Kompletny przewodnik: jak utworzyć profesjonalną wiadomość e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu, aby zwiększyć frekwencję

1. Dlaczego potrzebujesz e-maila z przypomnieniem o wydarzeniu?
2. Jak ustrukturyzować wiadomość e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu?
3. Najlepszy czas na wysłanie przypomnienia o wydarzeniu
4. Optymalizacja wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu
5. Sytuacje, w których musisz wysłać e-maile z przypomnieniem o wydarzeniu
6. Najlepsze szablony wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu
7. Podsumowanie po wydarzeniu

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Reply.io — osobisty zasięg e-mail, połączenia i zadania
4. Mailtrack — link do e-maila otwiera śledzenie
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

Planowanie wydarzeń to wyczerpujące i napięte zajęcie. Po wypromowaniu wydarzenia nadszedł właściwy czas, aby zająć się osobami, które są na nie zarejestrowane.

Rejestracja na wydarzenie zwykle nie gwarantuje pełnej obecności subskrybowanych członków, zwłaszcza jeśli organizujesz bezpłatne wydarzenie. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że ludzie będą rozpraszani przez swoje zwykłe zadania, jeśli wydarzenie odbędzie się np. za miesiąc. Jednak seria e-maili z przypomnieniem o wydarzeniach pomoże Ci maksymalnie przyciągnąć uwagę do wydarzenia i dotrzeć do potencjalnych uczestników.

Dodatkowo możesz korzystać z różnych narzędzi i metod, aby ułatwić sobie życie. Możesz dołączyć blok podpisu wiadomości e-mail, aby uczestnicy wiedzieli, jak się z Tobą skontaktować, jeśli mają jakieś pytania. Może wydawać się, że to dużo pracy za nic. Jednak, gdy wszystko jest dobrze zorganizowane, będziesz zadowolony, że włożysz w to wysiłek. Dodatkowo Twoi odbiorcy zauważą Twoją dbałość o szczegóły.

Dlaczego potrzebujesz e-maila z przypomnieniem o wydarzeniu?

Wiadomość e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu to świetny sposób na zwiększenie zaangażowania i świadomości uczestników. Wysyłając kilka e-maili przed wydarzeniem, zwiększysz zainteresowanie uczestników i dostarczysz im dodatkowych informacji. Na przykład wiadomość e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu może zawierać odpowiedzi na ważne pytania, które dotyczą ubioru, informacji o prelegentach lub premiach.

Twoje e-maile pokażą Twojej grupie docelowej, że są mile widzianymi gośćmi na Twoim wydarzeniu. Stworzysz także emocjonalny kontakt z uczestnikami, który zachęci ludzi do odwiedzania kolejnych wydarzeń. Poza tym możesz poprosić zarejestrowanych członków o poinformowanie o wydarzeniu swoim znajomym w zamian za korzyści.

Dlatego e-maile przypominające o wydarzeniach są ważne dla Twojej firmy, ponieważ sprawiają, że uczestnicy wydarzenia są szczęśliwsi, pomagają w generowaniu potencjalnych potencjalnych klientów i przekształcają ich w lojalnych zwolenników i klientów.

Jak ustrukturyzować wiadomość e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu?

Głównym celem wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu jest umożliwienie zarejestrowanym uczestnikom zapamiętania wydarzenia. Nie ma więc potrzeby powtarzania wszystkich szczegółów, które wysłałeś w zaproszeniu, ale kluczowe dane dotyczące Twojego wydarzenia powinny być uwzględnione. Oto szczegółowa struktura wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu.

Wiersz tematu

W szczególności wiersz tematu wiadomości e-mail dotyczącej wydarzenia jest tym, co uczestnicy zobaczą, gdy otworzą swoją skrzynkę odbiorczą. Zwróć na to szczególną uwagę, ponieważ wiersz tematu określa, czy Twoi docelowi odbiorcy otworzą Twój e-mail, czy nie.

Dobry wiersz tematu powinien poinformować czytelnika, o czym jest list i przyciągnąć uwagę zarejestrowanych członków. Możesz odwołać się do potencjalnych uczestników ze względu na pilność lub znaczenie sesji i bez wahania zadzwonić do czytelnika, który kliknie Twój e-mail.

Pamiętaj, że wiersz tematu nie powinien zawierać więcej niż 50 znaków, aby był widoczny na każdym urządzeniu.

Osobiste pozdrowienia

Spraw, aby Twoje przypomnienie było bardziej osobiste. Mamy tendencję do nawiązywania kontaktów emocjonalnych z prawdziwymi osobami, a nie z firmami. Tak więc, zwróć się do uczestników po imieniu na początku i na końcu wiadomości e-mail z danymi osoby kontaktowej, z którą Twoi uczestnicy mogą się skonsultować w razie potrzeby.

Co więcej, możesz sprawić, że uczestnicy poczują się jak wtajemniczeni dzięki możliwościom zakulisowym. Dowiedz się, w jaki sposób możesz wykorzystać media społecznościowe, quizy lub ankiety, aby nawiązać lepszy kontakt z potencjalnymi gośćmi.

Szczegóły wydarzenia

Twoi uczestnicy mogą z czasem stracić zainteresowanie wydarzeniem lub zapomnieć o ważnych szczegółach. Przypomnij im więc przyjaznym tonem, kiedy zaczyna się Twoje wydarzenie i gdzie się ono odbywa. Jeśli jest to wydarzenie fizyczne, podaj pełny adres i dodaj informacje o ubiorze i parkingu.

Możesz to zrobić za pomocą generatora podpisów e-mail Newoldstamp. Jeśli chcesz przypomnieć ludziom o wydarzeniu online, możesz po prostu dołączyć link i szczegóły dotyczące autoryzacji do bloku podpisów.

Dodatkowe szczegóły i bonusy

Wiadomość e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu może również dostarczyć uczestnikom dodatkowych informacji, aby byli zawsze na bieżąco. Poza tym, przypominając im o swoim wydarzeniu, możesz również dodać kilka pomocnych szczegółów, wskazówek, a nawet bonusów. Możesz użyć bloku podpisów e-mail, aby uwzględnić następujące elementy:

• Banery do promocji Twojego wydarzenia
• Informacje w mediach społecznościowych o wydarzeniu
• Informacje o prelegentach
• Zniżki dla byłych uczestników
• Premie za ranne ptaszki i nie tylko

Te dodatkowe informacje zainspirują czytelników do działania. Dzięki temu możesz sprawdzić skuteczność swojego e-maila, jeśli akcja została zakończona.

Szczegóły kontaktu

Aby udostępnić kontakty z wydarzenia, możesz dodać podpis e-mail. Podpisy e-mail w formacie HTML mogą zawierać dane kontaktowe Twojej firmy oraz przyciski mediów społecznościowych. Firma NEWOLDSTAMP daje również możliwość dodawania banerów eventowych do podpisów e-mail. W ten sposób pokażesz Czytelnikowi, że Twoja konferencja lub webinar jest zorganizowany na profesjonalnym poziomie. Umieść baner promocyjny na dole wiadomości e-mail, aby uczestnicy mogli zobaczyć kontakty dotyczące nadchodzącego wydarzenia.

Najlepszy czas na wysłanie e-maila z przypomnieniem o wydarzeniu

Zanim jeszcze raz zaniepokoisz swoich zarejestrowanych użytkowników, weź pod uwagę rodzaj publicznej okazji. Najlepszy czas na wysłanie e-maila z przypomnieniem zależy od rodzaju wydarzenia. Jeśli jest to wydarzenie online, możesz zwiększyć oczekiwanie uczestników na trzy dni, dwa dni i dzień przed wydarzeniem. Możesz również wysłać wiadomość e-mail tuż przed rozpoczęciem wydarzenia dla osób, które mogą być rozproszone przez swoją rutynę pracy.

W przypadku innych wydarzeń, takich jak konferencje lub warsztaty, wyślij przypomnienia kilka tygodni wcześniej, aby upewnić się, że ludzie dotrą na czas. Na przykład wyślij przypomnienie dwa tygodnie, tydzień i 3 dni przed wydarzeniem publicznym.

Optymalizacja wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu

Po utworzeniu świetnej kopii i dodaniu danych kontaktowych do podpisu ważne jest, aby zacząć kierować ruch do linku rejestracyjnego. Dobrze, jeśli możesz zastosować sprawdzone metody konwersji i uzyskać jak najwięcej rejestracji. Oto kilka wskazówek, które należy wziąć pod uwagę:

Wyróżnij swoje przypomnienie w wiadomości e-mail — fajnie, jeśli wyróżnisz swój baner wydarzenia, dołączając wspaniałe zdjęcia lub mając doskonały projekt. Niemniej jednak pamiętaj o prostym przypomnieniu e-mailem i dodaniu linków do obsługi strony wydarzenia.

Wezwanie do działania powinno wyskakiwać z banera — chcesz, aby uczestnicy wyraźnie wykryli, gdzie mogą zarejestrować się na wydarzenie i wiedzieli, jak to zrobić.

Podaj pełne informacje - dobrze, jeśli odpowiednio komunikujesz się ze swoimi uczestnikami i podajesz informacje o wydarzeniu, które nie będą sprawiać trudności, odpowiadając na konkretne FAQ.

Przedstaw dane kontaktowe - możesz dodać podpis e-mail z pełnymi danymi kontaktowymi, aby odwiedzający mogli łatwo poznać Twój adres e-mail, konta społecznościowe itp. W ten sposób mogą kupić od Ciebie bilety. Sprawdź ten przykład:

9 sytuacji, w których musisz wysłać e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu

W przypadku poniższych wydarzeń wysłanie dokładnych i krótkich wiadomości e-mail z przypomnieniem jest prawie obowiązkowe.

Webinaria

Ostatnio liczba webinariów poszybowała w górę. Każdy rodzaj warsztatu lub seminarium w Internecie jest uważany za webinarium. Poniższe są niezbędne do przypomnień o wydarzeniach:

• Data i tytuł webinaru
• Atrakcyjny i profesjonalny wiersz tematu wiadomości e-mail o wydarzeniu
• Krótkie wyjaśnienie łańcucha wydarzeń podczas webinaru
• Szczegóły dotyczące organizacji, która będzie gospodarzem webinarium
• Wyjątkowość webinaru trzeba wyjaśnić w intrygujący sposób
• Konieczny jest link do udziału w webinarze

Transmisja na żywo

Niektóre witryny, takie jak YouTube, Facebook i Stream, umożliwiają użytkownikom dzielenie się swoimi przemyśleniami i poglądami w czasie rzeczywistym z odbiorcami docelowymi. Oto niezbędne punkty w wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu.

• Należy podać strefę czasową, aby ułatwić międzynarodową publiczność
• Należy dołączyć krótki opis wydarzenia
• Film promocyjny przed wydarzeniem byłby świetny

Wydarzenia wirtualne

Spotkanie online w celu omówienia różnych kwestii, takich jak handel, konferencje tłumaczeniowe i inne, nazywa się wydarzeniem wirtualnym. Warsztaty, szkolenia, sesje wydziałowe również mogłyby odbywać się wirtualnie. W przypadku takich wydarzeń wiadomość e-mail powinna zawierać:

• Szczegóły dotyczące sesji, takie jak nazwa i tytuł
• Informacje o tym, co widzowie zyska na wydarzeniu
• Data i godzina wraz ze strefą czasową
• Do wiadomości e-mail należy dołączyć adres cyfrowy

Pytania i odpowiedzi online w społecznościach i czatach

Pytania i odpowiedzi online to jedno z podstawowych narzędzi internetowych, których można używać do angażowania odbiorców w społeczności i czaty. Online Q&A daje swobodę pytania o wszystko, co publiczność chce wiedzieć o społeczności. Wskazówki dotyczące tworzenia najlepszego e-maila z zaproszeniem do pytań i odpowiedzi online to:

• Aspekty pytań i odpowiedzi oraz data i godzina
• Znaczenie wydarzenia promocyjnego
• Należy podać link do udziału w Q&A

Targi offline

Firmy i branże korzystają z tej platformy, aby zaprezentować swoje produkty, zrozumieć najnowsze trendy rynkowe i skorzystać z innych możliwości. Niektóre z ważnych punktów, które należy wziąć pod uwagę podczas pisania wiadomości e-mail z zaproszeniem na targi, to:

• Zacznij wysyłać e-maile z 2-3 miesięcznym wyprzedzeniem
• Wyróżnij możliwości, jakie mogą otrzymać uczestnicy
• Postępy w planowaniu targów
• Lista firm i przemysłowców, którzy będą uczestniczyć

Konferencje offline

To miejsca, w których prezentowane są idee, postępy i innowacje. Konferencje mogą się bardzo różnić w zależności od branży. Ale są najlepszym sposobem na przyciągnięcie młodzieży. Pełną frekwencję na konferencji zapewnią następujące punkty:

• Opis zawierający tytuł, datę, godzinę i miejsce
• Szczegółowy podział kosztów konferencji
• Rabaty i oferty, jeśli są zapewniane przez gospodarza
• Należy podkreślić ważne osoby odwiedzające konferencję
• Wiadomość e-mail po wydarzeniu w przypadku programów uzupełniających

spotkania

Meetupy to wydarzenia mające na celu poznanie nowych ludzi i wymianę pomysłów w określonej dziedzinie lub zawodzie. Aby zorganizować udane spotkanie, należy pamiętać o następujących punktach:

• Należy wspomnieć o wyznaczonych osobach
• Opisz szczegóły spotkania
• Zrób krótki opis charakteru odróżniającego

Seminarium

Jest to wydarzenie, które ma na celu przeprowadzenie szkolenia lub po prostu omówienie pewnych kwestii związanych z zawodem. Seminaria skupiają się również na konkretnym obszarze, w którym uczestnicy mają pewne problemy. Prowadzone są głównie w celu zapewnienia głębokiej edukacji i rozwiązań. E-mail powinien zawierać następujące informacje:

• Zwięzły opis trenerów podkreślający ich osiągnięcia
• Dołącz informacje o podobnych udanych seminariach przeprowadzonych w przeszłości
• Fajnie, jeśli dodasz liczbę osób, które wezmą udział w seminarium

Obiad i nauka

Lunch-n-learn to krótkie szkolenie w porze lunchu, podczas którego pracownicy organizacji są motywowani i szkoleni w czasie od 30 minut do 1 godziny. Pracownicy danej organizacji muszą zapoznać się z następującymi informacjami w zaproszeniu e-mail z przypomnieniem:

• Temat szkolenia oraz termin i miejsce wydarzenia
• Ważne dane o trenerze, takie jak przeszłe sesje lub doświadczenie
• Inne inicjatywy szkoleniowe oferowane przez firmę przyjmującą

Najlepsze szablony wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu

Sformułowanie przypomnienia o wydarzeniu przypomina tworzenie strony internetowej, w której każde słowo musi znajdować się na swoim miejscu, aby przyciągnąć uwagę czytelnika. Poniższe wskazówki pomogą Ci stworzyć najlepszą próbkę wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu:

• Treść wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu musi być dynamiczna, precyzyjna i kreatywna
• Napisz krótki list, który ludzie będą mogli czytać na dowolnym urządzeniu bez przewijania
• Używaj różnych rodzajów i nadruków, ale nie więcej niż trzech
• Dodaj listy punktowane, jeśli podasz harmonogram wydarzenia lub obecnych prelegentów
• Podziel swój tekst na akapity, z których każdy ma nie więcej niż trzy wiersze
• Zastosuj tekst na obrazach, aby czytelnik mógł go zobaczyć w przypadku zablokowania obrazu

Przypomnienie e-mail o płonącym człowieku:

Szablon z Unbounce:

Szablon od Emmy Jonassen:

Podsumowanie po wydarzeniu

Kilka dni po wydarzeniu to najlepszy czas na zebranie opinii od uczestników i przekształcenie ich w klientów. Dlatego możesz wysłać wiadomość e-mail z podziękowaniem po wydarzeniu jeden lub dwa dni po wydarzeniu.

Możesz użyć tego e-maila, aby wyrazić uznanie za odwiedzenie Twojej publicznej okazji i przypomnieć pozytywne wrażenia, jakie ludzie otrzymali podczas Twojej sesji. Możesz dołączyć zdjęcia lub filmy oraz materiały audio ze swojego wydarzenia. Poproś swoją grupę docelową o podzielenie się swoimi wrażeniami lub skontaktuj się z Tobą w celu dalszej współpracy. Możesz wysyłać koszulki i udostępniać kubki uczestnikom VIP i entuzjastom wydarzeń. Nie zapomnij retweetować postów fanów i uczestników - to bezpłatna opcja marketingowa do promowania swoich usług, produktów lub przyszłych wydarzeń.

Oto przykład kopii i wiadomości e-mail uzupełniającej wydarzenie:

Wniosek

Mamy nadzieję, że ten ostateczny przewodnik zawiera wszystkie ważne informacje dotyczące opracowania skutecznej strategii komunikacji e-mail. Oczywiście Twoje pierwsze próby mogą nie spełnić wszystkich Twoich oczekiwań, ale będziesz w stanie przeanalizować osiągnięte wyniki i poprawić swoje e-maile i podpisy pod nadchodzącymi wydarzeniami.

Nie bój się wdrażać nowych pomysłów i eksperymentować ze swoimi odbiorcami. Twoi uczestnicy docenią Twój przyjazny i profesjonalny ton i staną się bardziej otwarci na dalszy kontakt i współpracę.

Dziękuję bardzo za zapoznanie się z przewodnikiem e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu. Jeśli masz jakieś pytania, chętnie się z Tobą skontaktujemy!