i budżet. Następnie możesz dostosować budżet według własnego uznania. Pozwala to planować z wyprzedzeniem i być dobrze przygotowanym na wszelkie przeciwności losu, które mogą się pojawić.

4. Stwórz przekonującą prezentację budżetu

Starannie zaplanuj roczny budżet i dopasuj go do celów swojej firmy i działu, co ułatwi następującą kreację. Najgorszą rzeczą do zrobienia jest próba zebrania budżetu podczas tworzenia prezentacji. Najpierw musisz ustawić kaczki budżetowe w rzędzie.

Sposobów na skuteczną i efektowną prezentację jest wiele. Może to być wszystko, od prostej drukowanej broszury po interaktywną prezentację multimedialną. Nie musi to być przesada, ale powinno pokazywać, że Twój budżet jest dobrze zorganizowany, dokładny i oparty na faktach.

5. Przedstaw swój budżet i wygraj!

Nie ma znaczenia, w jaki sposób zdecydujesz się przedstawić swój budżet — możesz użyć programu PowerPoint lub innych mediów — ale powinien on zawierać grafikę i inne informacje, które uzasadnią Twoją tezę. Oto kilka wskazówek, o których warto pamiętać:

• Niech będzie zwięzły (nie więcej niż 10 slajdów).

• Dołącz wykresy, diagramy, diagramy itp. dla lepszej wizualizacji danych.

• Zaprezentuj swoje umiejętności rozwiązywania problemów, podając rozwiązania.

• Okazuj entuzjazm, ale nie wygłaszaj długiej przemowy.

Ulepsz swoją prezentację rocznego budżetu

Jeśli nie jesteś doświadczonym księgowym lub naturalnym szczypaczem grosza, prawdopodobnie wzdrygasz się na myśl o stworzeniu rocznego budżetu. Co więcej, próba nakłonienia szefa do zaakceptowania budżetu może być frustrująca. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, jak stworzyć imponującą i przekonującą prezentację rocznego budżetu, która zyska uznanie interesariuszy biznesowych.